重大建設項目檔案專項驗收課件

1、重大建設項目檔案專項驗收重大建設項目檔案專項驗收 2013 2013年年1010月月 神華河北國華定洲發(fā)電有限責任公司神華河北國華定洲發(fā)電有限責任公司董紅巖董紅巖驗收依據(jù)驗收依據(jù)重大建設項目檔案驗收辦法重大建設項目檔案驗收辦法檔發(fā)檔發(fā)20062號號 火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范DL/T241檔案專項驗收主要內容檔案專項驗收主要內容 （共計：五章二十四條）（共計：五章二十四條） 第一章第一章 總總 則（則（5條）條） 第二章第二章 驗收組織（驗收組織（2條）條） 第三章第三章 驗收申請（驗收申請（4條）條） 第四章第四章 驗收要求（驗收要求（10條）條）

2、第五章第五章 附附 則（則（3條）條） 附附 件件(2個)第一章第一章 總總 則則1、辦法制定的目的、依據(jù)、辦法制定的目的、依據(jù)2、辦法的適用范圍、辦法的適用范圍3、項目檔案的定義、項目檔案的定義4、項目檔案驗收工作的地位、項目檔案驗收工作的地位5、項目檔案工作的基本要求、項目檔案工作的基本要求第二章第二章 驗收組織驗收組織6、項目檔案驗收工作的組織（分級管理）、項目檔案驗收工作的組織（分級管理）7、項目驗收組的組成（不少于、項目驗收組的組成（不少于5人的單數(shù)）注：凡在城市規(guī)劃區(qū)范圍內建設的項目，項人的單數(shù)）注：凡在城市規(guī)劃區(qū)范圍內建設的項目，項目檔案驗收組成員應包括項目所在地的城建檔案接收單

3、位。目檔案驗收組成員應包括項目所在地的城建檔案接收單位。注：注：13.2.3 碼頭、鐵路專用線等火電廠配套項目，檔案專項驗收應符合政府部門的相關規(guī)定。碼頭、鐵路專用線等火電廠配套項目，檔案專項驗收應符合政府部門的相關規(guī)定。項目檔案專項驗收時，可邀請配套工程相關單位檔案主管部門一同參加，也可單獨組織驗收。項目檔案專項驗收時，可邀請配套工程相關單位檔案主管部門一同參加，也可單獨組織驗收。 組織項目驗收的單位組織項目驗收的單位 組織檔案驗收的單位組織檔案驗收的單位 驗收組組成驗收組組成備注備注 國家發(fā)改委 國家檔案局 國家檔案局、中央主管部門、項目所在地省級檔案行政管理部門國家發(fā)改委委托中央主管部門

4、（含央企）、省級政府投資主管部門 中央主管部門（含央企）、省級檔案行政管理部門中央主管部門（含央企）檔案機構、省級檔案行政管理部門驗收結果需報國家檔案局備案省級及以下各級政府投資主管部門 同級檔案行政管理部門 同級檔案行政管理部門 、項目主管部門第三章第三章 驗收申請驗收申請8、申請與答復（申請表、申請與答復（申請表、10個工作日）個工作日）9、申報條件（、申報條件（4個方面）個方面）13.2.1 項目檔案專項驗收應在基本完成項目檔案的收集、項目檔案專項驗收應在基本完成項目檔案的收集、整理、歸檔工作，在消防、環(huán)保、安全設施、職業(yè)衛(wèi)生、整理、歸檔工作，在消防、環(huán)保、安全設施、職業(yè)衛(wèi)生、勞動保障、

5、水土保持等具備專項驗收條件后，才能申報驗勞動保障、水土保持等具備專項驗收條件后，才能申報驗收。收。 10、自檢、自檢11、申請報告的內容（、申請報告的內容（5個方面）個方面）第四章第四章 驗收要求驗收要求12、驗收時間（竣工驗收、驗收時間（竣工驗收3個月前）個月前）13.2.5 項目檔案專項驗收應在機組投產后一年內完成 13、驗收形式、驗收形式 （會（會 議）議）14、與會人員、與會人員13.3.2 項目檔案專項驗收會應有設計、施工、監(jiān)理、調試和生產運行單位的分管領導及技術負責人、檔案人員參加，其他相關部門的有關人員列席。15、會議議程（、會議議程（5項）項）（兩會一查）（兩會一查）16、檢查

