機(jī)關(guān)公文寫作知識(shí)整理

1、機(jī)關(guān)公文寫作知識(shí)公文寫作知識(shí)（市政府辦公室：孫傳志）寫作的基本概念： 寫作，是我們業(yè)務(wù)干部和從事管理的工作人員 不可缺少的能力。不會(huì)寫作就不能從事管理，不能勝任業(yè)務(wù)。至少完 全可以說，不會(huì)寫作，就不能做好一個(gè)國家公務(wù)人員。寫作，有廣義和狹義之分。廣義的寫作，顧名思義，是指寫詩作 畫作文章。我們這里所講的寫作， 僅指寫公文（當(dāng)然包括專用文章） 。 這種寫作，是針對(duì)干部的實(shí)際情況提高他們作為干部所需要的最基本 的寫作能力。寫作是一種什么樣的能力？客觀事物經(jīng)過人們的認(rèn)識(shí)活動(dòng)，成為思想、感情、信息，要是用 文字組成篇章把它表達(dá)出來，就是寫作。1、寫作的基礎(chǔ)是認(rèn)識(shí)能力寫作是用文字表達(dá)思想內(nèi)容的， 寫出的

2、文章好不好， 首先取決于 意思對(duì)不對(duì)，應(yīng)不應(yīng)該和值不值得寫出來告訴別人文章的思想內(nèi)容是從那里來的？來自對(duì)客觀事物的認(rèn)識(shí)。 思想內(nèi) 容正確及深刻與否，決定于作者的認(rèn)識(shí)能力。即，能否對(duì)客觀事物以 及主觀的意念進(jìn)行科學(xué)的認(rèn)識(shí)， 從而得到正確的思想。 這一方面指有 敏銳的感受力和精細(xì)的觀察力，發(fā)現(xiàn)別人沒有認(rèn)識(shí)的事物、特征、動(dòng) 向及其意義；另一方面，是對(duì)豐富的感性認(rèn)識(shí)進(jìn)行思考，使之進(jìn)入理 性認(rèn)識(shí)階段，這就需要運(yùn)用概念、判斷、推理，進(jìn)行分析、綜合、歸 納，從而形成反映客觀事物本質(zhì)和規(guī)律的思想內(nèi)容。2、寫作的實(shí)質(zhì)是思維能力的體現(xiàn)寫作，從認(rèn)識(shí)開始直到成文定稿，貫穿著思維活動(dòng)，認(rèn)識(shí)過程中 從感性認(rèn)識(shí)到理性認(rèn)識(shí)就

3、要經(jīng)過思維， 從寫作角度看， 就是鑒別 去偽存真，選擇去粗取精，聯(lián)想由此及彼，分析由表及 里，漸次進(jìn)入構(gòu)思階段。從構(gòu)思起草到修定成文，仍然是思維活動(dòng)的 繼續(xù)；它貫穿了命題立意、 布局謀篇、遣詞造句、修改定稿的全過程。 換一個(gè)說法，事物反映到頭腦，即輸入信息，只有經(jīng)過思維活動(dòng)的加 工才能用文字表達(dá)成文章。 所以，文章只是思維活動(dòng)的 “物化”結(jié)果， 寫作能力實(shí)際是思維能力的體現(xiàn)。要提高寫作能力，就要提高思維能力，主要是兩個(gè)方面：一是要 想得合乎思維規(guī)律，即合乎邏輯；二是要想出新的路子、新的深度， 能解決新問題，想出新辦法。這就是開拓性創(chuàng)造性的思維能力。3、表達(dá)能力也是多方面能力的綜合體現(xiàn)。前面講過

4、，寫作能力 的基礎(chǔ)是認(rèn)識(shí)能力， 實(shí)際是思維能力， 但是認(rèn)識(shí)能力和思維能力卻又 不等于寫作能力。 我們這里所講的寫作能力是指書面表達(dá)能力， 即用 文字以適當(dāng)方式把思想感情表達(dá)出來，把信息輸送出來的能力。寫作要具備七種能力：審題能力，表現(xiàn)中心思想的能力，搜集材料的能力，系統(tǒng)地整理材料的能力，修改文章的能力， 語言表達(dá)的能力，選擇文章體裁的能力。列寧概括的“三大要素”：選擇主題，論述主題，文字修飾。選擇主題的能力， 就是在現(xiàn)實(shí)生活中能選準(zhǔn)、 抓住有意義的主題， 命題作文能正確審題并確立正確的主題。論述主題的能力，就是能選擇材料、運(yùn)用材料、結(jié)撰文章來表達(dá) 主題。文字修飾能力，指詞章修養(yǎng)，即運(yùn)用語言文字

5、的能力，不僅符合 語法修辭規(guī)律，又適應(yīng)文體，而且能發(fā)揮文字的表現(xiàn)力，具有健康的 文風(fēng)。第一章公文、文件公務(wù)文書，即機(jī)關(guān)應(yīng)用文章，是指黨政機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體、企業(yè)事 業(yè)部門用來溝通、 協(xié)調(diào)和處理上下左右之間公務(wù)關(guān)系、 辦理機(jī)關(guān)事務(wù) 的文章。其中最重要的一類是有法定權(quán)威性和約束力的正式公務(wù)文書。國家行國務(wù)院辦公廳發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法指出： 政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政 策，發(fā)布行政法規(guī)，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具?！敝袊伯a(chǎn) 黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例 （試行）（以下簡稱 條例）規(guī)定： “黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件，是傳達(dá)黨的路線、方針、政策和實(shí)施黨 的領(lǐng)導(dǎo)的重

6、要工具， 是指導(dǎo)和商洽工作、 請示和答復(fù)問題以及溝通情 況的重要手段。”黨政分開，政府公文和黨的文件漸有不同，但都是 治理國家、管理社會(huì)、開展黨政工作、領(lǐng)導(dǎo)各族人民進(jìn)行四化建設(shè)的 正式文件，體現(xiàn)了鄧小平所說“拿筆桿是實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)的主要辦法”的一 個(gè)方面。>>第一節(jié)概述一、公文的含義1、含義按辦法、條例所用名詞，國家機(jī)關(guān)稱公文，黨的機(jī)關(guān)稱 文件。由于共通之處甚多， 按習(xí)慣皆稱為公文。公文是黨政機(jī)關(guān)處理 黨務(wù)政務(wù)、人民團(tuán)體和企事業(yè)部門處理行政事務(wù)所使用的正式文字材 料。2、我國公文發(fā)展沿革線索。公文隨社會(huì)發(fā)展。公文的形式、特點(diǎn)、功能是歷史形成的。當(dāng)前 公文的辦法，條例是適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要而有其發(fā)

7、展沿革的歷史過程。我國公文起源于原始公社后期， 有結(jié)繩和圖示法。 奴隸社會(huì)有了 成熟的公文。封建社會(huì)有發(fā)達(dá)的公文，門類齊全、格式嚴(yán)整，名文高 手如云，當(dāng)然，冗雜繁瑣，弊病也很多，這是政權(quán)性質(zhì)所決定的。中國共產(chǎn)黨從建立機(jī)關(guān)工作時(shí)到革命戰(zhàn)爭中， 就注意運(yùn)用和改造 舊公文形式，創(chuàng)立自己簡易實(shí)用的公務(wù)文書。 1942年 1月頒布的陜 甘寧邊區(qū)新公文程式是一個(gè)標(biāo)志。它把公文分為“主要的”和“輔 助的”兩類，主要公文是命令、布告、批答、公函、呈文；輔助公文 是信、報(bào)告、快郵代電、簽條、通知，共計(jì)十種并規(guī)定命令、布告、 批答、指示信為下行公文；呈文、報(bào)告為上行公文；公函、通知為平 行公文；快郵代電通用不分；

