公文流程管理

1、公文流程管理壹、公文書之意義壹、公文書之意義n係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文 書。凡機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)與人民往來之公文書，機(jī)關(guān)內(nèi)部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務(wù)有關(guān)者，均包括在內(nèi)。貳、公文流程貳、公文流程( () )n指公文自收文或交辦起至發(fā)文歸檔之全部流程。 n、收文處理n二、文件簽辦n三、文稿擬判n四、發(fā)文處理n五、歸檔處理貳、公文流程貳、公文流程( (二二) )n收文處理 簽收 拆驗 分文 編號 登錄 傳遞n文件簽辦 擬辦 送會 陳核 核定n文稿擬判 擬稿 會稿 核稿 判行n發(fā)文處理 繕印 校對 蓋印及簽署 編號 登錄 傳遞n歸檔處理 整理與裝訂 典藏 借調(diào) 清理 銷毀 移交叁、

2、公文之簽擬叁、公文之簽擬( () )n 簽為幕僚處理公務(wù)表達(dá)意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據(jù)。稿為公文之草本，依各機(jī)關(guān)規(guī)定程序核判後發(fā)出。擬辦之方式如下：叁、公文之簽擬叁、公文之簽擬( (二二) )n一、先簽後稿一、先簽後稿 （一）訂定、修正、廢止法令之案件。 （二）性質(zhì)重要而無法令依據(jù)案件。 （三）政策性重大興革案件。 （四）牽涉較廣，會商未獲結(jié)論之案件。 （五）重要人事案件。 （六）與人民權(quán)利義務(wù)有重大關(guān)係之案件。叁、公文之簽擬叁、公文之簽擬( (三三) )n二、簽稿併陳二、簽稿併陳 （一）文稿內(nèi)容需另為說明或?qū)σ酝幚?情形需酌加析述之案件。 （二）依法準(zhǔn)駁，但案情特殊需加說明之

3、案件。 （三）需限時辦發(fā)，不及先行簽請核示之 案件。叁、公文之簽擬叁、公文之簽擬( (四四) )n三、以稿代簽三、以稿代簽 一般案件、簡單或例行承轉(zhuǎn)之案件。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項肆、擬辦文書應(yīng)注意事項( () )n一、對於單位收發(fā)送交之文書，或根據(jù)工作分 配須辦理者，承辦人員應(yīng)即行擬辦，並將 辦理情形登錄於公文電腦系統(tǒng)或記載於公 文登記簿，以備查詢。n二、機(jī)關(guān)首長或單位主管對主管業(yè)務(wù)認(rèn)有辦理 文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦 人員擬辦。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項肆、擬辦文書應(yīng)注意事項( (二二) )n三、負(fù)責(zé)主辦某項業(yè)務(wù)之人員，對其職責(zé)範(fàn)圍內(nèi)之事 件，認(rèn)為必須以文書宣達(dá)意見或查詢事項時，得 自

4、行擬辦。n四、承辦人員對於文書之?dāng)M辦，應(yīng)查明全案經(jīng)過，依 據(jù)法令作切實簡明之簽註。依法令規(guī)定必須先經(jīng) 會議決定者，應(yīng)按規(guī)定提會處理。法令已有明文 規(guī)定者，依規(guī)定擬稿送核，無法令規(guī)定而有慣例 者依慣例。適用法令時，依法律優(yōu)於命令、後法 優(yōu)於前法、特別法優(yōu)於普通法、後令優(yōu)於前令及 下級機(jī)關(guān)之命令不得牴觸上級機(jī)關(guān)之命令等原則 處理。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項肆、擬辦文書應(yīng)注意事項( (三三) )n五、處理案件，須先經(jīng)查詢、統(tǒng)計、核算、考 驗、籌備、設(shè)計等手續(xù)者，應(yīng)先完成此項 手續(xù)，如非短時間所能完成時，宜先將原 由向?qū)Ψ秸f明。n六、承辦人員對本案原有文卷或有關(guān)資料，應(yīng) 詳予查閱，以為擬辦處理之依據(jù)或參考

5、。 此項文卷或資料，必要時應(yīng)摘要附送主 管，作為核決之參考。 肆、擬辦文書應(yīng)注意事項肆、擬辦文書應(yīng)注意事項( (四四) )n七、簽具意見，應(yīng)力求簡明具體，不得 模稜兩可，或晦澀不清，尤應(yīng)避免 未擬意見而僅用陳核或請 示等字樣，以圖規(guī)避責(zé)任。n八、重要或特殊案件，承辦人員不能擬 具處理意見時，應(yīng)敘明案情簽請核 示或當(dāng)面請示後，再行簽辦。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項肆、擬辦文書應(yīng)注意事項( (五五) )n九、毋須答復(fù)或辦理之普通文件，得視 必要敘明案情簽請存查。n十、承辦人員擬辦案件，應(yīng)依輕重緩急 ，急要者提前擬辦，其他亦應(yīng)依序 辦理，並均於規(guī)定時限完成，不得 積壓。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項肆、擬辦文書應(yīng)

