sophie外貿(mào)經(jīng)驗分享

1、 如何有效管理自己的時間著名的80/20法則 你每天做的工作內(nèi)容，只有20%會和產(chǎn)生利潤有直接聯(lián)系；用20%的成本去維護老客戶，將會得到80%的收益 當然在看這篇文章的，有20%的人會真正把這些內(nèi)容去實踐，而不是和其他80%的人一樣，簡單地COPY到WORD里面，然后無限期封藏。世間很多事符合法則，如金錢和權(quán)力 外貿(mào)業(yè)務(wù)員如何高效工作1，制定好月計劃，周計劃，日計劃當然要切實的計劃比如；這幾個月你要開發(fā)的目標市場是XXXX，目標是至少20 個潛在客戶回復(fù)，至少5-6個客戶有明確意向，至少有1-2個客戶有下單。（訂單轉(zhuǎn)化率5%-10%）為了達成這個目標你要怎么去做？比如客戶郵箱查閱200個，那么

2、網(wǎng)站查閱400個，發(fā)開發(fā)信400封，回復(fù)10個，精跟5個，成單1-2個。那周計劃，查閱50個郵箱，網(wǎng)站100個，開發(fā)信 100封，回復(fù)2個，精跟1個。那日計劃， 查閱10個郵箱，網(wǎng)站20個，開發(fā)信 20封，回復(fù)1個，依次類推，還可以阿里，黃頁，其他平臺。一日的時間如何安排外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。打個不恰當?shù)谋扔鳎拖褶r(nóng)民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個環(huán)節(jié)都需要去做，等待收獲收割的那一天。 對于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計劃今天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒有計劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個月沒有跟進。

3、 人的一生有很多階段，每個階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個階段的你，最想要的是什么，這個很重要。 列清單： 每天先把要做的事情用白紙列一下，然后添加到每日工作計劃表中。根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：重要且緊急，重要不緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。給工作分類： 重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報價，給客戶做PI，準備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績的事務(wù)），完成工作計劃。 重要不緊急的事情有：開發(fā)新客戶，跟進未成交客戶，研究目標市場，學習更多的產(chǎn)品知識，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗，和客戶建立信任，制定銷售計劃和工作目標，改進與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃吃一

4、頓午飯，適當休息等（一切對你未來業(yè)績提升有直接關(guān)系的事務(wù)） 緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實際上拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。學會委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做。 既不緊急也不重要：娛樂，上網(wǎng)，閑聊，消遣。 平時把主要時間和精力集中于前兩類事務(wù)，這樣，工作時才是真正有效率。 而且我認為娛樂放松對工作也很重要。一天的工作安排中要適當給自己安排時間休息放松一下。人緊繃太久會，一旦效果不佳，就會失去長期堅持的動力和精力。怎樣安排一天的時間一， 重視上班前的重視上班前的10分鐘分鐘可以不急忙工作，安排好一切，做好今日的計劃。然后

5、再著手處理。二，回復(fù)郵件2，打開郵件客戶端，再打開 客戶跟蹤情況表（已附），要做個規(guī)范的實用多功能客戶跟蹤表。查看一下有哪些客戶是已經(jīng)是有一段時間沒有聯(lián)系的。我一般是按照2-3個星期左右的時間） 給他們逐個發(fā)一些問候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對象選擇不同的內(nèi)容。 好處：1） 和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點在客戶準備換供應(yīng)商的時候尤為重要，他會第一時間想到你！容用要簡潔 比如：Dear XXX, How are you ? I hope your everything is going well. I wonder whether you have any pending orde

6、rs or inquiry recently ? If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks. Best regards, XXX 2）和已經(jīng)成交客戶增進關(guān)系，展示服務(wù)！郵件的內(nèi)容簡潔點、輕描淡寫 Dear XXX, Hope this email finds you well. Have you received the goods ? How do you think ? I hope

7、you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks. Best regards, XXX 3） 提醒老客戶是否考慮新的訂單計劃郵件內(nèi)容可以同1），老客戶收到后一般會很快回復(fù)你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單 三、分時間段處理事務(wù)3，不同的任務(wù)選擇不同的時間處理，會提高效率，這個要根據(jù)個人的處事方式和公司的情況來分配比如：早上無法收集訂單所需信息，而客戶集中下午會來聯(lián)系。像我一旦解決不了客戶所需就會影響工作心情，那么早上半個小時至一個小時可以發(fā)開發(fā)信，和傳產(chǎn)品。10：3