8、簽條只限機(jī)關(guān)內(nèi)部使用。建國后，逐步地把正式公務(wù)文書和處理日常事務(wù)的文書區(qū)分開來， 并對(duì)正式公文進(jìn)行了定型化、規(guī)范化，正式頒布實(shí)行。第一個(gè)基礎(chǔ)文 件是 1951 年中央人民政府政務(wù)院的 公文處理暫行辦法 。分總則、 種類、體式、輸程序、行文關(guān)系、催辦檢查、檔案、保密等八章四十 條，還有十個(gè)附件。后來，經(jīng)過 1955年、 1957年修訂， 1987年 2月 發(fā)布正式的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 ，通知各地“照此執(zhí)行” 。 隨改革進(jìn)程，黨政分開， 1987年6 月中央辦公廳秘書局發(fā)布中國 共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理工作暫行條例 （征求意見稿）， 1989 年 4 月發(fā)布試行稿。二、公文的作用和特點(diǎn)1、

9、公文的作用?，F(xiàn)代公文不可替代的作用是作為信息載體和思想橋梁， 保證黨政 等公務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行， 從而使整個(gè)國家各體系各系統(tǒng)的機(jī)關(guān)有效地運(yùn)行。 發(fā)布和傳達(dá)機(jī)關(guān)決策的載體。 各級(jí)各類機(jī)關(guān)按照黨和國家以及 上級(jí)部門總的政治意圖、 活動(dòng)宗旨進(jìn)行工作時(shí)， 要在自己的具體情況 的基礎(chǔ)上做出決策，要將它報(bào)告上去，推行下去，交流出去，以取得 法定的批準(zhǔn)、執(zhí)行和配合， 或取得反饋信息來調(diào)整決策，就要借助公 文。 強(qiáng)制或指導(dǎo)對(duì)決策貫徹執(zhí)行的工具。 公文對(duì)機(jī)關(guān)決策的推行實(shí) 現(xiàn)具有利用法定行政力強(qiáng)制實(shí)行， 或利用典型、 經(jīng)驗(yàn)來指導(dǎo)實(shí)行的作 用。 工作依據(jù)和檢查的憑據(jù)。 各級(jí)各類機(jī)關(guān)的工作是在法定的職權(quán) 范圍內(nèi)有領(lǐng)導(dǎo)地開展

10、。 工作的依據(jù)，檢查的憑據(jù)，就是體現(xiàn)上級(jí)決策、 反映下級(jí)情況的公文。 公務(wù)聯(lián)系的紐帶。 各級(jí)各類機(jī)關(guān)之間的公務(wù)聯(lián)系， 如知照情況、 交換情報(bào)、交流思想、協(xié)調(diào)行動(dòng)等，是高效率、有秩序開展工作的必 要條件，也是公務(wù)活動(dòng)的重要方面。 這個(gè)聯(lián)系的紐帶的重要組成部門就是公文，它把整個(gè)機(jī)關(guān)系統(tǒng)聯(lián)成一體。當(dāng)然有的可開會(huì)或打電話， 不能一切指靠公文。 宣傳教育的手段。 公文把機(jī)關(guān)的意圖傳達(dá)下去， 把情況傳播開 去，讓人們知曉，本身就是一種宣傳教育， 當(dāng)然與報(bào)刊宣傳文章不同， 不能長篇大論地講道理，只是簡單說明，起到提高認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一思想的 作用。2、公文的特點(diǎn) 內(nèi)容上鮮明的政治性和政策性。 公文是國家政權(quán)進(jìn)行統(tǒng)治

11、、 管 理、協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)外關(guān)系的工具；是政黨和群眾團(tuán)體進(jìn)行黨務(wù)、政治活 動(dòng)，進(jìn)行自身管理、協(xié)調(diào)與國家及其他黨派團(tuán)體關(guān)系的工具；是企業(yè) 事業(yè)部門進(jìn)行管理、 協(xié)調(diào)與管理系統(tǒng)及與國家、 與其他系統(tǒng)關(guān)系的工 具。其中國家政權(quán)和執(zhí)政黨是決定性的。 公文就必然是它們政治意向 與政策體現(xiàn)。>> 效能上的權(quán)威性和行政約束力。 公文是法定機(jī)關(guān)制發(fā)的， 國法 黨章是它實(shí)施實(shí)行的后盾和保障。 這就決定了， 公文代表制發(fā)機(jī)關(guān)法 定的職權(quán)，具有法定的權(quán)威性和行政約束力。就是說，有關(guān)的機(jī)關(guān)和 人員，不管看法如何，必須認(rèn)真理解、處理、遵循和執(zhí)行。當(dāng)然，是 指令貫徹執(zhí)行的，還是指導(dǎo)性的，供參考的、知照的，有不同種類

12、和 明確規(guī)定。 形式上的程式化規(guī)格化。公文是以說明為主要表達(dá)方式的應(yīng)用 文體。在長期實(shí)踐中，由于權(quán)威性、嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和效率的要求， 形成了獨(dú)特的程式和規(guī)格。它有著統(tǒng)一規(guī)定的種類、名稱，及其適用 的范圍、內(nèi)容、作用；有著一定的格式、特點(diǎn)；它的用紙、書寫、印 刷、裝訂等也有統(tǒng)一規(guī)格。這些程式和規(guī)格形成之后，由主管機(jī)關(guān)以公文處理辦法統(tǒng)一 規(guī)定。一般說來不可“失體”、“出格”。此外，一個(gè)機(jī)關(guān)的公文一 經(jīng)確定了格式一一版頭、版面、字型、行距、尺寸等，就不要隨便更 動(dòng)，相對(duì)的穩(wěn)定性有助于識(shí)別和保持嚴(yán)肅性和權(quán)威性。當(dāng)然，它也是 有一定活動(dòng)余地的。 使用上一定的范圍和時(shí)限。公文是用來解決機(jī)關(guān)管轄，涉及的 一

13、定范圍和一定時(shí)期的現(xiàn)實(shí)問題，所以有其實(shí)用范圍和時(shí)限。一份文 件，有一定的接受人，一定的執(zhí)行人和適用范圍。時(shí)限，一方面是指解決當(dāng)前問題，要限期傳達(dá)執(zhí)行；另一方面是指有效期并不是永久的， 某些現(xiàn)行工作做完了，文件的作用就結(jié)束，成為檔案、文獻(xiàn)。 文風(fēng)上的準(zhǔn)確與莊重。公文的政治性與權(quán)威性，使它成為一種 嚴(yán)肅的文體，形成了自己的語體、口吻和筆調(diào)，特別是文風(fēng)上要求準(zhǔn) 確和莊重。三、公文標(biāo)印格式公文有一定的標(biāo)印格式， 這是保證質(zhì)量和行文效率的要求， 也是 法定權(quán)威性和約束力在形式上的表現(xiàn)， 所以這是公文的內(nèi)容和效能所 決定的。格式的特點(diǎn)是標(biāo)記標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)整、大體一致。公文處理辦法規(guī)定了“公文格式”，文件處理

