檔案管理操作指導(dǎo)手冊(cè)

1、目 錄檔案管理217.1檔案管理初始化317.1.1檔案館信息維護(hù)317.1.2定義ABS碼417.1.3列表框參數(shù)定義717.1.4報(bào)表設(shè)置817.2檔案庫(kù)及文件整理917.2.1新增檔案庫(kù)917.2.2檔案庫(kù)管理1117.2.3文件分類(lèi)1417.2.4文件信息管理1617.2.5文件的查詢(xún)2017.3輔助立卷和檔案管理2217.3.1輔助立卷232317.3.2檔案管理2517.4資料移交3317.5案卷借閱3817.5.1創(chuàng)建案卷借閱3817.5.2案卷借閱詳情39檔案管理PowerOn圖紙文檔管理系統(tǒng)提供了從文件的產(chǎn)生，修改，批準(zhǔn)到修訂的系統(tǒng)管理，而本章節(jié)的檔案管理則是文件的最終歸檔管

2、理。為項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目各主要執(zhí)行中心進(jìn)行所有項(xiàng)目文件歸檔的系統(tǒng)管理，收集歸檔文檔的相關(guān)信息，可以支持將來(lái)企業(yè)的運(yùn)作及組織維護(hù)部門(mén)的需要。同時(shí)，檔案管理中的文件及其原始數(shù)據(jù)有利于建立未來(lái)的項(xiàng)目生命周期和知識(shí)管理系統(tǒng)。在實(shí)際項(xiàng)目中，許多信息是由檔案管理系統(tǒng)給出。檔案管理指的是對(duì)作為信息載體的資料進(jìn)行有序的收集，加工，分解，編目，存檔，并作為項(xiàng)目各參與方提供專(zhuān)用和常用的信息過(guò)程。前章圖紙文檔管理是本章檔案管理的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目圖紙文檔被有效率使用的前提條件。在【工程中心】中單擊【檔案管理】，或者在【工程中心】選擇菜單【模塊】=>【檔案管理】，即可進(jìn)入檔案管理模塊。首先跳出的是檔案庫(kù)的選擇窗口。圖

3、17-1 檔案庫(kù)選擇窗口17.1檔案管理初始化17.1.1檔案館信息維護(hù)用戶(hù)選擇【定義】=>【檔案館】菜單，系統(tǒng)彈出檔案館定義和維護(hù)窗口。用戶(hù)可在當(dāng)前窗口增加、刪除和修改檔案館信息，默認(rèn)檔案館不可刪除。用戶(hù)可指定一個(gè)檔案館，點(diǎn)擊設(shè)置默認(rèn)檔案館。系統(tǒng)將當(dāng)前檔案館設(shè)置為默認(rèn)檔案館。圖17-1-1檔案館信息17.1.2定義ABS碼標(biāo)準(zhǔn)檔案分類(lèi)碼在系統(tǒng)中簡(jiǎn)稱(chēng)ABS碼。不同行業(yè)均有自己的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案分類(lèi)碼。所以，系統(tǒng)支持不同的檔案庫(kù)選擇不同的標(biāo)準(zhǔn)檔案分類(lèi)碼。選擇【定義】=>【標(biāo)準(zhǔn)檔案類(lèi)目（ABS）】菜單，進(jìn)入ABS編輯的窗口。圖17-1-2ABS編輯窗口系統(tǒng)預(yù)建了一個(gè)默認(rèn)的ABS庫(kù)。用戶(hù)可自