8、0-12點處理訂單跟進情況。以下是一位外貿(mào)老手她的每日一、先打開網(wǎng)頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。 作為一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時了解匯率的動向是很必要的工作。 另外，我一般還要看看國內(nèi)的原材料的價格走向。 一般頂多十分鐘可以完成。 (這些在外貿(mào)寶典都能看，點擊查看) 二，制作計劃表三，回復(fù)客戶郵件，每天半小時至一小時用來回復(fù)老客戶的郵件，簡潔表達清楚即可四，每天固定花半個小時對一段時間未聯(lián)系的客戶say hello 五，每天花半個小時時間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞，對實事多了解一些，并且當做鍛煉閱讀能力。當有客戶來拜訪時，在路上，至少你可以多了很多當下熱點的話題。 六、 把更多

9、的精力用來考慮和研究怎樣去跟進和回復(fù)潛在客戶，力求建立起信任。 每天花半小時的時間來研究了解目標市場，對一個目標市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應(yīng)商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標市場上行業(yè)內(nèi)的標桿客戶、主要規(guī)格類型、該國最大的幾個supermarket、該國最主要的一兩個B2B網(wǎng)站等等。 四，整理數(shù)據(jù)很多公司和業(yè)務(wù)員忽略了這一點，其實這一點尤其重要。公司的業(yè)績主要來源于業(yè)務(wù)員，而業(yè)務(wù)員的業(yè)績除了方法之外，一個很關(guān)鍵的是她的有效精力和時間。時間有限的前提下，減輕繁瑣的事務(wù)可以為業(yè)務(wù)員省下很多時間，最有效的方法是公司數(shù)據(jù)系統(tǒng)化規(guī)范化。業(yè)務(wù)需要什么能信手拈來。那么

10、公司資料和業(yè)務(wù)手里的客戶資料要及時更新整理。下面是這位老手的經(jīng)驗對于郵件客戶端，每個業(yè)務(wù)員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數(shù)一部分人用網(wǎng)頁收發(fā)郵件。我個人的建議是，推薦大家用Foxmail。 Foxmail相比較其他兩個客戶端的好處是：你可以創(chuàng)建很多簽名，把很多不同版本的開發(fā)信做成簽名，然后針對不同的客戶，發(fā)開發(fā)信的時候選擇插入不同的簽名，會非常方便。比方說我，我會建立好幾個開發(fā)信版本，專門針對某一行業(yè)產(chǎn)品的，然后還能細化具體哪些產(chǎn)品，專門針對XX產(chǎn)品的，專門針對YY產(chǎn)品的等等。 另外，用O

11、utlook Express 搜索一個客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7 版本的這個直接在郵件上右擊鼠標，菜單里有個“查找來自XXX 的郵件”，就會立即列出這個客戶的所有郵件，還是很方便的。 另外，如果你平時工作時經(jīng)常反思和總結(jié)，或許會和我有過一樣的想法，是不是可以把很多回復(fù)客戶的郵件作成簽名，然后每次回復(fù)的時候，插入簽名，稍作修改，然后發(fā)送。這種方法是非常便捷并且節(jié)省時間的。 FOXMAIL 里面可以設(shè)置很多個郵件簽名。我說的意思是可以根據(jù)不同的回復(fù)郵件的場景，把不同的郵件內(nèi)容寫進去，作為郵件的簽名。 好比：需要回復(fù)不能及時交貨的時候，插入郵件簽名“

12、不能及時交貨 - 原材料原因”（簽名里面是具體的先設(shè)定好的郵件內(nèi)容。） 下面我簡單展示一下一小部分內(nèi)容，算是拋磚引玉。有心人可以自己動手去做： 出差 不方便及時查看郵件 Dear Mr/Ms, I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012. With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time. If you have urgent matter to disc

13、uss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx. If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at or +86-xxx-XXXXXXX. If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at or +86-xxx-XXXXXXX. Thank you and have a nice day! （一般

14、回復(fù)客戶的郵件控制在一小時內(nèi)。） 出差 但會每天回賓館查看 放假 不方便及時查看郵件 收到詢價，由于XX原因，不能立即報價 出差，但方便及時查看郵件 放假，不方便及時查看郵件 收到詢價，由于XX原因，不能立即報價 收到詢價，會盡快報價 收到詢價，產(chǎn)品種類少，郵件里報價 收到詢價，產(chǎn)品種類多，附件中報價表 發(fā)送CATALOG 對某些詢價的內(nèi)容不清楚，詢問客戶 客戶還價太多 同意客戶的還價 婉拒客戶目標價 新客戶 Thanks for your email. We regret that its hard to meet your target price. Its a quite low pri

15、ce and below our cost / make us have no margin profit. Please note that the material cost rising about 5% per ton The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of co

