QP-01(文件控制程序)

1、. 浙江九和五金制品有限公司ZHEJIANG JIUHE HARDWARE PRODUCTS CO.,LTD.文件控制程序編制部門: 文控中心生效日期: 2013-03-13核 準(zhǔn)審 核制 定版 本修 訂 內(nèi) 容文件更改申請單：NOA-0新版發(fā)行B-0更新版本1.0目的 制定與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保文件有效性與適宜性，在各相關(guān)場所均能獲得有關(guān)版本的文件。2.0 .范圍 適用于本公司所制定的質(zhì)量管理體系文件，已及本公司獲得的外來文件。3.0 職責(zé) 總經(jīng)理：批準(zhǔn)質(zhì)量手冊，程序文件等質(zhì)量體系文件。 管理者代表：審核質(zhì)量手冊，程序文件等質(zhì)量體系文件。 文控中心：負(fù)責(zé)文件的歸口管理工作，以

2、及質(zhì)量手冊，程序文件和管理類文件的編寫組織，外來文件的控制。 各部門：負(fù)責(zé)組織技術(shù)文件的編寫工作。4.0 程序4.1 文件分類 公司的質(zhì)量管理體系文件包括：a. 第一層文件：質(zhì)量手冊b. 第二層文件：程序文件c. 第三層文件：管理類文件：與質(zhì)量管理直接相關(guān)的各項管理制度，管理規(guī)定等關(guān)聯(lián)性文件。技術(shù)類文件：產(chǎn)品加工作業(yè)指導(dǎo)書（圖紙），設(shè)備安全操作規(guī)程，檢驗規(guī)程等。外來文件：國家，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)，相關(guān)部門的規(guī)章，顧客提供的文件等。d第四層文件：記錄表單。4.2文件的編制、審核、批準(zhǔn) 4.2.1 質(zhì)量手冊、程序文件、管理類文件、記錄表單格式由文控中心負(fù)責(zé)組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.2

3、.2技術(shù)類文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織人員編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.3文件的審核，批準(zhǔn)人員在審核，批準(zhǔn)文件時，應(yīng)確保文件的充分性與適宜性。必要時應(yīng)會及公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門主管討論評審，并將編制、審核、批準(zhǔn)情況在相關(guān)文件上直接簽名，對審核、批準(zhǔn)中提出的意見由文件編制部門或人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)修改。4.3：文件管制信息規(guī)定。 4.3.1質(zhì)量手冊，程序文件，管理類文件，技術(shù)類文件，表單均需注明以下信息。a 文件名稱及編號b 文件編制/修訂日期c 版本號d 修訂狀態(tài)e 頁次4.3.2表單只需注明表單名稱，編號，版本號及修訂狀態(tài)即可。4.4 文件編寫方法參照文件及資料編寫格式規(guī)范。4.5 文件經(jīng)總經(jīng)理

4、批準(zhǔn)后，文控中心負(fù)責(zé)將相關(guān)文件登錄于文件管制一覽表各種表單列入質(zhì)量記錄一覽表中，并注明表單的保存期限。4.6文件受控狀態(tài)4.6.1受控類：質(zhì)量管理體系所覆蓋的場所，產(chǎn)品所需的有關(guān)文件和資料，均為受控類文件。其發(fā)放更改，作廢等受本程序控制，受控類文件發(fā)放時需蓋紅色章。4.6.2非受控類，發(fā)到公司外部的文件一般為非受控文件，其更改作廢等不受本程序控制，非受控文件不加蓋紅色章。4.7體系文件發(fā)放范圍4.7.1技術(shù)文件的發(fā)放范圍由管理者代表決定，一般包括生產(chǎn)部，品管部。4.7.2質(zhì)量手冊，程序文件，管理文件的發(fā)放范圍由總經(jīng)理決定，一般包括公司領(lǐng)導(dǎo)，各職責(zé)部門等。4.7.3因特殊原因文件需要發(fā)至外單位時

5、，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.8文件的發(fā)放與接收。4.8.1文件發(fā)放由文控中心執(zhí)行，文控需在正本文件上加蓋紅色“正本文件”章。副本每份加蓋“受控文件”章。并做好文件收發(fā)記錄表。4.8.2文件接收人在文件收發(fā)記錄表上簽名字確認(rèn)。4.8.3文件回收時需在文件收發(fā)記錄表相應(yīng)欄目內(nèi)做好記錄4.9質(zhì)量管理體系文件為企業(yè)保密文件，持有者不得丟失和擅自外傳。若有遺失或借閱必須提出書面申請，經(jīng)發(fā)放人批準(zhǔn)后方可補發(fā)，并記錄于文件申領(lǐng)/借閱登記表內(nèi)。4.10文件的使用。a 保持文件清晰。b 不在文件上擅自進(jìn)行涂改。c 正確理解文件要求。d 按文件規(guī)定要求正確執(zhí)行；e 各部門受控文件有持有部門或個人妥善保管，直到文件失效或

