XX公司合同管理工作調(diào)研報告

1、XX公司合同管理工作調(diào)研報告根據(jù)*公司的要求，我公司就合同管理工作的基本情況、管理上的經(jīng)驗及存在的一些問題等進行總結，匯報如下1、本單位合同管理工作基本情況1、合同管理職責落實情況：*公司按照經(jīng)濟合同管理標準的要求，開展合 同管理工作。公司領導和部門職責分工明確、具體、到位。公司總經(jīng)理負責主持或委托分管領導主持重要合同談判、對 合同文本進行審批、簽署合同或授權委托簽署合同；分管領導主要負責主持或參與重要合同談判、審核合同 文本、根據(jù)授權簽署合同；紀委書記聽取合同管理中由現(xiàn)的違法、違規(guī)、違紀情況 匯報，提由處理意見或決定。公司分管領導督導各分管部門 按照合同管理標準的要求，開展合同管理各項工作。

2、按照職責分工，各部門在合同管理工作中的職責明確。 工程部負責基建施工類、基建技術服務類、移民、監(jiān)理等合 同的技術條款的擬定、審查及組織實施；運檢部（生產(chǎn)技術部）負責機電設備安裝、機電設備采 購、信息化等合同技術條款擬定、審查及組織實施；辦公室負責綜合服務類合同的擬定、審查及組織實施；計劃合同部負責審查合同費用概算列支、負責合同商務 條款擬定、審查，工程結算審核和合同履約過程商務文件的 處理。財務部負責審查合同是否符合國家財經(jīng)法規(guī)、公司財 務管理制度及經(jīng)濟合同的可行性，按合同規(guī)定辦理資金收付 事宜，并監(jiān)督合同的履行。2、合同管理崗位設置及人員配備情況：*公司合同管理人員主要包括合同歸口管理人 （

3、計劃合同部）、合同承辦人 （各職能部門）、合同審核人（各部門中層及分管領導）、合同簽約人（總經(jīng)理或被授權副總經(jīng)理）以及承擔相關合同管 理職責的其他人員。根據(jù)我公司各部門崗位人員配置，我公 司合同管理人員職責明確。計劃合同部配置合同（招標）管 理專責及合同管理員崗位，負責招標、非招標管理，草擬合 同文件、組織合同談判、辦理合同會簽及簽訂、進行合同備 案及歸檔工作、組織合同變更處理等工作；各職能部門根據(jù)職責分工指定合同承辦人，負責履行承 辦部門的相關職責；合同審核人為各部門中層及分管領導，參加或主持合同 談判、審查會簽合同文件、參加或主持合同變更處理等工作;合同簽約人為總經(jīng)理或被授權副總經(jīng)理，負責

4、審批合同 文件、簽訂合同等工作。3、合同起草、審核、簽署的流程： *公司根據(jù)自身的 實際情況，計劃合同部為公司合同歸口管理部。根據(jù)職責分 工，合同管理實施合同承辦部門制度，承辦部門負責合同立 項，審核合同當事人主體資格，招標階段負責技術規(guī)范書編 制及四級審核，負責起草合同技術文件，參加合同談判，組 織合同履行，提交合同變更立項申請等工作；計劃合同部負責組織草擬合同商務部分文件，并組織合 同談判，辦理合同會簽，負責合同文件歸檔，組織合同變更 文件處理，牽頭組織合同爭議、違約、解除等工作；財務部參加合同會簽，負責審查合同是否符合國家財經(jīng) 法規(guī)、公司財務管理制度、負責審查付款方式、保函等內(nèi)容;公司法

5、律管理人員、紀檢監(jiān)察人員參加合同會簽，按照 職責分工，分別對合同是否符合法律規(guī)定、是否存在違法違 紀、是否符合公司相關管理標準及流程進行監(jiān)督及指導。合同文件會簽由計劃合同部發(fā)起，負責在經(jīng)法系統(tǒng)中會 簽流轉(zhuǎn)，根據(jù)部門職責分工，合同文件經(jīng)計劃合同部負責人、 合同承辦部門負責人、財務部負責人、紀檢、總會計師、分 管領導、總經(jīng)理順序?qū)彶闀?，?jīng)法系統(tǒng)會簽流程完成后， 自動導由合同流轉(zhuǎn)單。審核會簽意見保留完整、具體。公司嚴格按要求執(zhí)行合同簽約授權委托管理制度，公司 按公司授權管理標準辦理授權書，公司法定代表人授權代理 人按照授權的權限簽署合同。4、合同履行、結算及支付的審核流程：公司嚴格按照 合同文件的

