行政部管理實(shí)施細(xì)則模板

1、行政部管理實(shí)施細(xì)則一、辦公室1、文書起草及各類文件的管理：文書是指辦公室所承辦的文件、通知、信函、 工作總結(jié)、申請(qǐng)報(bào)告、 授權(quán)委托書、“三證”年檢資料以及其它證明材料等 的起草工作。文書的起草既要符合公司管理實(shí)際，又要符合當(dāng)前法律法規(guī)的要求，文書起草人員應(yīng)站在維護(hù)公司利益和形象的位置為 公司開(kāi)拓新思路，及時(shí)地宣傳公司經(jīng)營(yíng)宗旨和對(duì)具體工作的目的及 意見(jiàn)安排。不得無(wú)顧拖延文書的起草工作。文件管理是指對(duì)各級(jí)行政主管部門以及公司下發(fā)的文件，包括各類傳真文件、通知等，對(duì)所收到的各類文件應(yīng)及時(shí)傳遞公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱登記，按照公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱意見(jiàn)立即付諸執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行后的文 件應(yīng)妥善保管、 及時(shí)存檔，以備今后備查。2、

2、行政公章、 合同章及企業(yè)各類證書的管理 ：行政公章是公司對(duì)外的身份代表形式之一。它使用得正確如否，直接關(guān)系到公司的利益和形象聲譽(yù)。因此正確使用管理公司的行政公章是件嚴(yán)肅的工作，根據(jù)公司的實(shí)際情況，對(duì)行政公章（包括 法定代表人私章）作出具體的管理要求。（1）行政公章和合同專用章（包括法定代表人私章）由辦公室 主任專管，任何人不得隨意使用、任何人無(wú)權(quán)私自帶出。若公章 確需外出使用的，須由辦公室主任或由辦公室主任派專人前往使用 使用完后應(yīng)登記并返還公章。（2）對(duì)重要文件須使用行政公章和合同章的 （包括法定代表人 私章），辦公室人員首先應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) ，其程序是：請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 一登記簽字一使用一文件留

3、底。行政公章和合同章（包括法定代表人章）管理使用人員應(yīng)有對(duì) 公司高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)格審查、嚴(yán)格保管。切實(shí)維護(hù)好公司的根本利益和良好形象。企業(yè)各類證書包括有資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、 安全許可證以及稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、三體系認(rèn)證證書（質(zhì)量管理、環(huán) 境管理、 職業(yè)健康安全管理）。還包括項(xiàng)目經(jīng)理（建造師）證、五 大員證、特殊工種證、技術(shù)職稱證、各類榮譽(yù)證等。這些證書 證件都是公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中必不可少的，因此在平時(shí)的管理中必須做到合理使用，妥善保管：使用各類證件原件，必須首先予以 登記簽名，規(guī)定使用時(shí)間、 使用地點(diǎn)、 使用的工程名稱；使用各 類證書復(fù)印件，必須加蓋公司印章，予以登記后再發(fā)放使用。

4、對(duì)損 壞或丟失證書原件的，應(yīng)視其情節(jié)作出相應(yīng)的處罰或賠償。3、電話管理：電話是公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重要工具之一，利用其得當(dāng)，能體現(xiàn)辦 事便捷、 速度快、 效益高、 成本低，否則相反。因此，須對(duì)電話 管理作出相關(guān)規(guī)定：有重要的工程信息或辦公業(yè)務(wù)使用電話時(shí)必 須長(zhǎng)話短講，是市話的一般控制在 5分鐘之內(nèi)，長(zhǎng)途電話控制在 3 分鐘之內(nèi)；屬私人電話的原則上不得使用公司電話，確因事情緊急可用公司電話，但不得超出3分鐘。非本單位工作人員禁止使 用公司電話。辦公室工作人員應(yīng)及時(shí)傳聽(tīng)電話 ，對(duì)接聽(tīng)的重要電話，應(yīng)作好 登記，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)作好匯報(bào)。4、辦公車輛管理：辦公車輛是公司領(lǐng)導(dǎo)外出處理重大公務(wù)、參加各類外務(wù)活動(dòng)、辦

