淺議當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的作用 存在的問題及建議

1、淺議當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的作用 存在的問題及建議 淺議當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的作用 存在的問題及建議 21世紀是信息化的世紀，檔案是一種重要的信息載體，以檔案信息化為手段，是加強當(dāng)前高校檔案管理的必然開展趨勢?！艾F(xiàn)代信息技術(shù)的引入，可實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理【1】。很顯然，檔案工作信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時代開展的新舉措、新要求，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。因此，加強檔案信息化建設(shè)和管理，既是高校落實科學(xué)開展觀的具體表達，亦是提高高校工作效率和提升檔案信息資源開發(fā)利用的前提條件。 一、高校實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要意義和作用 在當(dāng)今信息時代的形勢開展

2、需求下，高校檔案信息化建設(shè)擺在了十分突出的位置，只有實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和科學(xué)管理，建立多功能管理的信息化檔案體系，才能為本單位和社會各界、廣闊公眾提供準確、有效、全面、權(quán)威的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和利用價值。 一實施檔案信息化建設(shè)，有利于提高檔案信息收集的完整性和時效性 建設(shè)一個科學(xué)和完善的檔案信息化體系，原始信息資料的采集是關(guān)鍵，隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)以及高校內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的日趨完善，各部門和院系之間相互聯(lián)通，信息資源的收集由點及面，不斷增大信息資源數(shù)據(jù)容量，確保信息收集的完整性，電子文件的收集直接通過郵件或本單位局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)手段傳輸聚集，是一種相當(dāng)普及與便捷的方法。 二強化檔案信息化管

3、理，有助于提升檔案管理工作的標準化、標準化水平。 實現(xiàn)檔案信息化，主要目的是通過現(xiàn)代高科技的網(wǎng)絡(luò)手段為信息利用者提供快速、準確和全面的信息，提高檔案的利用率和利用價值，促使檔案工作的管理方法、工作方式、信息處理等環(huán)節(jié)不斷改良，從而推動檔案管理工作流程更加科學(xué)化、標準化和制度化。 三完善檔案信息化體系，有利于實現(xiàn)高效快捷的信息檢索 隨著社會經(jīng)濟的不斷開展和時間的推移，高校的檔案數(shù)量與日俱增，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的查找方法和落后的檢索工具，難于適應(yīng)當(dāng)今社會的開展需要，阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，只有不斷完善檔案信息化體系，找出適用于本單位局域網(wǎng)信息組織與管理的方法，及時解決好各方面技術(shù)的銜接問題，

4、不斷優(yōu)化計算機應(yīng)用技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)，將促進檔案的效勞質(zhì)量大大提高。 四加強檔案信息化建設(shè)，有利于更好地開發(fā)和利用檔案信息資源 如果說信息采集是根底，管理是過程，開發(fā)利用并提供效勞那么是檔案管理工作的最終目標，“檔案工作的目的之一是開發(fā)利用，利用工作開展得好壞是檢驗檔案工作的最正確尺度【2】。檔案信息化建設(shè)管理目標是實現(xiàn)信息的開發(fā)與利用，檔案信息資源共享成為信息社會中檔案利用工作的新要求。檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作矛盾運動的必然結(jié)果，是滿足檔案信息利用社會化的實際需要，是時代開展的客觀要求，為此，加強檔案信息化建設(shè)是為社會提供強有力的信息保障。 二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)進程中存

5、在的問題 近年來，高校在實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)過程中取得了很大的進步，特別是電子檔案的出現(xiàn)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了一場革命，檔案信息化的管理優(yōu)勢亦為人們所認識，但在日常的檔案管理工作中還存在一些問題亟待進一步解決。 一檔案信息化建設(shè)意識淡薄 長期以來，傳統(tǒng)的檔案管理觀念在一些人的意識之中根深蒂固，檔案材料的書寫和形成中就存在不標準、不統(tǒng)一問題，特別是原始資料交接不及時，往往造成大量的信息資源被喪失。同時，由于檔案信息化管理意識淡薄，某些部門、院系還自行保管紙質(zhì)檔案資料，造成檔案信息收集不齊全與滯后問題，嚴重地影響了檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，阻礙檔案管理信息化的開展進程。 二檔案平安意識薄弱 高校實現(xiàn)

6、檔案信息化管理，大大地突破了檔案利用的時空限制，使檔案信息資源利用變得更加方便和快捷，但由于某些檔案工作人員的檔案保密意識和檔案平安意識嚴重滯后，使用未經(jīng)殺毒的外來移動磁盤、鏈接互聯(lián)網(wǎng)等等，極容易造成檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯亂、喪失、病毒入侵、重要文件資料在網(wǎng)絡(luò)上流傳等等的問題。 三檔案管理人員業(yè)務(wù)能力薄弱 檔案信息的管理和利用很大程度上受到檔案工作人員業(yè)務(wù)水平的制約，不少部門、院系的檔案管理人員由辦公室管理員兼任，未經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，人員崗位流動性頻繁，局部管理人員在工作中只能是“摸著石頭過河。由于檔案管理人員不熟悉信息技術(shù)，有的檔案管理人員還只滿足于使用計算機管理檔案目錄，未能掌握相關(guān)的計算機