4、建本行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)檔案分類(lèi)碼庫(kù)。點(diǎn)擊庫(kù)維護(hù)，系統(tǒng)彈出標(biāo)準(zhǔn)檔案分類(lèi)碼庫(kù)維護(hù)窗口。用戶(hù)可在此窗口維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)檔案分類(lèi)碼庫(kù)。默認(rèn)的檔案分類(lèi)碼庫(kù)不可刪除。用戶(hù)可選擇一個(gè)ABS庫(kù)，點(diǎn)擊設(shè)置默認(rèn)庫(kù)將當(dāng)前庫(kù)設(shè)為默認(rèn)檔案庫(kù)。圖17-1-3ABS庫(kù)列表維護(hù)ABS庫(kù)完畢后可繼續(xù)回到ABS編輯窗口進(jìn)行相關(guān)的編輯。新總目：新增基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)目錄，即頂層節(jié)點(diǎn)。新子目：新增用戶(hù)選中節(jié)點(diǎn)的子節(jié)點(diǎn)。刪除：刪除用戶(hù)選中的節(jié)點(diǎn)及其子節(jié)點(diǎn)，當(dāng)前節(jié)點(diǎn)或其子節(jié)點(diǎn)已被分配到相關(guān)文檔后，系統(tǒng)拒絕用戶(hù)的刪除操作。修改：用戶(hù)選擇一個(gè)ABS代碼，點(diǎn)擊修改，系統(tǒng)修改當(dāng)前被選擇的節(jié)點(diǎn)信息。保存：保存用戶(hù)對(duì)節(jié)點(diǎn)信息的錄入和修改結(jié)果。導(dǎo)出：將當(dāng)前ABS庫(kù)整體導(dǎo)出為一

5、個(gè)dbf文件，以供用戶(hù)保存和分發(fā)。導(dǎo)入：將一個(gè)ABS導(dǎo)出文件，導(dǎo)入到當(dāng)前的ABS庫(kù)中，當(dāng)前ABS庫(kù)中現(xiàn)有的ABS碼將被清空。在這里，我們把和質(zhì)量相關(guān)聯(lián)的一些文檔以QBS的結(jié)構(gòu)單獨(dú)導(dǎo)入檔案管理，這樣便于用戶(hù)對(duì)與質(zhì)量相關(guān)聯(lián)的文檔進(jìn)行立卷歸檔。在A(yíng)BS樹(shù)上選中一個(gè)結(jié)點(diǎn)，作為導(dǎo)入QBS結(jié)構(gòu)的根結(jié)點(diǎn)，然后點(diǎn)擊導(dǎo)入QBS。圖17-1-4導(dǎo)入QBS后的ABS樹(shù)注意，QBS只能導(dǎo)入一次，若重復(fù)導(dǎo)入，前一次導(dǎo)入的QBS將被刪除，由新導(dǎo)入的QBS取而代之。QBS導(dǎo)入完畢，點(diǎn)擊導(dǎo)入QI，將QI相關(guān)聯(lián)的文檔導(dǎo)入已經(jīng)建好的QBS樹(shù)中。圖17-1-5導(dǎo)入的與QI相關(guān)聯(lián)的文檔此時(shí)，我們回到輔助立卷頁(yè)面，在這里，我們就可以直

6、接對(duì)這些文檔進(jìn)行立卷歸檔了。17.1.3列表框參數(shù)定義用戶(hù)在維護(hù)文件和案卷信息時(shí)有些下拉列表框中的字段在此窗口中進(jìn)行維護(hù)。用戶(hù)用鼠標(biāo)點(diǎn)擊要維護(hù)參數(shù)的列表選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出下拉列表維護(hù)窗口供用戶(hù)維護(hù)相關(guān)信息。選擇【定義】=>【列表框參數(shù)】菜單，進(jìn)入列表框參數(shù)的編輯窗口。圖17-1-6參數(shù)列表框窗口17.1.4報(bào)表設(shè)置在主窗口選擇檔案管理子模塊，系統(tǒng)在主菜單顯示案卷管理菜單項(xiàng)。選擇【案卷管理】=>【報(bào)表設(shè)置】菜單下的各個(gè)菜單項(xiàng)，編輯各個(gè)報(bào)表打印模板。圖17-1-7報(bào)表設(shè)置窗口保存：將當(dāng)前修改的報(bào)表格式進(jìn)行保存。另存為：將當(dāng)前的報(bào)表格式另存為一個(gè)文件。調(diào)用：打開(kāi)一個(gè)現(xiàn)存的報(bào)表文件。預(yù)覽：預(yù)覽