6、規(guī)定的權利和義務，全面履行各類合同，嚴格合 同變更與索賠處理，嚴格按照合同規(guī)定要求對方履行合同義 務，嚴格按照合同規(guī)定進行付款。結合合同條款設置條件， 當合同項目實施進度達到結算條件時，合同承辦部門提由下 個月月度資金預算計劃，經(jīng)公司資金預算管理委員會會議通 過后，及時在財務管控系統(tǒng)上報月度現(xiàn)金流量預算；并牽頭組織簽署紙質(zhì)付款單，紙質(zhì)付款單經(jīng)經(jīng)辦部門承 辦人、經(jīng)辦部門負責人、相關部門負責人、財務部、分管領 導、總會計師、總經(jīng)理簽字同意后，在財務管控系統(tǒng)辦理電 子支付流程，隨后連同合同要求的紙質(zhì)資料（發(fā)票、收據(jù)等 材料）交給財務部，由財務部門辦理支付。5、合同審核流程圖: 承辦部門負責合同立項，

7、起草合同技術文件。計劃合同部負責草擬合同商務部分文件財務部負責審查合同是否符合國家財經(jīng)法規(guī)、公司財務管理制度、負責審 查付款方式、保函等內(nèi)容。公司法律管理人員、紀檢監(jiān)察人員按照職責分工，分別 對合同是否符合法律規(guī)定、是否存在違法違紀、是否符合公 司相關管理標準及流程進行監(jiān)督及指導。計合部組織會簽，并在經(jīng)法系統(tǒng)中會簽流轉(zhuǎn)。計合部合同流程發(fā)起人計劃合同部負責人合同承辦部門負責人財務部負責人紀檢 總會計師分管領導總經(jīng)理（流程結束，自動導由合同流轉(zhuǎn)單。）審核會簽意見保留完整、具體。2、合同管理方面好的經(jīng)驗和做法1、根據(jù)年度下達的物資采購計劃，及早開展招標 項目招標設計工作及技術規(guī)范書編制，積極做好技術

8、和商務 的溝通，確保商務條款與技術條款的完整性、一致性，確保技術規(guī)范書或采購文件的四級審核質(zhì)量2、根據(jù)中標結果，積極開展合同談判準備工作，根據(jù) 評標過程資料草擬合同文件，重點對照招標補遺、澄清材料,在保證合同實質(zhì)性內(nèi)容不改變的情況下，草擬合同談判紀 要，做到技術與商務充分溝通， 把招標遺漏、有爭議的內(nèi)容、 *公司在管理標準的要求在談判紀要中明確，減少合同執(zhí)行 過程中的爭議；確定合同談判主談人員， 確保合同談判有序、高效開展。3、在工程建設過程中，計合部積極參加施工組織設計 審查及工程例會，及時了解工程施工動態(tài)，積極參加工程變 更方案討論，從工程變更可行性、必要性、經(jīng)濟性方面進行 復核，從源頭強

9、化工程變更的管理。4、以合同為基礎，以事實為依據(jù)，公平、公正、及時 對工程變更單價及索賠進行處理，確保施工單位進度結算款 的及時支付。若個別變更單價未能及時達成一意見或未能及 時審批的，為確保施工單位的進度款不受影響，在確保進度 款支付安全的前提下采取協(xié)商確定暫定變更單價方式進行 結算。5、嚴格合同變更管理。嚴格按照合同變更管理標準規(guī) 定的流程辦理合同變更手續(xù)，積極組織合同變更或合同爭議 談判，堅持原則、充分溝通，及時處理合同爭議問題，及時 辦理合同補充協(xié)議，確保流程規(guī)范、手續(xù)完整。6、工程竣工結算是核定工程造價的依據(jù)，也是竣工決算編制和核定固定資產(chǎn)價值的基礎。*公司十分重視工程竣工結算的管理

