業(yè)委會(huì)工作制度

1、小區(qū)業(yè)主委員會(huì)工作制度一、接待制度1. 為保障業(yè)主的意見、建議和投訴及時(shí)得到回復(fù)或處理，業(yè)委會(huì)設(shè)立業(yè)主接 待制 度。2. 業(yè)委會(huì)接待業(yè)主，采取值班接待、業(yè)主聯(lián)系箱、電話接待、網(wǎng)上電子郵件 或特別 約見等各種方式。必要時(shí)，可以就反映集中的問(wèn)題專門召開業(yè)主座談會(huì)。業(yè) 主可以根據(jù)自身 情況采用上述合適的接待方式向業(yè)委會(huì)提出意見、建議或者投訴。3. 業(yè)委會(huì)回復(fù)或處理業(yè)主意見、建議或投訴，應(yīng)當(dāng)以國(guó)家法律、法規(guī)、政策 和小區(qū) 業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則、業(yè)主公約為依據(jù)。4. 業(yè)委會(huì)應(yīng)及時(shí)針對(duì)業(yè)主意見、建議或投訴依照下列原則分別進(jìn)行處理：(1) 涉及受聘的物業(yè)公司履行合同不到位的問(wèn)題，山業(yè)委會(huì)轉(zhuǎn)交物業(yè)公司處理， 要求

2、 物業(yè)公司整改并加強(qiáng)監(jiān)督；(2) 涉及其他業(yè)主違反業(yè)主公約的問(wèn)題，依照業(yè)主公約的規(guī)定進(jìn)行處理；(3) 涉及業(yè)主共同利益的重大事項(xiàng)，經(jīng)業(yè)委會(huì)或業(yè)主代表大會(huì)研究決定后，召開 業(yè)主 大會(huì)表決決定；(4) 涉及業(yè)委會(huì)自身存在的問(wèn)題，由業(yè)委會(huì)研究改進(jìn)解決；(5) 不屬于業(yè)主大會(huì)、業(yè)委會(huì)職責(zé)范圍內(nèi)管轄的問(wèn)題，告知通過(guò)其他渠道，山有 關(guān)部 門解決。5. 業(yè)委會(huì)專門設(shè)置業(yè)主意見登記簿，由業(yè)委會(huì)人員進(jìn)行書面記錄。除可以當(dāng) 即回復(fù)的以外，應(yīng)在有相應(yīng)處理方案時(shí)予以答復(fù)。意見登記簿共分兩本，一本放在業(yè)委會(huì)辦公室，反映后登記。由專職秘書負(fù)責(zé)登記 , 一本山負(fù)責(zé)值班的業(yè)委會(huì)值班組輪流在接到業(yè)主二、信息公開制度1. 業(yè)主委

3、員會(huì)應(yīng)當(dāng)建立信息公開制度。2. 按照規(guī)定 5 日內(nèi)公布業(yè)主大會(huì)、業(yè)主代表大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)作出的決定、物業(yè)服務(wù)企業(yè)選聘、物業(yè)服務(wù)合同等物業(yè)管理中的各項(xiàng)決定和重大事項(xiàng)。3. 每季度公布公共收益收支。4. 涉及小區(qū)開支在 3萬(wàn)元以上的項(xiàng)目，經(jīng)業(yè)主代表大會(huì)優(yōu)化方案后，3 日內(nèi) 公布，由全體業(yè)主進(jìn)行投票表決。三、例會(huì)及表決制度1. 業(yè)委會(huì)全體成員每月的第一個(gè)星期四晚上（如遇節(jié)日另行商定時(shí)間），集中 在業(yè)委 會(huì)辦公室召開例會(huì)，總結(jié)上月工作及賬U 收支情況 , 提出有關(guān)議案，匯總各類 業(yè)主反饋的信息，制定下個(gè)月工作計(jì)劃等。會(huì)議由業(yè)委會(huì)主任主持，主任無(wú)法參加， 可委托副主任或負(fù)責(zé) 辦公室管理的委員主持會(huì)議，負(fù)

4、責(zé)宣傳報(bào)道的委員和專職秘書 做好會(huì)議記錄，會(huì)后整理形成 會(huì)議紀(jì)要，由參會(huì)人員簽字后公示。2. 業(yè)委會(huì)可召開專項(xiàng)事務(wù)會(huì)議，所有委員都有建議召開專項(xiàng)會(huì)議的權(quán)利，但需 經(jīng)業(yè)委 會(huì)主任同意。專項(xiàng)會(huì)議時(shí)間在確定后由專職秘書負(fù)責(zé)通知與會(huì)人員，提出召 開專項(xiàng)會(huì)議的委 員必須事先準(zhǔn)備好各類文本材料。專項(xiàng)會(huì)議只討論專項(xiàng)事務(wù)，宜簡(jiǎn) 潔明了。3. 業(yè)委會(huì)召開的會(huì)議上，涉及到提案的，都需有文本材料，電子稿會(huì)前山專職 秘書發(fā) 到相關(guān)人員郵箱先行閱讀、思考，涉及到各類資料如頁(yè)數(shù)較多 , 一般準(zhǔn)備三份 進(jìn)行傳閱。4. 對(duì)于提案等需要表決的，必須按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進(jìn)行。5. 業(yè)委會(huì)每個(gè)月第一個(gè)雙休日（如遇節(jié)日另行商定時(shí)間

