會議及接待管理制度

1、會議及接待管理（試行）一 總則第一條為使集團(tuán)公司的會議和接待管理規(guī)范、有序，提高會議 的行政決策效率，特制定本制度。第二條本制度適用于集團(tuán)公司總部組織召開的各種會議及接待 工作。第三條集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各種會議和接待的承辦，其它 部門主辦的會議和接待，綜合部應(yīng)給予協(xié)助。二會議管理第四條會議的分類（一）集團(tuán)董事會集團(tuán)董事會是集團(tuán)決策重大事項的會議，由董事長召集和主持， 或由副董事長召集和主持，全體董事參加，監(jiān)事可列席參加，也可邀 請集團(tuán)主要管理人員列席。主要內(nèi)容為：集團(tuán)經(jīng)營計劃和投資方案的 確定；公司合并、分立、變更、解散方案的制定；重要人事任免；增 加或減少集團(tuán)或二級公司注冊資本；主要管理

2、人員薪酬以及其它有必 要提請董事會研究的事項。（二）總經(jīng)理辦公會總經(jīng)理辦公會是集團(tuán)決策重要事項的會議， 由集團(tuán)總經(jīng)理或分管 副總經(jīng)理提議召開，集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)參加，綜合部（或與會議有關(guān)的部門）負(fù)責(zé)人列席。主要內(nèi)容為年度工作重點、人事任免、年度財務(wù)計 劃（預(yù)算）、年度經(jīng)營（生產(chǎn)）計劃、投資決策、薪酬獎勵及其他有 必要提請會議研究的事項。由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理主持。（三）工作例會工作例會是集團(tuán)綜合性的業(yè)務(wù)會議， 一般于每月底召開，也可根 據(jù)需要由集團(tuán)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理提議召開， 集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán) 各部門負(fù)責(zé)人、各公司主要負(fù)責(zé)人參加。主要內(nèi)容為總結(jié)匯報各部門、 各公司前階段的工作，安排部署下一階段的

3、工作，集中討論、研究、 解決各單位經(jīng)營（生產(chǎn)）管理中遇到的突出問題，協(xié)調(diào)各方面工作， 由公司綜合部主持。（四）各公司專題會議各公司專題會議包括：為協(xié)調(diào)或解決各公司經(jīng)營管理中出現(xiàn)的突 出問題召開的會議；對各公司進(jìn)行階段性工作檢查時召開的會議； 對 重要工作進(jìn)行部署或聽取匯報召開的會議；各公司年初工作計劃會 議、年終工作總結(jié)會議等。各公司專題會議不定期召開，集團(tuán)相關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、所屬公司主要管理人員或全體員工參加， 由該公司負(fù)責(zé)人主持。（五）職能部門專題會議職能部門專題會議分為兩種形式：1、職能部門聯(lián)合專題會議。由集團(tuán)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理提議 召開，主要是各職能部門的工作匯報、重要工

4、作部署、重要問題的研 討會。職能部門聯(lián)合專題會議不定期召開，集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)、各職能部 門負(fù)責(zé)人參加，由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理主持。2、職能部門單獨召開的專題會議。由該職能部門負(fù)責(zé)人召集， 主要是總結(jié)、分析、討論、部署本部門的工作，一般每月召開一次， 部門全體員工參加，由該部門負(fù)責(zé)人主持。（六）工作專題會議工作專題會議指針對某一專題事項進(jìn)行討論、研究、決策、部署 的會議。由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定與專題會議有關(guān)的人員參加， 由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理主持。（七）年終總結(jié)表彰大會每年春節(jié)前召開，集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)、在宜、回宜的集團(tuán)正式員工參 加，主要是總結(jié)上年度工作和部署當(dāng)年工作，主要內(nèi)容為：行政第一 負(fù)責(zé)人作

5、工作報告；各主管領(lǐng)導(dǎo)作專業(yè)報告或?qū)ｎ}發(fā)言；討論工作報 告；對先進(jìn)予以表彰等，由公司綜合部主持。（八）其它會議其它會議包括：鑒定會、評審會、論證會、研討會、新聞發(fā)布會、 黨、團(tuán)會議、工會會議等，由發(fā)起部門組織召開并確定會議內(nèi)容及參 會人員。第五條會議的準(zhǔn)備（一）一般會議提前一天以上、重要會議提前三天以上，由綜合 部或會議組織部門通知參會人員。通知內(nèi)容包括：會議時間、地點、 主要議題、需要準(zhǔn)備的匯報（討論）材料或資料等。（二）參會人員接到通知后，應(yīng)按要求積極做好參會準(zhǔn)備。（三） 綜合部或會議組織部門提前做好會場布置、會場設(shè)施 （投 影、音響、攝像、錄音等）配備及會議資料的準(zhǔn)備工作。第六條 對重大會