6、換版；f 不準(zhǔn)私自外借。g 及時反饋文件在使用過程中的相關(guān)信息。4.11文件評審。4.11.1時機(jī)：每年進(jìn)行一次文件評審，一般情況下在進(jìn)行內(nèi)部審核時進(jìn)行，特殊情況下經(jīng)管理者代表提出可隨時進(jìn)行。4.11.2組織者：文件評審一般由管理者代表組織進(jìn)行，管理性文件評審以文控中心為主，技術(shù)文件評審以工程部、品質(zhì)部為主。其他部門配合進(jìn)行。4.11.3評審結(jié)果的處置：通過文件評審，認(rèn)為原文件不需要進(jìn)行更改時，原文件可繼續(xù)使用;認(rèn)為文件需要進(jìn)行更改時由該文件的編寫部門負(fù)責(zé)進(jìn)行更改，更改按4.12要求進(jìn)行；文件評審后應(yīng)填寫,文件評審記錄表4.12文件的更改4.12.1質(zhì)量管理體系文件的更改，由原起草部門填寫文件

7、更改申請單，按文件審批程序進(jìn)行審批后，由文控中心進(jìn)行發(fā)行并按原發(fā)放記錄回收原文件，并做好記錄；文件的換版按新文件的審批程序進(jìn)行審批，文控中心發(fā)行并回收舊文件，同時做好記錄。4.12.2文件更改采用劃改、換頁、換版三種方式。劃改由文件更改部門提出申請，文控中心將所有受控版本進(jìn)行劃改，并蓋“校對章”，當(dāng)不宜進(jìn)行劃改時應(yīng)采用換頁的方式進(jìn)行，換頁由文件更改部門申請，文控中心進(jìn)行發(fā)行，并回收舊版本，當(dāng)更改內(nèi)容較多無法用換頁解決時則需換版，換版后由文控中心收回原文件，新版本文件發(fā)放按本程序的相關(guān)規(guī)定要求執(zhí)行。4.13外來文件的管理。4.13.1各相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集國內(nèi)外的與產(chǎn)品符合性和質(zhì)量管理管理體系有效有

8、關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)等外來文件交文控中心，文控中心負(fù)責(zé)建立外來文件一覽表，采用拷貝、磁盤等電子媒體形式的外來文件，應(yīng)加設(shè)密碼，以防止隨意更改、置換，并注意防潮、防壓，防磁；對用計算機(jī)保存的圖紙、文件應(yīng)復(fù)制一份備用。4.13.2文控中心負(fù)責(zé)組織對外來文件的學(xué)習(xí)、宣貫、實施，確保產(chǎn)品符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求；4.13.3文控中心協(xié)助管理者代表對外來文件的有效性進(jìn)行評審，以確保其為最新有效版本，文件評審的方法有從網(wǎng)上搜索、查詢國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)的齊全性、有效性，從出入境檢驗局的網(wǎng)站上評價國內(nèi)法規(guī)的齊全性、有效性，從省檢驗檢疫局玩具實驗室處電話咨詢國外標(biāo)準(zhǔn)的齊全性、有效性；評審過程中發(fā)現(xiàn)外來文件需要增加或更新時，由文控中心負(fù)責(zé)。4.13.4外來文件的適用性由品管部負(fù)責(zé)，將外來文件的要求轉(zhuǎn)化到公司的相關(guān)工藝、檢驗規(guī)程等技術(shù)文件，若外來文件的增加和更新涉及公司的產(chǎn)品時，應(yīng)對公司相關(guān)文件進(jìn)行評審，必要時更改公司相關(guān)體系文件。4.13.5外來文件的有效性與適用性由相關(guān)人員進(jìn)行評審后記錄于外來文件評審記錄表中。4.13.6外來文件由文控中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)發(fā)放/回收，并做好發(fā)放/回收記錄；外來文件的使用部門應(yīng)做好管理工作。4.14當(dāng)需要銷毀過期作廢的文件和資料時，文控中心將資料進(jìn)行銷毀，管理者代表現(xiàn)場監(jiān)督。4.14.1作廢文件/記錄（無效文件/過期記錄）后盡可能作重復(fù)使用，使用時需在原文正面劃大“×