小公司采購(gòu)流程及管理制度

1、小公司采購(gòu)流程及管理制度為了提高公司采購(gòu)效率,明確崗位職責(zé),有效降底采購(gòu)成本,滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物質(zhì)采購(gòu)流程,加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度.第1項(xiàng) 申購(gòu)程序申購(gòu)的定義.申購(gòu)是指某人或者某部門根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程.一、申購(gòu)單提報(bào)規(guī)定。1.申購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整,清晰,由公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門.2.申購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)重新填寫并由公司總經(jīng)理簽字.二、申購(gòu)單接收規(guī)定。 具體負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門就以下事項(xiàng)對(duì)申購(gòu)單進(jìn)行審核.1應(yīng)檢查申購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整，清晰，檢查申購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批.

2、2接收申購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購(gòu),庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則。3通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查申購(gòu)物資是否有庫(kù)存.4對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的申購(gòu)單物資應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)部門。三、申購(gòu)單分發(fā)規(guī)定.1對(duì)于采購(gòu)應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理.審批人與采購(gòu)人應(yīng)職責(zé)分離.2對(duì)于緊急申購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理.3無(wú)法于申購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知申購(gòu)部門.4重要項(xiàng)目的采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。四、采購(gòu)周期的規(guī)定。1詢好價(jià)后在本市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)3天。2詢好價(jià)后非本市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)7天。3采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明相關(guān)原因

3、.4遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略。五、對(duì)于已簽訂合同的供應(yīng)商，分次采購(gòu)需就每次采購(gòu)的數(shù)量、金額、發(fā)貨時(shí)間等事項(xiàng),與供應(yīng)商進(jìn)行書面或郵件確認(rèn)。未簽訂合同的供應(yīng)商按本制度第三章供應(yīng)商的選擇及合同簽訂執(zhí)行。六、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中采購(gòu).對(duì)于緊急申購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。 1. 集中采購(gòu)：凡是有相同類型，共同性的材料采用集中計(jì)劃采購(gòu).采購(gòu)前,申購(gòu)部 門按計(jì)劃申請(qǐng).采購(gòu)部門集中辦理采購(gòu)。2。 緊急采購(gòu):緊急采購(gòu)的物料總金額在5000元以下（含5000元)的，書面報(bào)請(qǐng)公司項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購(gòu)的物料總金額在5000元以上20000元(含20000元)以下的,需報(bào)請(qǐng)公司

4、總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。 第2章供應(yīng)商的選擇及合同簽訂對(duì)第一次合作的供應(yīng)商，需進(jìn)行資質(zhì)考核、詢價(jià)、比價(jià)。詢價(jià)、比價(jià)由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，并報(bào)備董事長(zhǎng)。一、 采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行考核,考核的方面包括但不限于以下內(nèi)容:1供應(yīng)商應(yīng)具備一定的資質(zhì)和實(shí)力，具有提高或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力,產(chǎn)品質(zhì)量符合我司需求.2供應(yīng)商財(cái)務(wù)流程健全,能提供正規(guī)的發(fā)票。3查詢供應(yīng)商是否有征信不良記錄，對(duì)銷售給我們的商品是否在其法定營(yíng)業(yè)范圍內(nèi),近期是否出現(xiàn)重大違法事項(xiàng).4重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力、資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,并通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的各方面實(shí)力,以確保其能進(jìn)行穩(wěn)定的合作。二、初步篩選后，有針對(duì)性

5、的就幾家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。1。 應(yīng)認(rèn)真審閱申購(gòu)單的品名,規(guī)格，數(shù)量，了解技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與申購(gòu)部門溝通.2。 所有采購(gòu)項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則上不通過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。3在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示.三、對(duì)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行對(duì)比、議價(jià)。 1對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。 2對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析、比對(duì)，篩選價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)的綜合條件更加突出的廠商。 3參考目標(biāo)或理想價(jià)格與各供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。4比價(jià)，議價(jià)結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并報(bào)備至董事長(zhǎng)。第3項(xiàng) 合同的簽定及規(guī)定合同的簽訂及其規(guī)定。合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方

6、之間設(shè)立,變更,終止民事關(guān)系的協(xié)議，依法成立的合同，受法律保護(hù)，廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利,義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。一、合同正文應(yīng)包含的要素1合同名稱，合同編號(hào)，簽訂地點(diǎn)。2采購(gòu)物品名稱,規(guī)格，數(shù)量,單價(jià)，總價(jià)及合同總額。3。 包裝要求：重量，尺寸，規(guī)格,包裝材料等等。4。 合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)說(shuō)明。5質(zhì)量要求及規(guī)范。6要求交貨日期。7付款方式.8違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。9雙方公司信息。二、合同簽訂及其規(guī)定. 1如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的注意保密責(zé)任.2質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品的質(zhì)保期。3詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求。4針對(duì)不同的合同約定

7、不同的付款方式。5違約責(zé)任一定要詳細(xì)具體， 要經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核.6合同審查后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效。 7合同以傳真或其它形式提供給供應(yīng)商后，要求供應(yīng)商簽字加蓋公司合同專用章回傳.第4項(xiàng) 付款及合同執(zhí)行一、付款按以下規(guī)定執(zhí)行1財(cái)務(wù)部向倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)貨物收到、質(zhì)檢合格后方可申請(qǐng)付款.2按照合同約定,達(dá)到付款條件的貨款進(jìn)行付款操作。3填寫費(fèi)用報(bào)銷單，該單由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批簽字完畢后提交財(cái)務(wù)部。二、合同執(zhí)行與跟進(jìn)1已簽訂合同、訂單由申購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)，總經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問(wèn)題申購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知公司領(lǐng)導(dǎo).2已簽訂的合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量按時(shí)履行。3。 合同在履行期間應(yīng)按照雙方約定嚴(yán)格執(zhí)行,如遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。第5項(xiàng)對(duì)賬