中小企業(yè)檔案管理制度

1、制度名稱檔案管理制度檔案管理制度監(jiān)督部門總則受控狀態(tài)考證部門第1條目的。為加強本公司文書立卷、檔案維護管理等相關工作，特制定本制度。第2條適用范圍。本公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，均需參照本制度規(guī)定。第3條相關職責。1 .公司總經(jīng)辦負責公司檔案的統(tǒng)籌管理工作，對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。2 .各部門應配備兼職的檔案管理人員，按照國家法規(guī)和公司規(guī)定，做好文件材料的收集積累、整理、 預立卷和開具歸檔交接清單工作。第4條檔案管理工作要求如下。集中保管，確保檔案完整、安全。2.檔案管理工作納入總經(jīng)辦工作計劃和規(guī)章制度中。3.檔案管理工作影響相關人員的考核工作。第2

2、章歸檔范圍5條凡公司經(jīng)營管理活動中形成和使用的，已辦理完畢并具有考察價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入公司檔案的接收范圍。第6條 歸檔范圍如下。重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。2.本公司對外的正式發(fā)文與有關機構來往的文書03.本公司反映主要職能活動的報告、總結。4.本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。5.信訪工作材料。7.8.公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6 .本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。本公司高層領導任免文件材料以及關于員工獎勵、處分的文

3、件材料。9 .公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。10 .其他相關資料。第3章部門歸卷管理第7條 各部門需嚴格執(zhí)行平時歸卷規(guī)定，對處理完畢或批存的文件材料，由部門兼職檔案管理人員集中統(tǒng)一保管。第8條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務、職能范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第9條 “案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。第10條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料收集齊全、加以整理，并送交本部門兼職檔案管理人員歸卷。第11條 兼職檔案管理人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”

4、，并在收發(fā)文登記簿上注明。第4章立卷管理第12條公司統(tǒng)一立卷規(guī)范，由總經(jīng)辦檔案管理人員在相關部門兼職檔案管理人員的配合下進行組卷、編目工作。第13條 公司檔案每半年接收 1次，各部門應于每年的 1月和6月將檔案資料統(tǒng)一交總經(jīng)辦。第14條 組卷、立卷需遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值的文件，便于保管和利用。第15條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。第16條分類立卷的相關規(guī)定如下。1 .檔案管理人員在歸檔文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文 件與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一起，不得分開，文件資料和電子資

5、料應合一立卷。2 .絕密文件資料和電子資料單獨立卷，少數(shù)普通文件資料和電子資料如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。3 .不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的請示與批復，放在復文年立卷，沒有復文的，放 在請示年立卷。檔案借閱管理第24條一般檔案的借閱。因工作需要借閱一般檔案材料者，可直接與檔案管理人員聯(lián)系借閱，借期一般為5個工作日，相關人員須按期歸還，不能轉借或復印給他人使用，不得向外公司或人員提供。第25條重要檔案的借閱。1 .機密案卷、借閱密集的檔案材料、重要的財務檔案必須總經(jīng)辦主任同意后才能借閱，且只供在閱覽 室查閱，不能外借。必要時經(jīng)總經(jīng)辦主任批準可復印需要部分頁碼材

6、料，用后歸還復印件注銷。2 .技術檔案中的原始資料不外借，只供在閱覽室查閱，需要時可借閱復印件。第26條外公司借閱規(guī)定。1 .各部門不可替外公司人員借閱檔案材料，不得向外公司人員提供一切檔案材料，不得私帶外公司人員到檔案室查閱。2 .外公司人員借閱相關檔案，須持公司介紹信，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準，不能復印任何檔案材料。第27條 借閱手續(xù)辦理如下。借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱歸還時應當面點收清楚，完善注銷手續(xù)，并填寫檔案借閱登 記表。第28條借閱檔案維護。1 .所有檔案材料、圖紙，借閱時不論任何理由都不能涂改和增刪字句、圈畫檔案材料、抽拆畫線及剪 裁，應保持檔案的完整與整潔。2 .對于損毀、丟

7、失或擅自毀掉檔案者，公司按有關規(guī)定處理，嚴重者追究其法律責任。3 .借閱檔案人員離職或調離本公司的，所借閱的檔案材料一律還清，不準帶走，否則綜合檔案室及上 級部門有權不在調動清單上簽字。第6檔案維護管理第29條檔案管理規(guī)范如下。1 .檔案庫房獨立設置，不能和資料室混在一起。2 .檔案庫應安裝牢固的門窗，配有防治有害生物、防塵、防火、防高溫、防潮濕、防盜、防腐、防火 等設備和措施，以保證檔案的安全。3 .檔案管理人員需做好庫房保溫工作，溫度控制在1424C,濕度應控制在 40%60%之間，溫、濕度每天有專人定時測量、記錄，并隨時調節(jié)控制。4 .注意防火，嚴禁抽煙，嚴禁使用明火裝置及電爐，嚴禁存放

8、易燃、易爆、易腐的物品及其他一切非 檔案用物，庫房周圍要配備粉劑消防器材，并按要求定期檢查、更換。5 .庫房內要做好遮陽工作，防止陽光直射，并保持清潔、衛(wèi)生、整齊。6 .檔案管理人員要時時關好門窗，切斷電源，確保檔案安全。7 30條 公司對檔案管理維護工作進行檢查，安全檢查內容如下。1 .檔案管理相關法律法規(guī)等的執(zhí)行情況。2 .各類維護裝置是否完好。3 .檔案庫房是否保持清潔。4 .隱患整改情況。第31條 對于檢查出來的問題，檔案管理人員應積極整改并及時上報，確保檔案安全，在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題未得以解決之前必須采取安全可靠的防范措施，防止事故發(fā)生，若造成損失，追究檔案管理人員的 責任。第32條檔案銷毀規(guī)定如下。1 .檔案管理人員提出銷毀案卷目錄后，經(jīng)總經(jīng)理