資產(chǎn)檔案管理制度

1、資產(chǎn)檔案管理制度目的范圍：為規(guī)范資產(chǎn)檔案管理，確保資產(chǎn)檔案能夠有序傳承和規(guī)范化管理，特制定本制度；程序要求 :1.對(duì)資產(chǎn)報(bào)表物理性文件進(jìn)行檔案管理資產(chǎn)報(bào)表物理性文件的標(biāo)準(zhǔn)要求： 物理性的資產(chǎn)管理工作報(bào)表、 文件納入檔案管理范疇， 便于在資產(chǎn)管理中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問(wèn)題 時(shí)，容易查找問(wèn)題產(chǎn)生的原因。1.1.2物理性的資產(chǎn)管理工作報(bào)表、 文件按照酒店管理公司統(tǒng)一的格式要求進(jìn)行編制并歸檔處1.2資產(chǎn)報(bào)表物理性文件保存設(shè)置的內(nèi)容：1.2.1資產(chǎn)確認(rèn)書(shū)及附件資產(chǎn)確認(rèn)明細(xì)表1.2.2資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作底稿1.2.3資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)情況表1.2.4資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告1.2.5月度資產(chǎn)變動(dòng)表1.2.6資產(chǎn)交接確認(rèn)明細(xì)表1.2.7資產(chǎn)盤(pán)盈

2、/盤(pán)虧情況處理表1.2.8資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作計(jì)劃表 / 資產(chǎn)管理月報(bào)1.2.9資產(chǎn)實(shí)存明細(xì)表1.2.10資產(chǎn)管理文件1.3資產(chǎn)報(bào)表物理性文件檔案管理時(shí)間的要求：1.3.1 對(duì)于以上文件依據(jù)其發(fā)生量分別按照半年或者一年的時(shí)間進(jìn)行分類整理， 其具體內(nèi)容如1.3.1.1資產(chǎn)確認(rèn)書(shū)及附件資產(chǎn)確認(rèn)明細(xì)表（一年） 1.3.1.2資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作底稿（半年） 1.3.1.3資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)情況表（半年）131.4資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告（半年） 131.5月度資產(chǎn)變動(dòng)表（半年） 131.6資產(chǎn)交接確認(rèn)明細(xì)表（一年） 131.7資產(chǎn)盤(pán)盈/盤(pán)虧情況處理表（一年） 131.8資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作計(jì)劃表/資產(chǎn)管理月報(bào)（一年） 1.3.1.9資產(chǎn)實(shí)存明細(xì)

3、表（半年） 1.3.1.10資產(chǎn)管理文件（一年）1.3.2以上文件內(nèi)容多的應(yīng)該對(duì)此類文件打印文件的月份和內(nèi)容封面進(jìn)行整理。1.3.3此類檔案的保存時(shí)間為10年。2.資產(chǎn)報(bào)表電子文件的檔案管理2.1電子文件在電腦內(nèi)保存的文件夾分類處理2.1.12.1.2第一級(jí)文件夾第二級(jí)文件夾第三級(jí)文件夾第四級(jí)文件夾具體報(bào)表電子文件資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作底稿資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)情況表資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告月度資產(chǎn)變動(dòng)表資產(chǎn)交接確認(rèn)明細(xì)表資產(chǎn)盤(pán)盈情況處理表資產(chǎn)盤(pán)虧情況處理表資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作計(jì)劃表資產(chǎn)確認(rèn)書(shū)及附件資產(chǎn)確認(rèn)明細(xì)表資產(chǎn)核算部門(mén)月份按照時(shí)間發(fā)生排列在酒店資產(chǎn)管理員（酒店財(cái)務(wù)部資產(chǎn)會(huì)計(jì)）工作電腦里設(shè)置“資產(chǎn)報(bào)表電子文件文件夾” 作為資產(chǎn)報(bào)表電

