保險行業(yè)案例：太平保險協(xié)同辦公OA系統(tǒng)成功案例

1、太平保險協(xié)同辦公OA系統(tǒng)成功案例一、用戶背景太平保險有限公司創(chuàng)立于1929年，1951年與15家保險公司合并重組為公私合營的太平保險公司，1956年，作為中國人民保險公司的全資海外子公司專營境外業(yè)務(wù)。2001年12月20日，經(jīng)中國保險監(jiān)督管理委員會批準，太平保險在中國境內(nèi)全面恢復經(jīng)營財產(chǎn)保險業(yè)務(wù)，成為由中國保險(控股)有限公司、中保國際控股有限公司及中國工商銀行(亞洲)有限公 司持股的全國性專業(yè)財產(chǎn)保險公司，總部設(shè)在深圳。公司現(xiàn)設(shè)深圳、廣州、上海、北京等十 九家分公司，基本形成全國性的機構(gòu)布局。信息化動因及目標太平保險的管理者一直十分重視信息化建設(shè)工作，隨著公司業(yè)務(wù)的迅猛發(fā)展， 組織機構(gòu)不斷壯

2、大，對公司內(nèi)部各級機構(gòu)內(nèi)及組織間的信息溝通提出了更高的管理要求，為適應(yīng)公司一級法人、授權(quán)經(jīng)營的管理模式，促進信息和知識的上傳下達，使公司管理流程規(guī)范化、戰(zhàn)略決策科學化、數(shù)據(jù)信息標準化，公司決定選擇一套適合其發(fā)展戰(zhàn)略的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)的實施達到：(1)各級組織內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)的電子化；(2)組織間公文流轉(zhuǎn)的自動連接；(3)提供各級組織的信息發(fā)布渠道；(4)促進組織知識的收集、共享和利用；(5)促進企業(yè)文化建設(shè)(6)支持員工移動辦公三、關(guān)鍵需求根據(jù)太平保險信息化的整體目標，其關(guān)鍵需求主要體現(xiàn)在：1、配合公司 “一級法人，授權(quán)經(jīng)營”的管理模式，協(xié)同辦公OA系統(tǒng)功能設(shè)計上既要保證整個系統(tǒng)的統(tǒng)一

3、性，又要考慮各級組織的管理差異，在保證信息可以在組織內(nèi)各層級縱向、橫向快捷流轉(zhuǎn)的前提下，實現(xiàn)多級授權(quán)的管理維護模式。2、總、分公司有各自的主界面，并可以相互進入，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)用戶的偏好，提供個性化設(shè)置功能。同時對個人信息要提供自助管理功能。3、 協(xié)同辦公OA系統(tǒng)完善的工作流引擎，可實現(xiàn)多種流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)的應(yīng)用相關(guān)聯(lián)。應(yīng)用中所用到的各種表單格式可以快速定義和配置，提升辦公效率。4、 通過協(xié)同辦公將業(yè)務(wù)流程的處理也納入其中，如：保單審核、理賠審批等，實現(xiàn)了高效、 快速、準確的業(yè)務(wù)處理能力。5、 借助協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立完善的信息發(fā)布及知識沉淀機制，可以實

4、現(xiàn)知識信息不同的 知識組織和共享方式。6、 通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的公文管理代替紙質(zhì)公文的流轉(zhuǎn)方式，實現(xiàn)各組織內(nèi)公文流轉(zhuǎn)的電子化，規(guī)范公司內(nèi)公文管理的相關(guān)流程和制度，提高公文流轉(zhuǎn)的效率和效果。7、 通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)實現(xiàn)公司內(nèi)部不同組織間公文交換的電子化，并達到公文流轉(zhuǎn)的一體化即組織間公文往來要和內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)流程相關(guān)聯(lián)，提升組織間公文交換的實效 性、安全性和可跟蹤性。8、 對于公司文書檔案，實現(xiàn)公文檔案一體化管理，其管理的文書檔案來自于公文管理和手工補錄的文件，實現(xiàn)電子化標準的歸檔文件整理。9、 整個協(xié)同OA辦公系統(tǒng)要實現(xiàn)和郵件系統(tǒng)、即時通訊系統(tǒng)、FAX系統(tǒng)的用戶及應(yīng)用集成， 可以通過手機短信

