A3的制作技巧

1、A3A3報告的制作技巧報告的制作技巧講師： A3報告是什么A3報告是什么？ A3報告即利用一張A3尺寸的紙進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的溝通與解決問題的工具，是一種標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)性文件準(zhǔn)化的技術(shù)性文件。 A3報告的要點描述A3報告的要點描述1.過濾、提煉你的思想，使其濃縮在一張紙上，管理者閱讀這頁紙后，他們就能了解問題的來龍去脈這就是精益的本質(zhì)這就是精益的本質(zhì)。 A3報告的要點描述A3報告的要點描述2.A3報告是一種標(biāo)準(zhǔn)化的思維方式一種標(biāo)準(zhǔn)化的思維方式，而非某種書寫的技巧。 A3報告的要點描述A3報告的要點描述3.想象一下當(dāng)你要給我一份報告，我確堅持說你只能用一張圖畫一張圖畫來表達(dá)，你會有什么樣的感覺？ A3報

2、告的優(yōu)點A3報告有哪些優(yōu)點？1.用一張A3紙即可展現(xiàn)問題解決整體“過程過程” A3報告是一種核心溝通工具核心溝通工具 A3報告的優(yōu)點 A3報告有哪些優(yōu)點？2.考慮到制造業(yè)的獨有特點，即：每道工序涉及很多員工，因此團(tuán)隊合作是成功的關(guān)鍵。 所以，“一目了然”的報告是非常必要的。 A3報告的優(yōu)點A3報告有哪些優(yōu)點？3.通過A3報告，運用/遵循問題解決的步驟，可以促使下屬/上司確認(rèn)你的計劃，并提出有價值的建議，與你共同探討。 A3A3報報告是人才培養(yǎng)的重要工具告是人才培養(yǎng)的重要工具. . 9 A3報告的四種基本情況提案情況解決問題情況計劃進(jìn)展情況信息報告情況提案類型情況 報告類型情況察覺問題10 提案

3、型A3報告1.提案型A3報告 用來提出一個新的方案或新的設(shè)想。它不僅是一個提議，還必須包括一個清晰的執(zhí)行計劃、解決的問題及時間表。11 提案型A3報告主題序言提案基本概念、背景說明或基本策略以及如何與大局相關(guān)如何部署基本要點計劃尚待解決的議題尚待解決的問題克服障礙；如何與相關(guān)部門協(xié)商；預(yù)見的問題，解決辦法行動計劃（時程）制定計劃日程表/時間表要求條件 理由什么/如何 為何？預(yù)期效果什么什么責(zé)任責(zé)任誰誰制作者： 日期： 。 12 計劃進(jìn)展型A3報告2.計劃進(jìn)展型A3報告 用來說明正在進(jìn)行中的項目狀況，這類A3需要最近行動進(jìn)展的信息。項目的目標(biāo)是什么？怎樣和目標(biāo)聯(lián)系起來？實際開展情況與計劃時間的對

4、比如何？有些什么問題需要解決？今后的工作如何進(jìn)行？13 計劃進(jìn)展型A3報告主題4.總成果5.尚待解決的問題/未來行動1.背景2.目標(biāo)3.執(zhí)行制作者： 日期： 。 14 信息型A3報告3.信息型A3報告 目的在于傳達(dá)信息，比如競爭對手或者公司內(nèi)部的信息。 信息型A3的形式和版式比較自由。15 解決問題型A3報告4.解決問題型A3報告 當(dāng)不能滿足計劃、或目標(biāo)時，那么就要解決一些問題。這種類型的A3需要PDCA的整個過程溝通，這其中隱含著解決問題的方法。16 問題解決型A3報告主題4.對策跟蹤（根據(jù)原因分析得出來的結(jié)果）臨時對策長期對策尚待解決的問題以及要而采取的行動怎樣檢查成效什么時候檢查成效怎樣

