公司行政管理制度匯編

1、行政管理制度（2014年12月訂）XXX化妝品有限公司二O四年十二月第一章總則2第二章規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法 2第三章公文使用管理規(guī)定 3第四章儀容儀表管理規(guī)定 6第五章出差管理規(guī)定7第六章 圖書、報刊、信函等資料管理規(guī)定 8第七章物品管理規(guī)定9第八章印章管理規(guī)定 14第九章文印管理規(guī)定18第十章會議管理規(guī)定19第十一章 車輛使用管理規(guī)定 22第十二章鑰匙管理規(guī)定30第十三章檔案管理規(guī)定31第十四章保密管理規(guī)定39第十五章 計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定 43第十六章固定電話使用管理規(guī)定 45第十七章 員工考勤管理規(guī)定 46第十八章信息報告管理規(guī)定 49第十九章對外宣傳及公共關(guān)系管理辦法52 附件第一章

2、總則第一條 為加強(qiáng)公司的行政事務(wù)管理，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高 辦事效率，特制定本制度。第二條本制度所指的行政事務(wù)管理包括：規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法、 公文使用管理規(guī)定、儀容儀表管理規(guī)定、出差管理規(guī)定、圖書、報刊、 信函等資料管理規(guī)定、物品管理規(guī)定、印章管理規(guī)定、文印管理規(guī)定、 會議管理規(guī)定、車輛使用管理規(guī)定、鑰匙管理規(guī)定、檔案管理規(guī)定、 保密管理規(guī)定、計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定、固定電話使用管理規(guī)定、員 工考勤制度、信息報告管理辦法、對外宣傳及公共關(guān)系管理辦法等規(guī)定。第三條 管理中執(zhí)行“一個上級原則”，接受直接領(lǐng)導(dǎo)管理，非特殊情況 不得越級請示、報告，不得越級指揮，但員工可以越級申訴。第四條

3、本管理辦法適用于美炫風(fēng)化妝品有限公司，其他業(yè)務(wù)公司可參照 執(zhí)行。第五條 本制度經(jīng)正式審批通過后生效實施，原有相關(guān)規(guī)定同時廢止。由 綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。第二章規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法第六條為規(guī)范公司制度管理，特制定本辦法。第七條制度分為根本制度、基本制度和業(yè)務(wù)管理制度三類。一、根本制度是指公司最高制度，是制定其他管理制度的基本依據(jù)。 主要 包括公司章程、綱領(lǐng)等。二、基本制度是指公司各項工作或業(yè)務(wù)活動的重要管理規(guī)定。主要包括行政管理制度、人力資源管理制度、財務(wù)管理制度、經(jīng)營管理制度等。三、業(yè)務(wù)管理制度是指公司各部門及因工作需要制定的適用于其部門或其 公司的管理規(guī)定、流程、細(xì)則或辦法。第八條 制度按

4、照“務(wù)實適用”的原則制定。第九條 公司制度由公司組織研議擬定，報公司總經(jīng)理辦公會審議通過， 提請公司董事長審批并下發(fā)。第十條 制度應(yīng)用詞確切，語句通順，符合企業(yè)發(fā)展實際，應(yīng)充分考慮其 他相關(guān)制度規(guī)定，避免相互抵觸。第十一條 企業(yè)制度由綜合管理部統(tǒng)一編排文號，統(tǒng)一存檔和下發(fā)，底稿 由綜合管理部統(tǒng)一存檔。第十二條 與重大經(jīng)營管理活動相關(guān)的制度的制定與修訂工作由業(yè)務(wù)部門 負(fù)責(zé)，公司綜合部為歸口管理部門形成專項提案列入議事日程，報公司領(lǐng)導(dǎo)班子審核批準(zhǔn)。第十三條各類制度文本發(fā)放至有權(quán)保管人時應(yīng)辦理交接手續(xù)，文本保管 人調(diào)動或離職時，制度文件列入移交內(nèi)容。第十四條 制度頒發(fā)后，由制定部門負(fù)責(zé)監(jiān)督實施。第十

5、五條 公司綜合部負(fù)責(zé)組織本公司各部門對現(xiàn)行各類制度進(jìn)行修訂。第十六條 修訂后的制度下發(fā)后，原來的制度同時廢止。第三章公文使用管理規(guī)定第十七條股東會及董事會文件、公司管理文件等公文，是傳達(dá)公司決策、 管理、指令、報告經(jīng)營情況、與外部聯(lián)系或商洽工作的重要工具。第十八條 公文由綜合部實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、 及時、安全。第十九條 文件起草按職能分配，由各主管部門負(fù)責(zé)。行文單位，要克服 官僚主義和文牘主義，文字要簡潔明了、詞意表達(dá)正確。第二十條 各部門及各有關(guān)人員，對公文中涉及政府、公司應(yīng)保密的事項， 必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。第二一條 各類文件、資料按照保密等級分為絕密、

6、機(jī)密、秘密、內(nèi)部文件、公開文件五種。涉密文件及內(nèi)部文件應(yīng)嚴(yán)格控制知情范圍，由承辦人按閱批權(quán)限承辦，閱后妥善保管歸檔。第二十二條 發(fā)文的程序為：擬搞、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印發(fā)、歸檔、銷 毀等。一、擬稿（一）以公司名義下發(fā)的公文和對外公函，根據(jù)其業(yè)務(wù)內(nèi)容，由主辦部門 套用公司發(fā)文格式進(jìn)行擬稿，并填寫主題詞、抄報、抄送、日期、打印人、校 對人、承辦人、份數(shù)。草擬公文應(yīng)注意以下事項：1. 內(nèi)容要符合政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章；2. 反映情況要客觀，實事求是；3. 文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范；4. 人、地、物名、引文及時間要具體、準(zhǔn)確；5. 結(jié)構(gòu)層次次序，第一層