5、實現(xiàn)用戶待辦事宜的提醒及簡單批復。10、實現(xiàn)集團資產(chǎn)統(tǒng)一管理，并對采購實行流程化管理和預算管理。四、解決方案管理軟件不單單是軟件與技術(shù)的問題，很重要的從企業(yè)的組織機構(gòu)與管理方法上去完善。泛微在太平保險協(xié)同辦公OA平臺解決方案中仔細考慮到如何改善企業(yè)的管理方法，建立一定的應(yīng)用基礎(chǔ)，保證太平保險公司的信息化順利實施和達到預期的目標?；诜何f(xié)同管理平臺（e-cology）的協(xié)同辦公（OA系統(tǒng)解決方案，通過七個關(guān)聯(lián)模塊搭建了虛擬化的企業(yè)組織，以人力資源為核心，工作流程為血脈帶動整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸、功能應(yīng)用的協(xié)同運作，針對太平保險信息化發(fā)展戰(zhàn)略和目前規(guī)劃的目標，搭建出融合企業(yè)制度與文化的高效信息化辦公系

6、統(tǒng)，解決企業(yè)實際辦公過程中出現(xiàn)的各種問題, 效率。提升公司整體辦公泛微協(xié)同辦公（OA）平臺解決方案：在信息化的輔助下企業(yè)組織模式應(yīng)該是一種適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要以業(yè)務(wù)過程為中心、適應(yīng)市場發(fā)展變化、滿足迅速決策需要（以敏捷為特點）和內(nèi)部與外部自由交流的一種網(wǎng)絡(luò)化的組織， 這種組織結(jié)構(gòu)可以使各個部門之間根據(jù)業(yè)務(wù)過程的需要進行自由交流。這種組織結(jié)構(gòu)不僅具有市場適應(yīng)能力，而且還有自我發(fā)展和自我完善能力。而要實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)由職能部門性向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，必須實現(xiàn)企業(yè)組織的“EAI”，進行組織的橫向和縱向集成，打破企業(yè)及其職能部 門之間的三維障礙一一橫向障礙、縱向障礙、夕卜部障礙。1、橫向的企業(yè)集成橫向的企業(yè)集成是指支

7、持業(yè)務(wù)過程的不同功能領(lǐng)域的部門和應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，消除職能之間、部門之間、產(chǎn)品線之間或地理位置之間的界限。這種橫向集成可以看作是“煙囪式”的企業(yè)部門之間的橫向連接， 橫向集成就是要消除部門之間的障礙，各個部門之間自由通信，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)過程的支持。2、縱向的企業(yè)集成縱向的企業(yè)職能部門集成是指在不同的控制和管理層的系統(tǒng)之間的集成，打破企業(yè)上下級之間的交流障礙。由于以前很多組織領(lǐng)導層次劃分成一種金字塔形，上下級之間具有明顯的等級關(guān)系，縱向集成的目的就是為了實現(xiàn)上下級系統(tǒng)之間的關(guān)系和諧和交流暢通，以便共同分享企業(yè)信息，對業(yè)務(wù)過程中的一些問題迅速作出決策。橫向集成和縱向集成使企業(yè)內(nèi)部組織變成一個開放的“

8、魔方”式結(jié)構(gòu)，企業(yè)的各個面向面向過程的職能部門通過業(yè)務(wù)過程貫穿起 來。3、與外部的集成太平保險公司由于客戶比較多的是一些商戶，考慮將外部資源（合作伙伴、供應(yīng)商、商戶等）通過門戶的方式將外部的資源也納入到系統(tǒng)中。通過企業(yè)組織的橫向集成、縱向集成和外部集成，企業(yè)在組織形態(tài)變成了結(jié)構(gòu)扁平化、網(wǎng)絡(luò)化，決策方面實現(xiàn)分散化、實時化，部門之間和上下級關(guān)系緊密化和協(xié)調(diào)化，與供應(yīng)商、合作伙伴和商戶的關(guān)系開放化。這樣的組織將是一個有生命的能夠自我適應(yīng)外部市場競爭環(huán)境的生態(tài)型的組織，同時也是泛微協(xié)同管理平臺(e-cology )的價值所在。太平保險公司協(xié)同管理平臺總體框架圖如下:在基于e-cology的太平保險辦公