16、operation and keep that long-term. Hope to get your understanding and support. 同意客戶目標價 - 新客戶 婉拒客戶目標價 老客戶 客戶已確認價格，需要寄送樣品 找客戶要快遞賬號 解釋為什么找客戶要快遞賬號 客戶發(fā)來訂單 感謝客戶 和客戶確認包裝 訂單預(yù)付款收到，會立即安排生產(chǎn) 訂單預(yù)付款 仍未收到，要求客戶發(fā)付款水單 訂單預(yù)付款 到款，無法入賬，請求客戶銀行修改收款人信息 交貨期 延誤 ( 原因1. 工廠太忙 ) 交貨期 延誤 ( 原因2. 工廠/原材料廠停電) 交貨期 延誤 ( 原因3. 原料太緊俏，不好訂 )

17、貨好 通知客戶，告知指定貨代，安排訂艙 訂單尾款 催客戶付尾款 船快到港 訂單尾款 催客戶付尾款 匯率原因 訂單尾款 收到，表達謝意 向老客戶推銷新產(chǎn)品 另外，充分利用郵件的標簽設(shè)置功能，這個用得好也會提高工作效率。你可以先創(chuàng)建好多種標簽，比如：“新客戶詢價，速回” 然后報完價格后，標上另一個標簽“已報價，注意跟進”。具體怎么操作我就不逐一羅列了，各位自行操作，本人欣賞動手帝！ 2）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之二 即時帖 大家很容易忽視這個小東西。因為你可能沒有注意到它對工作效率和計劃的完成能起到多大的作用。 每天把要做的任務(wù)寫下來，1234.點，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據(jù)重要性

18、自己定。完成之后把它取下，貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時候，你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼。象符紙一樣刺激你的視覺。 拜托，趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時貼越來越多，筆記本越來越厚，你會感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅持，你的拖拉，慢性子都會得到改變。是什么決定命運？ 性格和處事方式！ 3）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三 文件夾和筆記本 文件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。 文件夾我喜歡點選一下地址欄D：/上方的“文件夾”按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結(jié)構(gòu)，避免很多返回上級等操作。 另外我的E盤清空的很干凈，完全當做客戶

19、資料盤。根據(jù)不同市場建立5個根文件夾：北美 南美 中東 歐洲 亞洲。然后在“北美”里面再建立一個公司名稱的文件夾，如“AAA GROUP”，之后再根據(jù)訂單的年期分為2008，2009，2010，2011，2012。進入2012后，逐個建立“包裝資料”、“客戶PO”、“形式發(fā)票”、“采購合同”、“大貨照片及驗貨情況”、“裝船通知”、“報關(guān)單據(jù)”和“結(jié)匯單據(jù)”。再建立兩個TXT文本，一個是“到款記錄”，一個是“快遞單號記錄”。這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以復(fù)制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。 關(guān)于筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求信息和要點。 我的建議是多準備一個小筆記本，

20、只用來寫下客戶的詢問，因為研究客戶的詢問很重要，可以了解客戶的心理。而不是所有的筆記。 另外，有道云筆記很不錯很好用，推薦一下！ 4）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三 方便快捷的報價利潤核算表 對于那些每天會受到N多個要求報價的業(yè)務(wù)員，如果每個報價單都一個個去做，精力再旺盛也吃吃不消。久而久之還會產(chǎn)生疲勞感，失去激情。 因此需要一個表格能高效、方便、快捷的報價利潤核算來幫助我們簡化報價前的工作。 最好填上采購價、退稅率、匯率 等一些基本的數(shù)值，就能給出報價的參考意見的。 這里附上一個報價利潤核算表（我算退稅是外貿(mào)公司退稅計算方式，工廠的業(yè)務(wù)你們改改公式即可） 附件在此現(xiàn)在，你只需填上采購價、退稅率、匯率、數(shù)量等，就會顯示出不同利潤率下的價格。價格都填寫好后即可查看總體利潤。更方便的是，你可以不斷修改價格，調(diào)整不同的利潤率，最終得到一個合理的總利潤。你可以不斷修改數(shù)量，最終使得總體積正好是你目標立方數(shù)。 另外，貨物品種多拼一起走散貨或整柜的情況下，我們經(jīng)常要去掉或者加上一些數(shù)量的產(chǎn)品。到底哪個產(chǎn)品去掉或者加上好呢？ 按照以往的經(jīng)驗，如果超過整柜的體積，就去掉一部分產(chǎn)量低的，手工做的慢的，難做的產(chǎn)品。如果數(shù)量不夠整柜體積，那么就增加一些產(chǎn)量高，交貨快的產(chǎn)品。 現(xiàn)在，你可以根據(jù) 利潤/立方 來考慮。即