7、為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1. ”, 第四層為“（1）”。（二）編號、登記、規(guī)范文件格式：主辦部門將草擬好的文件電子版發(fā)送至綜合部進(jìn)行編號、登記、規(guī)范文件格式。1. 以公司名義行文，用“美炫風(fēng)發(fā)字XXXX X號”格式（見附件1）；2. 以公司名義發(fā)函，用“美炫風(fēng)函字XXXX X號”格式（見附件2）；3. 公司會議紀(jì)要，用“美炫風(fēng)紀(jì)字xxxx X號”格式（見附件3）;4. 公司各部門向公司請示、報批有關(guān)事項，使用 XXX化妝品有限公司 格式（見附件4）;5. 公司簡報，用“ 20XX第 X期（總第X期）”格式（見附件5）;6. 公司紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定

8、、決議、紀(jì)要、 任命等，其他發(fā)文一般不用公司紅頭文件格式。一般事項發(fā)文，無需簽批、落款為具體部門的，不用字號。（三）公司發(fā)文文體、字號要求：1. 文件眉頭統(tǒng)一為“ XXX化妝品有限公司文件”。字體均用一號紅色黑體；2. 文件號一行用四號宋體。3. 文件標(biāo)題用三號黑體字，一級標(biāo)題用小三號黑體，二級標(biāo)題用小三號仿 宋加粗。4. 文件正文字體為仿宋小三號。5. 正式文稿一律采用A4打印紙。6. 主題詞用小三仿宋，并加粗。7. 其他文件的格式、字體要求，參照發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)，參見附件1。二、審核、簽發(fā)、復(fù)核（一）由主辦部門打印公文及其附件，并填寫發(fā)文審核表（見附件6）, 由主辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核文件內(nèi)容

9、，綜合管理部負(fù)責(zé)人審核文件格式， 報總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，印章保管人方可蓋章。若需其他有關(guān)部門會簽的， 應(yīng)先會簽，然后再送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。（二）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，原則性的內(nèi)容、條款不得改動，如需刪改，需 經(jīng)原簽發(fā)人同意。三、印發(fā)（一）主辦部門將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文及 發(fā)文審核表送到綜合部辦理蓋早；（二）以公司名義下發(fā)的公文，原則上由綜合部統(tǒng)一登記發(fā)送。 對公司以 外的單位發(fā)業(yè)務(wù)聯(lián)系函，蓋章后由主辦部門送至相關(guān)單位，并辦理好簽收手續(xù), 將對方簽收的原件在5個工作日內(nèi)交綜合管理部存檔。四、歸檔公司所有發(fā)文，主辦部門和相關(guān)部門應(yīng)有復(fù)印件存檔，并由主辦部門將文 件原稿、對方簽收件、發(fā)文審核表、審核稿件各一

10、份送綜合管理部存檔。有 領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第二十三條 公司所有文件實行統(tǒng)一的歸口管理。公司收文的處理程序為： 收文、登記、審核、分文、傳送、辦理、立卷、歸檔。第二十四條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件當(dāng)天批復(fù)；一般文 件三天內(nèi)批復(fù)。第二十五條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，不得圈閱，須簽署明確、 具體意見的，閱完后要簽名并注明日期。第四章儀容儀表管理規(guī)定為了樹立和保持公司員工良好的職業(yè)形象，進(jìn)一步規(guī)范化管理，特制定本 管理規(guī)定。第二十六條個人儀容儀表及著裝要求一、員工個人形象應(yīng)保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女員工妝容應(yīng) 以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場合。二、所有員

11、工工作期間外出辦事、出差等同于正常上班，均應(yīng)著正裝上 下班，以展現(xiàn)公司規(guī)范管理的品牌形象。三、節(jié)假日上班著裝要大方得體，不可著奇裝異服，女員工不可著抹胸、 吊帶裙、熱褲等過于暴露的服裝，不可穿拖鞋上班。四、員工不按規(guī)定著裝者，每次罰款50元，其直接上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任, 處以罰款100元。第五章出差管理規(guī)定第二十七條員工出差必須依下列程序辦理：一、出差前應(yīng)填寫出差申請表（見附件7），由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，報經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批；部門領(lǐng)導(dǎo)及以上人員出差須報總經(jīng)理審批。因緊急事務(wù)未按程序辦理申請的，由執(zhí)行該項公務(wù)的員工在出差返回后 3個工作日內(nèi)補(bǔ) 辦有關(guān)手續(xù)。二、 出差人員憑出差申請表到財務(wù)管理部填寫

12、借款單，按審批程 序預(yù)借差旅費；并將出差申請表交綜合管理部相關(guān)人員處進(jìn)行存檔及考勤 登記結(jié)清的借款，財務(wù)部有權(quán)在其當(dāng)月和以后月份的工資或其他補(bǔ)貼中扣回，直至 扣清為止。第二十八條 出差超出預(yù)定時間，須報經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不 可抗拒因素需要延長出差期限的，須及時報經(jīng)出差審批人同意并在出差結(jié)束后 提交相關(guān)證明至綜合管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準(zhǔn)，超出預(yù)定出差期間 的費用不予報銷。第二十九條 出差費用的報銷：出差費用包括交通費、住宿費、伙食費、 通訊費、招待費等，其標(biāo)準(zhǔn)按公司財務(wù)制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一、交通費、住宿費在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實報銷，超標(biāo)自付。二、伙食費、市內(nèi)交通費在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實報銷