10、工作，提由了 “提前規(guī)范，過程管理，最終把 關”十二個字工作方針。由于各參建單位工程管理水平良莠不齊，對結算工作的 認識不同，采用的方式、方法也不同。但往往存在一個認識 上的誤區(qū)，即竣工結算是工程完工后要辦的事，而這樣經(jīng)常 造成結算時項目不清，資料不齊，給結算工作帶來很多麻煩。 為了避免這類情況的由現(xiàn)，*公司專門組織審計、設計、監(jiān) 理、各承包單位召開專題會議， 就竣工結算管理工作的方式、 方法進行互相交流、溝通，吸取好的經(jīng)驗，借鑒好的作法。具體作法如下：(1)單位及領導的重視是竣工結算工作順利開展的前 提，因此成立了竣工結算領導小組，由公司總經(jīng)理擔任組長，各有關參建單位負責人擔任成員。充分表示

11、了各單位對這項 工作的重視，也體由了這項工作的重要性。(2)由于承包單位工作員變換較為頻繁，而具體結算 工作人員的穩(wěn)定、連續(xù)性是非常重要的，因此成立了竣工結 算工作小組，成員分別由業(yè)主、監(jiān)理、各承包單位相關具體 工作人員組成。（3）結算資料的搜集整理是竣工結算工作的核心內(nèi)容， 根據(jù)結算資料的功能性質(zhì)，把其劃分成四個部分，第一部分 是基礎資料，即合同文件、招、投標文件及有關驗收文件等；第二部分是立項依據(jù)（即項目成立與否的依據(jù)），即設計圖紙及修改通知、工程聯(lián)系單、監(jiān)理指示單及有關會議紀 亞箋.第三部分是工程量計算資料，即工程圖紙、工程簽證單 及計算書等；第四部分是價格及費用資料，即單價分析表、單價

12、審核 批復文件及竣工結算書等。文件明確了資料整理的要求，提 交的數(shù)量、表格的格式及其他需要注意的事項，這樣保證了 結算資料的規(guī)范、完整、統(tǒng)一。三、存在的問題和困難及其產(chǎn)生的原因1、部分限下非招標項目（如電站稅務咨詢服務、驗資服務等）因項目預算 金額過低，而滿足條件的潛在投標人較少，且考慮到人工、 財務成本等原因，潛在投標人往往不愿去外地投標，最終導致項目無人投標，建議公司將預算金額較低及潛在投標人較 為單一的項目列為特殊單一來源項目直接采購或者由項目 公司直接與潛在投標人采用競爭性談判方式進行采購。2、合同談判、合同經(jīng)法系統(tǒng)流轉(zhuǎn)、合同簽定及存檔等 均由計劃合同部組織實施，合同承辦人制度未能完全

13、按照管 理標準執(zhí)行到位。主要原因是合同管理的習慣性認識，當然 也存在部門推脫的原因。3、在施工階段工程設計變更偏多，造成工程管理強度 增加，難度增大，變更單價處理的商務問題增多。如：砂石 料加工及混凝土系統(tǒng)工程標招標階段與施工階圖階段混凝 土標號變化較大，合同執(zhí)行增加較多困難。在工程施工過程 中，由于設計單位在各標段實際使用的混凝土標號時未充分 考慮在招標階段編制的工程量清單，致使在實際使用的混凝 土標號較原招標階段清單中混凝土標號超由較多，造成在合 同執(zhí)行過程中變更工程量較大，變更單價處理困難，不利于 合同執(zhí)行。4、監(jiān)理單位管理水平企盼加強，由于監(jiān)理人員業(yè)務水 平良莠不齊，部分人員存在道德品

