某公司行政管理制度匯編之會議及會議室使用管理辦法

1、1、目的：聚焦公司戰(zhàn)略,保證公司戰(zhàn)略實施過程中信息傳遞的及時、準(zhǔn)確,領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊決策的有效,從而保證公司內(nèi)各公司工作的整體性、資源的優(yōu)化,提升工作效率.2、范圍：武漢公司所屬各異地公司、異地工程公司均適用本方法.3、責(zé)任3.1 行政部負(fù)責(zé)公司辦公例會的準(zhǔn)備、擬制會議紀(jì)要并及時下發(fā)；負(fù)責(zé)跟蹤會議決定的執(zhí)行情況.3.2 各部門各部門相關(guān)人員參加辦公例會,并負(fù)責(zé)提供會議所需的本部門相關(guān)資料；各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)執(zhí)行會議決定；3.3 總經(jīng)理總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)主持辦公例會,并對會議議題做出決策、指導(dǎo)；4.武漢公司會議類型及要求4.1 會議類型及召開時間公司辦公會議分為周例會、月度例會、季度會議、年度會議.一

2、般周例會在每周五下午13: 30召開；月度例會在每月2日召開；季度會議在本季度最后一個月或次季度第一個月召開具體時間視情況而定；年終會議一般在第四季度最后一個月或次年第一個月召開具體時間視情況而定.4.2 會議要求4.2.1 每周例會的主要例會議程包括,但不限于： 上周工作回憶、檢查； 工程實施過程中需協(xié)調(diào)的事項研究、決定； 公司運作中需研究決定的一般事項； 下周工作安排落實到部門和個人.月例會的主要例會議程包括,但不限于： 上月工作總結(jié)和本月工作安排落實到部門和個人. 各部門業(yè)務(wù)運作過程中的溝通、交流； 公司運作過程中針對需領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊研究決定的相關(guān)事項進(jìn)行溝通；4.2.2 公司周例會參加人員為

3、：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理；月度例會召開的具體時間、地點、參加人員及主持人與周例會相同,如有特殊原因由行政部負(fù)責(zé)提前通知參會人員；4.2.3 月度例會可以順延或取消,但不得連續(xù)取消二次月度例會.4.2.4 周例會由公司總經(jīng)理主持召開.總經(jīng)理不在時,由總經(jīng)理委托指定人員主持召開；每周五下午13: 30召開周例會,不做專門通知.如時間有變化,由行政部通知各部門.情況特殊時,如不能召開周例會,可以順延或取消,但不能連續(xù)取消三次周例會：4.2.5 部門經(jīng)理因特殊情況不能參加周例會,可指定代表參加,但須經(jīng)會議主持人同意.4.2.6 周例會提出的要求和形成的決定,由各部門經(jīng)理自行記錄.會議結(jié)束后兩天內(nèi),

4、行政部負(fù)責(zé)整理形成?會議紀(jì)要?并下發(fā)各部門經(jīng)理.各部門依據(jù)例會決定,按時如實填寫?工作進(jìn)度周報?,以便下次例會時對可檢查.生效日期頁次3/3編制部門行政部4.2.7 總經(jīng)理因故不能參加月度例會,副總經(jīng)理及治理者代表必須參加月度例會,部門經(jīng)理不能同時有 二名以上缺席：4.2.8 月度例會召開前,各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對本部門的工作進(jìn)行小結(jié),并對以下內(nèi)容進(jìn)行匯報： 上月考核指標(biāo)總結(jié)與下月考核指標(biāo)討論； 業(yè)務(wù)運作程序的執(zhí)行情況； 已出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的問題； 需提請會議討論決定的其它問題.4.2.8月度會議討論的問題及形成的決議,由行政部負(fù)責(zé)整理成?月度會議紀(jì)要?,并下發(fā)各部門.4.3其他會議4.3.1 其他各

5、類會議應(yīng)由組織部門委托行政部于2天前可根據(jù)具體情況書面通知會議參與部門和人員；4.3.2 在會議開始前30分鐘,會議組織組織者須作好會議場地的準(zhǔn)備工作包括桌、椅、投影儀、會 議資料及特別需要等；4.3.3 .由各部門自行組織的各項會議,應(yīng)由各部門指定專人作好會議記錄,會下整理形成?會議紀(jì)要? 并報行政部備案.5、參會人員要求5.1 參加會議的人員要提前5分鐘到達(dá)會議現(xiàn)場并簽到,不得無故遲到、缺席.5.2 會議開始時,參會人員 、傳呼機等通訊工具要關(guān)閉或處于靜音狀態(tài).5.3 會議期間,無特殊情況不得頻繁出入會議室和中途離席超過5分鐘以上.6、會議室使用治理規(guī)定6.1 會議室預(yù)約程序6.1.1 會

6、議召集人確定會議主題、時間、地點、與會人數(shù)與所需設(shè)備；6.1.2 會議召集人提前一天到行政部辦理申請手續(xù),行政部根據(jù)會議室的預(yù)定情況在10分鐘內(nèi)給予回復(fù).6.2 會議室使用期間的有關(guān)要求6.2.1 會議召集人須提前 5分鐘到達(dá)會場,作好會務(wù)準(zhǔn)備工作.6.2.2 與會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加會議、準(zhǔn)時結(jié)束會議.6.2.3 與會人員必須自覺保護(hù)會議室各類設(shè)備及物品,未經(jīng)申請不得隨意動用.6.2.4 會議結(jié)束后,與會人員攜帶好各自物品、離開會議室.生效日期頁次3/3編制部門行政部名稱 會議治理方法 文件編號:6.2.5 會議召集人負(fù)責(zé)關(guān)閉設(shè)備、電源、 門等；如有借用設(shè)備請借用人及時到相關(guān)部門辦理歸還手續(xù);6.2.6 如因會議不能準(zhǔn)時結(jié)束,而該會議室又另有會議安排,必須中途結(jié)束會議或另選會場,以保證預(yù)期的