13、。三、通訊費超出標(biāo)準(zhǔn)部分，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六章 圖書、報刊、信函等資料管理規(guī)定第三十條 圖書、報刊、信函由綜合管理部統(tǒng)一管理。指定專人負(fù)責(zé)登記、 分類、發(fā)送，并及時整理、存檔以備查閱。第三十一條 各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)業(yè)務(wù)實際需要，合理安排購買業(yè)務(wù)參考 書籍，依公司規(guī)定的申購程序辦理；否則，費用自理。以公司名義購買的書籍 需到綜合部辦理出入庫，并蓋公章后才能借出。第三十二條圖書借閱一、公司員工經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)同意， 綜合部辦理借閱登記手續(xù)，可借閱公 司所存各類圖書、雜志二、專業(yè)性強(qiáng)的工具書（如：規(guī)程、規(guī)范、定額等）可以隨項目長期借用。三、一般圖書每人每次最多可借閱兩冊， 借閱時間不得超過一個月，如

14、有 特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)。四、損壞、丟失圖書、資料，責(zé)任人應(yīng)照原價雙倍賠償，并負(fù)責(zé)購買或協(xié) 助購買。五、員工所借圖書，如遇清點或公務(wù)上需參考時必須隨時收回，借書人不 得拒絕。第三十三條 綜合部圖書管理人員每隔半年清點庫存書籍 1次，并將清單 上報綜合部經(jīng)理。第三十四條 各部門訂閱的報刊、雜志需由綜合部指派專人收發(fā)。第三十五條 報紙在閱覽后，請務(wù)必歸回原位；過期的報紙由綜合部統(tǒng)一 回收管理。第三十六條 員工調(diào)崗、離職時，還清所借閱圖書、資料后，方可辦理相 關(guān)手續(xù)。第三十七條 公務(wù)信函由綜合部收發(fā)人員登記后統(tǒng)一寄發(fā)，掛號信和特快 專遞需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，登記后方可郵發(fā)。第七章物品

15、管理規(guī)定為更好的控制公司的辦公成本，合理使用辦公費用，規(guī)范辦公用品的采購 和領(lǐng)用，特制定本規(guī)定。第三十八條物品分類、固定資產(chǎn)：單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品, 如車輛、電腦、復(fù)印機(jī)等。二、低值易耗品：不屬于固定資產(chǎn)，但價值較高或使用時間較長的物品，如鐵皮柜、打印機(jī)等。三、辦公用品：辦公使用的消耗性物品，分為耐用辦公用品和易耗辦公用 品兩大類。（一）耐用辦公用品包括計算器、裁紙刀、剪刀、筆筒、直尺、訂書機(jī)、卷筒紙盒、檔案（文件）盒、書立、垃圾桶、煙灰缸、電話機(jī)等。（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和員工個人所需辦公用品：1. 公共所需辦公用品包括：打印紙、傳真紙、復(fù)寫紙

16、、紙杯、杯托、茶葉、 垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。2. 員工個人所需辦公用品包括：透明膠、膠水、水性筆（芯）、圓珠筆（芯）、 鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭針、鐵夾、 筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。第三十九條物品的米購一、物品的采購遵循“統(tǒng)一采購，貨比三家”的原則。二、辦公用品的采購（一）定點采購原則由綜合管理部和成本合約部視情況在每年年初進(jìn)行市場詢價比較后，確認(rèn)2-3家作為定點采購單位。（二）季度定期性采購綜合部按季度定期申購公司常備辦公用品， 建立常備辦公用品庫。采購時 間一般為每季度第一個月的10日前，可根據(jù)具體情況調(diào)整。（三）月度補(bǔ)充性

17、采購各部門于每月向公司上報下月辦公用品采購計劃（詳見附件8）,由綜合 部負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計、審核。綜合部根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，比照常備辦公用品庫存情況 對需采購的物品進(jìn)行調(diào)劑，對庫存緊張或無庫存的物品可進(jìn)行補(bǔ)充性采購。 文 員負(fù)責(zé)制作當(dāng)月常用辦公用品補(bǔ)充采購計劃表， 經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，報公司領(lǐng) 導(dǎo)審批通過后，于每月5日前完成當(dāng)月采購工作，并辦理入庫手續(xù)。（四）預(yù)算內(nèi)日常應(yīng)急性采購在日常工作期間，如各部門需在預(yù)算內(nèi)應(yīng)急采購無庫存或庫存緊缺的物品，須填寫庫存外（預(yù)算內(nèi)）辦公用品申購表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，報董事 長核同意后，由文員聯(lián)系定點供應(yīng)商落實采購。（五）預(yù)算外采購預(yù)算外物品的申購程序按公司現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。

18、三、大宗物品的采購達(dá)到招標(biāo)要求的須按招標(biāo)管理規(guī)定辦理，未達(dá)到招標(biāo)規(guī)定要求的需要進(jìn)行多家詢價，力求價廉物美。領(lǐng)用時按照計劃采購清單領(lǐng)用。四、特殊物品無法統(tǒng)一采購時，必須事前征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可自行采 購。五、固定資產(chǎn)和大批量低值易耗品的采購必須由使用部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行采購。六、采購單件物品在500元以上的，必須填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后， 由招投標(biāo)采購專員進(jìn)行采購。第四十條物品的保管一、公司的物品由綜合部進(jìn)行登記造冊（見附件9），集中保管；單價物品價值超過500元的，還應(yīng)配備圖像資料。二、常備辦公用品庫由文員擔(dān)任保管責(zé)任人， 具體負(fù)責(zé)辦公用品采購計劃 的收集、匯總、統(tǒng)計、

