秘書工作環(huán)境

1、第三章 秘書工作環(huán)境 學(xué)習(xí)目的 通過本章學(xué)習(xí)，了解影響秘書工作的環(huán)境有哪些種類，它們是如何影響秘書工作的效率以及如何適應(yīng)與改善這些環(huán)境。 秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這個環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。秘書工作環(huán)境是客觀存在的，是多方面，多層次，多種因素的總和。秘書工作功效會受到各種環(huán)境因素的影響。環(huán)境有各種各樣的類型。這些環(huán)境有的有利于秘書工作，因此必須采取保護，使秘書工作適應(yīng)這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應(yīng)秘書工作的要求，從而提高秘書工作效率。 影響秘書工作的環(huán)境有宏觀環(huán)境，中觀環(huán)境和微觀環(huán)境三種。 第一節(jié) 秘書工作的宏觀環(huán)境 一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點 環(huán)境是指對

2、工作績效起著潛在影響的外部力量。秘書工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。 秘書工作環(huán)境特點有： 1.復(fù)雜和多樣性。 2.差異性。 3.變異性。 環(huán)境的上述特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程： 1.環(huán)境決定，影響或制約秘書工作； 2.秘書工作必須適應(yīng)環(huán)境； 3.環(huán)境的變化必然導(dǎo)致秘書工作發(fā)展變化； 4.秘書工作對環(huán)境有能動作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。 二 .秘書工作的宏觀環(huán)境 宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)境，它處于所有組織之外，并組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測和適應(yīng)的不可控制的環(huán)境。 秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境，經(jīng)濟環(huán)

3、境，科技環(huán)境，文化環(huán)境等。 1.政治法律環(huán)境與秘書工作 2.經(jīng)濟環(huán)境與秘書工作 3，科技環(huán)境與秘書工作 4，文化環(huán)境與秘書工作 文化分為傳統(tǒng)文化和現(xiàn)代文化。傳統(tǒng)文化具有保守性，即對新的事物視之不慣，不樂于接受；權(quán)威性，即崇尚權(quán)威，重服從；感情性，即公眾問題或公共爭議的解決，多是由有聲望有地位的年高者出面解決，予以勸說，要求爭議的當(dāng)事人重情義，輕利害，講情面，顧大體。   第二節(jié) 秘書工作的中觀環(huán)境 秘書工作的中觀環(huán)境是指秘書所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對秘書工作有著重要 的影響。 一、企業(yè)的組織結(jié)構(gòu) 現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的。它是在國家公司法的規(guī)定下組建的。其組

4、織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。這幾種形式有有限責(zé)任公司，國營獨資公司，股份有限公司。 任何一個公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為高級管理人員，中級管理人員和操作執(zhí)行人員。在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高級管理人員作具體的決策，又由中級管理人員組織實施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)行。由于中層不可能擔(dān)負起一個企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門（見閱讀資料）。 公司的各個部門的職能及形成的相關(guān)文件表格（略） 第三節(jié) 秘書工作的微觀環(huán)境   微觀環(huán)境，又叫辦公室環(huán)境，是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。 一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書工作效

5、率的影響 辦公室環(huán)境包括： 第一、辦公室的空間環(huán)境，系指房屋建筑與分配，辦公空間的大小，家具的布置； 第二、辦公室的視覺環(huán)境，它包括色彩，光線； 第三、辦公室的聽覺環(huán)境，指辦公室所處的有益或無益聲音； 第四、辦公室的空氣環(huán)境，指由生理空氣因素（濕度，溫度，空氣流通與凈化）造成的辦公室的整個氣氛； 第五、辦公室的健康與安全環(huán)境。 辦公室環(huán)境對秘書工作效率的影響可以從以下三點說明： 1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能，知覺感受，體力消耗，心理反應(yīng)都有直接影響，比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。 2.生理方面：環(huán)境變化必然會引起生理變化

6、。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。 3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作厭煩的心理反應(yīng)。這種心理反應(yīng)自然降低工作效率。心理厭煩導(dǎo)致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對工作效率皆有不良影響。 二、辦公室環(huán)境的管理原則 辦公環(huán)境的管理是指對辦公室環(huán)境加以合理的設(shè)計，組織和控制，使其達到最符合秘書工作的需要，進而提高工作效率，完成組織欲達到的使命。在對辦公環(huán)境進行管理的過程中，要堅持以下的原則： 1.方便，即辦公室的布局應(yīng)該力求方便省時，如相關(guān)的部門及設(shè)備應(yīng)盡可能安排在相鄰的地方，以避免不必要的穿插迂回，便