7、報(bào)表打印的效果。頁(yè)面設(shè)置：設(shè)置頁(yè)面高寬等信息。17.2檔案庫(kù)及文件整理17.2.1新增檔案庫(kù)用戶(hù)選擇【文件】=>【新增檔案庫(kù)】菜單，系統(tǒng)將彈出新增檔案庫(kù)向?qū)?。首先，填?xiě)檔案庫(kù)代碼和名稱(chēng)以及相關(guān)信息。填寫(xiě)完畢后，點(diǎn)擊向?qū)У南乱徊?。圖17-2-1檔案庫(kù)生成向?qū)Вɑ拘畔ⅲ╇S后，用戶(hù)在向?qū)У牡诙竭x擇檔案庫(kù)相關(guān)的工程。點(diǎn)擊增加、刪除來(lái)設(shè)置檔案庫(kù)相關(guān)的工程。注意，在同一個(gè)檔案館下，包含的工程是不能重復(fù)的，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將重復(fù)的工程過(guò)濾掉。選擇完畢，點(diǎn)擊下一步。圖17-2-2檔案庫(kù)生成向?qū)Вㄟx擇對(duì)應(yīng)工程）最后，填寫(xiě)創(chuàng)建檔案庫(kù)的管理員和時(shí)間等信息。點(diǎn)擊完成，系統(tǒng)完成一個(gè)新檔案庫(kù)的創(chuàng)建工作。圖17-2-3

8、檔案庫(kù)生成向?qū)В▌?chuàng)建時(shí)間及人員）完成了檔案庫(kù)和工程對(duì)應(yīng)后，系統(tǒng)在主窗口的文件樹(shù)中顯示檔案庫(kù)相關(guān)工程下的相關(guān)文檔分解結(jié)構(gòu)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)掛接了相應(yīng)的文件。用戶(hù)可在主窗口維護(hù)文件的歸檔信息，下載文件的附件，并將文件歸檔。17.2.2檔案庫(kù)管理檔案庫(kù)管理支持對(duì)檔案庫(kù)的錄入、修改和刪除操作。刪除檔案庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)將刪除與其相關(guān)的信息。維護(hù)檔案庫(kù)信息時(shí)，檔案代碼和名稱(chēng)是必須錄入的信息。點(diǎn)擊檔案庫(kù)，進(jìn)入檔案庫(kù)編輯窗口。圖17-2-4檔案庫(kù)編輯窗口的進(jìn)入17.2.2.1基本信息頁(yè)圖17-2-5基本信息頁(yè)用戶(hù)可在此窗口增加刪除修改檔案庫(kù)的信息?？稍诨拘畔⑿薷臋n案庫(kù)的基本信息。檔案庫(kù)按類(lèi)型分類(lèi)可分為：正式檔案庫(kù)和臨時(shí)檔

9、案庫(kù)。用戶(hù)可選擇檔案庫(kù)所在的檔案館和標(biāo)準(zhǔn)檔案分類(lèi)庫(kù)。檔案庫(kù)按類(lèi)分類(lèi)可分為：文檔、科檔、專(zhuān)題檔案、聲像檔案和照片檔案。注意：檔案庫(kù)的代碼是唯一的，系統(tǒng)拒絕用戶(hù)錄入重復(fù)的檔案庫(kù)代碼。管理員的選擇必須是系統(tǒng)用戶(hù)，否則，系統(tǒng)將給出提示：圖17-2-6當(dāng)選擇的管理員不是系統(tǒng)用戶(hù)時(shí)給出的提示17.2.2.2相關(guān)項(xiàng)目頁(yè)用戶(hù)亦可在相關(guān)工程增加刪除檔案庫(kù)的相關(guān)工程。當(dāng)被刪除工程下的文檔已經(jīng)被歸檔時(shí)，系統(tǒng)將拒絕用戶(hù)對(duì)此工程的刪除請(qǐng)求。圖17-2-7相關(guān)項(xiàng)目頁(yè)點(diǎn)擊增加，系統(tǒng)彈出工程選擇窗口。用戶(hù)可選擇多個(gè)相關(guān)工程。分配檔案庫(kù)相關(guān)工程的原則：一個(gè)工程只能被分配到同一檔案館下的一個(gè)檔案庫(kù)下，不可被分配到同一檔案館下的不