19、分析，辦公用品采購工作的實施，辦公用品的入庫登記、 保管、分發(fā)以及各類相關(guān)報表的制作等工作。第四十一條物品的領(lǐng)用一、部門和個人領(lǐng)用物品時需到公司綜合部辦理領(lǐng)用手續(xù)。二、領(lǐng)用新購固定資產(chǎn)時，領(lǐng)用人必須在出入庫單中“保管人”一欄 簽字，經(jīng)綜合部經(jīng)理和保管人簽字后方可領(lǐng)用，并由保管人將出入庫單送 財務(wù)部登記備案。三、員工如需領(lǐng)用辦公用品的，在文員處填寫辦公用品簽領(lǐng)表， 經(jīng)部門負(fù) 責(zé)人確認(rèn)后方可領(lǐng)用。四、耐用辦公用品于員工入職時，由員工本人向綜合部按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用， 原則 上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新重新辦理領(lǐng)用手續(xù)； 發(fā)生遺 失的，由領(lǐng)用人在辦公用品領(lǐng)用登記表（見附件10）中“備注”欄寫明

20、原 因并辦理領(lǐng)用手續(xù)。五、各部門須領(lǐng)用墨盒、碳粉等辦公耗材的，按照“憑舊領(lǐng)新”原則，向 文員退還舊耗材，填寫辦公用品簽領(lǐng)表后，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可領(lǐng)用。六、 領(lǐng)用低值易耗品時領(lǐng)用人必須在低值易耗品領(lǐng)用登記表 （見附件 11）中簽字確認(rèn)，特殊情況如由各部門自行購買的低值易耗品， 必須到綜合部 辦理登記備案；發(fā)生遺失或損壞的，需向綜合部報告并簽字確認(rèn)。七、公共場所所需辦公用品由文員按上月用量標(biāo)準(zhǔn)按月進(jìn)行分配，領(lǐng)用人可依據(jù)當(dāng)月用量進(jìn)行合理調(diào)整。八、部分辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)（一）水性筆：員工入職時領(lǐng)取 1支；（二）反尾夾：各部門每半年各型號限領(lǐng)一盒；（三）皮質(zhì)筆記本：經(jīng)理級以上人員每半年限領(lǐng)一本， 對

21、基層員工不提供皮質(zhì)筆記本；（四）普通軟抄筆記本：基層員工每人每半年限領(lǐng)一本；（五）水性筆芯：每人每次限領(lǐng)1支；（六）耐用辦公用品：員工入職時按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取。九、員工調(diào)離部門或離開公司時，應(yīng)交回所領(lǐng)用的物品，并在員工離職 移交手續(xù)清單中的“移交事項”對應(yīng)欄簽字，復(fù)印一份交綜合部存檔，由綜 合部對所退還物品進(jìn)行重新登記。如因調(diào)崗或離職須移交固定資產(chǎn)價值較高的 低值易耗品給其他人員的，由綜合部組織驗收后，確認(rèn)無誤后，方可辦理移交 手續(xù)；如移交清單中發(fā)生物品損壞或遺失的， 根據(jù)財務(wù)部意見辦理責(zé)任人賠償 事宜。第四十二條 物品的后續(xù)管理一、綜合部應(yīng)對固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品進(jìn)行編號，貼上標(biāo)簽， 年末由

22、綜合管理部門協(xié)同財務(wù)部對所有物品進(jìn)行盤點核對。二、辦公用品應(yīng)由綜合部每月進(jìn)行數(shù)量、 金額統(tǒng)計后報財務(wù)部備案（見附件12）三、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品使用地點發(fā)生變化時，綜合部和財務(wù)部應(yīng)及時更正有關(guān)備案資料，保證帳、卡、物一致。四、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品發(fā)生外借和出售，必須由綜合部填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，報財務(wù)部備案；若發(fā)生遺失、損壞、報廢或被盜丟 失，必須由相關(guān)部門書面上報綜合部，由綜合部查明原因，并填寫呈批件報領(lǐng) 導(dǎo)審批后，由財務(wù)部作出相應(yīng)的處理。五、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品如需搬出辦公場所時，須填寫放 行條（見附件13）,報部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合部經(jīng)理同意后方可搬離。未經(jīng)許可

23、， 嚴(yán)禁私自搬離。六、管理人員違反規(guī)定致使物品流失的， 由其本人負(fù)責(zé)追回，無法追回造 成公司損失的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。第八章印章管理規(guī)定第四十三條 印章的刻制和收繳一、刻制印章要嚴(yán)格履行手續(xù)?？讨茊挝?、部門及有關(guān)業(yè)務(wù)專用印章，必 須有上報批準(zhǔn)的正式公文，由需要刻章的單位提出申請，并詳細(xì)寫明印章的樣 式、規(guī)格和名稱，報公司領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部出具證明， 交指定人員到公安機(jī)關(guān)指定的部門辦理刻制事宜。二、刻好的印章詳細(xì)登記印章刻制單位、 使用單位、啟用日期、保管人員， 并留下印模，作為鑒別真?zhèn)蔚囊罁?jù)。三、公司只能刻制一枚法定代表人印鑒； 如需更換法定代表人印鑒時，應(yīng) 將舊法定代表人

24、印鑒交回公司綜合部封存后集中銷毀。四、印章如因各種原因報廢停止使用時，由綜合部將原印章收回封存或銷 毀，并將印章停用日期、收繳部門、收繳人姓名、收繳日期、封存或銷毀人姓 名及日期等登記存檔備案。第四十四條印章的保管一、公章、合同專用章由法定代表人保管。二、財務(wù)專用章、法定代表人印鑒由法定代表人授權(quán)財務(wù)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管。三、印章保管人員出差或其他特殊情況不能到崗， 其不得私自委托他人保 管，須辦理委托經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并填寫委托保管印章書，辦理好托管交接手續(xù)。四、保管人員變動時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)并提交綜合部備案。第四十五條印章適用范圍一、公章凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、介紹信、委托書、證明等相