9、信息系統(tǒng)中，具體的一個業(yè)務(wù)應(yīng)用實現(xiàn)都是通過若干基礎(chǔ) 模塊的組合應(yīng)用來實現(xiàn)，如：新聞公告，相應(yīng)的文檔通過“知識文檔模塊(e-document)”來保存，審批通過“工作流模塊(e-workflow)”來實現(xiàn)，相關(guān)的作者的信息可以通過“人力資 源模塊(e-hrm)來管理。具體實現(xiàn)方案：一、系統(tǒng)權(quán)限分級管理太平保險屬于大型企業(yè)管理集團，“一級法人，授權(quán)經(jīng)營”決定了太平保險對“集中管理、0A太平保險公司辦公自動化泰疏蓉體框架亍平臺知識管理分散經(jīng)營”管理模式的認同，所以也正使得公司的協(xié)同辦公(OA系統(tǒng)建設(shè)必須滿足上述需求：采用分布-集中的架構(gòu)是很好的方式，集團每一個下屬單位都是很大的公司而且獨立性也比較強

10、，采用此種方式就需要讓下屬公司像管理好自己的業(yè)務(wù)一樣能夠自己管理好自己的系統(tǒng)，同時又可以減少對公司之間帶寬的壓力。對于多個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理，主要集中在上級單位下發(fā)文件，系統(tǒng)能夠自動識別和判斷數(shù)據(jù)發(fā)送的目的系統(tǒng)，以及響應(yīng)的數(shù)據(jù)查詢處理權(quán)限。在采用“集中管理、分散經(jīng)營”管理模式的同時，意味著必須給下屬公司足夠的權(quán)限來管理 自己的系統(tǒng)。因此分級管理在企業(yè)中也占有非常重要的地位，通過分級管理，可以方便和允許下屬公司機構(gòu)管理員來管理自己的系統(tǒng)數(shù)據(jù)；分級管理從大的方面來看應(yīng)該包括：系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)、人員、角色、權(quán)限等系統(tǒng)層面的權(quán)限分級；流程維護的權(quán)限分級；知識文檔維護的權(quán)限分級；項目管理的權(quán)限分級；資產(chǎn)管理

11、的權(quán)限分級。但是整個分級管理應(yīng)該是一個很復 雜的功能，權(quán)限的分發(fā)和回收必須要做到精準和安全。二、訪問統(tǒng)一及個性化以信息門戶的形式，提供給太平保險公司一個集成了企業(yè)內(nèi)、外部的信息、資源和應(yīng)用的“窗口”，使員工、客戶和合作伙伴能夠從單一的WEB!道訪問其所需的個性化信息，以及個性化的應(yīng)用，從而實現(xiàn)企業(yè)信息的高度集成和業(yè)務(wù)的快速響應(yīng)。它滿足不同用戶群的需求，用戶群可以分級別、分權(quán)限，從任何地方、任何時間進入系統(tǒng)。并根據(jù)自己相關(guān)的應(yīng)用和信息，將門戶信息個性化定義， 迅速獲取和自身相關(guān)的信息并執(zhí)行權(quán)限允許范圍內(nèi)的操作。三、工作流程管理泛微協(xié)同管理平臺(e-cology )提供一個獨立的工作流程引擎， 實

12、現(xiàn)工作流程與其他模塊之 間的協(xié)助和交流。作為一個單獨的工具，可以與其他模塊可以進行互動， 為其它模塊的信息 載入和載出并保持不同功能塊之間信息的協(xié)同。通過工作流的方式將企業(yè)的整個管理工作全部帶動起來，形成一個整體。通過工作流的應(yīng)用實現(xiàn)企業(yè)的無紙化辦公，實現(xiàn)對外部分支機構(gòu)的信息共享以及協(xié)同的工 作。流程的自定義實現(xiàn)：1）、 工作流的類型太平保險公司的工作流類型主要是三個方面的內(nèi)容，泛微也按照三個方面的內(nèi)容建設(shè)太平保險公司的內(nèi)部審批流程：.單純的企業(yè)行政管理上的流程。主要表現(xiàn)在綜合人事類的如收發(fā)文管理、檔案方面的流程、人事方面的調(diào)動、招聘、培訓方面的流程。此類流程注重這個過程本身，而不是流程結(jié)束之

