會務(wù)接待與組織方案

1、2021/2/1212021/2/122一、會議接待一、會議接待二、會場服務(wù)與食宿服務(wù)二、會場服務(wù)與食宿服務(wù)三、會議后勤保障三、會議后勤保障四、送別參會人員代表四、送別參會人員代表五、會場善后工作五、會場善后工作六、會議文件的收集、整理與歸檔六、會議文件的收集、整理與歸檔2021/2/123案例分析:請柬發(fā)出之后 某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會, ,發(fā)了請柬發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨, ,在請柬上把開會的時間、地點寫得一在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。清二楚。 接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極接到請柬的幾位

2、部門領(lǐng)導(dǎo)很積極, ,提前來到禮堂開會。一看會場提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子布置不像是開表彰會的樣子, ,經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道, ,今天上今天上午禮堂開報告會午禮堂開報告會, ,某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙志感到莫名其妙, ,個個都很生氣個個都很生氣, ,改地點了為什么不重新通知改地點了為什么不重新通知? ? 一一氣之下氣之下, ,都回家去了。都回家去了。 事后事后, ,會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說, ,因秘書人員工作粗心因秘書人員工作粗心, , 在發(fā)在發(fā)請柬之

3、前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系, ,一廂情愿地認(rèn)為不會有一廂情愿地認(rèn)為不會有問題問題, ,便把會議地點寫在請柬上便把會議地點寫在請柬上, ,等開會的前一天下午去聯(lián)系等開會的前一天下午去聯(lián)系, ,才才知得禮堂早已租給別的單位用了知得禮堂早已租給別的單位用了, ,只好臨時改換會議地點。但由只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多于邀請單位和人員較多, ,來不及一一通知來不及一一通知, ,結(jié)果造成了上述失誤。結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉, ,但造成的不良影響也難以消除。但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴我們什么呢這個案例告訴我們什么

4、呢? ?2021/2/124會議要素會議要素會議的要素會議的要素、形式要素、形式要素: : 名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。、內(nèi)容要素、內(nèi)容要素: : 指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。、程序要素、程序要素: : 會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、 會議決定的貫徹落會議決定的貫徹落實。實。、財務(wù)要素、財務(wù)要素: : 會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。 2021/2/125基本任務(wù)基本任務(wù) 1 1、組織的工作組織的工作 ( (1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確

5、定會議議題; (2)根據(jù)議題安排議程、日程; (3)發(fā)會議通知,負(fù)責(zé)會議報到; (4)對與會人員進(jìn)行編組; (5)布置會場,安排座次; (6)負(fù)責(zé)會議簽到 (7)會中組織和協(xié)調(diào); (8)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。 (9)會議的結(jié)束收尾工作。 2021/2/126 2 2、文秘工作、文秘工作 (1)會議文書、講話稿的起草; (2)會議文書編寫; (3)會議文書印發(fā)及管理。 （4）會后的文件收集,整理和歸檔 3 3、生活管理工作、生活管理工作 (1)與會人員的食宿管理; (2)會議的財務(wù)管理; (3)會議的交通保障; (4)會議的文

6、化活動; (5)與會人員的醫(yī)療保健。 4 4、安全保衛(wèi)工作、安全保衛(wèi)工作 (1)會議的保密工作; (2)會議的警衛(wèi)工作; (3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。2021/2/127會務(wù)工作流程圖（會前）會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議名稱 確定會議時間與會期確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點選擇會議地點安排會議議程和日程安排會議議程和日程制發(fā)會議通知制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)確定會議規(guī)模與規(guī) 格格布置會場布置會場 準(zhǔn)備會議文件材料準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會議

7、證件制作會議證件 會場檢查會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)明確會議組織機(jī)構(gòu) 確定與會者名單確定與會者名單2021/2/128會務(wù)工作流程圖（會中）會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄做好會議記錄組織簽到組織簽到會議期間外圍的衛(wèi)生工作會議期間外圍的衛(wèi)生工作 報到及接待工作報到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 留存照片資料留存照片資料做好會議保密工作做好會議保密工作 會議信息工作會議信息工作2021/2/129會務(wù)工作流程圖（會后）會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要撰寫會議紀(jì)要 催辦與反饋工催辦與反饋工 作作 安排與會人員離會安排與會人員離會 會議總會議總 結(jié)結(jié)會議文書的立卷歸會議文書的立卷歸