6、方式、數(shù)量、重點（不少于、檢查方式、數(shù)量、重點（不少于100卷）卷）13.3.1.3 現(xiàn)場檢查，應根據(jù)各階段檔案形成數(shù)量按比例抽查調卷，抽查案卷數(shù)不得少于總卷冊的10%。17、驗收依據(jù)、驗收依據(jù)DL/T 241（DA/T 28）、GB/T 1182218、驗收意見的內容、驗收意見的內容(3部分部分)19、驗收結果（合格與不合格）、驗收結果（合格與不合格）20、合格、合格13.2.2 列入城建規(guī)劃范圍內的火電建設項目，應邀請城建檔案館人員參加項目檔案專項驗收。報魯班獎的項目，應取得城建檔案館出具的建設工程竣工檔案預驗收意見。13.2.4按照國家有關工程質量管理（第三方檢驗）規(guī)定，申報國家優(yōu)質工程

7、獎和魯班獎的項目，重大建設項目檔案驗收申請表應有地方省檔案主管部門的驗收簽章。 21、不合格（復查程序）、不合格（復查程序）第五章第五章附附 則則 22、解釋單位、解釋單位 23、參照范圍、參照范圍 24、實施時間、實施時間附件：附件： 1、重大建設項目檔案驗收申請表重大建設項目檔案驗收申請表 2、重大建設項目檔案驗收內容及要求重大建設項目檔案驗收內容及要求 項目檔案驗收程序項目檔案驗收程序 自評申報自評申報 驗收組織驗收組織 聽取匯報聽取匯報 綜合評價綜合評價 抽查檔案抽查檔案 現(xiàn)場查看現(xiàn)場查看 驗收意見驗收意見 合格合格 不不 合合 格格 復查程序復查程序 檔案專項驗收內容及要求檔案專項驗

8、收內容及要求項目檔案的基礎管理工作項目檔案的基礎管理工作1.項目建設單位（法人）認真執(zhí)行國家檔案工作法律法規(guī)，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立了切合實際的項目檔案工作的管理體制和工作程序。2.項目建設單位（法人）對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。3.項目檔案工作實行領導負責制，確定了負責項目檔案工作的領導和部門，實行了各部門和有關人員檔案工作責任制，并采取了有效的考核措施。4.項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力。5.配備適應工作需要的檔案管理人員，檔案管理人員經過

9、檔案管理專業(yè)培訓。6.采用先進信息技術，實現(xiàn)項目檔案管理的信息化。7.保證檔案工作所需經費，配備了計算機、復印機及聲像器材等必備的辦公設備，且性能優(yōu)良，滿足工作需要。項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況1.按照DA/T 28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范，結合項目產生文件材料的實際情況，檢查項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。2.項目文件材料的收集、整理、歸檔和項目檔案的整理與移交符合DA/T 28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范及GBT 11822-2000科學技術檔案案卷構成的一般要求。項目檔案的安全項目檔案的安全1.檔案庫房

10、采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施，檔案庫房與閱覽、辦公用房分開。2.檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具符合標準要求。3.歸檔文件材料的制成材料符合耐久性要求。4.采取有效措施保證檔案實體和信息安全。如何順利通過項目檔案專項驗收如何順利通過項目檔案專項驗收迎檢需要準備內容迎檢需要準備內容檔案基礎管理工作檔案基礎管理工作1. 項目檔案管理機構以及檔案領導小組成立文件；根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準和上級單位有關要求制定的檔案管理制度和工作標準；2. 建設單位關于檔案管理網絡管理及定期開展活動的記錄（如檔案會議紀要、評比活動、定期檢查記錄、培訓記錄等）；同步管理方面（參加設備開箱、參加階段性檢查等

11、活動）；3.提供相關領導的崗位責任制、解決檔案工作實際問題的事例。負責檔案部門及領導的崗位責任制、形成的有關文件材料。相關部門和人員的崗位責任制、形成的有關文件材料。提供考核記錄、總結、通報等；4.提供主設備和主標段合同中有關檔案方面的條款；5.提供專職檔案員學歷、職稱、上崗證書；6.現(xiàn)場檢查采用的檔案管理軟件，以及應用程度（全文數(shù)字化水平、網絡查詢利用情況等）；7.編制經費列表，現(xiàn)場查看服務器、計算機、打（復）印機及聲像器材等必備的辦公設備；檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況（必查資料準備好）檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況（必查資料準備好）項目檔案的安全（以實地查看為主）項目檔案的安全（以實地查看為主）