6、議，承辦單位（人）應(yīng)提出會議企劃報告，經(jīng) 總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。會議企劃報告包括以下內(nèi)容：（一）會議的名稱、時間、地點；（二）會議主旨和目標(biāo)；（三）會議議程；（四）會議議項；（五）會議主持人；（六）出席人員名單；（七）會議財務(wù)（支出）預(yù)算；（八）接待工作說明；（九）當(dāng)前籌備情況及進(jìn)展；（十）（可能）存在的問題、解決方案及要求；（十一）籌備時間進(jìn)度表等。第七條會議的組織召開（一）會議主持人應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、會前10分鐘（重要會議應(yīng)提前30分鐘）到場，檢查會務(wù)落 實情況，做好會前準(zhǔn)備。2、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)情況，對議程進(jìn)行適時必要的控 制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，確保會議效率

7、。3、屬討論、決策性的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論；對需 要集體決議的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述， 適時提交與會人表明意見；對 未決議的事項應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。（二）與會人員須遵守以下規(guī)定：1、準(zhǔn)時到會，一般應(yīng)提前5分鐘（重要會議應(yīng)提前15分鐘）到 會。2、發(fā)言簡潔清晰、緊扣議題。3、遵守會場紀(jì)律。4、對尚未公布的會議內(nèi)容，不得對外泄露，否則按泄密論處。第八條會議紀(jì)律（一）無特殊情況，不得請假，未經(jīng)請假，不得缺席會議，否則 以曠工論處。（二）未經(jīng)主持人或領(lǐng)導(dǎo)同意，不得提前退場，否則以早退論處。（三）不得交頭接耳或做與會議無關(guān)的事項。（四）不得隨意進(jìn)出會場。（五）召開大型會議，

8、與會者應(yīng)將手機(jī)調(diào)整至振動和關(guān)閉狀態(tài)， 并不得在會場內(nèi)接聽電話。第九條會議紀(jì)要的整理（1） 各類會議應(yīng)確定記錄員做好會議記錄，記錄員由綜合部 或會議主持人確定。（2） 會議記錄員應(yīng)不遲于會議結(jié)束后二日內(nèi)將會議紀(jì)要整理 后上報總經(jīng)理、副總經(jīng)理或會議主持人。（3） 會議紀(jì)要經(jīng)審核后發(fā)至集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門或人員。（四）會議資料由集團(tuán)綜合部整理、立卷、存檔；其它部門主辦的會議，會議資料除各自存檔外，并應(yīng)報綜合部備案。第十條會議室管理（一）會議室由綜合部負(fù)責(zé)管理。（二）會議室只限本公司使用，外單位借用會議室須經(jīng)綜合部經(jīng) 理批準(zhǔn)，各部門無權(quán)將會議室借給外單位使用。（三）集團(tuán)各部門（各公司）使用會議室需經(jīng)綜合

9、部同意后，領(lǐng) 取會議室鑰匙。使用會議室的部門必須愛護(hù)會議室的公用設(shè)施， 保持 會議室清潔，用后應(yīng)檢查安全，鎖好門、關(guān)好窗，將鑰匙交還綜合部。（四）任何單位和個人未經(jīng)綜合部同意，不得將會議室的各種設(shè) 施拿出會議室或轉(zhuǎn)做它用。（五）會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少清潔兩次，遇有會議時要一次一 清潔。（六）會議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù) （含花木等）， 做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖。第十一條 會議內(nèi)容的督辦、落實會議形成的決定、決議、工作部署等由公司綜合部負(fù)責(zé)檢查、督 辦、落實。對于沒有落實到位的單位要下發(fā)督辦通知，對仍然沒有落 實到位的要在集團(tuán)內(nèi)通報批評，并限期完成。三接待管理第十二條 接待工作

10、是公司的窗口工作，對于塑造企業(yè)良好形象 具有十分重要的意義，各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范有序。第十三條對外接待范圍本制度規(guī)定的接待范圍主要是集團(tuán)及所屬各部門、各公司經(jīng)營管 理活動所必須的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等。第十四條 對外接待原則對外接待應(yīng)遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使 客人高興而來，滿意而歸。（一）平等原則。來賓不論職位高低，都要平等相待，落落大方、 不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高 規(guī)格接待。（二）對口原則。堅持集團(tuán)綜合部歸口管理與各職能部門對口接 待相結(jié)合的原則。集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)一管理與協(xié)調(diào)，辦理 重要接待事務(wù)；對