7、于工作的協(xié)調(diào)和同步進行； 2.舒適整潔，即無論是辦公室，辦公桌椅，還是抽屜等，不要放置與辦公無關(guān)的東西。辦公文具的擺放要井然有序。 3.和諧統(tǒng)一，即辦公桌椅，文件柜，辦公自動化設(shè)備等的大小，格式，顏色等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這不僅能增加辦公室的美觀，而且能強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧一致的工作環(huán)境。 4.安全，即布置辦公室時要留意附近的辦公環(huán)境和辦公室存放財物的安全條件；信息，如紙質(zhì)文件，存儲在計算機里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障；電器的電源，電線，器物的擺放是否對人員造成生理上的危害等。 三、辦公室的空間設(shè)計 所謂辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省成本，有效地利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，

8、提供良好工作環(huán)境，并促進秘書與其他工作人員的溝通與協(xié)調(diào)所作的辦公室內(nèi)的布置。 辦公室空間管理的內(nèi)容包括： 1.各職能部門的場地設(shè)計 2.工作中心的設(shè)計 特殊工作中心，指特殊用途或?qū)ｉT業(yè)務(wù)的工作中心，它包括： 接待中心，該中心是公司機關(guān)和外界接觸的媒介，故布置應(yīng)井然有序。其設(shè)計要點是：遠離公司機關(guān)主要部門，以免訪客的干擾；放置公司簡報或其它閱讀資料的地方，應(yīng)光線充足以利閱讀。 計算機中心，其布置要點：注意適當(dāng)?shù)臐穸群蜏囟?，相對濕度?4060%之間，溫度在1820之間。 3.開放式辦公場地的布局 開放式辦公場地又叫自由式的聚集辦公室。其特點有： 沒有個人辦公室，工作空間的位置通過安排可活動的物件

9、來確定； 每次進行工作間布局規(guī)劃時，并不考慮窗戶或其它常規(guī)結(jié)構(gòu)的限制，而是以信息流和工作運轉(zhuǎn)的自然路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排的； 工作人員的地位更多地是由分配給他們的任務(wù)，而不是由他們的位置來確定的，如高級管理人員可以有較大的辦公室及不同顏色，不同形狀的辦公桌，除此以外，幾乎沒有可以看得見的等級標(biāo)志。 開放式辦公室有以下優(yōu)點： 降低能源成本和建筑成本； 減少占地面積； 降低了重新布局的成本； 由于拆除了辦公室的隔屏，管理者與被管理者的交往障礙減少了這有利于排除心理障礙。 4.辦公房間的空間設(shè)計 四、辦公室的視覺環(huán)境管理 辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物的顏色和照明。 1.覆蓋物，它包括墻

10、壁，天花板，地面，門窗，支柱等上面的覆蓋物。 有效的使用顏色。 地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁，天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個統(tǒng)一的，和諧的環(huán)境。 2.照明，指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。 光線的量。光線的量一般用w(瓦)代表。 光線的質(zhì)。 光的設(shè)計。 五、辦公室的聽覺環(huán)境管理 1.消除噪音的來源。 2.用吸音的材料以減少噪音的影響。 3.適量音樂的播放。 六、辦公室的空氣環(huán)境管理 1.溫度。 4.空氣的凈化。 七、辦公室的保健與安全環(huán)境 保健，又叫健康保護。辦公室的健康環(huán)境對秘書人員具有不可忽視的意義和重要性。秘書人員保持良好的健康的身體，足以促進工作效率的提高?？芍^“健全

11、的精神寓于健全的身體中”。 組織應(yīng)如何推行對秘書人員的保健方法呢？其主要方法有： 1.定期健康檢查。 2.灌輸衛(wèi)生知識。 3.采行疾病預(yù)防。 4.保持環(huán)境整潔。 5.推行健身運動。 6.舉辦康樂活動。 要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理： 1.防盜。 2.防火。 3.防止意外傷亡。   第四節(jié) 閱讀資料 一、組織結(jié)構(gòu)圖 二、商業(yè)文件簡介 商貿(mào)活動中形成各種商業(yè)文件（見下圖），這些文件在企業(yè)部門之間流動，下面對這些文件加以簡單介紹： 買方-賣方 訊價涵件- 價格表 -報價表 訂單 通知單 結(jié)帳單 借記通知單 信用單 結(jié)帳單 付款 收據(jù) 1.請購單 大華公司的設(shè)計部門主管的秘