4、子文件保存的檔案管理方式?！百Y產(chǎn)報(bào)表電子文件文件夾”按照資產(chǎn)報(bào)表類型和資產(chǎn)核算部門(mén)的原則進(jìn)行分類分級(jí)管理，在“資產(chǎn)報(bào)表電子文件文件夾”下面設(shè)置相對(duì)應(yīng)的分類分級(jí)文件夾，文件夾設(shè)置內(nèi)容如下:資產(chǎn)管理月報(bào) 資產(chǎn)實(shí)存明細(xì)表 資產(chǎn)管理文件2.2資產(chǎn)數(shù)碼圖像進(jìn)行檔案管理2.2.1 基本原則:221.1所有的固定資產(chǎn)都必須配備相對(duì)應(yīng)的數(shù)碼圖像 221.2酒店資產(chǎn)管理員（酒店財(cái)務(wù)部資產(chǎn)會(huì)計(jì)）應(yīng)配備的數(shù)碼相機(jī)一臺(tái) 2.2.2數(shù)碼相機(jī)的配置達(dá)到的基本要求: 2.2.2.1像素應(yīng)在300萬(wàn)以上 2.2.2.2內(nèi)存在1G以上 2.2.2.3方便隨身攜帶 222.4能夠快速、方便的進(jìn)行數(shù)碼數(shù)據(jù)導(dǎo)出 2.2.3固定資產(chǎn)圖

5、像應(yīng)符合以下規(guī)定: 2.2.3.1固定資產(chǎn)圖像必須與固定資產(chǎn)實(shí)物保持一致，不得將實(shí)物和圖像相混淆。2.2.3.2固定資產(chǎn)圖像必須保持圖像清晰、直觀 2.2.3.3相同的固定資產(chǎn)可以允許保持相同的圖像 2.2.3.4標(biāo)的固定資產(chǎn)在保持圖像達(dá)到要求的情況下，可以多拍攝幾張圖像作為固定資產(chǎn)圖像資料保存2.2.4拍攝固定資產(chǎn)實(shí)物應(yīng)注意以下事項(xiàng): 2.2.4.1對(duì)于不需要安裝的固定資產(chǎn)，盡量在驗(yàn)收過(guò)程中進(jìn)行拍攝；對(duì)于需要安裝才能投入使用的固定資產(chǎn)，在安裝完畢之后應(yīng)立即進(jìn)行拍攝。2.2.4.2應(yīng)事先做好與驗(yàn)收部門(mén)的固定資產(chǎn)培訓(xùn)和友好配合工作，對(duì)于固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和分類培訓(xùn)應(yīng)到位，驗(yàn)收員能夠熟練判斷固定資產(chǎn)的

6、標(biāo)準(zhǔn)和分類。2.2.4.3在驗(yàn)收員驗(yàn)收到符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的資產(chǎn)時(shí)，可以立即通知酒店資產(chǎn)管理員（酒店財(cái)務(wù)部資產(chǎn)會(huì)計(jì)）前來(lái)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行拍攝處理，或者因特殊原因不能及時(shí)通知酒店資產(chǎn)管 理員（酒店財(cái)務(wù)部資產(chǎn)會(huì)計(jì)）前來(lái)處理拍攝事宜，在事后應(yīng)及時(shí)通知酒店資產(chǎn)管理員（酒 店財(cái)務(wù)部資產(chǎn)會(huì)計(jì)）對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行補(bǔ)拍手續(xù)。2.2.4.4在拍攝固定資產(chǎn)圖像在拍攝固定資產(chǎn)實(shí)物時(shí)應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)的全貌進(jìn)行拍攝， 不能在一張拍攝相片能反映全部情況下，有可能的話盡量多角度進(jìn)行拍攝，綜合反應(yīng)固定資產(chǎn)狀況。2.245在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行拍攝，應(yīng)按照拍攝的先后順序在資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)情況表上對(duì)拍攝了照片的固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)志和編碼順序，便