14、試行條例 規(guī)定了正式文件的標(biāo)印格式，大體一致。我們從主體結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記 和款式規(guī)定三方面，介紹如下：主體結(jié)構(gòu)，又稱文件體式， 是指公文中表達(dá)實(shí)際內(nèi)容的主要文字 成分，其各個(gè)部分在整體中有固定的位置。1、標(biāo)題。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容（事由）、文種三部分組成。標(biāo)題標(biāo) 明發(fā)文機(jī)關(guān)；內(nèi)容（略）；“通知”、“公告”等是文種名稱。向社會(huì)或機(jī)關(guān)工作人員發(fā)布的公文， 如“公告”、“布告”、“命 令”等，標(biāo)題中寫進(jìn)機(jī)關(guān)、事由反而累贅，可以略去一項(xiàng)，或兩項(xiàng)全 略去。唯有“文種”不能省略。2、簽發(fā)人。簽發(fā)人姓名標(biāo)注在文頭間隔線右上邊適當(dāng)位置。命令、布告等， 簽發(fā)人在文末，注明職務(wù)。3、主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)是指接收、辦

15、理（貫徹執(zhí)行、知照、研究、答復(fù)）的受文單位。向全社會(huì)和機(jī)關(guān)全體人員發(fā)布的公文，可以略去此項(xiàng)。4、正文。公文表達(dá)內(nèi)容的主體是正文。較長的公文一般由開頭、主體、結(jié) 尾三部分組成；較短文電，一般由依據(jù)、說明、決策三部分組成。當(dāng) 然，有的只有二部分或一部分，由具體內(nèi)容和欲起的作用決定?？偟?來說，從內(nèi)容上看，要交代清楚什么人什么事，觀點(diǎn)要鮮明，這件事 怎么樣，要受文單位做什么。5、發(fā)文機(jī)關(guān)落款。發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，俗稱“下款”，在正文之后偏右處。應(yīng)寫機(jī)關(guān) 全稱或規(guī)范化簡稱。6、發(fā)文時(shí)間。發(fā)文時(shí)間是簽發(fā)或通過之日期，署在公文的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之下， 用公元，陽歷，用小寫漢字?jǐn)?shù)碼，不能省略“年”“月”“日”。&g

16、t;>7、附件。有的公文有附件，它與正文構(gòu)成一份完整的文件。附件有兩類，一類是補(bǔ)充說明主全主要內(nèi)容的附件， 實(shí)際上主件就是因?yàn)樗胖瓢l(fā)的，其名稱作為事由寫進(jìn)標(biāo)題， 直接附在主件之后。 一般發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文，大都如此處理。8、印章。公文一律加蓋印章（有特定版頭的普發(fā)性文件除外）。印章要和 落款的名稱一致，蓋在機(jī)關(guān)名稱和日期上，要求上下壓正文，下要騎 年蓋月。用印的一頁，如無正文文字，要在開頭用括號(hào)注明：此項(xiàng)無正文。9、抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)。公文除主送機(jī)關(guān) （閱處）外，還需要送有關(guān)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人 （閱知） 的，要在文件末寫上抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人姓名。 “抄報(bào)”是 送本機(jī)關(guān)所屬上級(jí)機(jī)

17、關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)， “抄送”是送平級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)的。一 般標(biāo)在末頁“主題辭”下方。10、附注。即附帶說明的事項(xiàng)。以上十部分構(gòu)成公文的主體， 其中前六項(xiàng)必有， 后四項(xiàng)看情況需 要不需要。附加標(biāo)記，又稱版式，是公文主體之外構(gòu)成文件必不可少的部分。1、版頭版頭，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字（或加括弧 標(biāo)注文種名稱）組成，用大字居中印在文件首頁上端。另一種是用于 公函的，只印上機(jī)關(guān)名稱，叫名頭。文頭、名頭都有大字和橫線一起 套紅印刷，所以稱“紅頭文件” ，日用文書的版頭原不套紅， 俗稱“白 頭文件”。黨的機(jī)關(guān)的公文版頭， 間隔紅是一條當(dāng)中有五角星的橫線， 政府部門只有一條橫線。2、發(fā)文字號(hào)。3、秘密

18、等級(jí)。機(jī)密公文分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。標(biāo)注在首頁左上方 份號(hào)下面。4、緊急程度。公文處理的時(shí)限要求， 以緊急程度的標(biāo)記來區(qū)分。 緊急公文應(yīng)分 別標(biāo)明“特急”、“急”。一般的可不標(biāo)。標(biāo)在秘密等級(jí)之下。5、主題辭?！爸黝}辭” ，由反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組成 的。由發(fā)文機(jī)關(guān)從主題詞標(biāo)引參考表上按條目選取詞匯嵌成，也 可以擬寫。標(biāo)注在末頁下部、抄送范圍上方。6、印發(fā)標(biāo)記有些公文在文末要標(biāo)上印發(fā)情況，即印制份數(shù)，承發(fā)單位，印發(fā) 日期等。四、公文制發(fā)程序1、草擬。公文的擬稿工作一般是誰主管的事， 誰擬稿。 重要公文由領(lǐng)導(dǎo)人 親自草擬或主持草擬， 一般公文由秘書部門或業(yè)務(wù)部門草擬。

19、草擬公 文應(yīng)當(dāng)注意遵守辦法、 條例中關(guān)于內(nèi)容和形式的規(guī)定。擬稿 過程中征求意見、討論修改，要在標(biāo)題下注明“初稿”、“征求意見 稿”或“討論稿”；擬送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的叫“送審稿”。>>2、審核?！八蛯徃濉?在提交討論和領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，要由機(jī)關(guān)的辦事部門 認(rèn)真作好審核把關(guān)工作。 審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，公文的內(nèi)容、 文字表述、文種使用、格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。不符合要 求的要重新草擬、修改。審核中如認(rèn)為符合上述要求，要寫出明確的 意見，送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。3、簽發(fā)。審核合格或討論通過的公文， 要有簽發(fā)手續(xù)。 各級(jí)國家行政機(jī)關(guān) 黨的機(jī)關(guān)發(fā)出的重要公文， 由機(jī)關(guān)或黨委主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。 一般

20、事務(wù) 性的可由主持日常工作或分管該項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 有的公文， 可 由被授權(quán)人簽發(fā)。聯(lián)合行文，要由所有聯(lián)合發(fā)文單位的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽， 每人都要在簽字之下注明自己的簽發(fā)日期。 聯(lián)合行文如果意見不一致， 要如實(shí)反映雙方的意見，否則可以不簽。4、繕印。印好的文件還不能立即封發(fā)，在校對(duì)確認(rèn)無錯(cuò)誤遺漏 之后，加蓋公章。 鉛印的公文可在印刷時(shí)用印模加印公章。復(fù)制的副 本不蓋公章。5、歸檔。公文在蓋章后為正本， 制文機(jī)關(guān)要留下一式二份或三份， 連同定 稿和有價(jià)值的修改稿立卷存檔。草稿和一般修改稿，不存檔。五、公文寫作總的原則和要求1、內(nèi)容方面的基本要求。 符合實(shí)事求是的思想路線。 符合黨的方針政策和國家的法