14、質(zhì)的問題，建議建立*公司層面監(jiān)理人員的誠信檔案。*系統(tǒng)工程建設的任務較為繁重，因此選擇一家責任心 強、業(yè)務能力高、協(xié)調(diào)能力強的監(jiān)理隊伍對工程的進度、質(zhì)量、投資、安全、文明施工（包括環(huán)保）控制具有重要意義， 目前*系統(tǒng)基建工程監(jiān)理隊伍基本上都在西北院、中南院、 北京院及華東院等幾家監(jiān)理單位之間選擇，上述幾個單位在 國內(nèi)作為較大水電設計單位，承擔的水電工程設計人員也較 為繁重，因此大部分業(yè)務能力強、自身素質(zhì)高的正式職工都 留著本單位從事設計工作，在外承擔監(jiān)理業(yè)務的僅少部分為 正式職工，大部分現(xiàn)場監(jiān)理人員采取社會化用工解決監(jiān)理人 員缺口等問題，因此就造成了現(xiàn)場從事監(jiān)理工作的人員水平 參差不齊，個別職

15、業(yè)素質(zhì)較低的監(jiān)理人員混于其中，個別監(jiān) 理人員在一家電站項目由于其玩忽職守或者職業(yè)素養(yǎng)不到 位被項目業(yè)主清退離場后，又返聘到另外一家項目單位作為 現(xiàn)場監(jiān)理工程師，因此，在 *公司層面，由于項目較多，作 為行業(yè)領先的專業(yè)化抽水蓄能公司，可以進一步加強監(jiān)理單 位的規(guī)范管理，建議：一是結合工程建設實際，對管理標準和技術標準進行優(yōu)化和完善；在合同中明確監(jiān)理、業(yè)績考核評價標準，考評結果為后續(xù)評標工作提供依據(jù)；二是參照國內(nèi)信用卡制度，建立 *公司層面監(jiān)理人員從 業(yè)誠信檔案，對于在*系統(tǒng)內(nèi)基建單位由于自身問題導致清 理退場監(jiān)理人員，在*公司其他單位也不能錄用，同時可與 國內(nèi)其他水電單位進行誠信檔案共享，杜絕監(jiān)

16、理人員東家吃完吃西家，或者做一天和尚撞一天鐘的想法，加強其自律管 理。5、在物資類合同的執(zhí)行過程中，供貨商未嚴格按照供 貨期及時供貨的現(xiàn)象時有發(fā)生。如 *公司的火災報警及消 防控制系統(tǒng)采購合同,要求交貨期為 2012年8月15日， 但直至2013年8月底合同范圍內(nèi)貨物才基本到齊，對 *電 站消防系統(tǒng)的安裝調(diào)試造成較大影響。以上情況產(chǎn)生的原因 主要為供貨商對合同執(zhí)行不夠嚴謹，零部件漏供、錯供等現(xiàn) 象比較普遍。4、有關審計及依法治企檢查過程中發(fā)現(xiàn)的合同管理問 題整改情況1、35KV施工電源輸變電工程勘察設計合同與主 設計合同重復的問題。已經(jīng)與中水華東院進行了溝通，雙方 協(xié)商同意從主設計合同中扣減已

17、經(jīng)支付的42.5萬元設計費，* *公司計劃2014年6月底前與中水華東院簽訂補充協(xié)議。2、*電站接入系統(tǒng)二次部分設計合同與主設計合同重 復的問題。經(jīng)與中水華東院進行多次溝通及協(xié)商，暫未確定 處理意見。*公司將繼續(xù)與中水華東院溝通，根據(jù)接入系統(tǒng) 二次部分設計合同規(guī)定的內(nèi)容，厘清應包含在主設計合同的 費用，爭取于2014年6月底前與中水華東院形成共識，并 將結果上報審計部。3、移民征地包干合同重復支由實施規(guī)劃設計費用的問 題。*公司與*市*縣人民政府簽訂的包干協(xié)議中的包干費 用是按照2006年審定的福建*抽水蓄能電站可研設計報告 第九篇建設征地和移民安置的工作內(nèi)容（2006年7月），按總投資10,

