采購過程控制程序

1、深圳市*科技有限公司SHENZHEN * TECHNOLOGY CO., LTD 采購過程控制程序生效日期2008/06/08批準(zhǔn)審核制定部門制定人文件編號ARTEL-QP-10采購部何鳳娟版 次A/0頁 數(shù)6分 發(fā) 號1.目的對采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的物資符合規(guī)定的要求。2.適用范圍與PRO系列產(chǎn)品的生產(chǎn)有關(guān)的所有原材料、輔料的采購工作以及相應(yīng)供方的選擇、評定和控制。3.職責(zé)分配3.1生產(chǎn)部負(fù)責(zé)提交生產(chǎn)計(jì)劃表； 3.2技術(shù)事業(yè)部提供產(chǎn)品材料清單；3.3采購部評審供應(yīng)商；編制采購計(jì)劃表或填寫請購單；3.4品管部負(fù)責(zé)辦理來料檢驗(yàn)及驗(yàn)收；3.5倉管部負(fù)責(zé)提交庫存資料及辦理入庫手續(xù)；3.

2、6財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)審批采購付款及報(bào)銷。4工作程序4.1采購業(yè)務(wù)分類公司采購業(yè)務(wù)分為四個(gè)部分，即計(jì)劃性采購、專項(xiàng)工程采購、零星采購和緊急采購。a) 計(jì)劃性采購：生產(chǎn)用原材料、輔料、低值易耗品、包裝物、工具等經(jīng)常性的物資采購業(yè)務(wù)；b) 專項(xiàng)工程采購：為顧客特殊定做或?qū)ｍ?xiàng)工程等專門需要而進(jìn)行的采購業(yè)務(wù)；c) 零星采購：指非經(jīng)常性非批量的生產(chǎn)用物資的采購、在有關(guān)采購計(jì)劃中未報(bào)、漏報(bào)的及臨時(shí)性追加的物資采購；d) 緊急采購：指因某種物料或生產(chǎn)輔料倉庫無現(xiàn)貨，而造成生產(chǎn)停工的物資采購。4.2采購物資分類技術(shù)事業(yè)部制定產(chǎn)品材料清單，根據(jù)其對最終產(chǎn)品性能的影響程度，將采購物資分為如下三類：a) 重要物資：直接影響

3、最終產(chǎn)品的使用或安全性能，可能導(dǎo)致顧客投訴的物資；b) 一般物資：不影響使用性能或即使稍有影響但可采取措施予以彌補(bǔ)的物資；c) 輔助物資：包裝材料及在生產(chǎn)過程中起輔助作用的物資。4.3供應(yīng)方評審4.3.1供方的基本條件a) 有良好的質(zhì)量保證體系及管理制度；b) 狀態(tài)良好的機(jī)器設(shè)備及技術(shù)；c) 物料性能符合有關(guān)技術(shù)規(guī)范；d) 價(jià)格合理；e) 具有長期的供應(yīng)能力；f) 有良好的售后服務(wù)。4.3.2重要物資供方評審a) 采購部通過電話或傳真向候選供方詢問有關(guān)的詳細(xì)資料，必要時(shí)可采取上訪的方式，將獲得的信息填寫入供應(yīng)商評定記錄表的相關(guān)欄；b) 采購部向候選供方提供相應(yīng)的物料技術(shù)指標(biāo)或圖紙，要求其提供適

4、量的樣品（一般數(shù)量不少于3件），并要求候選供方按一定數(shù)量報(bào)交貨期及價(jià)格；c) 采購部將樣品以及供應(yīng)商評定記錄表送技術(shù)事業(yè)部，技術(shù)事業(yè)部對樣品進(jìn)行測試（或試驗(yàn)），出具相應(yīng)的樣品測試/試驗(yàn)報(bào)告及填寫供應(yīng)商評定記錄表中相關(guān)欄目；d) 樣品測試合格，采購部應(yīng)與供方議價(jià)，價(jià)格合理，通知供方小批量送貨，經(jīng)品管部檢驗(yàn)合格后，交生產(chǎn)部試用，試用后的成品，由品管部出具相應(yīng)成品測試報(bào)告，填寫供應(yīng)商評定記錄表中相關(guān)欄目；e) 小批量送樣檢驗(yàn)或測試不合格允許重新送貨，最多不超過兩次，樣品測試及小批量試用測試均合格的供方經(jīng)部門主管及營運(yùn)總監(jiān)批準(zhǔn)后，列入合格供方名錄。4.3.3一般物資供方評審需要經(jīng)過樣品測試（同4.2.

5、2）。樣品測試合格，采購部與供方議價(jià)合理后，經(jīng)部門主管及營運(yùn)總監(jiān)批準(zhǔn)，即可將其列入合格供方名錄。4.3.4輔助物資供方評審采用使用前對其進(jìn)行檢驗(yàn)或?qū)┓津?yàn)證的資格作出評價(jià)，并且保存檢驗(yàn)或驗(yàn)證記錄。評價(jià)合格者由采購部主管批準(zhǔn)后，即可列入合格供方名錄。4.3.5體系建立前已經(jīng)有業(yè)務(wù)往來的供方評審經(jīng)技術(shù)事業(yè)部填寫供應(yīng)商評定記錄表中相關(guān)欄目，評定合格的情況下，經(jīng)營運(yùn)總監(jiān)批準(zhǔn)后，列入合格供方名錄。4.3.6采購部負(fù)責(zé)建立并及時(shí)更新外協(xié)、外購件的合格供方名錄，放給公司相關(guān)部門。4.3.7供方業(yè)績評估a) 采購部每一年一次使用供方業(yè)績評估表對供方進(jìn)行業(yè)績評估（百分制），評估時(shí)質(zhì)量占60%，交貨期占20%，其

