藥品采購管理暫行制度

1、藥品采購管理暫行辦法（討論稿）第一章總則第一條 為適應(yīng)藥品經(jīng)營機(jī)構(gòu)整合， 保證整合期間購銷業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行和規(guī)范采購管理、提高采購效率、滿足營銷需求、降低購貨成本、保持購銷平衡，特制定本暫行辦法。第二條 本辦法旨在對藥品采購實(shí)施全過程控制， 適用于藥品采購職能部門和與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門。第二章基本原則第三條明確責(zé)權(quán)原則。將所經(jīng)營的品種劃分為三個層級，A 級為總經(jīng)銷、區(qū)域分銷、直接進(jìn)口及上年度采購額排序在前 10 位的供應(yīng)廠商的品種。 B 級為其他純購進(jìn)的品種。 C 級為商商之間調(diào)劑的品種。A 級品種由主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)， B 級品種由業(yè)務(wù)單位的主管經(jīng)理負(fù)責(zé)， C 級品種由業(yè)務(wù)單位的采購主任或主

2、管負(fù)責(zé)。第四條 擇優(yōu)擇廉原則。必須堅定不移地堅持質(zhì)量第一的采購方針不動搖，不得從資質(zhì)不合格的供應(yīng)廠商采購藥品， 在經(jīng)濟(jì)效益和產(chǎn)品質(zhì)量的天平上，永遠(yuǎn)向產(chǎn)品質(zhì)量一邊傾斜。在同等質(zhì)量的前提下，權(quán)衡產(chǎn)品的品牌效應(yīng)和市場需求，引導(dǎo)營銷向采購成本低的產(chǎn)品轉(zhuǎn)化，時時體現(xiàn)效益優(yōu)先的采購思想。第五條 保障供應(yīng)原則。 確立采購為一線營銷服務(wù)、 對供應(yīng)廠商負(fù)責(zé)的理念。把提高采購效率，及時按需采購，保障藥品供應(yīng)，商品不脫銷、不積壓、采購價格合理，作為生動體現(xiàn)采購服務(wù)質(zhì)量的考核依據(jù)。第六條 責(zé)任追究原則。 企業(yè)按采購管理權(quán)限， 分別追究采購團(tuán)隊成員人為因素造成的藥品脫銷斷檔、 庫存商品積壓、 存量藥品過期失效損失的責(zé)任

3、。 對藥品采購的直接操作人員和上一層級的負(fù)責(zé)人給予相應(yīng)行政或經(jīng)濟(jì)處罰。第三章采購程序第七條藥品采購分六步程序進(jìn)行：1、編制采購計劃。全部擬采購的藥品均要納入采購計劃。采購計劃包括：定期計劃和臨時追加計劃等。2、簽定采購合同。全部擬采購的藥品均要簽定采購合同。采購合同包括：購進(jìn)進(jìn)口藥品合同、年度經(jīng)銷協(xié)議下的階段購銷合同、定期采購合同和臨時電話要貨的合同等。3、上級審批確認(rèn)。按不同層級分工和采購權(quán)限，由采購操作人員對編制的采購計劃和采購合同分別交由上一層級領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字后有效。4、監(jiān)控合同執(zhí)行。采購責(zé)任人對已經(jīng)簽定的采購合同的執(zhí)行情況、到貨質(zhì)量、價格調(diào)整、營銷變化、市場競爭動態(tài)、有效期限、退貨原因

4、、存貨數(shù)量、付款時間等情況實(shí)施調(diào)節(jié)和監(jiān)控。5、合理承付貨款。采購操作人員每個月末前3 個工作日做出下一月度的付款預(yù)算， 根據(jù)預(yù)算對所管轄品種提出付款申請，分別交由上一層級領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字同意并報經(jīng)主管副總經(jīng)理審批、簽字，符合付款程序后付款申請生效。6、評價采購效果。采購部門按采購管理權(quán)限，在每季度末對上一季度的采購工作效率、品種脫銷狀況、庫存結(jié)構(gòu)分析、采購價格成本進(jìn)行量化評價，并提交簡潔的評價報告。第八條 各層級的采購操作人員按品種分工對采購的計劃、合同、審核、監(jiān)控、付款、評價實(shí)施全程負(fù)責(zé)制。第四章編制采購計劃第九條 三個藥品單位依照采購品種管理權(quán)限的規(guī)定， 將具體品種劃分為三個層級并落實(shí)到人。