21、律政令。 符合本機(jī)關(guān)的職權(quán)和責(zé)任范圍。 符合保密原則。2、形式方面的注意要點(diǎn)公文的文字形式，既要正確地傳遞發(fā)文所要表達(dá)的思想、信息, 又要特定的接收者最易領(lǐng)會(huì)，還要表現(xiàn)出適宜的禮儀。 開門見山，重點(diǎn)突出。整體上觀點(diǎn)鮮明，主題顯豁，使讀者易 于明白。 結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚。公文結(jié)構(gòu)，要適應(yīng)高效實(shí)用和讀者最易 接受的特點(diǎn)，一般采用單線結(jié)構(gòu)，要注意因由明顯，接樺緊密，線索 清晰，特別是要注意條理性，條文化，可以采用小標(biāo)題分層分條開列 的方式。 語言簡明通順，規(guī)范、得體。公文語言要求簡明通順，規(guī)范化。 要正確使用現(xiàn)代漢語標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。要熟悉它的語言材料體系，正確運(yùn)用 公文用語，特別是恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用其中的禮貌用語

22、和結(jié)構(gòu)用語。結(jié)構(gòu)用語也有三方面：其一是開頭，如行文根據(jù)是上級(jí)政策、法 令、決定，多用“遵照”、“按照”、“根據(jù)”等。如是實(shí)際情況， 可用“由于”，如是動(dòng)機(jī)目的，貝侈用“為了”，如申述已知事由， 多用“對(duì)于”、“關(guān)于”等。其二是過渡用語，在陳述情況，說明因 由，提出依據(jù)之后，用來引出措施、辦法、決策、建議等，多用“據(jù) 此”、“因此”、“對(duì)此”、“為此”等。其三是結(jié)尾用語，如“特 此通知”，“此布”，“是否有當(dāng)，請指示”，“當(dāng)否，請批示”，“如無不妥，請予批準(zhǔn)”，等等第三方面，寫公文用語要確切、通俗和簡練。確切最重要，是指 準(zhǔn)確恰當(dāng)，含義確定，只能有一種解釋。要運(yùn)用詞匯的直接意義，不 要用象征義、

23、譬喻義、言外之意等。少用形象化的語言，避免用詞不 當(dāng)，擯除模棱兩可的詞語，象“大概”、“可能”、“也許”、“據(jù) 說”等。通俗，就是樸素如話，淺近易展示。當(dāng)然，通俗不是淺薄， 不是粗俗，要避免用俗語、歇后語、俏皮話。簡練，就是用最少的話 說明問題。第二節(jié)會(huì)議紀(jì)要1、含義。會(huì)議紀(jì)要是記載和表達(dá)會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)的公文文體。2、性質(zhì)和作用。會(huì)議紀(jì)要是把會(huì)議的情況和結(jié)果簡要記下的一種會(huì)議文件， 黨政 等都用。性質(zhì)由會(huì)議性質(zhì)決定：一種是決定性紀(jì)要，要求下級(jí)貫徹； 一種是協(xié)議性紀(jì)要，要求協(xié)議各方共同遵守，有些重要會(huì)議，可以用 決議、決定等公文鄭重發(fā)布議決的問題；有些較為一般的會(huì)議，則可 以采用會(huì)議紀(jì)要

24、的形式。 上呈下達(dá)還可以由會(huì)議的主持機(jī)關(guān)加按語下 達(dá)。也可以上呈后經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或主管部門加“通知”批轉(zhuǎn)下達(dá)， 還可公諸報(bào)端。>>3、主要類型及其一般格式和寫法會(huì)議紀(jì)要因會(huì)議的性質(zhì)、 任務(wù)和具體情況的不同而不同。 主要有 兩種：一種是例會(huì)、辦公會(huì)議的紀(jì)要。這是機(jī)關(guān)研究日常工作和日常事務(wù)的會(huì)議。 大體有固定時(shí)間， 如 每周一、二或半月、一月一次。有相對(duì)固定的出席者。如局務(wù)辦公會(huì) 等等。這類會(huì)議的紀(jì)要，往往辦成長期的，類似簡報(bào)。 （只解決一項(xiàng) 問題的，寫出其結(jié)論決定即可，解決一系列問題的，按議題討論順序 逐項(xiàng)寫下。）上述各項(xiàng)也可以用連貫的文字寫出， 寫法大體同于下面專題性會(huì) 議紀(jì)要，只

25、是簡單一些。可在機(jī)關(guān)版頭下加標(biāo)題以正式文件形式公布。另一種是專題性、大型會(huì)議的紀(jì)要。通常是由標(biāo)題、正文、文尾構(gòu)成，其中正文由開頭、主體、結(jié)語 構(gòu)成。 標(biāo)題。一種是簡托標(biāo)明議決的問題，然后以副題寫明什么單位 性質(zhì)的會(huì)議紀(jì)要。 正文。正文寫什、何先何后、語氣口吻，也有一般的格局，又 有變化的余地開頭，寫基本情況。即開會(huì)的動(dòng)因，依據(jù)什么指示或?qū)嶋H情況， 目的是解決什么問題；時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議全稱，與會(huì)范圍及主要負(fù)責(zé) 人，來了什么領(lǐng)導(dǎo)人有什么指示、 講話；會(huì)議的基本議程和主要活動(dòng)， 會(huì)議結(jié)果及對(duì)它的評(píng)價(jià)。主體，寫會(huì)議的主要精神。 對(duì)過去工作的評(píng)述和會(huì)議討論的工作 的意義；今后工作的指導(dǎo)思想和原則精神；工

26、作要求和具體措施。結(jié)語，一般是發(fā)出號(hào)召， 鼓舞人心、展望未來的。有的可以不寫。整個(gè)紀(jì)要的口吻，用“會(huì)議”作主語，即“會(huì)議認(rèn)為”，“會(huì)議 強(qiáng)調(diào)”，“會(huì)議聽取了”，“會(huì)議討論了”，“會(huì)議決定”，“會(huì)議 指出”。 文尾。除公工發(fā)布外，做為文件發(fā)布或上送下達(dá)，要按公文要 求注明主送、抄送、發(fā)送的范圍。4、怎樣寫好會(huì)議紀(jì)要。 要解決好突出會(huì)議重點(diǎn)和涉及的有關(guān)問題的關(guān)系。 一個(gè)會(huì)議主 要解決的問題，就是會(huì)議的中心。 “紀(jì)要”要突出這個(gè)中心，與中心 較遠(yuǎn)而又很有價(jià)值的材料和意見， 可以用其他形式如會(huì)議簡報(bào)、 專題 報(bào)告等向有關(guān)部門反映；有些問題，似乎不是會(huì)議中心，但卻是解決 問題的先決條件、有關(guān)事項(xiàng)，或是會(huì)

27、議權(quán)限之內(nèi)所應(yīng)涉及的，也要寫 進(jìn)去。 正確地集中會(huì)議的意見， 記下取得一致的意見， 又要重視少數(shù) 人正確合理的意見。意見分歧很大沒有取得一致，就不要寫，有的可 以把不同意見分別寫進(jìn)去。 寫作中要注意條理化和理論化。 會(huì)議紀(jì)要要對(duì)會(huì)議上各種意見 分析綜合、加工整理、概括復(fù)述，其中要注意兩個(gè)方面： 一是條理化， 就是以會(huì)議宗旨為中心，把會(huì)上討論的意見分類、分層地加以整理、 敘述，幾個(gè)問題，每個(gè)問題幾層意思，都要清清楚楚。可以分部分、 加標(biāo)題，分條條、列條目，以顯豁清晰為目的。二是理論化，即采用 會(huì)上討論的意見時(shí)，要保留它的理論性、說服力。一般意見，要進(jìn)行 一些理論概括，不要只有幾句公文詞語。第三節(jié)