13、后的數(shù)據(jù)結(jié)果而且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒 有必然的聯(lián)系。因此，泛微針對此類流程非常靈活的流程設(shè)置，具有平行會簽、二次加簽、 傳閱、流程的重定義等。完善這個流程的過程管理。作為企業(yè)的核心的流程。此類流程是有企業(yè)業(yè)務(wù)過程的各個環(huán)節(jié)有關(guān)，因此，流程的關(guān)聯(lián)性就很強了。例如，當太平保險公司市場管理一旦簽定合同，那他就會觸發(fā)其他相關(guān)的采購、設(shè)計、與質(zhì)量等。因此， 泛微加強了流程的關(guān)聯(lián)性與數(shù)據(jù)的連續(xù)性。無形中也需要加強各個部門之間的協(xié)同工作，通過工作的流程讓相關(guān)的部門與人圍繞項目或業(yè)務(wù)展開。在流程定義的時候就可以建立流程與那些功能或信息有關(guān)， 到一個項目的時候，與這個項目有關(guān)的合同的審批流程、 批流程、與這個項目有的采

14、購的流程都可以被迅速的找出。都是最后歸結(jié)到這個項目上去。作為輔助或支撐核心流程的流程這類流程兼顧有以上兩類流程的特色。2）、 流程表單的字段定義：太平保險公司可以根據(jù)自己的需要來增加或編輯流程中各種表單所需的字段;3）、 流程表單的定義表單的定義將分開三個部分構(gòu)件表單的樣式在工作流設(shè)置功能中可以定義根據(jù)太平保險公司自身的流程表單樣式。而且不需要任何的代碼編寫。表單內(nèi)容的自定義提供了龐大的字段庫（字段庫可以根據(jù)太平保險公司來定義），完全可以滿足太平保險公司的定義要求。與那些流程有關(guān)聯(lián)。例如當你找 與這個項目的設(shè)計研發(fā)過程中的審而且所有這些與項目有關(guān)的數(shù)據(jù)對表單本身的安全控制。由于太平保險公司的特

15、殊企業(yè)性質(zhì)，因此，泛微將安全控制到了字段一級，所有的表單權(quán)限可以定義到表單一級，在不同的審批接點上表單展現(xiàn)的內(nèi)容都是不一樣的。4）、流程的定義運用工作流定義工具完成圖形化的流程編輯，包括流程的監(jiān)控。5）、流程的統(tǒng)計工作流程模塊可以為所有流程靈活定制各類數(shù)據(jù)報表。6）、流程的監(jiān)控流程監(jiān)控模式比較完善， 不但可以查看整個文件流轉(zhuǎn)的信息，也可以查看目前流程的處理信息，如流程處理人員時候看過、是否處理、或則是否既沒有看過也沒有處理過。7）、圖形化的流程設(shè)置在工作流中用戶可以通過圖形化的流程設(shè)置。四、知識管理根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)不同，建立分類的企業(yè)知識庫，形成企業(yè)的知識地圖，將人員、流程和業(yè)務(wù)知識緊密集成在一

16、起。知識庫在文檔分類、文檔屬性定義等方面有比較強的功能。建立太平保險公司知識庫：按業(yè)務(wù)分類的共享知識庫（主要是管理信息和相關(guān)的參考信息）合同管理（和工作流結(jié)合）規(guī)章制度，包括員工手冊、制度、公文、公司的歷史、福利政策公告新聞，包括內(nèi)部公告、通知及內(nèi)部新聞、外部新聞公司大事記、公司介紹知識地圖賀卡庫培訓課件共享，建立完善的企業(yè)員工自助培訓功能員工天地、在線培訓資料共享電子刊物：管理由內(nèi)部和外部信息組成的企業(yè)內(nèi)部電子刊物的管理和查詢；外部公共信息：提供郵政編碼、國家/地區(qū)電話區(qū)號、列車時刻表、航班信息、公共交通等方面信息的查詢，支持從指定網(wǎng)址下載相關(guān)指定信息并移植到Portal中的功能；五、行政辦