5、理緊急事務(wù)的專用交通工具 ，也是公司外部形象的具體象 征，因此在平時(shí)使用過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)做到管理得當(dāng)、使用合理、 維修及時(shí)、節(jié)支為本。公司領(lǐng)導(dǎo)管理人員在使用辦公車輛時(shí)應(yīng)向辦公室打招呼，由辦公室統(tǒng)一安排司機(jī)出車，司機(jī)人員無(wú)權(quán)擅自出車。司機(jī)人員應(yīng)當(dāng)作 好出車記錄，并將出車?yán)锍?、目的地?出車時(shí)間記錄清楚。公司工作人員外出應(yīng)自覺(jué)遵守公司管理制度，不在緊急情況下，不使用辦公車輛。司機(jī)人員應(yīng)在公司辦公室的安排下按時(shí)出車，安全到達(dá)目的地。在行車過(guò)程中，應(yīng)積極遵守交通規(guī)則，不得違章停車、 超速行 車和闖紅燈，否則其罰款費(fèi)用均由司機(jī)人員承擔(dān) ，出車任務(wù)完成后， 應(yīng)將車輛作一次例行檢查，發(fā)現(xiàn)車況有異情，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)

6、匯報(bào)，并 予以維修，日常應(yīng)保持車輛清潔，確保下次正常出車。5、來(lái)客來(lái)訪接待及日常事務(wù)管理 ：公司辦公室工作人員應(yīng)有良好的精神風(fēng)貌、文明辦公、 禮儀 接待來(lái)訪客人，并正確及時(shí)地處理日常事務(wù) 工作人員應(yīng)注意個(gè)人的儀表形象，須文明用語(yǔ)、禮貌待人。接待來(lái)訪人員要主動(dòng)熱情，積極為來(lái)訪人員介紹公司基本 情況，宣傳公司的經(jīng)營(yíng)方針和宗旨。 對(duì)來(lái)訪人員所需辦理的業(yè)務(wù)要慮心誠(chéng)懇、細(xì)致耐勞，讓來(lái)訪人員高興而來(lái)，滿意而歸。 處理日常事務(wù)要膽大心細(xì)，重大事務(wù)必須先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，后作 出處理。 處理日常事務(wù)要正確及時(shí),不得濫用職權(quán)，隨意處理，不得 拖拉推遲，否則所造成的損失則由個(gè)人負(fù)責(zé)。 、辦公設(shè)施管理：辦公設(shè)施是指辦公用的

7、桌、椅、文件柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、飲水機(jī)、空調(diào)電扇等。為了正確使用并保護(hù) 好這些設(shè)施，我們必須做到： 按照已作登記的各辦公室辦公用的桌椅及其它辦公物品，各辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)積極愛(ài)護(hù)，不得隨意損壞或丟失，對(duì)隨意損壞丟 失的應(yīng)由其當(dāng)事人負(fù)責(zé)進(jìn)行維修或賠償。辦公所用電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等應(yīng)由所在辦 公室負(fù)責(zé)人按照實(shí)際情況指派專人負(fù)責(zé)。采用專人使用、專人維修、專人負(fù)責(zé)的方法，確保機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。禁止外單位人員使 用電腦上網(wǎng)或打印文件。各科室使用空調(diào)電扇、飲水機(jī)，應(yīng)本著節(jié)約用電的原則，合理使用空調(diào)，使用空調(diào)的時(shí)間可控制在上午10: 0011: 20時(shí)、下午2: 30-5: 00時(shí)之內(nèi)。冷

8、空調(diào)溫度應(yīng)控制在 26 c以下，熱空調(diào)在 室外0c以下時(shí)方可使用，溫度控制在1820C之間。辦公室外出 辦事時(shí),應(yīng)做到人走關(guān)機(jī)（包括飲水機(jī)在內(nèi)）,以確保節(jié)約用電。7、環(huán)境衛(wèi)生管理：公司環(huán)境衛(wèi)生是關(guān)系到機(jī)關(guān)工作人員身體健康的大事，也體現(xiàn)公司對(duì)外形象。因此，公司的院內(nèi)及辦公環(huán)境衛(wèi)生不容忽視，為了創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境衛(wèi)生條件，對(duì)公司大院及各辦公室環(huán)境衛(wèi)生作 出如下具體要求： 公司大院內(nèi)的衛(wèi)生及花卉樹(shù)木維護(hù)管理由門衛(wèi)兼管負(fù)責(zé)，具體要求是院內(nèi)衛(wèi)生始終保持整潔衛(wèi)生 ，?？寇囕v整齊有序，花卉 樹(shù)木及時(shí)澆水，消滅雜草，保持花卉樹(shù)木蔥萃。辦公一樓及樓梯走道至二樓走道的上下（含董事長(zhǎng)、總經(jīng) 理室、接待室、會(huì)議室）的衛(wèi)生工作由門衛(wèi)負(fù)責(zé)打掃，各科室的衛(wèi) 生均由各科室人員負(fù)責(zé)打掃。無(wú)人辦公室的衛(wèi)生均由工程部負(fù)責(zé) 打掃。大院衛(wèi)生以及接待室、會(huì)議室的衛(wèi)生實(shí)行一天一檢查，發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生死角要及時(shí)處