供應鏈采購管理制度

1、供應鏈采購管理制度為規(guī)范公司及供應鏈采購部門工作，提高采購工作效率，設立該制度，作為供應鏈采 購部門的工作準則與行為規(guī)范，以保證采購工作健康、有序、高效的運行，從而圓滿地完 成公司的采購任務，實現(xiàn)其他部門的采購需求。一、采購管理制度原則：第一條 文字化原則：所有采購需求及采購過程，均以文件形式記錄與呈現(xiàn)，并由相關(guān)管 理人員簽字確認，建立完善的產(chǎn)品明細檔案、工作文檔，作為采購部門的標準化 要求及工作依據(jù)；第二條 嚴肅性原則：采購部門的行為關(guān)系到公司的整體利益，因此所有采購人員必須嚴格遵守采購管理制度，不折不扣的執(zhí)行，同時，對違反制度的采購人員及其他部門人員，均會采取嚴厲的制裁措施，包括但不限于經(jīng)

2、濟處罰、辭退、送交公安機第三條 工作界限原則：我公司的采購行為，涉及多部門參與，采購部門須嚴守工作邊 界，同時與各部門相互協(xié)作，有機協(xié)調(diào)，以實現(xiàn)采購任務的順利完成；第四條 采購集中制原則：我公司的采購權(quán)集中在總公司供應鏈采購部，其他分公司、部 門無權(quán)直接采購，但部分小金額采購或緊急采購，在得到總公司或總經(jīng)理授權(quán)后 可以執(zhí)行，但必須接受供應鏈采購部全程監(jiān)督；二、采購范圍界定第五條 除行政采購、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)采購及其他（總經(jīng)理授權(quán)）的采購外，供應鏈采 購為公司唯一采購通道，任何其他部門不得超越工作邊界，參與、影響、阻礙正 常采購過程，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，上報總經(jīng)理嚴肅處理。第六條 供應鏈部門的采購范圍包括

3、但不限于廚房生產(chǎn)原材料、廚房設備、廚房用品、餐 廚用具、易耗品、店內(nèi)用品（含座椅等）、服裝、軟件、電子硬件及總經(jīng)理授權(quán) 的其他經(jīng)營性、非經(jīng)營性采購項目；以下所有條款所稱“采購”均為以上條款所界定的采購范圍；三、采購的發(fā)起第七條 公司新產(chǎn)品、非常規(guī)商品、特殊商品、緊急采購商品等采購指令均由供應鏈總監(jiān) 直接向采購部門經(jīng)理下達，其他部門或人員如有采購需求，須填寫采購申請單 （或釘釘）并打印，由總經(jīng)理簽批后交供應鏈總監(jiān)簽字執(zhí)行；第八條 公司常規(guī)商品（月結(jié)）采購由采購部門直接根據(jù)庫存規(guī)劃及消耗頻率進行采購， 采購經(jīng)理負責監(jiān)督管理，無需通過供應鏈總監(jiān)簽字，庫房根據(jù)實際庫存情況進行 記錄，對異常到貨進行呈報

4、；第九條 采購部門不得執(zhí)行除總經(jīng)理、供應鏈總監(jiān)以外的任何采購命令，違者按嚴重瀆職，辭退處理，如給公司造成損失，應承擔賠償責任；第十條 需求部門發(fā)出采購需求時，須同時附商品細節(jié)、廠商資質(zhì)要求、時間節(jié)點，由采 購經(jīng)理確認采購難度及優(yōu)先級、編制采購預算，報供應鏈總監(jiān)審核后執(zhí)行； 第十一條 測試品采購，由發(fā)起部門按照測試產(chǎn)品流程，及采購發(fā)起流程執(zhí)行；四、采購的執(zhí)行第十二條 采購部門在采購經(jīng)理的領導下，按工作分工對公司所需的物料進行采購，并 保證所采購商品的質(zhì)量符合需求部門要求，同時符合公司及國家法律法規(guī)要求， 價格符合最優(yōu)原則；第十三條 接到清晰的采購需求后，采購經(jīng)理應按優(yōu)先級安排采購工作，進入采購流