10、同檔案庫(kù)中。圖17-2-8工程選擇窗口在這里，為了方便用戶(hù)，我們將項(xiàng)目記錄導(dǎo)成項(xiàng)目記錄樹(shù)的結(jié)構(gòu)，這樣能讓用戶(hù)清晰的看到各種項(xiàng)目記錄，便于用戶(hù)對(duì)其立卷歸檔。首先，我們點(diǎn)擊導(dǎo)入工程記錄樹(shù)，稍等片刻，系統(tǒng)顯示導(dǎo)入成功。圖17-2-9工程記錄樹(shù)導(dǎo)入成功然后，我們點(diǎn)擊選擇導(dǎo)入工程記錄類(lèi)型，跳出選擇窗口，將需要導(dǎo)入的項(xiàng)目記錄類(lèi)型選擇至右邊窗口。圖17-2-10導(dǎo)入項(xiàng)目記錄類(lèi)型選擇窗口點(diǎn)擊確定，完成相關(guān)文檔的導(dǎo)入。17.2.3文件分類(lèi)用戶(hù)選擇【文件】=>【打開(kāi)檔案庫(kù)】，系統(tǒng)彈出檔案庫(kù)選擇窗口。用戶(hù)可選擇多個(gè)需要查看的檔案庫(kù)，點(diǎn)擊確定，打開(kāi)相應(yīng)的檔案庫(kù)。圖17-2-11檔案庫(kù)選擇窗口圖17-2-12被選

11、檔案庫(kù)中包含的文檔用戶(hù)打開(kāi)檔案庫(kù)后，可在主窗口的左側(cè)看到相關(guān)檔案庫(kù)的文件分類(lèi)樹(shù)。文件分類(lèi)樹(shù)分為兩種：一個(gè)是檔案庫(kù)的分類(lèi)樹(shù)，它的結(jié)構(gòu)層次如下：檔案庫(kù)=>檔案庫(kù)相關(guān)的工程=>工程下的圖紙文檔分類(lèi)；另外一個(gè)是TBS，它的結(jié)構(gòu)層次就是工程記錄的分類(lèi)樹(shù)。用戶(hù)選擇工程節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)顯示此工程下的所有文檔。選擇某圖紙文檔分類(lèi)，系統(tǒng)顯示此圖紙文檔分類(lèi)下的所有文檔。用戶(hù)選擇【文件】=>【關(guān)閉檔案庫(kù)】，系統(tǒng)關(guān)閉所有的檔案庫(kù)。注意，PowerOn中的文檔要能顯示在檔案管理的文件管理里，必須滿(mǎn)足兩個(gè)條件：1、文檔的狀態(tài)必須是“批準(zhǔn)”或者“歸檔”；2、文檔的“移交歸檔”屬性必須是“是”。17.2.4文件信

12、息管理用戶(hù)打開(kāi)檔案庫(kù)后，可在主窗口中維護(hù)相關(guān)文件的相關(guān)信息。17.2.4.1基本信息頁(yè)選擇基本信息頁(yè)，查看文檔的基本信息。文檔基本信息的維護(hù)全在PowerOn中完成。圖17-2-13基本信息頁(yè)17.2.4.2歸檔信息頁(yè)選擇歸檔信息頁(yè)，維護(hù)文件的歸檔信息。圖17-2-14歸檔信息頁(yè)注意，在維護(hù)文檔的歸檔信息時(shí)，必須先點(diǎn)編輯，使屬性框都處于編輯狀態(tài)，編輯完成以后，根據(jù)需要，點(diǎn)擊確認(rèn)保存修改的信息，或者點(diǎn)擊放棄取消本次修改操作。17.2.4.3案卷信息頁(yè)選擇案卷信息維護(hù)文件的案卷信息。圖17-2-15案卷信息頁(yè)點(diǎn)擊增加，系統(tǒng)彈出檔案庫(kù)選擇窗口，用戶(hù)選擇此文件需要?dú)w檔的檔案庫(kù)。圖17-2-16檔案庫(kù)選