28、通知、通報(bào)通知1、含議和性質(zhì)?！巴ㄖ保莻鬟_(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件，轉(zhuǎn)發(fā) 上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的文件，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理，需要周知或 共同執(zhí)行的事項(xiàng)的一種公文文體。“通知”屬發(fā)布知照性公文。和“通告”相比，針對(duì)的對(duì)象范圍 狹小一些， 一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員， 所以多數(shù)以內(nèi)部印發(fā)或內(nèi) 部張貼的方式來發(fā)布， 當(dāng)然有的也可公開張貼或公開發(fā)表于電臺(tái)、 報(bào) 刊。2、類別及其功用、要點(diǎn)。 一般性通知。發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)人員辦理或需要知道的事項(xiàng)。要點(diǎn)是寫明白什么事，什么時(shí)間、地點(diǎn)，如何辦理。 批示性通知。 針對(duì)欲發(fā)公文所加的通知。 大體有三種情況和相 應(yīng)的三種形式。 “轉(zhuǎn)發(fā)”，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)、

29、同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的 公文，加按語式通知轉(zhuǎn)發(fā)下去。 “批轉(zhuǎn)”，是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文加批 語式通知下發(fā)， 通知執(zhí)行，或通知參照執(zhí)行等?！邦C發(fā)”（“印發(fā)”，） 職能機(jī)關(guān)發(fā)布行政法規(guī)、印發(fā)有關(guān)文件，并加說明式通知下發(fā)，其附 件即要頒發(fā)的那個(gè)文件。>> 指示性通知。 對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)有所指示， 如認(rèn)為其內(nèi)容不宜用命令 或指示發(fā)布的，可用“通知”發(fā)布。 會(huì)議通知。誰決定的召開什么會(huì)議、內(nèi)容（討論什么事項(xiàng)）、 時(shí)間、地點(diǎn)、參加范圍等，可用“通知”發(fā)布。此外，尚有“任免通知”，任免領(lǐng)導(dǎo)人需下級(jí)機(jī)關(guān)知曉的，或任 免的就是下級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。 主要寫何機(jī)關(guān)何會(huì)議決定何人任何職。 亦 可歸入第一類“一般性通知

30、”中，屬于要求下級(jí)知曉的。3、格式和寫法 普通通知：包括上述前三種，格式寫法有其共同之處。目的是 使受文者知曉，因而要求交代清楚，容易明白。標(biāo)題同于其他公文， 指示性通知標(biāo)題上的發(fā)件名稱可加書名號(hào)。 有受文單位的寫上款， 范 圍大、類似布告的，不寫上款。正文有兩種：（ 1）較長而含較多實(shí) 際內(nèi)容的，分開頭、主體、結(jié)尾結(jié)撰成文。開頭寫通知事項(xiàng)的依據(jù)、 目的；主體是通知的決策本身，多用條款式；結(jié)尾，一般多寫貫徹本 通知的時(shí)間要求、希望等。（ 2）較短而內(nèi)容簡單的，只用一段或一 句成文，寫動(dòng)因（目的、情況、政策皆可）、說明、決策。動(dòng)因與說 明尚有省略。 會(huì)議通知： 會(huì)議通知是上級(jí)機(jī)關(guān)或發(fā)起單位發(fā)給與

31、會(huì)單位和人 員的書面通知。 一種是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通知有關(guān)機(jī)關(guān)和人員必須參加的， 一 種是發(fā)起單位邀請參加的，寫時(shí)口氣有不同。一般格式包括標(biāo)題、正 文、落款三部分。標(biāo)題：重要會(huì)議的通知屬正式公文， 標(biāo)題寫明什么單位召開什么 會(huì)議的通知，要編發(fā)文號(hào)。 一般會(huì)議的通知屬日常事務(wù)文書，用得最 多。標(biāo)題可以只寫“通知”，不編發(fā)文號(hào)。正文：上款，抬頭頂格寫發(fā)往部門， 一種是籠統(tǒng)寫法， 如“各區(qū)、 縣、局”；一種是具體填寫各發(fā)往單位的名稱。發(fā)給個(gè)人的是稱職務(wù) 還是稱同志，看會(huì)議性質(zhì)決定。正文主體寫開會(huì)的根據(jù)、目的、日期、地點(diǎn)，派什么人參加，會(huì) 議的內(nèi)容、議程（保密性的會(huì)議不寫）。需要匯報(bào)、發(fā)言，帶論文、 材料的，

32、以及開多久、幾時(shí)報(bào)到，帶何證件和交通食宿等問題，都在 正文或附件中寫明。普通會(huì)議簡略一些，只寫時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容等。落款，在正文后右下方寫下召開會(huì)議單位的機(jī)關(guān)全稱和年月日， 加蓋公章。標(biāo)題上已寫明單位的，只寫年月日蓋公章。日用通知很簡單，落款后貼出即可。有的打打電話通知亦可，但 要寫下再打，免得遺漏事項(xiàng)。寫會(huì)議通知的注意事項(xiàng)：信息開門見山，交代七個(gè)要素（會(huì)名， 會(huì)期，時(shí)間，地點(diǎn)，范圍，憑證，籌辦單位），注明開會(huì)準(zhǔn)備，保證 限期送到。通報(bào)1、含義和性質(zhì)?！巴▓?bào)”是表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況的一種公 文文體?！巴▓?bào)'亦屬發(fā)布性周知性公文。 與“布告、公告、通告”相比， 有一定

33、范圍， 多用在機(jī)關(guān)體系內(nèi)部， 與“通知”相比，并非以上對(duì)下， 不能有所部署。2、類別及其寫法。 表揚(yáng)通報(bào)。表揚(yáng)好人好事的，正文應(yīng)包括事實(shí)、意義、決定三 部分內(nèi)容；表揚(yáng)先進(jìn)典型、介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的，正文應(yīng)包括事跡、經(jīng)驗(yàn)、 決定。 批評(píng)通報(bào)。批評(píng)事故，正文要包括經(jīng)過情況、原因和決定（包 括防止辦法）。批評(píng)壞典型的通報(bào)，要有清楚的情況介紹，合理的因 果分析和正確指示決定。一般有附件。 情況通報(bào)。傳達(dá)重要情況和要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)，以情況為主, 可以有分析，提一點(diǎn)要求。 領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話精神，亦可作為情況通 報(bào)發(fā)布。3、寫作注意事項(xiàng)。“通報(bào)”的標(biāo)題與一般公文相同，正文一般包含事實(shí)、說明和決定三部分。需要注意

34、的是以下三點(diǎn)：時(shí)機(jī)要合適，注意與全局布置、 大氣候協(xié)調(diào)，但又不是超浪頭“反啥有啥” “要啥有啥”。態(tài)度要 誠懇、嚴(yán)肅。事實(shí)要扎實(shí)，用詞要恰如其分?？傊?，要達(dá)到表彰起 感召作用，批評(píng)起教育作用。>>第四節(jié)報(bào)告、請示一、報(bào)告1、含義和性質(zhì)。“報(bào)告”，是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù) 上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或要求的公文文體。報(bào)告是寫給上級(jí)、 主管部門的呈報(bào)性上行公文。 黨政和群眾團(tuán)體 都使用。是溝通上下級(jí)關(guān)系、 實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系以使機(jī)關(guān)體系運(yùn)轉(zhuǎn)的主要 工具，我黨我國一向重視報(bào)告制度。2、類別及其功用。 例行報(bào)告：即下級(jí)機(jī)關(guān)由于工作任務(wù)、物質(zhì)的需要，定期向上 級(jí)寫的報(bào)告。 分日報(bào)、雙日報(bào)