5、 A 級品種計劃由主管經(jīng)理操作編制，對副總經(jīng)理負(fù)責(zé)， B 級品種計劃由采購部主任或者采購主管操作編制，對經(jīng)理負(fù)責(zé)。 C 級品種計劃由采購員操作編制，對部門主任或者采購主管負(fù)責(zé)。第十條 藥品采購計劃嚴(yán)格在統(tǒng)一的“藥品采購計劃表”上編制，主要內(nèi)容有：藥品名稱、規(guī)格、采購價格、期初庫存、銷售數(shù)量、購進(jìn)計劃、預(yù)計銷售、供應(yīng)廠商等項目。經(jīng)辦人員作到對所轄品種的結(jié)點(diǎn)存量、期間銷售、品種流向、特殊因素等數(shù)據(jù)心中有數(shù)；擬采購品種的價格和數(shù)量符合市場營銷需求； “藥品采購計劃表”中的數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，合計的采購金額無誤。第十一條 各藥品單位按月度分別編制的三個不同層級的采購計劃為定期計劃，最遲于每月第 2 個工作

6、日前報給經(jīng)營管理部匯總，由經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)將相互交叉采購品種匯總的數(shù)量上報主管副總經(jīng)理，指定某一單位實(shí)行集中采購，以降低采購成本。第十二條 編制完成的采購計劃分別遞交上一層級領(lǐng)導(dǎo)審核、 簽字同意，確認(rèn)后的采購計劃作為簽訂采購合同的依據(jù)。第十三條 各藥品單位對市場急需的品種可以先行電話要貨， 但事后應(yīng)當(dāng)按品種分工填制“藥品采購計劃表”。第十四條 采購人員應(yīng)該根據(jù)產(chǎn)品的生產(chǎn)周期和購貨途徑的不同，在編制采購計劃時充分考慮到怕熱、 怕凍商品的運(yùn)輸以免發(fā)生所管轄內(nèi)品種的脫銷斷檔。第五章簽訂采購合同第十五條 藥品采購操作人員按品種分工， 依據(jù)確認(rèn)的藥品采購計劃，分別與供應(yīng)廠商簽訂藥品采購合同， 合同文本和條

7、款要符合 合同法的規(guī)定，合同的主要內(nèi)容包括：藥品品名、規(guī)格、采購數(shù)量、價格、交貨期、付款條件、質(zhì)量條款等。第十六條藥品采購人員在與供應(yīng)廠商首次發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系并簽訂合同，或者擬采購的藥品為首營品種時，應(yīng)嚴(yán)格按照 GSP 規(guī)范和我站藥品質(zhì)量管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十七條 藥品采購合同的簽約， 應(yīng)按照采購權(quán)限和品種分工分別由采購操作人員和上一級負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)共同簽字并加蓋采購專用印鑒后生效。第十八條 留下的藥品采購合同文本一式兩份， 一份由采購部存檔保管，另一份轉(zhuǎn)交質(zhì)量管理部使用。第六章監(jiān)控合同執(zhí)行第十九條 采購人員對所分管品種的合同執(zhí)行實(shí)施動態(tài)監(jiān)控， 時時掌握和調(diào)控合同的履約效果，與供應(yīng)廠商保持聯(lián)絡(luò)，督

8、促其按質(zhì)、按時、按價、按量交貨。第二十條 采購人員對臨時調(diào)劑的急需品種， 可以先行辦理電話要貨，在本市內(nèi)采購應(yīng)要求供貨方保證做到上午要貨， 最遲下午到貨；下午要貨，最遲第二天上午到貨， 事后采購人員應(yīng)及時補(bǔ)辦采購合同。藥品質(zhì)量驗收部門要保證調(diào)劑藥品在到貨后的兩個小時內(nèi)完成驗收，盡快使該商品進(jìn)入銷售環(huán)節(jié)。第二十一條 采購人員要為分管的品種建立、 健全分戶的紙質(zhì)或者電子采購臺帳，主要內(nèi)容包括：藥品編碼、品名、規(guī)格、單位、廠批零價、合同數(shù)量、購貨價格、生產(chǎn)單位、供貨單位、到貨日期、有效期、是否 GMP 認(rèn)證、付款數(shù)量、付款金額、付款時間等項目。對到貨的藥品依據(jù)驗收入庫單勾兌采購合同， 保持采購臺帳中