5、程 的商品，應在一周內(nèi)找到 3 家或以上供應商進行詢價，并在至少兩家供應商遞交 樣品，進行篩選，篩選通過的供應商還應通過采購與品控的雙重驗廠；第十四條 常規(guī)采購商品，采購部門按庫存預警、消耗頻率編制采購計劃，隨時監(jiān)控庫 存，執(zhí)行采購任務，并隨時監(jiān)控產(chǎn)品品質(zhì)，管理供應商，保證采購工作順利、平 穩(wěn)、高效、最優(yōu)；第十五條 戰(zhàn)略性產(chǎn)品，或公司認為應該特殊重視的產(chǎn)品，采用招標方式進行，招標委員會負責制定招標原則，由采購部制定招標方案并發(fā)標，采購部需保證在 15 日 內(nèi)有至少三家無任何關(guān)聯(lián)關(guān)系，且具備相關(guān)資質(zhì)的供應商參與投標；第十六條 常規(guī)性現(xiàn)金采購商品需簽訂單次采購合同，并由供應鏈總監(jiān)簽字確認執(zhí)行 （或

6、釘釘），由財務按照合同向供應商付款，采購應隨時追蹤貨物到倉情況，并 及時核銷；第十七條 招標委員會由總經(jīng)理發(fā)起，委員會成員由總經(jīng)理指定，分為常務委員與臨時 成員，常務委員應不少于 5 人，臨時委員不限。每次招標活動應不少于3 位委員會成員參與，其中常務委員不少于 2 人；第十八條 共性商品，原則上集中采購，同等條件下，優(yōu)先選擇與正在發(fā)生業(yè)務關(guān)系或 已確認的供應商處進行合作，以便于降低成本，有效管理供應商。第十九條 選擇供應商，應對供應商的供應能力、專業(yè)化程度、原材料來源、原材料價 格、加工成本、交貨時間、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗標準、產(chǎn)品質(zhì)量、服務質(zhì)量進行考察。 對合格供應商的供貨價格進行評估、分析，邀請

7、報價、送樣。第二十條 根據(jù)品類類別，食品類供應商送樣商品應通過品牌及公司口味測試，其他品 類進行門店測試，測試合格后，評定并確認供應商，開始門店試運行，直至簽 約。五、供應商簽約第二十一條 原則上，所有供應商均必須與公司簽訂供應商合同，部分品類如暫時無法簽 訂供應商合同的，須簽訂訂貨協(xié)議，以保證公司利益；第二十二條 供應商標準版合同由采購部擬定，并由公司法務部審核簽批，準許使用后方可使用。供應商簽約均使用標準版合同，如有特殊情況需更改部分細節(jié)條款，應 先與公司法務部溝通修改可行性，并以文字形式上報供應鏈總監(jiān)、總經(jīng)理，簽批 后執(zhí)行簽約；第二十三條 供應商標準版合同內(nèi)容包括但不限于價格條款、產(chǎn)品條

8、款、質(zhì)量條款、結(jié)款 條款、物流條款、懲罰條款、保密條款、違約條款、競業(yè)禁止條款、反商業(yè)賄賂 條款等；第二十四條 供應商簽約前應對供應商資質(zhì)進行審核，并聯(lián)合品控對產(chǎn)品資質(zhì)、包裝進行 審核；第二十五條 供應商簽約后，應嚴格按照供應商合同執(zhí)行合作，要求品控部門隨時抽查產(chǎn) 品，以保證供應商提供的產(chǎn)品符合我公司品質(zhì)要求，同時抽查供應商資質(zhì)，保證 供應商資質(zhì)符合監(jiān)管部門要求；第二十六條 供應商合同簽訂后，在合同有效期內(nèi)相關(guān)部門依據(jù)合同約定，按照資金審批 程序辦理款項支付手續(xù)；六、采購管理第二十七條 采購部的所有采購行為均須建立檔案，其中，招標采購檔案包括但不限于采 購計劃及預算、招標文件，投標文件、評標文

9、件、供應商評估報供、定標文件、 評委評分表、質(zhì)疑答復、投訴處理決定、確定供應商依據(jù)、供應商資質(zhì)、合同原 件、驗收證明、采購活動記錄及其他有關(guān)文件、資料；第二十八條 常規(guī)采購檔案資料包括但不限于：采購計劃及預算、供應商評價依據(jù)、供應 商資質(zhì)、供應商評價表、價格協(xié)商相關(guān)記錄、合同文本、商品檢驗記錄、驗收證 明、采購活動記錄及其他相關(guān)文件、報表、資料；第二十九條 采購物品到貨檢驗并辦理入庫手續(xù)后，根據(jù)供應商合同，采購每月負責核對 采購賬目，準備各項資金申報材料，經(jīng)主管采購經(jīng)理簽字確認后報財務部審核付 款；第三十條 按照進度付款的采購項目，必須確保質(zhì)檢合格方可付款；第三十一條 已簽訂合同的采購項目由采