6、它（包括配合度等）占20%。經(jīng)評估總分低于80分的，取消其合格供方資格（留用需總經(jīng)理批準(zhǔn)，第二次評估總分低于80分時(shí)，不允許留用）。b) 同一供應(yīng)商同一產(chǎn)品，連續(xù)兩批嚴(yán)重不合格，采購部將向其發(fā)出糾正和預(yù)防措施處理單，要求其分析原因，采取措施改善質(zhì)量，兩次發(fā)出處理單質(zhì)量無明顯改善的，取消其該物資合格供方資格，詳見糾正和預(yù)防措施控制程序。4.4采購依據(jù)4.4.1計(jì)劃性采購a) 每月25日倉管部提交最新庫存資料；b) 生產(chǎn)部提交生產(chǎn)計(jì)劃表；c) 采購部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃表、產(chǎn)品材料清單及最新庫存編制采購計(jì)劃表，經(jīng)部門主管及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后作為采購的依據(jù)；4.4.2專項(xiàng)工程采購a) 生產(chǎn)部根據(jù)專項(xiàng)工程合同制定

7、專項(xiàng)工程物資分類明細(xì)表（必要時(shí)由技術(shù)事業(yè)部協(xié)助）；b) 采購部根據(jù)專項(xiàng)工程物資分類明細(xì)表編制專項(xiàng)工程采購計(jì)劃，經(jīng)部門主管及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后作為采購的依據(jù)。4.4.3零星采購用料部門填寫內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單通知采購部，由采購部統(tǒng)一填寫請購單，經(jīng)部門主管及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后作為采購的依據(jù)。4.4.4緊急采購生產(chǎn)部填寫內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單通知采購部，由采購部統(tǒng)一填寫請購單經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后作為采購的依據(jù)。4.5采購實(shí)施a) 交貨地點(diǎn)、合格供方、供貨方式、價(jià)格商談等事宜均由具體負(fù)責(zé)的采購人員商定，并提交部門主管批準(zhǔn)；b) 計(jì)劃性采購依據(jù)采購計(jì)劃表與供方簽訂購銷合同，經(jīng)部門主管簽字及加蓋合同章生效執(zhí)行；c) 其它非計(jì)劃性采購由部門

8、主管依據(jù)批準(zhǔn)后的請購單，統(tǒng)一安排采購員執(zhí)行，特殊情況可不簽訂購銷合同；d) 申請用料部門有責(zé)任向采購部提供有關(guān)物料的詳細(xì)資料和信息。e) 采購部應(yīng)填寫供方到貨情況表記錄采購物資的到貨情況，以及時(shí)跟催采購進(jìn)度，反饋給相關(guān)部門；f) 需要支取貨款的采購由具體負(fù)責(zé)人依據(jù)批準(zhǔn)后的請購單在財(cái)務(wù)填寫借款單支取貨款。4.6采購進(jìn)度控制4.6.1單件跟催在采購品預(yù)定的進(jìn)料日5天前進(jìn)行提示。4.6.2定期跟催訂貨較多的廠商，可以每周將訂購的物料交期予以整理，并傳真于供方加以提示。4.6.3進(jìn)度落后的措施當(dāng)訂購的物料實(shí)在無法依照計(jì)劃到貨，如會有影響生產(chǎn)計(jì)劃的安排，此時(shí)采購人員應(yīng)采取以下措施。a) 通知生產(chǎn)部門，并

9、告知可靠的到貨時(shí)間；b) 與生產(chǎn)部及技術(shù)事業(yè)部協(xié)商，看有無替代品；c) 必要時(shí)可變更生產(chǎn)計(jì)劃。4.7采購物資的驗(yàn)收a) 采購物資的驗(yàn)證按合同的規(guī)定進(jìn)行，需要在供方貨源處對采購物資進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，應(yīng)在采購合同中說明驗(yàn)證的具體事項(xiàng)，以及產(chǎn)品放行的方式。b) 當(dāng)銷售合同有規(guī)定時(shí)，顧客或其代表有權(quán)在供方處或在本公司對供方的產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證，顧客的驗(yàn)證不能免除公司提供其合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客的拒收。c) 采購物資到廠后品管部進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證，見產(chǎn)品質(zhì)量控制程序。d) 驗(yàn)收不合格的物料處理見不合格品控制程序。4.8付款及報(bào)銷a) 需要預(yù)付款的采購由具體負(fù)責(zé)人填寫付款申請書，經(jīng)部門主管及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，與購

10、銷合同一并交財(cái)務(wù)執(zhí)行；b) 采購物料驗(yàn)收入庫后需要付款的，由具體負(fù)責(zé)人填寫付款申請單，經(jīng)部門主管及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，將發(fā)票（或收據(jù)）連同入庫單及購銷合同一并交財(cái)務(wù)執(zhí)行；c) 外出采購的物料驗(yàn)收入庫后，由具體負(fù)責(zé)人填寫費(fèi)用報(bào)銷單，將發(fā)票（或收據(jù)）連同入庫單交部門主管及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后交財(cái)務(wù)核銷。5.相關(guān)文件5.1 ARTEL-QP-04不合格品控制程序5.2 ARTEL-QP-05糾正和預(yù)防措施控制程序5.3 ARTEL-QP-15產(chǎn)品質(zhì)量控制程序5.4 產(chǎn)品材料清單系列6相關(guān)記錄6.1 ARTEL-RD-08糾正和預(yù)防措施處理報(bào)告6.2 ARTEL-RD-27采購計(jì)劃表6.3 ARTEL-RD-28專項(xiàng)工程采購計(jì)劃6.4 ARTEL-RD-29供應(yīng)商評定記錄表6.5 ARTEL-RD-30購銷合同6.6 ARTEL-RD-31供方業(yè)