9、各項數(shù)據(jù)的實(shí)效性、完整性、準(zhǔn)確性，便于檢索，有利于采購業(yè)務(wù)的操作。第二十二條 采購人員按品種管理權(quán)限， 填制或者確認(rèn)購進(jìn)品種的估價進(jìn)帳。 動態(tài)地調(diào)整和制訂所轄藥品的市場實(shí)銷價格方案， 按劃分層級審批的原則確定市場銷售價格， 由物價員及時以書面形式通知銷售部門執(zhí)行。第二十三條采購人員應(yīng)保持與物價員的密切溝通，及時反饋物價信息，協(xié)助物價員做好藥品價格的管理。物價員在獲得藥品正式調(diào)價的準(zhǔn)確信息后， 按調(diào)價文件的規(guī)定最遲于半個工作日內(nèi)完成廠批零價格的調(diào)整。并根據(jù)藥品招投標(biāo)結(jié)果協(xié)調(diào)、管理好中標(biāo)價格。第二十四條采購藥品到貨后的退換貨按以下辦法辦理：1、按合同購進(jìn)的藥品到貨入庫前，在檢驗中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格或者

10、其他不符合采購合同約定條款的問題，采購人員在接到質(zhì)檢通知的兩個小時內(nèi)完成與供應(yīng)廠商的聯(lián)系，通知退貨，并做好查詢記錄。2、需要對入庫前或者入庫后的藥品退貨，原則上應(yīng)該退還給原供應(yīng)廠商，如原供貨商請求退運(yùn)第三方，必須由原供貨商發(fā)出正式委托書，并提交第三方符合要求的資質(zhì)文件。3、藥品進(jìn)貨后由于市場或者銷售等因素發(fā)生藥品滯銷、期限不足半年等原因需要退換貨時，采購人員應(yīng)積極主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系，經(jīng)協(xié)商同意換貨時， 被換的藥品按退貨辦理， 換回的藥品按重新采購的程序辦理。第七章合理承付貨款第二十五條 采購人員按品種分工收存應(yīng)付款項的增值稅發(fā)票，分戶詳細(xì)記錄每一張稅票的收到時間、收取方式、票號、票面金額，對郵

11、寄的稅票要記載掛號信編碼，對直接送達(dá)的要記錄送達(dá)人姓名。增值稅發(fā)票轉(zhuǎn)出要有經(jīng)手人簽字。第二十六條 采購人員將所分工品種的付款方式劃分為定期、 不定期兩大類別，已經(jīng)簽訂年度協(xié)議并固定付款時間的品種和有回款計時獎勵、贈送樣品的為定期款項，其他應(yīng)付款為不定期款項。采購人員要重點(diǎn)把握定期款項的付款期限， 防止由于人為因素而造成采購成本增加的損失。第二十七條 采購人員應(yīng)依照應(yīng)付帳款管理辦法暫行規(guī)定，認(rèn)真填制付款申請表，辦理承付采購藥品應(yīng)付款項的審批手續(xù)。第八章評價采購效果第二十八條藥品單位的采購部門每季度后的第五個工作日完成對上季度藥品采購效果的書面評價。采購效果評價報告要有數(shù)據(jù)，盡可能量化，報告簡潔、具體，主管副總經(jīng)理將評價結(jié)果作為考核藥品采購工作績效的主要依據(jù)。第二十九條對以下行為給予處罰：1、從無“一證、一照”單位采購藥品或者購進(jìn)了假藥、劣藥的；2、由于工作失誤造成協(xié)議品種或直接進(jìn)口的品種發(fā)生斷貨的；3、編制的采購計劃或者簽定的采購合同出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤并造成損失的；4、由于工作不認(rèn)