5、報告結(jié)果 何時報告結(jié)果1.問題的情況2.目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn) 當(dāng)前情況矛盾/問題的程度為什么提出這個問題（重要性、目標(biāo)、價值）描述你想要改變什么？（數(shù)量、時間）3.原因分析問題：潛在的原因 最可能的直接原因：5why 根本原因制作者： 日期： 。 回答問題：我們要做什么？5.執(zhí)行什么 在哪里 誰 什么時候要采取的行動 地點 負(fù)責(zé)人 日期時間17總體方案圖 步驟步驟 2.2. 制作制作A3A3報告報告 確認(rèn)內(nèi)容 和格式 開始編寫 A3報告 確定格式 制定問題解決 步驟綱要 明確目標(biāo) 步驟步驟 1. 1. 設(shè)定場景設(shè)定場景完成完成A3A3報告報告明確報告的目的 制作什么樣的報告要依其目的而定。 首先要考慮“面

6、向誰面向誰”“如何使用如何使用”“何種用途何種用途”，最后明確傳達(dá)“什么內(nèi)容” 。公司外部公司內(nèi)部其他部門本部門經(jīng)管會、部長或室長面向誰報告的內(nèi)容傳達(dá)什么分發(fā)開會自己進(jìn)行說明上司進(jìn)行說明經(jīng)管會、部長或室長如何使用說明自己進(jìn)行說明上司進(jìn)行說明經(jīng)管會、部長或室長用途如何報告聯(lián)系商談裁決詳細(xì)內(nèi)容見下頁19明確報告的目的1. 1. 考慮是考慮是 “面向誰面向誰”的的A3A3報告報告 因為A3報告是說明過傳達(dá)信息的工具， 看報告的人不同，其內(nèi)容也要相應(yīng)變化。 你應(yīng)當(dāng)把握或推測客戶對你所闡述的內(nèi)容的需求、 狀態(tài)、興趣以及理解能力。 心理距離/專業(yè)性/ 立場 (頭銜、部門等) 20明確報告的目的2. 2.

7、考慮如何使用考慮如何使用A3A3報告報告 1) 考慮報告使用的場合:場景決定內(nèi)容。 僅僅闡述內(nèi)容 = A3報告應(yīng)表述清晰，無需任何解釋。 討論 = 從與會者那里容易地得到補充信息 2) 考慮報告使用人:使用者（說明人） 也決定了內(nèi)容。 A3文件應(yīng)當(dāng)具有易于使用的特征。21明確報告的目的3. 3. 考慮考慮A3A3報告用于何種用途報告用于何種用途 即使主題相同，報告用途不同，內(nèi)容也會不同 報告: - 事實、對策、及時報告 提交報告，請求審批: - 基于問題解決步驟的、 符合邏輯的解釋 - 需要決策的內(nèi)容22明確報告的目的4. 4. 考慮考慮A3A3報告要傳達(dá)什么內(nèi)容報告要傳達(dá)什么內(nèi)容 1) 考慮

8、應(yīng)該強調(diào)的要點 在明確前3項之后，開始確定需強調(diào)的要點。 必須很好地考慮應(yīng)該強調(diào)問題解決8個步驟中的 哪些步驟。 2) 最后，確定A3報告的標(biāo)題撰寫報告綱要情景的基干內(nèi)容情景的基干內(nèi)容以以簡潔簡潔的方式整理每個步的方式整理每個步驟驟的關(guān)的關(guān)鍵鍵要點和要點和補補充數(shù)據(jù)。充數(shù)據(jù)。= 每個步每個步驟驟最多最多3項項要點要點撰寫容易理解的說明綱要是關(guān)鍵。簡明易懂。遵循問題解決的步驟。 步步驟驟 8: 鞏固成功的流程鞏固成功的流程 步步驟驟 7: 評評估估結(jié)結(jié)果和果和過過程程 步步驟驟 6: 貫徹實貫徹實施施對對策策 步步驟驟 5: 制定制定對對策策 步步驟驟4: 根本原因分析根本原因分析 步步驟驟 3