5、），與物業(yè)管理方舉行會(huì)，聽取上個(gè)月物業(yè)管理工作總結(jié)（包括各類開支情況）以及下階段工作訃劃，將上 個(gè)月業(yè) 委會(huì)對(duì)物業(yè)管理方的考核情況，以及業(yè)主提出的關(guān)于物業(yè)管理的意見和建議 , 反饋給物業(yè)管 理方，山物業(yè)管理方提出相應(yīng)整改措施或解決辦法。會(huì)議山業(yè)委會(huì)負(fù) 責(zé)宣傳報(bào)道的委員和專 職秘書做好會(huì)議記錄，會(huì)后整理形成會(huì)議紀(jì)要，由參會(huì)人員簽 字后公示。會(huì)議中有涉及到需 要業(yè)委會(huì)表決通過(guò)的，由業(yè)委會(huì)成員單獨(dú)進(jìn)行投票表 決，物業(yè)管理方回避。6. 以上會(huì)議請(qǐng)假以及會(huì)議紀(jì)要公示辦法等 , 均按照議事規(guī)則要求進(jìn)行。7. 以上會(huì)議在確有必要的情況下 , 可邀請(qǐng)政府管理部門人員、社區(qū)工作人員、監(jiān)理會(huì)成員、單元長(zhǎng)等參加。由

6、業(yè)委會(huì)主任、副主任，或其指定委托的人員負(fù) 責(zé)邀請(qǐng)。四、收發(fā)文管理制度1. 業(yè)委會(huì)的發(fā)文主要包括各類函、通知、會(huì)議紀(jì)要等文書材料，具體文號(hào)根據(jù)實(shí)際需要逐步制定、完善。2. 業(yè)委會(huì)對(duì)外行文，由負(fù)責(zé)的委員起草，全體業(yè)委會(huì)成員討論修改后定稿，由 專職 秘書登記后用印、分發(fā)、郵寄、報(bào)送、歸檔。3. 業(yè)委會(huì)收到的各類文書，由專職秘書負(fù)責(zé)登記 , 交山各個(gè)委員以及相關(guān)人員 傳閱， 并歸檔。五、印章管理制度（一）、印章的保管和使用 :1. 印章（包括業(yè)主委員會(huì)公章、財(cái)務(wù)專用章、法人私章等）由業(yè)委會(huì)負(fù)責(zé)辦公 室管理的委員妥善保管，確保印章安全。2. 印章如不慎遺失，保管人員應(yīng)及時(shí)向業(yè)主委員會(huì)報(bào)告 , 到主管部門

7、按照規(guī)定 程序重新刻制。印章管理人員如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)上繳印章，III 業(yè)主委員會(huì)重新確定印章管理人員3. 使用各類印章，除涉及到經(jīng)濟(jì)往來(lái)的用印，需業(yè)委會(huì)集體討論，并經(jīng)半數(shù)以 上同 意方可使用外，其他用印都需經(jīng)業(yè)委會(huì)主任、副主任以及負(fù)責(zé)辦公室管理的委 員三人同意， 到專職秘書處辦理登記手續(xù)后可用印，負(fù)責(zé)辦公室管理的委員為監(jiān)印 人。4. 印章使用人必須做好用印登記手續(xù)，并留存文件原件副本存檔，以便備查， 絕對(duì) 禁止在空白紙上加蓋公章。5. 所有印章的使用都要先在用印登記簿上填寫后，按照批準(zhǔn)印章使用權(quán)限，涉及到的批準(zhǔn)人簽字同意方可使用。6. 緊急情況必須使用印章時(shí)，使用人需與業(yè)委會(huì)主任、副主任以及負(fù)

8、責(zé)辦公室管理的委員聯(lián)系，向其說(shuō)明情況，得到口頭同意后方可使用，但事后使用人必須在3 日內(nèi)完成補(bǔ)簽工作，同意使用印章的委員必須親自核實(shí)惜況, 確認(rèn)屬實(shí)后方可進(jìn)行 補(bǔ)簽，如有不實(shí)有權(quán)拒簽并追究有關(guān)人員的責(zé)任。（二）、印章的使用范圍1. 印章使用必須符合業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則、業(yè)主公約等有關(guān)規(guī)章制度。, 確保印2. 業(yè)主委員會(huì)主任、副主任應(yīng)該每月核對(duì)印章使用登記本登記惜況章使用登記本與印章實(shí)際使用情況相符。3. 凡違章使用公章，造成經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響的，交市、區(qū)主管部門查處 , 111 責(zé) 任人承擔(dān)法律責(zé)任。六、檔案管理制度1?檔案山業(yè)委會(huì)專職秘書管理，應(yīng)做好檔案收集、整理、歸檔、借閱登記等工作。2. 按照檔案保管期限保管好檔案。3. 業(yè)委會(huì)和監(jiān)理會(huì)成員檔案借閱需經(jīng)業(yè)委會(huì)主任或副主任同意，辦理登記手 續(xù)后方可 借閱，如要復(fù)印或帶離業(yè)委會(huì)辦公室的，也需經(jīng)業(yè)委會(huì)主任或副主任同意， 原則上，借閱時(shí) 間不能超過(guò) 7 天。其他業(yè)主需要查閱或復(fù)印的，也需經(jīng)業(yè)委會(huì)主任或副主任同意，原則上不能帶離業(yè)委會(huì) 辦公 室。4. 檔案集中存放在業(yè)委會(huì)辦公室，應(yīng)按照保管期限或類別、項(xiàng)口