6、注意事項( (六六) )n十一、承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節(jié)較繁或 文字較長者，宜摘提要點(diǎn)，以眉註方式，書於 該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色 筆註記，以利核閱。n十二、承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要 者，應(yīng)於來文上書明附件抽存字樣，並簽 名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者 外，應(yīng)於用畢後歸檔。伍、公文之會核公文之會核( () )n 一、案件非本單位權(quán)責(zé)範(fàn)圍所能單獨(dú)解 決，而涉及其他業(yè)務(wù)單位之職掌， 必須會辦者。伍、公文之會核公文之會核( (二二) )n二、會商之方式，應(yīng)依問題之繁簡難易及案件之輕重 緩急，斟酌選擇辦理： （一）以電話商詢或面洽，必要時並紀(jì)錄備查。

7、 （二）以簽稿送會有關(guān)單位，其送會單位較多者，宜 採用定型之簽稿會核單依次遞會依次遞會或複製分會。複製分會。 （三）提例會（如處務(wù)會議、行政會議）討論。 （四）約集有關(guān)單位人員定期舉行會議商討。 （五）臨時約集有關(guān)人員小組會商。 （六）自行持稿送會。 （七）以書函或e-mail洽商。伍、公文之會核公文之會核( (三三) )n三、會簽案件其文稿內(nèi)容與會簽意見不 牴觸時，不必再會稿，決行後以副 本抄知。n四、知會性質(zhì)之案件，不必事先會辦， 核定後以副本抄知。陸、陳核應(yīng)注意事項陸、陳核應(yīng)注意事項( () )n一、文件經(jīng)承辦人員擬辦後，應(yīng)即分別 按其性質(zhì)，用公文夾遞送主管人員 核決。如與其他單位有關(guān)者

8、並應(yīng)先 行會商或送會。陸、陳核應(yīng)注意事項陸、陳核應(yīng)注意事項( (二二) )n二、文書於稿面適當(dāng)位置簽名或蓋章辦理，權(quán) 責(zé)如下： ()初核者係承辦人員之直接主管。 (二)覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿 者。 (三)會核者係與本案有關(guān)之主管人員。 (四)決定者係依分層負(fù)責(zé)規(guī)定之最後決定人。 陸、陳核應(yīng)注意事項陸、陳核應(yīng)注意事項( (三三) )n三、承辦人員對於承辦案件如未簽擬意 見，應(yīng)交還重擬，再行陳核。n四、承辦人員擬有兩種意見備供採擇 者，主管或首長應(yīng)明確擇定一種或 另批處理方式，不可作模稜兩可之 批示。 柒、回稿或清稿（）柒、回稿或清稿（）n、稿件於送會或陳判過程中，如改動 較多或較為重

9、大，或有其他原因者 ，會核或核決人員宜回稿，將稿件 退回原承辦人閱後，再行送繕。 柒、回稿或清稿（二）柒、回稿或清稿（二）n二、文稿增刪修改過多者，應(yīng)送還原承 辦人清稿，清稿後應(yīng)將原稿附於清 稿之後，再陳核判。其已會核、會 簽者，不必再會核、會簽。捌、判行捌、判行n一、文稿之判行按分層負(fù)責(zé)之規(guī)定辦理。n二、宜注意每一文稿之內(nèi)容，各單位間文稿有無矛 盾、重複及不符等情形。n三、對陳判之文稿認(rèn)為無繕發(fā)必要尚須考慮者，宜作 不發(fā)或緩發(fā)之批示。n四、重要文稿之陳判，應(yīng)由主辦人員或單位主管親自 遞送。n五、決行時，如有疑義，應(yīng)即召集承辦人員及核稿人 員研議，及時明確批示。 玖、覆閱玖、覆閱n重要文稿或文

10、稿陳核過程中，會核單位或各級核稿人員有不同意見或其他簽註時，應(yīng)先送請相關(guān)主管及承辦人員覆核後，再行送繕或存參。拾、發(fā)文處理拾、發(fā)文處理n繕印n校對n蓋印及簽署n編號n登錄n封發(fā)拾壹、歸檔處理拾壹、歸檔處理n整理與裝訂-點(diǎn)交文稿與附件整理裝訂成冊並 蓋騎縫章避免散失。n典藏-依文稿性質(zhì)編號保存。n借調(diào)-業(yè)務(wù)需要借檔 權(quán)責(zé)單位核準(zhǔn) 借調(diào)期限 原件歸還。n清理-保存是否完善 破損整理 保存年限 移交 續(xù)存。n銷毀-已逾保存年限簽準(zhǔn)後銷毀。n移交-業(yè)務(wù)合併或移轉(zhuǎn)。拾貳、結(jié)語拾貳、結(jié)語n公文流程管理乃所有人員共同之職責(zé)，宜由文書單位、業(yè)務(wù)單位與管考單位建立嚴(yán)謹(jǐn)之流程管理制度，並實施自我管理、文書稽催、時