公司來訪接待管理辦法

1、001中京復(fù)電（上海）電子科技有限公司文件中字【2017 08號關(guān)于公司來訪接待管理辦法的通知各部門：為進(jìn)一步規(guī)范公司來訪接待管理，加強(qiáng)接待工作的計劃性和 規(guī)范性，現(xiàn)將有關(guān)辦法公布如下，請認(rèn)真遵照執(zhí)行。附件一：簡明流程圖附件二：來訪接待通知單中京復(fù)電（上海）電子科技有限公司二O七年四月十七日公司來訪接待管理辦法一、目的與原則為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)絡(luò)和交流，來訪接待工作應(yīng)遵 從“熱情周到、首問負(fù)責(zé)、善始善終”的原則。二、適用范圍本辦法適用于公司業(yè)務(wù)工作發(fā)生的各種接待工作。三、職責(zé)分工（一）辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，統(tǒng)一協(xié)調(diào)相關(guān)部門接 待工作的安排和管理。（二）各部門配合落實(shí)

2、相應(yīng)業(yè)務(wù)接待，及時反饋溝通。（三）作為來訪單位或個人首個聯(lián)系人，在接待過程要自始至終在位, 與辦工作做好協(xié)調(diào)配合。四、流程（一）報批各部門在接到來訪預(yù)約后，首先填寫來訪接待通知單（附件二） 報總經(jīng)理審批后，送辦公室備案，并協(xié)助辦公室擬定接待計劃。需公司領(lǐng) 導(dǎo)出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前2天告知公司領(lǐng)導(dǎo)和辦公室。（二）擬制計劃辦公室擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供 全程后勤保障，落實(shí)具體接待陪同人員。（三）相應(yīng)準(zhǔn)備工作1、辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，應(yīng)提前了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要 求等。2、辦公室根據(jù)來賓

3、情況按計劃通知公司相關(guān)部門，通知參加會晤的領(lǐng) 導(dǎo)、陪同人員，落實(shí)會晤時間及場所。3、辦公室根據(jù)來賓情況，提前做好相關(guān)接待準(zhǔn)備工作。主要包括 ：預(yù) 定住宿酒店，接送站車輛，宴請來賓酒店和用餐標(biāo)準(zhǔn)，會議室相關(guān)設(shè)備（桌 簽、投影儀、照相、錄音、筆、本、茶水等）準(zhǔn)備，會議材料準(zhǔn)備等。五、相應(yīng)要求（一）會議室1、辦公室負(fù)責(zé)準(zhǔn)備安排會場、事項(xiàng)。2、對口接待的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備安排會議材料以及會議所需的電腦、 音響設(shè)備、投影設(shè)備等。（二）宴請1、辦公室負(fù)責(zé)預(yù)訂餐廳、預(yù)點(diǎn)菜品、煙酒準(zhǔn)備、車輛安排等事項(xiàng)。2、對口接待部門負(fù)責(zé)引導(dǎo)來賓等事項(xiàng)。（三）住宿1、辦公室負(fù)責(zé)預(yù)訂酒店、車輛安排等事項(xiàng)。2、對口接待部門負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)

4、來賓等事項(xiàng)。（四）其他1、如有需要辦公室根據(jù)情況配合安排來賓游覽、購物等其他項(xiàng)目，請 提前告知辦公室，便于安排和協(xié)調(diào)。2、根據(jù)接待要求，辦公室安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從辦公室和接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。3、辦公室根據(jù)情況和要求提前購買車票及機(jī)票。4、接待中涉及機(jī)要事務(wù)、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟 練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對不宜攝影攝像 的場合，應(yīng)向參觀人員說明。（五）陪同人員公司對外接待采取對等原則，辦公室會同業(yè)務(wù)部門按照公司領(lǐng)導(dǎo)要 求，合理安排相對應(yīng)職務(wù)、相關(guān)業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行接待；陪同人員應(yīng)按照公 司要求，注重禮儀，盡職盡責(zé)，全程參與，并注意保守公司的商業(yè)機(jī)密。六、附則1、本制度由辦公室制定，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。2、本制度未盡事宜由辦公室負(fù)責(zé)解釋并修訂。3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。附件一來賓接待簡明流程附件二中京復(fù)電（上海）電子科技有限公司接待申請單申請人所屬部門接待地點(diǎn)接待時間接待事由來訪人信息（請?zhí)顚懶彰⒙殑?wù)、聯(lián)系方式等）接待要求（如需要辦公室配合，請勾選并填寫）1、會議室（臺簽、歡迎詞內(nèi)容）：2、現(xiàn)場參觀：3、餐飲安排：4、禮品準(zhǔn)備：5、茶水、水果等：6