25、關(guān)材料均應(yīng)加蓋公司公章。二、合同專用章“合同專用章”主要用于公司對外簽訂的一切合同。三、財務(wù)專用章“財務(wù)專用章”主要用于財務(wù)收支憑證、報表、稅務(wù)、工商、銀行相關(guān)單位等資料確認(rèn)；預(yù)算、結(jié)算書審核；材料價格以及內(nèi)部單位財務(wù)往來的審定。四、法定代表人印鑒“法定代表人印鑒”主要用于需要法定代表人簽字的協(xié)議、文件等書面文 本，由法定代表人審批后方可使用。第四十六條印章的使用一、公章、合同章、業(yè)務(wù)印章的審批：（一）重要文件：簽署合同（協(xié)議）使用公司印章必須填寫合同審批表（見附件15）及蓋合同審批章，根據(jù)審批程序報領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后方可蓋章；重要正式發(fā)文必須按照公文管理規(guī)定審批程序（見公文管理規(guī)定）審批完畢方

26、可蓋章；重要業(yè)務(wù)文件可由經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)在 XXX化 妝品年有限公司用印審批表（見附件16）簽批方可蓋章。（二）財務(wù)相關(guān)文件：如報表、投融資須提供的材料等財務(wù)相關(guān)文件，由 公司財務(wù)總監(jiān)（分管財務(wù)、成本）審批方可使用。（三）普通文件：日常對外業(yè)務(wù)聯(lián)系和業(yè)務(wù)辦理事項等一般事務(wù)性的函、 委托書、證明、復(fù)印件等需加蓋公章的，由部門負(fù)責(zé)人（含）以上領(lǐng)導(dǎo)審批后 方可蓋章。如員工因私辦理個人業(yè)務(wù)需要蓋章的， 如收入證明、在職證明等還 需填寫XXX化妝品年有限公司用印審批表，經(jīng)相關(guān)部門審核后方可蓋章。（四）五險一金等相關(guān)福利的文件：由綜合部負(fù)責(zé)人（含）以上領(lǐng)導(dǎo)簽批 方可蓋章。（五）勞動合同：

27、由董事長或董事長授權(quán)的人員簽批方可蓋章。（六）業(yè)務(wù)印章根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定使用。二、檔案留存（一）用印憑據(jù)：用印審批登記表、合同審批登記表或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文 件的原件交綜合部留存；（二）用印材料：所有對相關(guān)單位的正式發(fā)文、合同（協(xié)議）或其他重要 文件都必須在綜合部留存原件一份以上（含對方簽收件），其他相關(guān)部門根據(jù) 需要留存復(fù)印件；合同（協(xié)議）還須將電子版發(fā)至綜合部備案。如因業(yè)務(wù)需要 暫不能留存原件的，辦理完畢之后必須在 5個工作日內(nèi)交綜合部存檔。三、公司所有印章均不允許蓋在空白紙和空白介紹信上， 特殊情況需在空 白紙或空白介紹信上蓋章須報請經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批， 由批準(zhǔn)人承擔(dān)連帶責(zé) 任擔(dān)保。印章保管

28、人應(yīng)對所蓋空白紙張進(jìn)行登記（數(shù)量）、回收。對不符合用 章規(guī)定的合同（協(xié)議）、介紹信、公函等文件，印章保管人有權(quán)拒絕蓋印。第四十七條印章的借出（一）如無特殊情況，公司各類印章應(yīng)由印章保管人進(jìn)行妥善保管。（二）如因特殊工作情況需要，經(jīng)業(yè)務(wù)發(fā)生部門負(fù)責(zé)人申請，填寫印章借出審批表（詳見附件17），可辦理相關(guān)印章借出手續(xù)。其中，公章、合同 章及法定代表人印鑒須經(jīng)公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借出；業(yè)務(wù)印章須經(jīng)公司分管經(jīng)營班子以上領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借出。（三）印章借出人為臨時保管責(zé)任人，其應(yīng)為公司正式員工，在保管印章 過程中，須按照公司制度要求，履行印章保管責(zé)任，正確、規(guī)范實施用印。（四）印章借出后

29、，臨時保管責(zé)任人應(yīng)對用印文件進(jìn)行詳細(xì)記錄， 并在印 章歸還的同時補(bǔ)充填寫印章借出審批表中的“用印文件記錄”項目。第四十八條其他（一）啟用其他業(yè)務(wù)章，應(yīng)同時制訂適用范圍，并以公司正式發(fā)文形式周 知。（二）公司部門之間往來不宜使用業(yè)務(wù)專用章，由各部門經(jīng)理簽字即可。（三）對外行政工作應(yīng)使用公司公章。 公司公章在特殊情況下，經(jīng)公司總 經(jīng)理批準(zhǔn)可以代替業(yè)務(wù)專用章。第九章文印管理規(guī)定第四十九條 公司文件的打印、復(fù)印、傳真，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由指定 承辦人負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印、傳真。承辦人應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成 任務(wù)。第五十條 私人資料不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳遞。第五十一條 文印承辦人員應(yīng)

30、樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截 留任何文件第五十二條 承辦人員在接收傳真后應(yīng)及時送達(dá)收件人，因接收文件、傳真 疏忽造成文件、傳真件未能及時送達(dá)的，或未送達(dá)的，視造成損失程度給予處 罰。第五十三條 公司內(nèi)部使用的文件資料打印時應(yīng)注意節(jié)儉，打印紙能兩面 使用的盡量兩面使用。第五十四條 作廢文件，須用碎紙機(jī)粉碎處理，不可隨便放置。第十章會議管理規(guī)定第五十五條會議召集與通知一、會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：（一）公司或董事會會議按相關(guān)公司章程的規(guī)定召集。由董事出席會議， 其他人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。