13、擇窗口選擇完畢后，可點(diǎn)擊ABS欄，系統(tǒng)彈出ABS代碼選擇窗口，用戶(hù)指定ABS代碼。圖17-2-17點(diǎn)擊ABS欄選擇ABS圖17-2-18ABS選擇窗口在輔助立卷模塊中，此文件只可在當(dāng)前所選的檔案庫(kù)的相關(guān)ABS下找到。注意，如果文件需要?dú)w檔，這里的檔案庫(kù)和ABS是必選的。若文件未分配相關(guān)的檔案庫(kù)和ABS碼，系統(tǒng)將無(wú)法將其組到相關(guān)檔案庫(kù)的對(duì)應(yīng)案卷中去。17.2.4.4附件信息頁(yè)選擇附件信息，可查看并下載文件的附件。圖17-2-19附件信息頁(yè)17.2.4.5文件ABS碼批量更新為了能批量填寫(xiě)ABS碼值，系統(tǒng)在快捷欄提供批量賦ABS碼值的功能按鈕。圖17-2-20批量更新ABS按鈕用戶(hù)亦可選擇【文檔管

14、理】=>【批量更新文件abs碼】，實(shí)現(xiàn)上述功能。用戶(hù)首先選擇多個(gè)文件，然后選擇批量更新ABS碼。系統(tǒng)彈出當(dāng)前檔案庫(kù)的ABS碼值選擇窗口，選擇完畢后，系統(tǒng)將ABS碼更新到所選文件中。17.2.5文件的查詢(xún)一個(gè)項(xiàng)目會(huì)包含成百上千的文檔，為了用戶(hù)能方便的查找到自己需要的文檔，系統(tǒng)提供了文檔的查詢(xún)功能。圖17-2-21文件查詢(xún)按鈕在左邊的樹(shù)上選擇包含要查詢(xún)的文檔的結(jié)點(diǎn)。點(diǎn)擊文件查詢(xún)按鈕，進(jìn)入查詢(xún)條件設(shè)置的窗口。圖17-2-22查詢(xún)條件設(shè)置窗口在字段后面的復(fù)選框中打勾，表示該查詢(xún)條件被選中。下拉菜單中選擇邏輯關(guān)系。最后的框中填寫(xiě)查詢(xún)的值。圖17-2-23設(shè)置查詢(xún)條件用戶(hù)可以設(shè)置多個(gè)查詢(xún)條件，此時(shí)文

15、檔只有滿(mǎn)足所有的條件才會(huì)被查詢(xún)到。查詢(xún)條件設(shè)置完畢，點(diǎn)擊確認(rèn)，主窗口中將顯示符合條件的文檔。圖17-2-24主窗口中顯示符合條件的文檔17.3輔助立卷和檔案管理在輔助立卷模塊，用戶(hù)按標(biāo)準(zhǔn)檔案分類(lèi)方式查閱文件，并把文件分類(lèi)進(jìn)行立卷。在案卷管理模塊，用戶(hù)進(jìn)行相關(guān)案卷的維護(hù)。該模塊主要包括：案卷維護(hù)，合卷，拆卷，案卷整理等功能。17.3.1輔助立卷圖17-3-1輔助立卷窗口點(diǎn)擊輔助立卷，用戶(hù)進(jìn)入輔助立卷窗口，系統(tǒng)以國(guó)家檔案分類(lèi)（ABS）為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)。用戶(hù)可用鼠標(biāo)點(diǎn)選需要組卷的文件，可點(diǎn)擊多個(gè)文件（按住shift 或 ctrl 鍵并用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊）。系統(tǒng)以綠色顯示被選中的文件。隨后，用戶(hù)可選