17、公管理結(jié)合e-cology的知識管理、人力資源管理、資產(chǎn)管理、工作流程管理、客戶管理、財務(wù)管理、報表中心來實現(xiàn)太平保險公司的行政辦公需求。所有在辦公自動化中的收、發(fā)文、合同管理、預結(jié)算管理、采購管理、檔案管理、日程管理、工作計劃、工作總結(jié)、短消息管理、 郵件管理、各類報表等都可通過e-cology的相應(yīng)模塊協(xié)同完成。收、發(fā)文、合同管理、內(nèi)部文件管理、檔案管理在運用了知識管理、客戶管理以及工 作流程管理；預結(jié)算管理、采購管理可通過財務(wù)管理模塊實現(xiàn)，對部門及個人可進行部門預結(jié)算、 結(jié)合工作流程實現(xiàn)費用報銷、借款及采購管理。日程安排、工作計劃、總結(jié)與泛微的人力資源、項目管理、工作流以及與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管

18、理中的項目管理，進行互動，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的多源化；短消息與郵件都是結(jié)合在工作流程中，也可以單獨使用；在行政辦公管理中還包括會議管理、培訓管理。其中會議管理以及培訓管理又與人力 資源以及知識管理來互動完成；資產(chǎn)管理也歸結(jié)到行政辦公管理功能中，實現(xiàn)對辦公設(shè)備以及太平保險公司固定資產(chǎn)以及會議、車輛的管理、圖書資料、證照管理、辦公用品管理等；六、公文管理作為現(xiàn)代辦公的其本功能，為用戶提供了較為完整的一套辦公室常用的公文處理流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。行政辦公按文檔類別可分為收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、簽報管理、用印管理和任務(wù)督辦。因此太平保險公司的收發(fā)文、檔案管理、公告等都歸結(jié)到行政辦公中。用戶可在系統(tǒng)的工作流中進行公文的

19、起草、流轉(zhuǎn)、編輯、簽發(fā)、登記、歸檔、等操作，從而 實現(xiàn)太平保險公司辦文的自動化。收文管理、發(fā)文管理和檔案管理的協(xié)同運作，使企業(yè)實現(xiàn)文檔的一體化管理。收文管理收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記載上級公文、平級來文等公文，然后通過e-cology系統(tǒng)來代替以前的辦理模式。從而提高了辦文的運轉(zhuǎn)速度、公文辦理信息的完整性，用戶可根據(jù)公文的登記日期、緩急程度、當前流轉(zhuǎn)狀態(tài)、當前處理人員快速有效地找到相關(guān)文檔做相應(yīng)操作。 t*M4 U1MBU aMAIJMII13UMfiM令aML 5,MSDWT . w MMMflO】*. i.M辱MUH12MM& M Mae-、dffcU MftNM

20、4 J記的內(nèi)容包括收文主題、收文來源、收文分類、收文編號（系統(tǒng)根據(jù)分類自動生成）、緩急程度、密級性、登記員、起草時間、文件內(nèi)容和附件，以及收文流轉(zhuǎn)的流程名稱等信息。在收文登記時，有些登記項系統(tǒng)會自動生成，有些登記項已經(jīng)提供了標準信息供您選擇，有些登記項系統(tǒng)會提供一些智能化的提示，這樣就提供用戶使用方便， 遵循本系統(tǒng)處處從用戶角度出發(fā)的原則。流程管理員可根據(jù)需要， 將流轉(zhuǎn)中的文檔重置到流程的任何一個節(jié)點，再進行流轉(zhuǎn)，從而提高了流程的應(yīng)變能力。若收文流轉(zhuǎn)過程中超過了設(shè)定的辦文時限，系統(tǒng)會自動將催辦信息發(fā)送到當前處理人員的待辦事宜，提醒用戶及時辦理公文。具有發(fā)布權(quán)限的用戶，可把有些已辦理完成的收文發(fā)