7、應(yīng)用根底知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，未能使檔案信息多元化、拓展檔案應(yīng)用領(lǐng)域。近年來，隨著檔案載體向著檔案數(shù)字化的方向開展，高校普遍對紙質(zhì)檔案進行了電子化處理，并在此根底上建立了電子閱覽室，隨著檔案軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代極大地改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作的方式方法，但從目前情況看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更是缺之又缺，檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴重的境況。 三、推進高校檔案信息化建設(shè)的幾點建議 目前，高校的檔案管理工作已逐漸向制度化、標準化、標準化、信息化方向開展，但在開展的進程中仍要不斷改良檔案管理工作模式，穩(wěn)步、扎實地推進檔案信息化的建設(shè)。 一建立一支人員

8、穩(wěn)定、業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)高的檔案隊伍 推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才，隨著計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用和開展，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先進的設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用都離不開人去掌握運用，因此，高校檔案信息化建設(shè)程度的上下很大程度上取決于人的素質(zhì)，沒有一支知識結(jié)構(gòu)合理、人員穩(wěn)定的檔案隊伍，難于適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的開展需要。要不斷通過各種渠道、多種形式加強檔案管理人員再教育，促使檔案管理人員不斷更新業(yè)務(wù)知識，特別是計算機應(yīng)用根底知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識的培訓(xùn)。只有努力培養(yǎng)和打造一支具備現(xiàn)代檔案管理知識的高素質(zhì)檔案隊

9、伍，才能切實擔(dān)當(dāng)起實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重任。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就要求檔案管理隊伍要相對穩(wěn)定，要具有熟悉的電子計算機操作的信息技術(shù)專業(yè)人才，使之能適應(yīng)當(dāng)前高校檔案工作現(xiàn)代化管理之需要。 二加大宣傳力度，增強隊伍的檔案信息化建設(shè)意識，加強檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感 長期以來，由于人們特別是某些領(lǐng)導(dǎo)同志對檔案管理工作重要性認識缺乏，使得檔案工作經(jīng)常處在可有可無的輔助性質(zhì)的為難境地，嚴重阻礙了檔案工作的健康開展。因此，搞好檔案管理工作關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)思想通了、認識深刻了，做好

10、檔案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高檔案工作人員對檔案實現(xiàn)信息化管理重要性的認識，這就要求檔案工作人員在收集檔案資料時，做到口勤、手勤、腳勤，收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠的檔案材料，及時追補和不斷補充新的資料，將收集的紙質(zhì)資料迅速進行電子化處理，提高檔案工作的效率和水平。 三建立和完善檔案信息化管理的規(guī)章制度 檔案信息化的建設(shè)離不開一套嚴謹?shù)囊?guī)章制度，沒有一套行之有效的規(guī)章制度，難以保證檔案管理工作的順利開展。因此，要根據(jù)工作的實際需要，制定和完善檔案管理規(guī)章制度，例如制訂一套如?檔案歸檔制度?、?檔案保密制度?、?數(shù)字檔案備份制度?、?網(wǎng)絡(luò)平安管理制度?、?檔案人員崗位責(zé)任制?等等，

11、通過規(guī)章制度管人，使檔案管理工作做到有章可循。同時要標準操作標準和流程，如歸檔電子文件檔案存儲要按照?電子文件歸檔與管理標準?操作，存儲歸檔電子文件信息數(shù)據(jù)的計算機設(shè)備一定要平安可靠，并且要不斷更新備份設(shè)備，嚴防電子檔案被清洗、喪失，確保信息化檔案信息平安及資源的有效利用，通過一系列的規(guī)章制度和標準化管理，使檔案信息化管理工作逐步走上良性的循環(huán)軌道。 四建立檔案信息平安保障體系，逐步完善檔案信息平安管理體制 要充分為信息利用人提供準確、完整、有效的信息資源，必須加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理和維護，確保檔案數(shù)據(jù)庫的平安。一是檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)必須切實與公共網(wǎng)絡(luò)實行物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)钠桨玻欢且訌姍n案數(shù)據(jù)庫的管理，應(yīng)對數(shù)據(jù)進行異地脫機備份；三是為信息利用人提供優(yōu)質(zhì)效勞的同時，要認真采用身份認證、密鑰管理、防火墻等平安防護措施，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用過程中的系統(tǒng)平安。 五加大專項資金的投入，不斷更新軟硬件設(shè)備 俗語說：“巧婦難為無米之炊，檔案信息化建設(shè)離不開軟硬件的更新?lián)Q代，檔案管理專用軟件、電子計算機、效勞器、高速掃描儀、縮微機、刻錄機、開通內(nèi)部局域網(wǎng)、配套信息平安防護措施等等，都需要投入大筆的資金，如果沒有一定的設(shè)備投入，檔案信息化建設(shè)只能是紙上談兵。 總之，檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不是檔案