35、、三日報(bào)、周報(bào)、旬報(bào)、半月報(bào)、月報(bào)、 季報(bào)，一旦按需要定下期限后，就必須在固定時(shí)間上報(bào)。年度報(bào)告也 就是正式總結(jié)報(bào)告。例行報(bào)告不能變成“例行公事”， “把破帽年年 拈出”，而要隨著工作的進(jìn)展，反映新情況、新問題、寫出新意。不 需要例行報(bào)告的，不要定下出例行報(bào)告。 綜合報(bào)告：全面匯報(bào)本機(jī)關(guān)工作情況，以便于上級(jí)了解全局、 進(jìn)行全面指導(dǎo)的報(bào)告。要注意反映的情況、問題得全面，可以和總結(jié) 工作、計(jì)劃安排結(jié)合起來。要有分析，有綜合，有新意，有重點(diǎn)。 專題報(bào)告：指向上級(jí)反映本機(jī)關(guān)的某項(xiàng)工作、某個(gè)問題、某一 方面的情況， 要求上級(jí)對(duì)此有所了解的報(bào)告。 應(yīng)上級(jí)要求或機(jī)關(guān)主動(dòng) 報(bào)都可以。大致是做了某項(xiàng)工作，有了某

36、種成就或經(jīng)驗(yàn)（中心工作報(bào) 告），發(fā)生了什么問題或出了錯(cuò)誤捅了漏子（緊急情況報(bào)告或檢討報(bào) 告），召開了會(huì)議解決了某一問題等（會(huì)議報(bào)告）。要迅速及時(shí)，一 事一報(bào)。呈報(bào)、呈轉(zhuǎn)要分清寫明。3、基本格式和寫法。標(biāo)題，包括事由和公文名稱。上款，收文機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。正文， 結(jié)構(gòu)與一般公文相同。 特別要注意：情況確鑿，觀點(diǎn)鮮明，辦法明確， 口吻得體。呈報(bào)的，文末要寫“以上報(bào)告當(dāng)否，請指示”等。呈轉(zhuǎn)的 要寫上“以上報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地參照執(zhí)行”等語。然后寫發(fā) 文機(jī)關(guān)、日期。1、含義和性質(zhì)?！罢埵尽笔窍蛏霞?jí)機(jī)關(guān)請求指導(dǎo)和批準(zhǔn)的一種公文文體。請示是下級(jí)機(jī)關(guān)寫給上級(jí)機(jī)關(guān)、 主管部門的報(bào)請性上行公文， 黨政都用，專為

37、請求指示與批準(zhǔn)的，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。2、功用和類別一個(gè)機(jī)關(guān)在既定的職權(quán)范圍內(nèi)， 上級(jí)方針政策已經(jīng)明確規(guī)定的問 題，不必請示即應(yīng)自行處理。要請示的，或是有關(guān)政策、法令中有不 正確、不清楚的問題， 本機(jī)關(guān)本系統(tǒng)發(fā)生了按原規(guī)定難以處理的重大 問題，或因具體情況而需變通處理。 對(duì)新任務(wù)和其他財(cái)款動(dòng)用的要求 等，要上級(jí)批準(zhǔn)而使行動(dòng)合法； 或是要求將好的作法批轉(zhuǎn)到一定范圍 貫徹或指導(dǎo)。 建議請示。發(fā)現(xiàn)問題卻牽涉全局，向上級(jí)建議，請示批準(zhǔn)或批 轉(zhuǎn)。 求批請示。凡需上級(jí)批準(zhǔn)才能實(shí)施或涉及到本機(jī)關(guān)無權(quán)解決的 問題，而請求審批的。 求助請示。 。工作中遇到無力解決而又需要解決或群眾要求解 決而請求上級(jí)幫助的。 探討

38、請示。 對(duì)上級(jí)決策、 文件從實(shí)際出發(fā)請示重新考慮決定或 請示的內(nèi)容有普遍意義請求批轉(zhuǎn)的。3、基本格局和寫作注意事項(xiàng)。標(biāo)題一定要寫明“請示”，事由要概括準(zhǔn)確，發(fā)文單位可以在標(biāo) 題寫明，也可以不寫而簽署在正文后邊。標(biāo)題下，正文前，要頂格寫 明接受請示的單位或領(lǐng)導(dǎo)人的名字。 正文要開門見由寫請示問題的原 由，接著著重寫請示的問題 （順序也可倒過來） ，然后提出意見建議， 以供上級(jí)判斷、抉擇。正文之后要另起，寫明請求批示。請求批準(zhǔn)、 批復(fù)要求明確表態(tài)， 則寫“以上請示當(dāng)否請審查批示” 、“望予批準(zhǔn)”、 “請及早批復(fù)”等；請求批轉(zhuǎn)則寫明：上述請示，如無不當(dāng)請批轉(zhuǎn)到 什么范圍執(zhí)行或參照執(zhí)行。 最后在右下方

39、簽署機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人的名 字，下面寫上日期。>> 必須事先請示，不能“先斬后奏”；必須一事一請示，不能許多事 攪在一起；要向主管部門請示不要越級(jí)請示，不要多方請示，如系牽 涉到幾個(gè)單位或領(lǐng)導(dǎo)，要呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或個(gè)人，抄報(bào)其他機(jī)關(guān)、 個(gè)人；幾個(gè)機(jī)關(guān)因同一件事需請示，要統(tǒng)一意見，聯(lián)合行文，會(huì)簽印 報(bào)。第五節(jié)批復(fù)，函一、批復(fù)1、含義和性質(zhì)?！芭鷱?fù)”是答復(fù)請示事項(xiàng)的公文文體。屬批答性下行公文，是上 級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對(duì)請示、報(bào)告的答復(fù)，黨政都用。2、格式和寫法。標(biāo)題，何機(jī)關(guān)、關(guān)于何事的批復(fù)。上款受文機(jī)關(guān)即請示、報(bào)告的 發(fā)文機(jī)關(guān)。正文開頭要寫明是對(duì)于何時(shí)、何號(hào)、關(guān)于何事的請示的答復(fù)，時(shí)間

40、和“請示”的發(fā)文字號(hào)可以省略；主體是答復(fù)問題，意思要 明確，語氣要適當(dāng)，什么同意，什么不同意，為什么某些條款不同意、 注意事項(xiàng)都要寫清楚；結(jié)尾，如同意，可寫要求，不同意，可提供其 他解決辦法。最后寫“此復(fù)”，落款。二、函1、含義和性質(zhì)?！昂笔菣C(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、向有關(guān)部門提出 請示的公文文體。它是詢答性公文，多用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間， 不具呈報(bào)與指示作用。但又是鄭重的公務(wù)，所以才稱“公函”。是正 式文件，要單編發(fā)函號(hào)，按程序制發(fā)、歸檔。與日用文書中的“便函”， 象介紹信、慰問信、表揚(yáng)信、批評(píng)信、賀信等不同。2、類別。 商洽、詢問、請求批準(zhǔn)的。知照性的，即主動(dòng)告知一件事， 不