31、會議一般由董事長主持， 也可由董事長委托其他董事主持。會議由董事會秘書負(fù)責(zé)組織落實。（二）公司經(jīng)營管理會議主要包括經(jīng)營班子會、總經(jīng)理辦公會、全面預(yù)算 會、運營分析會（年度會議、季度會議、月度會議）、項目研討會、總結(jié)考評 會、業(yè)務(wù)專題會等。會議由總經(jīng)理決定召開或由經(jīng)營班子提議召開， 公司經(jīng)營 班子成員出席，其他人員可根據(jù)會議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。會議由總 經(jīng)理指定人員主持。各類會議的承辦部門為綜合部，其中業(yè)務(wù)會議由主管該項 業(yè)務(wù)的部門負(fù)責(zé)組織，綜合部協(xié)助。（三）公司業(yè)務(wù)層面專項會議：如經(jīng)營計劃會、財務(wù)分析會、行政人事會 等。由公司相關(guān)部門提出，經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開。會議由主辦部門負(fù)

32、責(zé)組織落實，公司綜合部協(xié)助。（四）公司各部門或內(nèi)部工作會議由各部門負(fù)責(zé)人召集并確定出席及列席 人選，需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加會議的，須向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，確定參加時間及事 項。會議由主辦部門組織落實，綜合部提供協(xié)助。二、會議通知的內(nèi)容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出 席/列席），需準(zhǔn)備資料以及通知方法和途徑。 重要會議應(yīng)以書面通知的方法傳 達(dá)。三、會議應(yīng)于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議 組織部門應(yīng)提前通知參會人員，并根據(jù)本管理辦法重新組織、布置會場。第五十六條會前準(zhǔn)備一、大型會議須提前兩天知會公司綜合部，便于安排會場及相關(guān)保障工作； 專業(yè)會議須提前一天知會公司綜合部

33、；部門會議須提前半天知會公司綜合管理 部。二、會議主持人、召集部門及與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好會議時間、議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議 決定草案、落實會場、填寫會議通知單通知與會人員等。 會議主持人應(yīng)該根據(jù) 議題的內(nèi)容事前進(jìn)行相關(guān)信息搜集和整理， 并將議題和相關(guān)資料分發(fā)給與會人 員。三、會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。 組織會議部門需提前一天跟公司綜合部明確， 并在會議室使用審批單中注 明。四、會場布置、會議材料、用品準(zhǔn)備和會后處置由指定的會務(wù)人員負(fù)責(zé)。各種會議召開前，公司綜合部聯(lián)系落實會議準(zhǔn)備事項。 如要求同時進(jìn)行多個會 議

34、的，由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。第五十七條 會議主持人應(yīng)控制會議進(jìn)程，提高會議效率。第五十八條 會議形成的決議，會議主持人要明確任務(wù)、目標(biāo)、責(zé)任者，監(jiān)督實施，保證落實。第五十九條會議記錄及紀(jì)要一、各類會議應(yīng)指定會議記錄員，會議記錄員要在會議進(jìn)行期間使用專用 記錄本認(rèn)真記錄，對會議進(jìn)行全程或提綱式記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點記錄。二、 如需形成會議紀(jì)要的，會議記錄員要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理原 始記錄，按照公司發(fā)文的審批程序，需由與會人員在會議紀(jì)要上簽名的， 會議 記錄員須及時督促簽署，并提請公司總經(jīng)理簽發(fā)。會議紀(jì)要應(yīng)統(tǒng)一編號、及時 整理、規(guī)范格式和文字，按分級管理要求分發(fā)、存檔、

35、上報（也可通過電子郵 件傳遞）。第六十條 會議考勤、秩序、違紀(jì)、監(jiān)督檢查一、與會人員應(yīng)提前到會，會議過程禁止吸煙，不得喧嘩，不得來回走動， 不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應(yīng)提前向會議組織 者書面請假方可，緊急情況可先口頭請假，會后補(bǔ)辦假條。二、遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會議進(jìn)行。重要會議 與會人員應(yīng)按照臺卡對號入座，坐姿（站姿）端正，將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至振動狀 態(tài)，會議期間不準(zhǔn)接聽電話，有重要電話須離開會議室接聽，禁止交頭接耳開 小會。認(rèn)真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。三、與會者到會必須有準(zhǔn)備，均應(yīng)保持良好的會風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言 力求言簡意賅。不可無故打斷他人的

36、發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。四、涉及到秘密事項的會議與會人員負(fù)有保密義務(wù)， 記錄員應(yīng)在保密地方 整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。五、公司綜合部負(fù)責(zé)對相關(guān)各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進(jìn)行監(jiān)督檢 查。六、會議中手機(jī)響、接電話每次罰款 50元；遲到、早退三十分鐘內(nèi)罰款 30元，超過30分鐘罰款60元；無故缺席（含請假未批）按曠工處理，所扣 基本工資不足100元按100元處罰。七、接到會議通知后如有特殊情況需請假的員工，必須在會議召開半個小 時前向分管經(jīng)營班子或總經(jīng)理書面請假， 并立即報公司綜合部備案，緊急情況 可先口頭請假，會后補(bǔ)辦假條。會議開始后請假的不予以受理，并根據(jù)第六點 情況進(jìn)行

37、處罰。八、公司組織的培訓(xùn)活動參照第六點，第七點執(zhí)行。九、會議的考勤、違紀(jì)記錄和處理意見，由會議主持部門負(fù)責(zé)人在會議結(jié) 束后轉(zhuǎn)交給公司綜合部。十、會議決策的執(zhí)行情況由會議主持部門進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。第十一章車輛派車管理規(guī)定第六十一條 為公司的經(jīng)營管理活動提供良好的服務(wù)，結(jié)合公司實際情況， 保證安全運行、合理派車、特制定本辦法。第六十二條出車管理一、在日常工作中，以下情況可安排用車：（一）財務(wù)部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務(wù)（特殊情況另行處理）；（二）需要到較遠(yuǎn)地方辦理的工作業(yè)務(wù)；（三）因公運輸拾公斤以上物品；（四）前往無公交車到達(dá)的地點辦理業(yè)務(wù)；（五）公司經(jīng)營班子以上領(lǐng)導(dǎo)特許的緊急事務(wù)；（六）公