16、擇工具條上的立卷。將選中的文件進(jìn)行立卷。系統(tǒng)以向?qū)У姆绞竭M(jìn)行輔助立卷。用戶(hù)按順序進(jìn)行：選擇文件=>選擇案卷=>案卷整理，即可完成整個(gè)輔助立卷工作。圖17-3-2輔助立卷向?qū)б唬ㄟx擇文件）首先，系統(tǒng)顯示剛才用戶(hù)選擇的文件。用戶(hù)可再次去除不需要組卷的文件，把不需要組卷的文件的鉤去掉即可。完成后，點(diǎn)擊下一步。圖17-3-3輔助立卷向?qū)Фㄟx擇案卷）在案卷選擇窗口中選擇需要組卷的案卷。用戶(hù)可選擇插入已有案卷，或者選擇建立新案卷。完成后，點(diǎn)擊下一步。圖17-3-4輔助立卷向?qū)ò妇碚碇迦胍延邪妇恚┯脩?hù)選擇插入已有案卷，系統(tǒng)顯示 被選案卷的詳情信息。圖17-3-5輔助立卷向?qū)ò妇碚?/p>

17、之建立新案卷）用戶(hù)選擇建立新案卷，系統(tǒng)供用戶(hù)填寫(xiě)新案卷的詳細(xì)信息。點(diǎn)擊完成，完成向?qū)АＨ绻脩?hù)選擇了立卷完成后進(jìn)行案卷整理，系統(tǒng)將在向?qū)瓿珊?，彈出?dāng)前案卷的案卷整理窗口。17.3.2檔案管理點(diǎn)擊檔案管理，進(jìn)入檔案管理模塊，用戶(hù)可維護(hù)案卷信息，并進(jìn)行和卷、拆卷和案卷整理等操作。圖17-3-6檔案管理窗口17.3.2.1案卷維護(hù)案卷管理是以檔案管理為基礎(chǔ)，用戶(hù)可在不同的檔案庫(kù)下建立相關(guān)的案卷。圖17-3-7案卷維護(hù)的一些功能按鈕新建案卷：用戶(hù)需選擇一個(gè)檔案庫(kù)，系統(tǒng)在所選的檔案庫(kù)下新建案卷。 修改案卷：修改用戶(hù)選擇的案卷。 刪除案卷：刪除用戶(hù)選中的案卷。 案卷明細(xì)：在當(dāng)前窗口顯示案卷的明細(xì)信息。

18、合卷：把不同的案卷及其相關(guān)文檔合并到同一案卷。 拆卷：把所選案卷的文件抽出。 案卷整理：將案卷內(nèi)的文件重新排序編號(hào)和整理。 或者在案卷管理的框內(nèi)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵同樣可以看到這些功能按鈕。圖17-3-8案卷管理中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵顯示功能按鈕圖17-3-9案卷信息窗口錄入和修改案卷信息時(shí)，文檔分類(lèi)號(hào)和卷冊(cè)號(hào)是必須錄入的信息。17.3.2.2合卷合卷是把已有案卷及其相關(guān)文件合并成新案卷。系統(tǒng)以向?qū)Х绞?，將案卷合并過(guò)程便捷的完成。用戶(hù)按向?qū)?，選擇源案卷=>選擇目標(biāo)案卷=>新設(shè)置案卷，即可完成整個(gè)過(guò)程。圖17-3-10合卷向?qū)б唬ㄟx擇源案卷）首先，選擇需要合卷的源案卷。完成后，點(diǎn)擊下一步。圖17-3

19、-11合卷向?qū)Фㄟx擇目標(biāo)案卷）接著，選擇目標(biāo)案卷。完成后，點(diǎn)擊下一步。圖17-3-12合卷向?qū)ㄐ掳妇碓O(shè)置）最后，系統(tǒng)顯示原案卷和目標(biāo)案卷的信息。用戶(hù)可選擇合卷后刪除原案卷。系統(tǒng)默認(rèn)在向?qū)ЫY(jié)束后對(duì)目標(biāo)案卷進(jìn)行案卷整理。點(diǎn)擊完成結(jié)束向?qū)А?7.3.2.3拆卷拆卷是把已有案卷的相關(guān)文件抽出。系統(tǒng)以向?qū)Х绞酵瓿?。用?hù)按向?qū)?，選擇案卷=>選擇拆出文件=>新設(shè)置案卷，即可完成整個(gè)過(guò)程。圖17-3-13拆卷向?qū)б唬ㄟx擇案卷）首先，選擇需要拆卷的案卷。完成后點(diǎn)擊下一步。圖17-3-14拆卷向?qū)Фㄟx擇拆出文件）接著，選擇需要被抽出的文件。如果未選擇文件，系統(tǒng)將拒絕進(jìn)行拆卷操作。完成后，點(diǎn)擊下