21、布到“信息發(fā)布”模塊中，并設(shè)定有權(quán)限查看該文件的用戶，使文件發(fā)揮它應(yīng)有的作用。在整個收文流轉(zhuǎn)過程中， 收文每經(jīng)過一個節(jié)點， 系統(tǒng)會自動記錄每個節(jié)點的處理人員，處理時間，處理信息等，讓用戶更清晰地了解當前收文的日志信息。有“收文歸檔員”權(quán)限的用戶可把已流轉(zhuǎn)結(jié)束的收文歸檔到“檔案管理”數(shù)據(jù)庫，歸檔員可 以單個歸檔，也可以批量歸檔，一次性處理多個文檔。發(fā)文管理發(fā)文管理主要是處理內(nèi)部制定的或外來文件轉(zhuǎn)發(fā)的公文，起草的電子文件一般需逐級通過各級領(lǐng)導的審批和修改，最后提交相關(guān)主管領(lǐng)導簽發(fā)并登記歸檔。真正實現(xiàn)了無紙化辦工，將傳統(tǒng)手工的、繁瑣的公文處理轉(zhuǎn)為輕松的計算機聯(lián)網(wǎng)辦公，安全、可靠、省時、省力，使辦公人

22、員徹底從傳統(tǒng)辦公模式中解脫出來。在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予 “發(fā)文起草員”的角色或人員有起草發(fā)文的權(quán)限。起草的內(nèi)容大致有發(fā)文主題、發(fā)文分類、發(fā)文編號（系統(tǒng)根據(jù)分類自動生成）、起草人、起草時間、發(fā)文正文和附件，以及發(fā)文流轉(zhuǎn)的流程名稱等信息。在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予 “收文登記員”的角色或人員可以將來文掃描或直接手工輸入。收文登起草員確認文件起草完成后，進入審批，系統(tǒng)會根據(jù)審批的流程把發(fā)文自動流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的處理人員處。發(fā)文審批過程中的人員可以從待辦事宜獲悉待審批信息，并直接打開文檔。根據(jù)系統(tǒng)管理員賦予的權(quán)限，進行修改正文，添加意見，繼續(xù)流轉(zhuǎn)，結(jié)束流轉(zhuǎn)，傳閱文檔、電子簽名等操作。編輯文件時，系統(tǒng)可記錄并區(qū)別多個不同

23、的人對文件的修改印記。系統(tǒng)提供電子簽名以提高審批文件的安全性。系統(tǒng)將權(quán)限設(shè)置細化，所有發(fā)文的登記也可以定義在流程中的任意一個節(jié)點，真正實現(xiàn)了流程的自定義。發(fā)文登記員可對已流轉(zhuǎn)完畢的發(fā)文進行意見匯總，匯總后的意見獨立成文，查看方便。檔案管理太平保險公司可以根據(jù)案卷類別的不同，在知識管理庫建立需要的案卷庫。并可供普通用戶進行網(wǎng)上借閱，實現(xiàn)多人同時借閱的模式。 還不僅提供用戶以案卷為單位進行借閱，也可以只借閱案卷中的一個或多個文件。所有收、發(fā)文管理模塊中的文檔經(jīng)歸檔員歸檔后都會自動轉(zhuǎn)移到檔案管理的已歸檔文件中，并根據(jù)來源進行自動分類。檔案管理員也可在以歸檔文件窗口中，進行獨立歸檔（如，將以前的文件錄

24、入系統(tǒng)）。檔案管理員可對各案卷中的文件進行調(diào)整（如，將案卷中的文件移出），還可決定每個案卷在封卷后的借閱情況 （如，是否可對外借閱； 借閱到案卷一級還是案卷中的文檔一級；借閱對象是系統(tǒng)中的所有人員還是部分人員等）。檔案管理員還有權(quán)設(shè)定案卷可借閱的范圍，即可以指定案卷可借閱的人員/角色/部門。案卷管理員可將案卷中的一個或多個文件發(fā)布到信息發(fā)布數(shù)據(jù)庫中。案卷管理員的發(fā)布權(quán)限，可在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置發(fā)布員及其權(quán)限時設(shè)定。系統(tǒng)提供借閱管理的窗口，在此檔案管理員可查看普通用戶提交的借閱申請，并執(zhí)行審批（如，同意、拒絕等相關(guān)操作），同時也可添加個人意見（如，關(guān)于借閱時間的長短可協(xié)商 后再決定）。提供一般用戶借