38、司集體活動統(tǒng)一用車。第六十三條為降低辦公成本，綜合部要嚴(yán)格按照用車范圍派車。如因緊急公務(wù)需要且 無車輛可調(diào)派的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，綜合部確認(rèn)后，員工可搭乘出租車出行， 費用列入所在部門辦公管理費用。第六十四條公司經(jīng)營班子以上人員出差可派長途車，其他人員出差原則上不派長途車，以下情況由分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，報總經(jīng)理特批后方可派長途車。（一）有政府相關(guān)部門或重要合作單位人員需陪同前往。（二）經(jīng)理以上人員2人以上或其他員工4人以上共同前往同一目的地。 第六十五條派車單必須嚴(yán)格按照格式要求填寫，寫明出發(fā)時間及實際返回時間。實際返回時間為車輛返回公司后，由綜合部時填寫并存檔。第六十六條公司所需派車車輛須報董事長

39、同意，綜合部負(fù)責(zé)車輛的出借登記。第十一章鑰匙管理規(guī)定第六十七條公司所有鑰匙由綜合部指定專人負(fù)責(zé)管理、配制，對公司所有原始鑰匙必須留一把加以編號、存檔，以便復(fù)制第六十八條 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理本部門的鑰匙（包括門、抽屜、柜子等 鑰匙），不得任意自制。特殊情況自行配備的需報綜合部備案登記。第六十九條 鑰匙不得擅自借給他人使用，特殊情況需借用鑰匙的，需做 好相關(guān)登記（見附23）。鑰匙丟失后應(yīng)立即向綜合管理部門報告、備案，因鑰 匙丟失所產(chǎn)生的損失由保管人承擔(dān)，并視情節(jié)輕重給予處分。公共區(qū)域的鑰匙 由綜合部統(tǒng)一管理，任何人不得私自配制，違者一經(jīng)查出，每次處以500元的 罰款。第七十條離職時應(yīng)將所保管的鑰匙

40、退還綜合部并做好相關(guān)登記。第十三章檔案管理規(guī)定第七十一條檔案管理：由綜合部負(fù)責(zé)歸口管理。第七十二條檔案管理的范圍：一、公司各種行政文件；二、公司各種會議記錄；三、股東會議的有關(guān)文件；四、各部門的工作報告；五、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員外出考察、參加各種業(yè)務(wù)活動所收集的有關(guān)資料；六、各種信息情報資料；七、公司各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；八、公司法律訴訟資料；九、公司人事資料；十、公司對外宣傳的相片、影音材料等；十一、公司的所有合同（協(xié)議）等資料；十二、公司的采購檔案資料。第七十三條檔案的收集一、公司各部門的重要檔案需報綜合部備案的，應(yīng)安排專人整理，于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜

41、合部，并辦理簽收登記手續(xù)。公司各部門需在本部門留存的檔案資料，應(yīng)安排專人整理、保管，于每年2月10日前報送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。二、及各部門上報文件。和各部門上報公司的文件及董事會相關(guān)文件， 由 董事長秘書或總經(jīng)理秘書呈辦（承辦程序見公文管理規(guī)定）完畢后，每半年將 檔案原件移交公司綜合部文檔管理員存檔。三、 文件的檔案由檔案管理人員負(fù)責(zé)整理、保管，并于每年2月10日前 將上一年檔案目錄、營銷類及其他重要合同、文件等檔案（含電子版）報送至 公司綜合部備案。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個工作日 內(nèi)報公司綜合部存檔備案。五、公司綜合部必須及時補(bǔ)充完善

42、員工成長檔案。第七十四條檔案的整理一、綜合部每年年初必須對上一年度的檔案資料進(jìn)行全面整理建檔。二、各種檔案資料按業(yè)務(wù)類別分類。2.1行政管理類：各種會議紀(jì)要；行政公文；處罰決定；信息情報資料；各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；車輛有效復(fù)印證件；各種營業(yè)執(zhí)照資料等；對外宣傳的相片、影音材料。2.2人事管理類員工成長資料包括：員工任職材料（求職材料、入職申請表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正 申請表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動材料、勞動關(guān)系聲明、勞動合同、培訓(xùn)協(xié)議、 身份證（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工考評材料（員工績效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評定、參 與公司內(nèi)外培訓(xùn)及考試等相關(guān)材料）員工獎罰材料

43、（公司以正式發(fā)文形式對其進(jìn)行通報表彰或批評的文件、 譽證書（復(fù)印件）；黨政部門或社會團(tuán)體所授予的聘書、榮譽證書（復(fù)印件） 等相關(guān)材料）員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學(xué)歷證等（復(fù)印件）相關(guān) 材料）員工綜合材料（反映員工成長信息的其他材料）人才儲備資料；考核資料；員工福利資料；員工花名冊；2.3財務(wù)管理類（由財管部門負(fù)責(zé)）：會計憑證類；232會計賬簿類；233會計報表類；234其他類。2.4專題項目類：項目可行性分析報告；企業(yè)章程；董事會決議；工商營業(yè)執(zhí)照；產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料；給政府有關(guān)部門的申請報告;合資企業(yè)合同書；合資雙方法定代表證明書；合資雙方委派的董事名單；進(jìn)口設(shè)備清單；有