41、需要答復(fù)。答復(fù)問題、回復(fù)請求的。第兩種是主動(dòng)發(fā)出的。叫“發(fā)函”，第是受動(dòng)答復(fù)的，叫“復(fù)函”。3、格式和寫法“函”的寫法和書信大體相同，因?yàn)槭青嵵氐墓珓?wù)，所以要有一 定的格式，用語要得體。要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻， 粗暴的語氣。函頭：印有“名頭”的發(fā)函紙，單編發(fā)函號(hào)，“發(fā)文字號(hào)”中 加“函”字。標(biāo)題：寫發(fā)函機(jī)關(guān)，涉及事項(xiàng)，文種要寫明是函還是 復(fù)函。上款：受函機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。正文：“發(fā)函”大體是開頭提 出問題，說明什么事或針對(duì)、根據(jù)什么。主體表示要求，商洽什么， 告知什么、請求什么，即要對(duì)方做什么。結(jié)尾，要求何時(shí)答復(fù)及得體 的禮貌用語，如“請大力協(xié)助為盼”，“望準(zhǔn)予XXX是何”，“望 能

42、同意”，“請即函復(fù)”，“盼復(fù)”，“望早日函告”等等。有附件 要寫明，為送物品材料的附函，主體上寫了，函尾可不再寫。“復(fù)函” 開頭說明針對(duì)的來函，如“X月X日X號(hào)來函收悉”，有時(shí)有必要概 括函的內(nèi)容寫進(jìn)去。主體寫對(duì)來函所談事項(xiàng)的態(tài)度主張。結(jié)尾，如同 意可寫希望，不同意可提供另外的辦法，也要用禮貌語詞。下款： 發(fā)函機(jī)關(guān)，年月日，公章。函尾，抄送機(jī)關(guān)。第四章日用文書在機(jī)關(guān)應(yīng)用文章的三類中，除專門文書是在專門機(jī)關(guān)、領(lǐng)域使用 外，一般機(jī)關(guān)里用的就是公文和日用文書。而日常處理公務(wù)時(shí)，不可 能也不必要時(shí)時(shí)、事事正式發(fā)文、使用正式公文，而更多的是使用處 理日常事務(wù)、交流信息情報(bào)的簡便的日用文書。 這一類文字材

43、料的使 用頻率高、作用廣泛、手續(xù)簡便，在文字工作中占很大比重。使用得當(dāng)、寫得好，有助于提高工作效率、 推動(dòng)工作、加速改革；等閑視之， 粗制濫造，往往成為文山會(huì)海的主要質(zhì)料、 費(fèi)時(shí)無益的“骯臟的廢紙” 是，有許多人卻往往不大重視這些日用文書的寫作，覺得見得多了， 誰都能寫，因而不講究、不用心、不把關(guān)，致有濫寫濫發(fā)現(xiàn)象。其實(shí) 它在機(jī)關(guān)工作中具有重要的獨(dú)特的作用和意義， 國家機(jī)關(guān)的公務(wù)人員 都應(yīng)懂得它、把握它、寫好它，讓它發(fā)揮積極作用。第一節(jié)概述一、機(jī)關(guān)日用文書的含義、功用及其類別1、含義和功用。機(jī)關(guān)日用文書， 又叫機(jī)關(guān)日常事務(wù)文書， 是機(jī)關(guān)辦理公務(wù)的文書 中，一些非正式文件的統(tǒng)稱，是機(jī)關(guān)體系處理日

44、常事務(wù)的應(yīng)用文體。 具體指簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、按語、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章、介紹信、禮儀函 電、圖表等等。因?yàn)樗鼈兪翘幚砣粘Ｊ聞?wù)所應(yīng)用的，因與辦法和 條例規(guī)定的正式公務(wù)文書有種種區(qū)別，所以叫它“日用文書”。>>日用文書，是機(jī)關(guān)日常辦理具體事項(xiàng)、 傳遞各種信息、聯(lián)系工作、 總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)、 維系和處理機(jī)關(guān)之間和機(jī)關(guān)內(nèi)部關(guān)系的一種輕便文字 工具。文體、效能、制發(fā)、格式等，是在機(jī)關(guān)工作中約定俗成而由機(jī) 關(guān)自身確定的，不象正式公文那樣經(jīng)法定文件規(guī)定下來。因而，在經(jīng) 由法定機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或作正式公文發(fā)布之前，不具正式公文的法定效能，只在發(fā)放機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或作正式公文發(fā)布之前， 不具正式公文的法定效能， 只在發(fā)放機(jī)關(guān)

45、范圍權(quán)限之內(nèi)有一定行政效能。2、日用文書的類型、類別。日用文書種類繁多，沒有法定的規(guī)定，也沒有標(biāo)準(zhǔn)的分類法?，F(xiàn) 在機(jī)關(guān)里日常應(yīng)用的文字材料， 大體有三個(gè)類型， 日用文書正是如此。 文章型的：具有篇章結(jié)構(gòu)形式的文章。包括簡報(bào)（快報(bào)）、調(diào) 查報(bào)告、按語、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議報(bào)告和講自豪感稿等。 條款型的： 按照條款格式結(jié)撰而成的， 象機(jī)關(guān)里一般的規(guī)章制 度、章程、公約、守則等。 表格型的： 即有固定格式的簡單文字和報(bào)表， 多系事先印好表 格或特定項(xiàng)目，然后逐項(xiàng)填寫的。象統(tǒng)計(jì)表、介紹信、條據(jù)、請柬等 類就是。二、日用文書的特點(diǎn) 日用文書是機(jī)關(guān)應(yīng)用文章中最為靈活機(jī)動(dòng)的一類， 它與正式公文 有分工而相輔相成

46、。 它具備了新聞文體的某些作用， 卻又能不超出機(jī) 關(guān)范圍。1、事務(wù)性與簡便性。日用文書快速傳遞信息等性能，和新聞相近。其中有的文種，如 調(diào)查報(bào)告，既是機(jī)關(guān)應(yīng)用文體，又屬新聞文體，除了有保密內(nèi)容或?qū)?于組織、人事方面者外， 也可以在報(bào)刊上發(fā)表； 有的文種，稍事改動(dòng)， 即可成為消息見報(bào)，有的可作按語或改作短評(píng)；有些文種，可以報(bào)道 或公布，等等。但是，它和新聞的不同就在于事務(wù)性，它是用來辦事 的，辦理機(jī)關(guān)公務(wù)。這一點(diǎn)和正式公文相同，但它是處理日常事務(wù)性 的公務(wù)，手續(xù)簡便、使用方便，與正式公文的鄭重、用以處理較重大 事務(wù)、有嚴(yán)格制程序、需領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)是不同的。2、適用對(duì)象和讀者范圍的特定性。新聞是面向全