20、一步。圖17-3-15拆卷向?qū)ㄐ掳妇碓O(shè)置）最后，填寫(xiě)拆分案卷的詳情信息。點(diǎn)擊完成，結(jié)束向?qū)АＯ到y(tǒng)默認(rèn)在向?qū)ЫY(jié)束后維護(hù)目標(biāo)案卷的詳情信息。17.3.2.4卷內(nèi)文件整理圖17-3-16案卷信息窗口卷內(nèi)文件整理功能：抽出：可將卷內(nèi)選中的文件從當(dāng)前案卷中抽出。保存：保存當(dāng)前對(duì)卷內(nèi)文件的修改。放棄：放棄對(duì)卷內(nèi)文件的修改。排序號(hào)：對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行序號(hào)的編排。編頁(yè)碼：系統(tǒng)計(jì)算卷內(nèi)各份文件的頁(yè)數(shù)，然后排頁(yè)碼。若文件頁(yè)數(shù)為空或?yàn)榱?，系統(tǒng)將以不同的顏色進(jìn)行標(biāo)識(shí)。打印：打印當(dāng)前案卷的卷內(nèi)目錄。導(dǎo)出：可把當(dāng)前案卷的卷內(nèi)文件列表導(dǎo)出到本地。移交歸檔：選擇案卷中文件的附件，點(diǎn)擊移交歸檔，系統(tǒng)在導(dǎo)出文件時(shí)將此附件導(dǎo)出到光

21、盤(pán)中。取消歸檔：選擇案卷中文件的附件，點(diǎn)擊取消歸檔，系統(tǒng)在導(dǎo)出文件時(shí)此附件不會(huì)被導(dǎo)出到光盤(pán)中。17.3.2.5案卷打印系統(tǒng)對(duì)案卷提供了豐富的打印功能，主要分為案卷軟封皮打印、案卷扉頁(yè)打印、案卷目錄打印、卷內(nèi)文件打印、備考表打印、案卷封皮和卷盒側(cè)封皮打印。用戶(hù)可選擇【案卷管理】=>【報(bào)表打印】子菜單選擇相關(guān)的打印選項(xiàng)。進(jìn)行卷內(nèi)文件打印需打開(kāi)案卷整理的窗口。圖17-3-17案卷打印系統(tǒng)首先顯示打印預(yù)覽窗口，用戶(hù)可在預(yù)覽窗口中點(diǎn)擊打印，系統(tǒng)便打印當(dāng)前報(bào)表。圖17-3-18報(bào)表預(yù)覽窗口17.3.2.6已組卷文件已組卷文件將已組卷的文件按標(biāo)準(zhǔn)檔案分類(lèi)的方式進(jìn)行組織，并可按具體的案卷進(jìn)行分組。用戶(hù)可方便的查閱相關(guān)文件。用戶(hù)只能在當(dāng)前界面瀏覽文件的詳情信息，不能修改文件的信息。圖17-3-19已組卷文件窗口17.4資料移交文件組卷完畢后，用戶(hù)可將導(dǎo)出的文件刻成光盤(pán)，移交給其他單位或部門(mén)（即資料移交）。導(dǎo)出文件：是按照案卷列表結(jié)構(gòu)將文件批量導(dǎo)出到硬盤(pán)或可寫(xiě)的網(wǎng)絡(luò)路徑。系統(tǒng)通過(guò)向?qū)?，指?dǎo)用戶(hù)逐步將文件批量導(dǎo)出。選擇菜單【文件】=>【導(dǎo)出文件】菜單，系統(tǒng)彈出導(dǎo)出文件向?qū)?。圖17-4-1導(dǎo)出文件向?qū)б唬ㄟx擇檔案庫(kù)