9、: 設(shè)設(shè)定目定目標(biāo)標(biāo) 步步驟驟 2: 分解分解問題問題 步步驟驟 1: 明確明確問題問題 撰寫報告綱要確定綱要的主體 每個問題解決法步驟的簡單訊息（最多三個） 確定問題解決法步驟是否符合邏輯 。 場景的核心內(nèi)容長度應(yīng)為一分鐘。確定對綱要主體進(jìn)行補充的內(nèi)容 補充數(shù)據(jù)是否充分？ 基于事實的內(nèi)容是否通過“現(xiàn)地現(xiàn)物”法？ 是否具有清晰的“因果關(guān)系”？檢查綱要整體 反復(fù)思考 面向誰、如何使用、何種用途 是否遵循了問題解決的步驟和流程問題解決的步驟和流程25確定版面設(shè)計1. 1. 根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計 1) 排列好各個文本框 為每個步驟設(shè)置文本框，根據(jù)綱要排列文本框。 確定流程，如

10、：“左= 右”，“上=下”， “逆時針旋轉(zhuǎn)”。 2) 確定文本框的大小，兼顧版面的保持平衡。 要特別注意重點內(nèi)容文本框的大小。 3) 設(shè)置適當(dāng)?shù)目瞻滋?，沿垂直線/水平線對齊。2. 2. 確定各文本框的標(biāo)題確定各文本框的標(biāo)題26確定版面設(shè)計 場景場景數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)從結(jié)論開始從結(jié)論開始綱要綱要數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)論結(jié)論分別顯示綱要和數(shù)據(jù)分別顯示綱要和數(shù)據(jù)步驟步驟 1 1步驟步驟 2 2步驟步驟 3 3步驟步驟 4 4步驟步驟 5 5步驟步驟 7 7結(jié)果和評估結(jié)果和評估步驟步驟 8 8下一步行動下一步行動最終報告最終報告行動方案行動方案計劃計劃27撰寫報告內(nèi)容題題目目簡潔的語言使用圖表 使用

11、大寫/粗體或運用文本框，取得強調(diào)效果文本和書寫格式保持一致，各文本框的邊線保持垂直和水平對齊。使用簡潔的語言，并采用圖表，制作直觀的文件。有效地修飾。 “一目了然” 地突出重點強調(diào)的內(nèi)容。 基本內(nèi)容的風(fēng)格和格式應(yīng)保持一致。28校對內(nèi)容和格式題目題目采用問題解決流程制定的綱要是否流暢？是否存在步驟和過程缺失的現(xiàn)象？關(guān)鍵信息是否清楚明確？ 整體綱要的流程整體綱要的流程充分的確認(rèn)充分的確認(rèn) 291)垂直條狀圖用于比較絕對值的大小2)線形圖用于查看浮動情況補充信息: 使用圖表參考303) 餅狀圖用于比較各項所占的份額4) 水平條狀圖用于比較各項所占的份額 補充信息: 使用圖表參考5) 復(fù)雜的圖表強調(diào)重

12、要數(shù)據(jù)6) 散布圖用于確定不同數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)補充信息: 使用圖表參考32根據(jù)目標(biāo)選擇合適的圖表設(shè)置簡明易懂的題目明確單位采取措施保證外觀清晰1200（單位）9509001000反彈?0020040060080010001200（單位）無變化增長恢復(fù)到1981年的水平1月3月5月1月3月5月不同的比例尺造成不同的比例尺造成不同的印象不同的印象 =過過渡期造成不同的印象渡期造成不同的印象補充信息: 使用圖表參考33A3報告寫作的關(guān)鍵點寫作寫作A3A3報告的關(guān)鍵點報告的關(guān)鍵點 1、為掌控整個局勢而規(guī)劃時間。a.在寬泛的范圍內(nèi)考慮信息的來源。b.依據(jù)事實而不是觀點來書寫報告。c.考慮長期影響 2、確定