11、涉及較強(qiáng)業(yè)務(wù)性的接待事務(wù)，應(yīng)由對口部門或公司 牽頭接待，綜合部給予配合。（三）節(jié)約原則。招待來賓既要熱情周到，也要講究節(jié)約，量力 而出，反對鋪張浪費。不重復(fù)宴請，主方陪同人數(shù)原則上不多于賓客 人數(shù)。接待費用支出應(yīng)視接待事由歸口各公司列支。（四）周到原則。堅持“統(tǒng)一高效、規(guī)范服務(wù)、熱情周到”的原 則，做到接待程序清晰、接待方式完善，分工明確、熱情細(xì)致、服務(wù) 到位、以禮相待。（五）保密原則。向來賓介紹情況，注意保守公司秘密，巧妙回 避不宜回答的問題。第十五條接待分類貴賓接待：指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓或政府部 門領(lǐng)導(dǎo)的接待。業(yè)務(wù)接待：指與集團(tuán)有業(yè)務(wù)聯(lián)系的客戶的接待。普通接待：指一般來客

12、的接待。第十六條接待方式、標(biāo)準(zhǔn)（一）貴賓接待：綜合部文員迎接來賓于會議室（接待室）入座, 公司領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，以茶、煙和水果方式招待，如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo) 或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐。（二）普通接待和業(yè)務(wù)接待：綜合部或相關(guān)部門人員迎接客戶于 辦公室（接待室）洽談，綜合部或?qū)诓块T安排專人陪同，以煙、茶 方式招待。如須安排外出就餐，由綜合部或?qū)诓块T安排陪同人員。（三）接待標(biāo)準(zhǔn)1、用餐標(biāo)準(zhǔn)：貴賓接待80120元/人餐（或按董事長、總經(jīng)理的意見辦理）較重要的業(yè)務(wù)接待及普通接待 5080元/人餐一般的業(yè)務(wù)接待及普通接待 3050元/人餐?？图肮抉v外員工20元左右/人餐2、住宿標(biāo)準(zhǔn)貴賓接待200

13、300元/間（或按董事長、總經(jīng)理的意見辦理）較重要的業(yè)務(wù)接待、普通接待150200元/間一般的業(yè)務(wù)接待、普通接待100150元/間第十七條接待禮儀要點（一）見面要主動、熱情、禮貌。（二）接待要主動起迎，問明來意。（三）安排交談地點：1、根據(jù)來客來意和身份，安排適當(dāng)?shù)攸c（辦公室、接待室、會 議室）進(jìn)行交談。2、手頭正忙，一時難以抽身時，應(yīng)向客人說明暫請他人代接待 或另商時間。3、切忌讓客人久侯而無人問津。4、客戶提出與集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或他人交談，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)，并將客人引 至約定地點等候會面，介紹后再行離開。（四）引見首先向領(lǐng)導(dǎo)介紹客人（單位、職務(wù)、姓名），按職務(wù)高低，依此 介紹一行來客，職務(wù)相同，先介紹年

14、紀(jì)大的。領(lǐng)導(dǎo)與來賓見面交談后, 對客人原定日程有變化的，與客人共同協(xié)商安排。（五）行路1、陪同客人行路，請客人行于自己右側(cè)；2、乘坐車、上下樓梯、電梯要禮讓在先，主動開關(guān)門；3、自己處于主陪地位，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。第十八條接待程序和內(nèi)容（一）接待程序1 .綜合部文員對來訪人員禮貌詢問后讓座與辦公室或會議室。2 .綜合部文員與公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員聯(lián)系。3 .公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)業(yè)務(wù)人員與來客洽談。4 .重要接待由綜合部擬訂接待方案（指南），包括：迎送陪同人 員、日程安排、車輛安排、食宿安排、會議、會談、參觀、旅游觀光 線路、接待費用等。接待方案（指南）制定后報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5 .接待人員須

15、嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定， 保守公司秘密，未經(jīng)主管 領(lǐng)導(dǎo)同意，不得讓客人隨意查閱資料和超規(guī)定范圍參觀。（二）接待內(nèi)容1、接受任務(wù)。弄清來賓的基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、 職務(wù)和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。2、布置接待。提出接待意見：接待部門、人員、規(guī)格、方式、 安排、費用預(yù)算，并報請上級批準(zhǔn)。3、迎接安排。根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂賓館，安排好 伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時間、地點，按來賓抵達(dá)時間，派人派車迎接。4、看望并商議日程。來賓住下后，集團(tuán)有關(guān)人員前往看望，表 示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關(guān)部門 和人員。5、安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會見。按接待規(guī)格和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去住 所看望，接待人員安排會見地點、時間、陪同人員。6、組織活動實施。按參觀、考察目的，組織業(yè)務(wù)部門向客人介紹情況，參觀現(xiàn)場；對上級檢查，安排匯報座談會。7、參觀游覽。根據(jù)來訪目的、性質(zhì)、來賓意愿和興趣，選擇有 針對性的游覽項目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T。8、送別。根據(jù)客人意見，預(yù)定車、船、機(jī)票，結(jié)算食宿帳目， 話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機(jī)場。（三）接待用品準(zhǔn)備