25、閱案卷或文件的列表（列表分案卷一級和文檔一級），用戶在未提出借閱申請前，只能看到案卷或文檔的標題，只有在提出借閱申請并得到管理員同意后,才有權(quán)限查看到案卷或文件的具體內(nèi)容。用戶在借閱期限內(nèi)，查看完相關(guān)的案卷或文件后，可自行歸還。若用戶未及時歸還，系統(tǒng)會 自動發(fā)出提示郵件， 催促用戶歸還，并可設(shè)定催還的間隔期限，如每2天發(fā)送一封郵件。系統(tǒng)管理員也可主動收回借閱權(quán)限。若用戶到時仍想借閱，可填寫續(xù)借申請單。申請續(xù)借該案卷或文件，需經(jīng)管理員審批通過后才有繼續(xù)借閱的權(quán)限。合同管理對草擬的合同的專門管理，利用工作流定義功能，定義“草擬”等環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動傳至有關(guān)員工的“待辦事宜”中審批處理、編號、打印正本(

26、標準文本則直接填制)、對方蓋章、公司蓋章、分發(fā)、辦結(jié)后自動電子歸檔(歸入檔案管理中)，并做到對合同執(zhí)行的監(jiān)控(如付款、對合同對方的評價、到期前的續(xù)約提醒、續(xù)約情況等等)，有提示功能。七、預、結(jié)算及報銷e-cology系統(tǒng)預、結(jié)算及包銷功能是以財務(wù)管理模塊(e-Financials)為主線，協(xié)同工 作流模塊(e-Workflow)”、“知識文檔模塊(e-Docuument)”、“人力資源模塊(e-HRM) ”提供下 屬和財務(wù)、審批人可查詢借款及支付情況查詢，實現(xiàn)財務(wù)預算的電子化審批。包括：對財務(wù)數(shù)據(jù)進行集中管理獲得對企業(yè)績效宏觀和微觀上的認識預算和實際支出的比較提供各類固定及自定義之財務(wù)報告集成

27、其它的財務(wù)系統(tǒng)向管理層展現(xiàn)公司情況協(xié)同性：找到某個財務(wù)數(shù)據(jù)，就能找到與這個財務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的所有信息(客戶/其它財務(wù)數(shù)據(jù)/項目/資產(chǎn)/計劃/流程/文檔/人員)具體表現(xiàn)為：通過工作流管理實現(xiàn)所有的財務(wù)相關(guān)流程都可以可以通過工作流的方式進行流轉(zhuǎn)，包括：預算審批、借款、商戶結(jié)算等；通過知識管理功能，管理人員相關(guān)的合同，客戶 相關(guān)資料；通過人力資源管理結(jié)合財務(wù)管理實現(xiàn)人員占用資產(chǎn)統(tǒng)計和相關(guān)費用統(tǒng)計。八、 郵件、短消息、即時通信以及傳真系統(tǒng)的運用郵件協(xié)同管理平臺(e-cology)運用所有遵循POP3/SM勒、議的郵件服務(wù)器，與主流的ExchangeLotus notes等結(jié)合在一起。直接可以在系統(tǒng)上收發(fā)郵

28、件，不需要再次進行客戶的端的安裝，直接可以在系統(tǒng)上收發(fā)郵件。短消息、即時通信工具短消息功能將郵件系統(tǒng)和e-cology系統(tǒng)的功能和應(yīng)用擴展到員工以及客戶的手機上，滿足 了廣大用戶對移動辦公的需求。例如：員工可以通過系統(tǒng)與同事或者客戶進行手機短消息通信；也可以通過手機發(fā)送、接收和回復短信到接收者的郵件系統(tǒng)；通過郵件和手機短信的互通實現(xiàn)移動狀態(tài)下的工作流程通知和待辦事宜提醒。目前并已實現(xiàn)與騰迅RTX集成，實現(xiàn)即時通信、在線信息提醒、傳輸文件、以及視頻會議等功能。與傳真系統(tǒng)集成，可以直接在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)上收、發(fā)傳真。九、 資產(chǎn)管理以e-cology的資產(chǎn)管理(e-Logistics)為主線，協(xié)同工