12、書，所在部門需要購買 6塊制圖板和直角尺，首先要寫好請購單（見下圖）后，送往該公司的物資采購部門，這筆交易就開始了。 2.詢價函件 大華公司的采購部門接到設(shè)計部門的請購單以后，立即向供應(yīng)制圖板的兩三個公司發(fā)出了詢價函件。   詢 價 函 件 大 華 公 司 致   親愛的先生： 我看到貴公司在電視中刊播的有關(guān)辦公設(shè)備和用具的廣告。 如果你肯樂于給我公司 6張制圖板（規(guī)格為470×650）的直角尺的報價單，我將感到非常高興。請考慮給我公司最優(yōu)惠的條件及最早的發(fā)貨日期。   你忠實的主要買主（簽名） 大華公司 2004年2月9日 3.報價單 辦公設(shè)備生產(chǎn)商的

13、銷售部接到大華公司的詢價單后，向該公司寄去報價單，提供對方所需要的商品信息。 報價單 寄：大華公司 大華公司采購部某某先生： 為了回答您 _年_月_日的詢問，我很高興對下列物品對您報價：木質(zhì)制圖板（尺寸為470mm×650mm）和不透明直角尺（650mm）均為26元，這個價格包括我公司貨車運送貨物的費用。 交貨日期：接到訂單后的兩周 交付方式：交貨以后的一個月內(nèi)以現(xiàn)金實數(shù)支付 我們期待著收到您的訂單。收到您的訂單以后，我們將立即著手辦理此事。     某某辦公設(shè)備用具有限公司銷售部主管（簽名） 4訂單 大華公司采購部的某某先生比較來自不同的辦公設(shè)備用具公司銷售部的

14、報價后，向其中的一個公司發(fā)去了訂單。 訂單 _ 寄自：大華公司，某某市某某街 78號 寄往：某某辦公設(shè)備用具有限公司 請?zhí)峁?數(shù)量 產(chǎn)品說明 價格（元） 備注 6 木質(zhì)制圖板 26 由公路運輸發(fā)往大華公司（上述地址） 5發(fā)貨單 某某辦公設(shè)備用具有限公司的銷售部收到大華公司的訂單，并收到款后，在準(zhǔn)備發(fā)貨的同時準(zhǔn)備發(fā)貨單通知買方。 發(fā)貨單   來自：某某辦公設(shè)備用具有限公司。 發(fā)送至： 大華公司 某某市某某街78號。 發(fā)送日期： _年_月_日 包裹號 產(chǎn)品說明 訂單號 4 6張木質(zhì)制圖板（尺寸為470mm×650mm）和不透明直角尺（650mm）一個板條箱 1234 

15、0; 接收時貨物密封，狀態(tài)良好。 客戶簽名： _。 6收貨票據(jù) 當(dāng)貨物運到大華公司的接收部門時，由這個部門開出一張內(nèi)部收貨票據(jù)。 收貨票據(jù)   供貨商：某某辦公設(shè)備用具有限公司 收貨日期： _年_月_日 數(shù)量 產(chǎn)品說明 訂單號 6 制圖板和直角尺 1234 訂貨人： 貨物接收者： 檢查員：   分發(fā)：財務(wù)部門 倉庫保管員 買主 7發(fā)票 某某辦公設(shè)備用具有限公司在給華大公司開出發(fā)貨單的同時開出發(fā)票，內(nèi)有后者所需要的貨物的細節(jié)價格。 三、文章摘錄 下列文章摘自（臺灣）石詠琦的談天才秘書一書： 秘書的前程規(guī)劃 邁向二十一世紀(jì)   第五節(jié) 技能訓(xùn)練 訓(xùn)練目標(biāo) 通過訓(xùn)練，學(xué)生能準(zhǔn)確地為公司各職位在組織結(jié)構(gòu)圖中定位，熟練掌握商業(yè)文件流的程序。 一、請為你熟悉的某公司設(shè)計一個詳細的組織結(jié)構(gòu)表； 二、現(xiàn)有一家電腦公司，請將下列職位歸入組織結(jié)構(gòu)圖中合適的位置： 總經(jīng)理助理 行政辦公室 總經(jīng)理 銷售部 董事會 計劃財務(wù)部 推銷員 車間 生產(chǎn)部 市場部 會計 出納   擬訓(xùn)練： 秘書決定為自己的辦公室購買一臺新的計算機，經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意，他看了一位操作員的演示以后，選好了滿意的機型號，開始訂購。 演員：買方：公司秘書 公司的采購員 公司的財務(wù)部職員 公司的倉庫保管員 賣方：電腦公司的銷售部門職員 以上演員都在模擬辦公室里，各就各位，每人