47、社會(huì)的， 而機(jī)關(guān)日用文書有自己特定的發(fā)放、 適用 范圍和讀者對(duì)象。 就是說， 它只在機(jī)關(guān)內(nèi)部和機(jī)關(guān)體系一定范圍內(nèi)使 用，每一份都有特定的讀者對(duì)象，同時(shí)，也有它使用的目的。如傳遞 信息的簡報(bào)，有發(fā)放范圍，而并非面向社會(huì)，如果在報(bào)刊上發(fā)表，就 需要有公開發(fā)表的意義而又在無需保密的情況下才行。 日用文書本身 不是新聞， 即使在政務(wù)公開的情況下， 也必定有一些不宜或不必公開 發(fā)表的。3、參考性與引導(dǎo)性。日用文書在機(jī)關(guān)應(yīng)用文章中的特點(diǎn)， 首先是它沒有法定的權(quán)威性 和強(qiáng)制執(zhí)行作用， 而只對(duì)有關(guān)部門的工作具有參考性或引導(dǎo)性。 有時(shí) 只是通報(bào)信息或情報(bào)，不是正式行文。誠然，日用文書在自己的實(shí)施范圍內(nèi)，有的也具

48、有行政約束力。如計(jì)劃、規(guī)章，必須執(zhí)行或遵守， 違背了或執(zhí)行不力要受到行政批評(píng)、處分，但與違法瀆職不同（后果 構(gòu)成犯罪者除外，那已是超出規(guī)章、計(jì)劃之外的責(zé)任事故了）。如超 定用車，違背了用車章程，可以批評(píng)，給行政處罰，但不構(gòu)成犯罪。4、寫作上的靈活性在機(jī)關(guān)文章中， 日用文書沒有規(guī)定的格式， 因而寫作上要靈活得 多。可以說，它們是機(jī)關(guān)應(yīng)用文章中最為自由，最易發(fā)揮寫作能力， 最有創(chuàng)造性的一類， 因?yàn)樗槐厮朗毓潭ǔ淌剑?不用專用術(shù)語。相反， 由于使用多，更忌諱匠氣寫出來每一份都一樣。 而應(yīng)多一些變化， 不可拿一年框子往進(jìn)里填內(nèi)容。三、重視和寫好日用文書機(jī)關(guān)應(yīng)用文章對(duì)治理國家、管理社會(huì)、推動(dòng)改革、實(shí)現(xiàn)

49、四化具有 重要作用，而其中的日用文書尤有基礎(chǔ)意義和無可替代的作用， 因而， 被稱為“基礎(chǔ)性文書”。1、機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作的一方面，關(guān)乎工作效率。機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作就是辦事， 解決問題， 要工作就要在各機(jī)關(guān)之間 或內(nèi)部溝通、聯(lián)系，從而使整個(gè)機(jī)關(guān)體系運(yùn)轉(zhuǎn)。日用文書是辦理日常 事務(wù)進(jìn)行日常聯(lián)系、溝通的重要工具，如果寫得“少、快、好”，辦 事效率就高，否則就會(huì)影響工作。>>2、機(jī)關(guān)決策的基礎(chǔ)，關(guān)乎決策正誤日用文書被稱為基礎(chǔ)性文書，還因?yàn)樗鼮闆Q策提供基礎(chǔ)、依據(jù)。 它除了按正式?jīng)Q策精神辦事外，主要是提供信息、情況的，或作為決 策反饋，或作為“準(zhǔn)決策” （如正式批準(zhǔn)前的計(jì)劃）而聽取意見、反 映。這就是作為

50、基礎(chǔ)對(duì)機(jī)關(guān)的正確決策或調(diào)整決策作不可或缺的貢獻(xiàn)。3、機(jī)關(guān)寫作的基礎(chǔ)，關(guān)乎寫作水平的提高。要寫好干部常用的機(jī)關(guān)應(yīng)用文章和報(bào)刊宣傳文章， 必須有寫作的 實(shí)踐和歷練。日用文書由于使用多， 寫作靈活，因而是練筆的好機(jī)會(huì)， 也是提高鑒識(shí)和修改文章能力的好機(jī)會(huì)。 這是它被稱為基礎(chǔ)性文書的 又一原因它是機(jī)關(guān)文字工作的基礎(chǔ)和練基本功的， 不僅有助于提 高寫作能力，而且有助于積累材料、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)，對(duì)提高整個(gè)工作能 力和領(lǐng)導(dǎo)能力、改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)，幫助是很大的。第二節(jié)簡報(bào)一、簡報(bào)的含義和功用1、含義和性質(zhì)。簡報(bào)是各種機(jī)關(guān)交流情況、信息和簡短書面報(bào)告。簡報(bào)使用者是機(jī)關(guān)， 但不是正式公文， 不具法定效能和行政強(qiáng)制 力，只

51、是知照而己。簡報(bào)是簡短地報(bào)告已發(fā)生的事實(shí)的，與新聞報(bào)道 有相似處， 但卻只向一定范圍報(bào)告與機(jī)關(guān)工作有關(guān)的事件。 簡報(bào)是報(bào) 告單位情況的，但卻與調(diào)查報(bào)告不同。那往往是上級(jí)、有關(guān)單位進(jìn)行 調(diào)查后寫的，是從全局看局部，要有分析研究。簡報(bào)與同以敘述為主 要表達(dá)方式的小說、報(bào)告文學(xué)也不同，它不能虛構(gòu)、假想，雖也要生 動(dòng)，但卻不宜抒情和帶文學(xué)色彩。2、簡報(bào)的功用。簡報(bào)的主要用途， 是在機(jī)關(guān)系統(tǒng)上下左右向一定范圍交流信息情 報(bào)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、 幫助特定人員掌握情況動(dòng)向的。對(duì)建立現(xiàn)代信息反饋 網(wǎng)絡(luò)具有重要意義。 隨著各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展， 簡報(bào)這種簡便靈活地交流 情況的文體，迅速發(fā)展和推廣開來。范圍上，從中央到基層的黨

52、政部 門、群眾團(tuán)體， 到政治、經(jīng)濟(jì)、文教、衛(wèi)生、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通運(yùn)輸、 商業(yè)等各條戰(zhàn)線，從全國到省、地、縣的各類會(huì)議。內(nèi)容上，各部門 的動(dòng)態(tài)情況，思想反映，成就、經(jīng)驗(yàn)、重要活動(dòng)、科技發(fā)明、生產(chǎn)進(jìn) 度、紕漏事故、自然災(zāi)害，好人好事、壞事苗頭等等，都要用這種簡 便的形式在機(jī)關(guān)之間、機(jī)關(guān)內(nèi)部迅速交流。現(xiàn)在它的形式、使用已經(jīng) 基本穩(wěn)定下來，但同時(shí)還在隨社會(huì)發(fā)展，辦公現(xiàn)代化繼續(xù)發(fā)展。如有 些省近幾年來興起的信息、快報(bào)，利用傳真機(jī)把各地的信息 新情況、新問題、新決策、新經(jīng)驗(yàn)、新創(chuàng)造，進(jìn)行交流，形成文 字材料，在省、地、縣各級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)上班之前送到他們辦公桌上，對(duì)迅速作反應(yīng)、推動(dòng)工作作用很大。當(dāng)然，濫發(fā)簡報(bào)的現(xiàn)象相當(dāng)普遍， 這就削弱了它的作用，降低了它的威信。二、簡報(bào)的主要種類現(xiàn)在許多機(jī)關(guān)都辦了一種或多種簡報(bào)，種類繁多，名稱不一。1、從辦簡報(bào)的角度分四種： 長期性綜合性簡報(bào)。主要是反映本系統(tǒng)、本部門、本單位的日 常工作和動(dòng)態(tài)，可以定期出，也可以不定期。這種簡報(bào)