29、作流管理知識文檔管理“人力資源管理”來實現(xiàn)資源利用的管理，所有的借用、維修、各種申請都可以通過工作流的方式進行流轉(zhuǎn)；通過知識管理功能，管理資源相關(guān)的原始資料，如：發(fā)票、采購合同、維 修卡等；結(jié)合人力資源實現(xiàn)人員占用資產(chǎn)統(tǒng)計。十、企業(yè)文化制度、人與組織的協(xié)同發(fā)展企業(yè)文化的管理要關(guān)注人、 規(guī)章制度兩個方面的內(nèi)容， 泛微根據(jù)對“企業(yè)文化”需求的理解，主要采用e-cology的“知識文檔模塊”實現(xiàn)，與“工作流模塊”和“人力資源模塊”協(xié)同。為知識搜集和沉淀、積累、傳遞為主要目標的過程。建立知識管理模塊，將太平保險公司內(nèi)部所有已經(jīng)沉淀下來的文檔按照一定的組織或類別按照一定的權(quán)限控制進行整理和規(guī)范使用。在管

30、理上太平保險公司的管理層應(yīng)該從管理方式上做出制定，要求所有的員工將所有有用的文檔按照一定的目錄或類別進行存儲。不但提供自定義的文檔存放，還允許用戶將文檔在一定的權(quán)限泛微內(nèi)實現(xiàn)共享與文件的流動。擴大知識采集范圍和發(fā)布方式方法，建立部門信息門戶，和企業(yè)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù) 集成。知識的來源可以限于現(xiàn)有的電子形式的文檔，系統(tǒng)提供的知識管理功能還可以MAIL或項目管理、流程管理、人力資源管理系統(tǒng)進行集成。實現(xiàn)企業(yè)級流程管理引進流程方法，實現(xiàn)項目管理、個性化服務(wù)的知識傳播和發(fā)布，初步實現(xiàn)個人信息門戶，讓企業(yè)知識信息圍繞人的工作性質(zhì)和階段任務(wù)，主動發(fā)布和呈現(xiàn)，初步實現(xiàn)信息圍著個人轉(zhuǎn)的信息流體系。在這部分的話就

31、是需要與人力資源功和工作流能相結(jié)合，通過在人力資源中的組織與崗位的分布，實現(xiàn)知識與職責的互動，形成個性化的信息與知識服務(wù)。通過工作流程的使用，實現(xiàn)知識的再次利用與創(chuàng)新，對文檔進行動態(tài)的管理。建立知識地圖。開始專家知識發(fā)現(xiàn)機理建設(shè)。提高知識關(guān)聯(lián)度，和知識的參考價值。整合的業(yè)務(wù)系統(tǒng)使業(yè)務(wù)系統(tǒng)和事物系統(tǒng)緊密整和互操作，使企業(yè)內(nèi)個人的知識獲取和業(yè)務(wù)動作整合一體，而把業(yè)務(wù)動作過程中的知識自動搜集歸納的真正的知識循環(huán)系統(tǒng)。實現(xiàn)知識管理為企業(yè)員工經(jīng)營行為提供有效知識支持。深入挖掘整理企業(yè)內(nèi)部分散的知識和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為決策提供有價值關(guān)聯(lián)性知識參考，實現(xiàn)知識管理為決策服務(wù)的主要目的。員工檔案記錄員工的檔案記錄功能是在專門的人力資源模塊下進行管理。規(guī)章制度，包括員工手冊、制度、公文知識管理庫中建立各種形式的制度文件，格式內(nèi)容沒有限制。制度文件可以建立版本控制，滿足企業(yè)的長期發(fā)展。每一個階段的規(guī)章制度都可以保留。,制度文件的權(quán)限控制，根據(jù)不同的制度內(nèi)容，可以根據(jù)角色、用戶、部門以及安全級別來確立查看范圍。另外，在制度的建立過程中，可以通過系統(tǒng)的工作流實現(xiàn)對制度的建立、修改、 后可以發(fā)布到規(guī)章制度庫中