7、于查找固定資產(chǎn)實(shí)物與數(shù)碼圖像的對(duì)應(yīng) 關(guān)系。2.2.5從數(shù)碼相機(jī)中導(dǎo)出固定資產(chǎn)圖片應(yīng)注意事項(xiàng): 2.2.5.1在拍攝工作完畢之后，利用數(shù)據(jù)線及時(shí)將數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像數(shù)據(jù)直接從數(shù)碼相機(jī)中導(dǎo)出并保存在酒店資產(chǎn)管理員（酒店財(cái)務(wù)部資產(chǎn)會(huì)計(jì)）工作電腦里的“固定資產(chǎn)圖像文件 夾”中。2.2.5.2在數(shù)碼相機(jī)內(nèi)的固定資產(chǎn)圖片數(shù)據(jù)不應(yīng)保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而有沒(méi)有及時(shí)導(dǎo)出，這樣會(huì)導(dǎo)致在對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)物不熟悉的情況下將固定資產(chǎn)實(shí)物和固定資產(chǎn)名稱搞錯(cuò),2.2.6固定資產(chǎn)圖像數(shù)據(jù)的保存和編碼歸類處理應(yīng)注意事項(xiàng): 2.2.6.1在酒店資產(chǎn)管理員（酒店財(cái)務(wù)部資產(chǎn)會(huì)計(jì)）工作電腦里設(shè)置“固定資產(chǎn)圖像文件夾”作為固定資產(chǎn)圖像數(shù)據(jù)保存的檔案

8、管理。2.262 “固定資產(chǎn)圖像文件夾”按照固定資產(chǎn)劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分級(jí)分類管理，在“固定資產(chǎn)圖像文件夾”下面設(shè)置相對(duì)應(yīng)的分級(jí)分類文件夾，文件夾設(shè)置內(nèi)容如下:第一級(jí)文件夾第二級(jí)文件夾第三級(jí)文件夾圖像數(shù)據(jù)文件固定資產(chǎn)圖像01房屋及建筑物02供電系統(tǒng)設(shè)備03給排水系統(tǒng)設(shè)備04供熱系統(tǒng)設(shè)備05中央空調(diào)設(shè)備06電梯設(shè)備07通訊設(shè)備08電腦及辦公設(shè)備09廚房設(shè)備10洗滌設(shè)備11桑拿設(shè)備12視聽(tīng)及數(shù)碼設(shè)備13營(yíng)業(yè)用家具14辦公用家具15電器設(shè)備資產(chǎn)核算部門(mén)按固定資產(chǎn)編碼順 序16娛樂(lè)健身設(shè)備 17保安及消防設(shè)備 18地毯 19工藝及裝飾品 20交通工具 21維修設(shè)備22其他2.263每月對(duì)“固定資產(chǎn)圖像文件夾

9、”進(jìn)行備份處理 2.264所有固定資產(chǎn)圖像數(shù)據(jù)在拍攝完畢之后必須及時(shí)將數(shù)據(jù)從數(shù)碼相機(jī)中導(dǎo)出并保存在酒店資產(chǎn)管理員（酒店財(cái)務(wù)部資產(chǎn)會(huì)計(jì)）工作電腦里的“固定資產(chǎn)圖像文件夾”中。2.265在進(jìn)行固定資產(chǎn)圖像保存的同時(shí)，需對(duì)固定資產(chǎn)圖像數(shù)據(jù)文件進(jìn)行編碼和固定資產(chǎn)名稱固定資產(chǎn)圖像數(shù)據(jù)必須與固的設(shè)置，編碼的原則按照固定資產(chǎn)編碼的原則和要求執(zhí)行,定資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)固定資產(chǎn)的編碼保持一致,不得隨意更改編碼的規(guī)則和號(hào)碼；固定資不得隨意個(gè)不產(chǎn)名稱的設(shè)置必須與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)相應(yīng)的固定資產(chǎn)名稱保持一致, 更改固定資產(chǎn)的名稱。5771001803090012095 579036822859633082 5771001

10、803090012386 576137399735760696 5771001803090013594 578077579902515512 5771001803090012387 577164982601818051 5771001803090012138 572131192158918326 5771001803090012359 579036822361076053 5771001803090012356 576135286143791742 5771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 101229944325833379 17088100343355275 101866732938832008 17088100343356107 101581152501500522 17088100343356108 101000180059871732 17088100343354295 101074194142687017 17088100343356184 101878660869628802 17088100343356185 101775831174086674 17088100343356109 101086014373572846/p>