8、檔檔會議的宣傳報道會議的宣傳報道 2021/2/1210案例分析老黃可算是暢想公司的元老了,自公司成立以來,他就一直從事辦公室工作,對于如何做好接待工作,他更是經(jīng)驗豐富。根據(jù)多年的實踐,他總結(jié)出做好接待的一套工作程序:首先搞清領(lǐng)導(dǎo)意圖,然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂接待方案,最后將方案交給領(lǐng)導(dǎo)。制定方案時至少要考慮以下內(nèi)容:1、來訪客商姓名及其公司名稱2、合同項目概況3、客商的目的,要求,人數(shù),性別,身份,生活習(xí)慣,到達(dá)日期4、工作日程安排及會見,宴會,娛樂活動等的規(guī)格,次數(shù),時間,地點。5、由相應(yīng)哪位身份的高級管理人員負(fù)責(zé)這次接待6、由誰擔(dān)任專職陪同人員7、由誰擔(dān)任對口工程技術(shù)的主談判,其他談判人員名

9、單,翻譯,后勤服務(wù)人員名單。2021/2/1211案例結(jié)果接待方案是秘書完成接待任務(wù)的依據(jù),制定接待方案既要考慮現(xiàn)行規(guī)定,領(lǐng)導(dǎo)意圖,又要考慮來訪者的相關(guān)情況及各種主客觀條件,因此,必須從實際出發(fā)盡量使方案內(nèi)容周詳。2021/2/1212會前準(zhǔn)備 “有備無患!” 會前準(zhǔn)備工作是會議管理的第一步會前準(zhǔn)備工作是會議管理的第一步, ,無論無論會議大小會議大小, ,如會前準(zhǔn)備充分如會前準(zhǔn)備充分, ,就能事半功倍。就能事半功倍。2021/2/1213 會務(wù)工作的具體內(nèi)容會務(wù)工作的具體內(nèi)容3.1 3.1 會前準(zhǔn)備工作會前準(zhǔn)備工作 1 1、 確定會議主題與議題確定會議主題與議題 確定主題的主要方法確定主題的主

10、要方法: :一是要有切實的一是要有切實的依據(jù)依據(jù); ;二是必須要結(jié)合本單位的實際二是必須要結(jié)合本單位的實際; ;三三是要有明確的目的。議題是對會議主題是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。的細(xì)化。2021/2/12142 2、確定會議名稱、確定會議名稱 會議名稱一般由會議名稱一般由“單位單位+ +內(nèi)容內(nèi)容+ +類型類型”構(gòu)成構(gòu)成, ,應(yīng)根據(jù)應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。會議的議題或主題來確定。3 3、確定會議規(guī)模與規(guī)格、確定會議規(guī)模與規(guī)格 確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時同時 本著精簡效能的原則。本著精簡效能的原則。 會議的規(guī)模有

11、大型、中型、小型。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。 4 4、確定會議時間、會期、確定會議時間、會期 會議的最佳時間會議的最佳時間, ,要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席, ,確定確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。2021/2/12155 5、 確定會議所需用品和設(shè)備確定會議所需用品和設(shè)備 （1 1）必備用品是指各類會議都需要）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備的用品和設(shè)備, ,包括文具、桌椅、茶具、包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、

12、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。影和音像設(shè)備等。 （2 2）特殊用品是指一些特殊類型的）特殊用品是指一些特殊類型的會議會議, ,例如談判會議、慶典會議、展覽例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。會議等所需的特殊用品和設(shè)備。2021/2/1216 6 6、建立會議組織機(jī)構(gòu)、建立會議組織機(jī)構(gòu) 會務(wù)組、宣傳組、秘書組、交通組、會務(wù)組、宣傳組、秘書組、交通組、 接待組、保衛(wèi)組。接待組、保衛(wèi)組。 7 7、確定與會人員名單、確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。 8

13、 8、確定會議地點、確定會議地點 要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。2021/2/12179 9、安排會議議程與日程、安排會議議程與日程 會議議程是對會議所要通過的文件、所要會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排解決的問題的概略安排, ,并冠以序號將其清并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。晰地表達(dá)出來。 會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。排。 2021/2/12181010、制發(fā)會議通知、制發(fā)會議通知 會議通知的內(nèi)容包括名稱

14、、時間、地點、會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、與會人員、 議題及要求等。議題及要求等。 會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的種類有書信式和柬帖式。 會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。通知。 會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。件。2021/2/1219 11 11、準(zhǔn)備會議文件資料、準(zhǔn)備會議文件資料 主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其話稿、其