12、迎檢要求迎檢要求1 1、上述資料準備齊全，放到檢查場所。2 2、迎檢人員到位。（項目檔案專項驗收會應有設計、施工、監(jiān)理、調試和生產運行單位的分管領導及技術負責人、檔案人員參加，其他相關部門的有關人員列席）3 3、配合檢查人員要分工合作。要求熟悉檔案相關標準和所負責部分的檔案分類排架情況，能夠快速調檔。（調卷速度：5分鐘原則）4 4、為驗收組提供良好的檢查環(huán)境及所需工具（項目檔案編制說明、機讀目錄、案卷目錄或全引目錄等）。驗收中常見問題及注意事項驗收中常見問題及注意事項文件收集齊全完整性差文件收集齊全完整性差1、項目立項文件、項目立項文件（項目核準及相關文件、選址文件、項目投資方招投標文件）缺失

13、或無效（1）項目核準文件是工程項目建設合法性的依據(jù)和憑證。選址文件（文物、礦產、漁業(yè)、航道、軍事設施、航空等）是項目辦理“建設項目選址意見書”的依據(jù)性文件?，F(xiàn)在很多項目由于申報核準的時間周期過長、投資方（股東方）變更、項目管理人員流動，很容易造成文件的丟失。（2）項目核準文件、項目投資方招投標文件很多情況下，原件多數(shù)情況下存放于上級主管單位檔案室，項目部檔案室存放的為復印件。這些文件是工程竣工驗收、達標、創(chuàng)優(yōu)檢查中必查內容。2、新舊標準歸檔范圍不同，造成歸檔不全、新舊標準歸檔范圍不同，造成歸檔不全例如：未中標單位投標文件的不歸檔。原來執(zhí)行的國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T28

14、-2002對未中標單位投標文件歸檔未作明確歸檔，很多單位因此未歸檔。新標準DL/T241-2012中對此作了歸檔，為短期保存。有效技術標準清單等3 3、只歸檔批復或備案文件，漏歸支持性文件、只歸檔批復或備案文件，漏歸支持性文件（1 1）專項驗收文件）專項驗收文件包括消防專項驗收、職業(yè)衛(wèi)生專項驗收、勞動保障專項驗收、環(huán)境保護專項驗收、水土保持專項驗收、檔案專項驗收等收集歸檔時，不僅要歸檔驗收證書、備案文件，要同時收集請示文件、支持性文件。以安全設施竣工驗收為例需要收集歸檔文件包括：國家安全生產監(jiān)督管理總局出具的安全驗收評價報告?zhèn)浒负?、申請備案的請示、項目安全設施竣工驗收意見、安全驗收評價報告審核

15、意見、安全驗收評價報告等（2 2）質量監(jiān)檢文件）質量監(jiān)檢文件省、市、自治區(qū)電力質監(jiān)中心站組織的監(jiān)檢項目歸檔文件應包括正式質量監(jiān)督檢查報告（省電力質監(jiān)中心站出具）、正式監(jiān)督檢查請示、整改要求（問題清單）及改進工作建議、整改記錄、匯報材料；預監(jiān)檢報告、預監(jiān)檢申請、問題清單及整改記錄等。4 4、外圍項目歸檔不全、外圍項目歸檔不全例如：鐵路專用線工程、港口工程（碼頭、引橋、航道、港池、防浪堤、填海工程等）、取水工程（攔河壩及水閘、取水口、引水渠（管）、橋涵等）原因：一般這些項目距離廠區(qū)較遠管理不方便；采用的標準不同意。5 5、沒有將科技創(chuàng)新、技術進步等相關內容納入歸檔范圍、沒有將科技創(chuàng)新、技術進步等相

16、關內容納入歸檔范圍6 6、進口材料設備的商檢證明、報關文件、進口材料設備的商檢證明、報關文件 是進口設備重要的質量保證文件，出現(xiàn)質量問題也是事故分析及向廠家索賠的依據(jù)性文件之一。大家往往重視進口設備開箱文件、圖紙、說明書的收集，容易忽視進口材料設備的商檢證明、報關文件的收集。要及時從物資管理部門或進口設備代理機構收集。提醒：要求提供中文說明書提醒：要求提供中文說明書7 7、招標代理機構提供文件、招標代理機構提供文件往往提供的都是復印件合訂本，原件存于招標代理機構。需要蓋章8 8、對技術標準不了解，造成歸檔不全、對技術標準不了解，造成歸檔不全 例如：沉降觀測文件，測量人員的資格證復印件、測量儀器