10、購部訂單員負責跟進，采購部負責人進行監(jiān)督， 如出現(xiàn)問題，應及時采取補救措施，并知會相關(guān)領導及部門；同時，采購部負責 人應及時掌握供應商的變動，責任與義務的履行情況，監(jiān)督供應商嚴格按合同執(zhí) 行，遇到未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；七、供應商管理第三十二條 供應商合同原則上應以年度為單位簽訂，如合同無變更，可通知供應商繼續(xù) 履行合同；如變更較小，可以補充合同形式簽訂，合同簽訂后，原件交法務進行 備案，復印件交財務作為價格備案，留存復印件本部門存檔；第三十三條 供應商應嚴格按照合同約定進行管理，分品類及重要程度制定供應商評價機 制、驗廠頻率。第三十四條 主要商品或有條件的商品必須采用二元化供應商管

11、理模式，采用分配律制約 方式，月別或季度統(tǒng)籌供應商整體情況并下發(fā)告知供應商，以此作為下一個時間 節(jié)點的物量分配依據(jù)，實現(xiàn)供應商的彼此制約。第三十五條 供應商價格監(jiān)控，生鮮食品類每月不少于兩次進行市場調(diào)查，以所在地實際 供應情況及價格進行記錄；非食品類每兩個月不少于一次市場調(diào)查，以供應商所 在地或品類集散地為依據(jù)，對商品質(zhì)量、價格走勢進行記錄。調(diào)查結(jié)果作為日后 同比及環(huán)比評價依據(jù)。價格調(diào)查渠道包括但不不限于實地調(diào)查、 app 、論壇、網(wǎng) 站等；第三十六條 供應商資質(zhì)監(jiān)控，供應商每年進行一次證照合規(guī)檢驗，隨年度合同簽訂一同 執(zhí)行，如供應商有法人變更、證照變更、資質(zhì)變更均需提前以書面形式通知采 購，

12、以便做出應對；第三十七條 供應商價格變更，供應商進行價格變更時，應提前與采購進行溝通，說明價 格變動原因，漲價應提供漲價證明，采購對漲價證明進行確認后，要求供應商出 具價格變動函，采購填寫漲價申請單（釘釘）附價格變動函，由采購經(jīng)理、供應 鏈總監(jiān)、總經(jīng)理進行簽批后執(zhí)行，并將價格變動函發(fā)財務備案，作為結(jié)算依據(jù)；第三十八條 商品質(zhì)量監(jiān)控，食品類商品應根據(jù)商品屬性，在到貨時進行檢驗，包括重量 抽檢、質(zhì)量檢驗、生產(chǎn)日期及有效期檢驗、外箱檢驗等，并對不同商品制定相應 的抽檢比例及通過標準，如不能通過，則應拒收處理。如產(chǎn)生食品安全問題或因 此產(chǎn)生斷貨問題，則應根據(jù)合同規(guī)定追究供應商責任；第三十九條 食品安全

13、問題出現(xiàn)時，供應商必須承擔全部責任與損失，并處以 3-10 倍的貨 值的罰款，如供應商不能改正或再次出現(xiàn)食品安全問題，則必須撤銷其供貨資 格；八、凍肉采購第四十條 凍肉采購作為公司最特殊的采購項目，九、反商業(yè)賄賂第四十一條 此處所指商業(yè)賄賂，指供應商為銷售商品而采用財物或其他手段賄賂本公司 員工，以及本公司員工為收受或索取賄賂而采購供應商商品的行為；賄賂方式包 括但不限于報銷費用、贈送實物（按商業(yè)禮儀贈送的小額廣告禮品行為不屬于商 業(yè)賄賂）和現(xiàn)金、回扣、提供各種名義的旅游、考察、會議、聚餐等，如有違 反，視情節(jié)輕重處以降職、處罰、辭退、追究刑事責任等處罰；第四十二條 若發(fā)現(xiàn)供應商以行賄手段銷售商品，應立即停止其供貨資格，并進行相關(guān)調(diào) 查，情