15、他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。他會議材料等。 1212、安排食住行、安排食住行會議飲食管理本著會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約適合口味、方便節(jié)約”的原則的原則, ,做好伙食預(yù)做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作算和伙食搭配與烹調(diào)工作. . 會議住宿安排會議住宿安排, ,根據(jù)實際情況根據(jù)實際情況, ,按照規(guī)定標(biāo)按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn), ,盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。 安排好會議用車安排好會議用車, ,為會議提供完備的交通為會議提供完備的交通服務(wù)。服務(wù)。2021/2/12201313、 VIP VIP服務(wù)服務(wù)會議

16、要求確認(rèn)會議要求確認(rèn)設(shè)備、物品、音樂設(shè)備、物品、音樂喜好確認(rèn)喜好確認(rèn)飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求航班要求日程安排日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同車輛接送、晚餐陪同、出行陪同房間確認(rèn)房間確認(rèn) 是否安靜、視野如何、有無異味、設(shè)備是是否安靜、視野如何、有無異味、設(shè)備是否正常、溫度是否舒適。否正常、溫度是否舒適。2021/2/1221 1414、制定會議預(yù)算方案、制定會議預(yù)算方案 文件資料費(fèi)文件資料費(fèi) 、郵電通訊費(fèi)、會議設(shè)郵電通訊費(fèi)、會議設(shè)備和用品費(fèi)、備和用品費(fèi)、 會議場所租用費(fèi)會議場所租用費(fèi) 、會會議辦公費(fèi)議辦公費(fèi) 、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)

17、、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。交通費(fèi)、其他費(fèi)用。 1515、布置會場、布置會場 會場桌上物品擺放會場桌上物品擺放 會議座次先后順序會議座次先后順序 2021/2/1222會議室物品擺放整潔、清新、統(tǒng)一、舒適2021/2/1223 1515、檢查會場、檢查會場 （1 1）方式）方式 現(xiàn)場檢查現(xiàn)場檢查 （2 2）檢查的內(nèi)容）檢查的內(nèi)容 資料的準(zhǔn)備和確認(rèn)打印文件、PPT等 設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn)投影、相機(jī)、音頻線、麥克、白板、筆 其他物品的準(zhǔn)備和確認(rèn)橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇2021/2/1224 會中服務(wù)工作會中服務(wù)工作 1 1、報到及接待工作、報到及接待工作 （1 1）與會人員的接送）

18、與會人員的接送; ; （2 2）會議交通工具的安排）會議交通工具的安排; ; （3 3）與會人員返回時）與會人員返回時, ,車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買及購買; ; （4 4）會議文娛活動的安排和組織）會議文娛活動的安排和組織; ; （5 5）其他屬于招待方面的工作。）其他屬于招待方面的工作。 2 2、組織簽到、組織簽到 2021/2/1225 3 3、會議期間、會議期間（ （1）時間提醒: 發(fā)言時間、休息時間、返回時間 （2）午餐確認(rèn):留位確認(rèn)、時間確認(rèn) （3）物品隨檢:麥克、紙筆、茶水（4）關(guān)于參會者反應(yīng)對內(nèi)容、對環(huán)境（冷熱）2021/2/12264 4、宣傳工作、宣傳工

19、作 照相、攝像、錄音照相、攝像、錄音5 5、 值班保衛(wèi)工作值班保衛(wèi)工作 （1 1）值班工作）值班工作 服務(wù)人員要堅守值班崗位服務(wù)人員要堅守值班崗位, ,以保以保證會議順利結(jié)束證會議順利結(jié)束, ,并隨時應(yīng)付各并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。種突發(fā)事件。2021/2/1227（2 2）保衛(wèi)工作）保衛(wèi)工作 重要與會者人身安全保衛(wèi)重要與會者人身安全保衛(wèi) 重要文件的保衛(wèi)重要文件的保衛(wèi) 會場和駐地的保衛(wèi)會場和駐地的保衛(wèi) 會議設(shè)備的保衛(wèi)會議設(shè)備的保衛(wèi) 與會者貴重物品的保衛(wèi)與會者貴重物品的保衛(wèi)2021/2/1228會后整理工作1 1、安排與會人員離會、安排與會人員離會2 2、撰寫會議紀(jì)要、撰寫會議紀(jì)要3 3、會議的宣傳報道、會議