17、檢測很合格證復印件要附在報告的后面，以說明報告的有效性。9 9、部分針對項目的文件歸入文書檔案、部分針對項目的文件歸入文書檔案 GB/T 11822-2008 4.3.1條規(guī)定“針對具體項目的管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷?！?現(xiàn)在，公文都是通過辦公自動化軟件（OA）流轉文件。在項目檔案整理之前，文書已按年度歸入文書檔案，特別是一些改擴建項目，已按年度歸入文書檔案。提示提示: :前期文件、項目管理機構文件等及時收集前期文件、項目管理機構文件等及時收集竣工圖及各項竣工設計文件不符合要求竣工圖及各項竣工設計文件不符合要求 工程建設項目竣工圖是項目竣工驗收以及電廠生產、運

18、行、維護、改建與擴建的重要依據(jù)。因此，工程建設項目竣工圖編制必須完整齊全，必須真實而準確的反映項目竣工時的實際情況，做到圖實相符、技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備、符合檔案管理的規(guī)范。 要求：內容要與施工圖設計、設計變更、施工驗收記錄、調試記錄等相符合。1、竣工圖編制深度和出圖范圍不滿足要求。一般設計單位會按按DL/T 5229規(guī)定編制竣工圖，該標準的出土范圍小于施工圖的出圖范圍，建設單位應在合同中對竣工圖編制深度和出圖范圍進行約定。 2、竣工圖修改不到位。原因：建設單位收集變更依據(jù)不齊（設計變更通知單及回復、工程變更洽商單、材料代用單、工程聯(lián)系單等）；設計變更單本身存在變更內容未完全執(zhí)行、或者再次

19、變更等，審核確認工程存在問題；修改過程中，施工圖設計人員與竣工圖修改人員不是同一個人，容易出現(xiàn)問題?？⒐D審查不到位。3、關于竣工圖折疊問題?？⒐D應應按GB/T 10609.3規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標欄應外露。（DL/T 241 7.2.5）4、引進項目及進口設備竣工圖不符合要求、引進項目及進口設備竣工圖不符合要求 引進項目及設備竣工圖一般由外商提供，根據(jù)國際慣例，施工圖最終版直接轉化為竣工圖。并且一般不提供紙質圖紙，從其提供的網站和密碼下載。要求：需外方代表在圖紙上簽字解決辦法：解決辦法： （1）在合同中約定簽字確認 （2）圖紙應采用工程專用紙打印，以保證圖樣清晰、耐久保存 （3）

20、采用其他變通形式施工技術文件整理標準不統(tǒng)一施工技術文件整理標準不統(tǒng)一整理：按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。對于火電建設項目來講，系統(tǒng)龐大，參建單位眾多，檔案人員水平參差不齊，對標準的理解也不盡相同。例如：8.3.1.1 組卷應按文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系；分類科學，合理組卷。組卷要求可參考附錄A。8.3.1.2 組卷應根據(jù)卷內文件的內容和按文件的多少組成一卷或多卷。卷內文件內容應相對的獨立完整。如何保證組卷標準統(tǒng)一如何保證組卷標準統(tǒng)一? ?1、首先由建設單位對國家、行業(yè)標準進行細化，制定實施細則或制度，2、加強各參建單位

21、檔案人員的培訓工作3、立示范卷對特殊載體檔案重視程度不夠對特殊載體檔案重視程度不夠 通常我們說的特殊載體檔案就是對非紙質檔案的統(tǒng)稱，包括照片檔案、聲像檔案、光盤等（電子檔案）、實物檔案等。 一是內在質量 二是整理質量特別是在DL/T 241中又增加了與工程相關的實物檔案。 金屬探傷底片的整理與保存，有DL/T 869規(guī)定；而地質礦樣、高溫高壓監(jiān)察段管道、吹管靶板等實物的整理與保存沒有找到相關規(guī)定，建議按其他實物檔案整理要求按種類編號，與相應的施工記錄或實驗報告等建立互見關系。檔案移交滯后檔案移交滯后 1、內部移交 參建單位應在項目實體竣工后三個月內將整理完畢的項目檔案移交建設單位歸檔。尾工形成的檔案應在尾工完工后及時移交 。特殊規(guī)定：例中華人民共和國特種設備安全法第二十四條 特種設備安裝、改造、修理竣工后，安裝、改造、修理的施工單位應當在驗收后三十日內將相關技術資料和文件移交特種設備使用單位。特種設備使用單位應當將其存入該特種設備的安全技術檔案。2、外部移交 根據(jù)城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法第十條規(guī)定城市建設檔案的報送時間： 凡屬新建項目（工程）應在項目（工程）竣工驗收后個月內文件閉環(huán)情況不好文件閉環(huán)情況不好文件閉環(huán)分為形式上閉環(huán)