18、477萬元簽訂的包干協(xié)議，其中實施規(guī)劃設計 費用151萬元。由于2007年7月水電工程建設征地移民 安置規(guī)劃設計規(guī)范（DL/T5064-2007 ）發(fā)布實施，根據(jù)新的 的設計規(guī)范，*電站移民安置大綱和規(guī)劃報告進行修訂和完 善，并于2007年10月通過水規(guī)總院的審查，并由具福建 *抽水蓄能電站移民安置規(guī)劃報告審查意見，經(jīng)審定的建設征地和移民安置補償費用為10926.9萬元，其中實施規(guī)劃設計費為101.91萬元（按審定的建設征地和移民安置補償 費用6793.67萬元的1.5%計算），移民征地實施按重新審定 的費用進行實施補償。*公司與中水華東院進行多次溝通及 協(xié)商，暫未確定處理意見，*公司將繼續(xù)與

19、中水華東院溝通， 爭取于2014年6月底前與中水華東院形成共識，并將結果 上報審計部。4、監(jiān)理合同管理界面不清且存在重復計費移民監(jiān)理合同涉及重復計取移民監(jiān)理費用 121.29萬元。2007 年10月，*公司與福建省誠遠庫區(qū)移民工程建設監(jiān)理中心 簽訂了水庫淹沒處理及移民安置綜合監(jiān)理合同，合同金額為 121.29萬元。實際該項工作和費用已包含在2007年10月前* *公司與*市*縣人民政府簽訂的征地移民包干協(xié)議中。整改情況：根據(jù)*公司與*市*縣人民政府簽訂的征地移民包干協(xié)議 中的第三條第五點規(guī)定“監(jiān)理單位由甲方聘用，費用由甲方負責支付。121.29萬元費用包含在乙方包干 費用中”，按照協(xié)議規(guī)定，移

20、民安置綜合監(jiān)理費由甲方支付， 并從移民包干費用中扣減，實際費用支付未重復。*公司將加強合同管理，厘清合同管理界面，明確合同條款內(nèi)容，杜 絕此類事情再次發(fā)生。5、電力電纜采購合同總價為 1189.06138萬元，經(jīng)* *公司統(tǒng)計，涉及到補充采購的電力電纜共有14種規(guī)格、總價為207.0986萬元。合同變更的原因主要有：(1)設計 漏項造成采購量不足;(2)設計深度不足，設計修改較多，部分設計修改通 知單中無工程量變化估算，造成后續(xù)補充采購的電纜數(shù)量統(tǒng) 計不足；(3)設計余量不足，實際敷設量大于設計量?？刂齐?纜也存在同樣問題。*公司后續(xù)將會統(tǒng)計因設計原因造成的 合同變更信息，根據(jù)設計合同中規(guī)定的

21、考核辦法，加大對設 計方面的考核力度。6、審計發(fā)現(xiàn)因物資供應不及時或不足引起索賠主要有項，涉及金額應為 584.6萬元一部份：其中5項索賠，金額約430萬元，是由于2010 年10月-12月期間*省政府對高能耗企業(yè)的生產(chǎn)用電進行調(diào) 控，影響*水泥股份有限公司水泥的正常生產(chǎn)，造成海螺水 泥供應緊張，供貨方未能按照合同供應水泥，造成各標段甲 供水泥斷供，致使發(fā)生窩工索賠。政府對高耗能企業(yè)生產(chǎn)用 電進行調(diào)控造成水泥生產(chǎn)不正常屬于不可抗力因素，造成損 失應由雙方各自承擔，故無法向水泥供貨方反索賠。水泥斷 供發(fā)生后*公司及時采取應急采購措施，另行簽訂水泥供應 合同，保證工程順利實施，防止損失進一步擴大，并于 2010 年12月底與原水泥供貨方簽訂合同終止協(xié)議。另一部分：其中3項索賠，金額約154萬元，分別是由 于肘管到貨延誤、#1機球閥到貨延誤、#1機轉(zhuǎn)子到貨延誤 造成機電安裝標的窩工索賠。*公司將根據(jù)福建*抽水蓄能電站機組及其附屬設備采購合同（合同編號：XY04ZJ/C5）有關合同違約條款的規(guī)定，與廠家就供貨延誤違約索賠事宜 進行協(xié)商，計劃于5月底前向設備供應廠家東方電氣集團東 方電機有限公司提由索賠，要求其承擔設備延遲交貨造成的 損失，以維護公司的合理權益。7、工程基礎管理有待加強一是重要合同資料歸檔不全。如2006年4月與中水華東院簽