13、你需要哪種A3報告，為讀者著想，考慮他們的需要和對問題背景的了解。 3、將報告與公司的價值觀和哲學(xué)觀聯(lián)系起來 4、使報告具有邏輯順序。 5、惜墨如金，盡可能的使用圖表和可視化的工具 6、具體一些，并且避免使用簡寫術(shù)語。A3報告報告=你現(xiàn)在的能力你現(xiàn)在的能力問題解決能力報告制作技巧不斷的實踐完美的完美的A3A3報告報告激情35A3報告填寫練習(xí)（80min） 1 1、減少交通費報銷單遲交現(xiàn)象案例減少交通費報銷單遲交現(xiàn)象案例 （10min） 2 2、小組內(nèi)進(jìn)行討論、分工，小組內(nèi)進(jìn)行討論、分工， 每小組用電腦完成一張最終每小組用電腦完成一張最終A3A3報告報告 （70min） 3 3、討論結(jié)束后，收集

14、電子版、討論結(jié)束后，收集電子版 36減少交通費報銷單遲交現(xiàn)象減少交通費報銷單遲交現(xiàn)象1. 明確明確問題問題2. 2. 分解問題分解問題3. 目目標(biāo)設(shè)標(biāo)設(shè)定定4. 4. 真因分析真因分析5. 5. 制定對策制定對策措施人員日程5月下旬6月上旬6月下旬7月上旬修改報銷單格式修改報銷單格式Tom, Joe制定報銷單提交流程手冊制定報銷單提交流程手冊Tom, Joe定期召開小組會議定期召開小組會議Mike, Tom6. 6. 評價和未來的計劃評價和未來的計劃(1) (1) 評價評價九月份的銷售規(guī)劃部國內(nèi)出差開支報銷單未出現(xiàn)延遲提 交的現(xiàn)象。其結(jié)果是整個公司的交通費開支報銷單延遲 提交的比率得以降低 數(shù)

15、據(jù)4(2) (2) 未來的計劃未來的計劃將新的報銷單格式應(yīng)用于其它部門將此流程運用于海外出差費用開支的報銷計劃計劃改善改善實施A3 紙紙示例示例計劃改善實施實施措施報銷單晚交率的變化報銷單晚交率的變化全公司范圍銷售規(guī)劃部Copyright 2005 Copyright 2005 豐田學(xué)院，豐田汽車公司，豐田學(xué)院，豐田汽車公司， 20052005年（僅限內(nèi)部使用）年（僅限內(nèi)部使用）051015202530Oct., 04Nov.Dec.Jan., 05Feb.Mar.Apr.MayJun.Jul.Aug.Sep.(%)37發(fā)發(fā)表表(10min)(10min) 請各組選出一名代表請各組選出一名代表

16、抽選兩組進(jìn)行發(fā)表抽選兩組進(jìn)行發(fā)表 ( (每組每組5min 5min * * 2) 2)38解解說說39強調(diào)要點部分將分解問題的過程用語言描述，并突出要點內(nèi)容將數(shù)據(jù)可視化-使用圖表回顧過程時，使用相關(guān)數(shù)據(jù)40A3報告評價練習(xí)411 1A3A3報告評價要點報告評價要點（1 1）內(nèi)容）內(nèi)容上上內(nèi)容是否按問題解決的流程展開？內(nèi)容是否按問題解決的流程展開？各個步驟的說明方法是否貼切？各個步驟的說明方法是否貼切？是否根據(jù)客觀事實，使用了各種數(shù)據(jù)和圖表，是否根據(jù)客觀事實，使用了各種數(shù)據(jù)和圖表，以體現(xiàn)得更清晰易懂？以體現(xiàn)得更清晰易懂？Point1Point1Point2Point2Point3Point342（2 2）美觀度美觀度Point1Point1Point2Point2Point3Point3Point4Point4上下上下、左右的余白是否均衡？左右的余白是否均衡？該強調(diào)的地方是否有明確標(biāo)注？該強調(diào)的地方是否有明確標(biāo)注？（粗體字粗體字、粗線粗線、上顏色等上顏色等）是否統(tǒng)一了文體和書寫格式？是否統(tǒng)一了文體和書寫格式？是否具備基本提交報告的要素是否具備基本提交報告的要素（提交對象提交對象、日期日期、提交人提交人、以上以上等等等等）1 1A3A3報告評價要點報告評價要點43Case study 1 （ （2020minmin） ）1 1、仔細(xì)閱讀仔細(xì)閱讀A