44、關(guān)政府批文；歷年經(jīng)營業(yè)績資料。2.5經(jīng)營計劃類：月、季、年度發(fā)展計劃；中長期發(fā)展規(guī)劃；經(jīng)營分析總結(jié)報告；業(yè)務(wù)考核2.6合同管理類：合同正本；營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；授權(quán)委托書；雙方來往的信函；雙方的電報、傳真；變更解除合同的文件資料；補(bǔ)充協(xié)議。2.7綜合類。三、綜合部對所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時間、項目、性 質(zhì)等逐一排列，用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒保存。四、每個檔案盒上必須填上檔案層級、類別、起止時間并按序號填寫檔案盒內(nèi)的文件名。五、檔案盒內(nèi)的每份文件，第一頁的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用 檔案章，并在文件右下角填寫頁碼，以便文件的查閱。六、不能裝訂的有關(guān)文件資料，如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須

45、用文 件冊裝存，其文件冊上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。七、綜合部將所收集的文件資料按要求建立檔案后，多余的文件資料必須再清理一次，確定沒有必要保存的，應(yīng)在綜合部經(jīng)理的監(jiān)督下一次性銷毀。八、會計檔案的保管按財務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。第七十五條 檔案的保管期限分為永久、定期兩種。、永久保管的檔案：凡是對公司有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，以及在維護(hù)公司等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。二、定期保管的檔案：在一定時期內(nèi)，公司進(jìn)行工作、總結(jié)經(jīng)驗有考察利 用價值的材料。第七十六條檔案的密級確定（參照保密管理規(guī)定）。第七十七條 檔案的查閱、借閱、復(fù)印一、檔案查閱、借閱、復(fù)印審

46、批：公司員工查閱、借閱、復(fù)印檔案室檔案， 必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意；及外單位人員查閱、借閱、復(fù)印公司檔案室檔案， 對接的承辦部門人員必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意， 人員借出的檔案還須在該企 業(yè)檔案管理人員處備案，經(jīng)該企業(yè)行政部負(fù)責(zé)人簽字后方可自行復(fù)印。二、檔案歸還：公司檔案室的檔案辦理借出后，借出人必須在一個月內(nèi)交 還。一個月后如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完 整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚。三、公司員工調(diào)閱會計檔案需經(jīng)檔案保管人同意，如需復(fù)印會計資料需經(jīng) 財務(wù)經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意，外單位人員調(diào)閱、復(fù)印、摘錄會計檔案，必須經(jīng)公

47、 司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；會計檔案原則上不得外借，確屬特殊需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、員工離職前，必須歸還借出的檔案，檔案列入離職移交物品范圍。第七十八條檔案保管一、檔案管理人員必須精心管理檔案， 不得讓無關(guān)人員查閱檔案，不得口 頭向外泄露有關(guān)檔案秘密。違反規(guī)定者，給予責(zé)任人一次記過處分，造成損失 的，追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任，違反規(guī)定二次者給予開除處分。二、檔案管理人員必須定時對檔案進(jìn)行檢查，根據(jù)季節(jié)變化或具體環(huán)境放置防潮劑。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮后，及時進(jìn)行除濕處理，防止霉變。三、檔案室必須配置滅火器，防止火災(zāi)事故。四、檔案遺失處理：各部門人員必須妥善保管好檔案（包括電子版）。任何檔案、文件、資料一經(jīng)簽收，不論是電子

48、版或紙質(zhì)版，接收人或借閱人如出現(xiàn)檔案資料遺失情況，必須及時報告本部門負(fù)責(zé)人和綜合部負(fù)責(zé)人，并負(fù)責(zé)在指定的時間內(nèi)追蹤查找。如查找無果，公司將根據(jù)產(chǎn)生后果的輕重予以批評， 責(zé)任人負(fù)責(zé)或協(xié)助補(bǔ)辦和承擔(dān)補(bǔ)辦過程中發(fā)生的一切費用。各部門人員的檔案列入離職移交物品范圍，由離職人員的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。第十四章保密管理規(guī)定第七十九條公司保密范圍和密級確定一、公司應(yīng)列入保密管理范圍的包含但不限于以下事項：（一）公司重大決策中的秘密事項；（二）公司尚未討論實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及 經(jīng)營決策；（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議紀(jì)錄；（四）公司財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)

49、報告、統(tǒng)計報表；（五）公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息、資料；（六）公司職員人事檔案、勞資性收入及資料；（七）其他經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。二、公司保密等級級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級?！敖^密”是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受特別嚴(yán)重 的損害；“機(jī)密”是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)利和權(quán)益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受損害。三、公司保密等級的確定：（一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；（二）公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議紀(jì)錄、公司經(jīng)營情況 為機(jī)密級；（三）公司的人事檔案、合同、

50、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密。四、屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級，并確定保密期限。 除有特別規(guī)定的以外，絕密級不超過30年，機(jī)密級不超過20年，秘密級不超 過10年。保密期限屆滿，自行解密。五、一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍； 如屬不鼓勵對外公開的內(nèi)容，僅限公司員工知曉。第十八條確定密級、變更密級和解密一、確定密級、變更密級和解密應(yīng)當(dāng)接受公司領(lǐng)導(dǎo)及綜合部指導(dǎo)和監(jiān)督。二、公司秘密事項，應(yīng)當(dāng)依據(jù)保密范圍的規(guī)定及時確定密級， 最遲不得超 過十日。三、密級確定以后，責(zé)任部門發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)及時糾正； 公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)

51、不符合保密范圍的，應(yīng)當(dāng)及時通知責(zé)任部門糾正。四、屬于公司秘密的文件、資料和物品，由責(zé)任部門標(biāo)明密級和保密期限。 書面形式的密件，應(yīng)在圭寸面（或者首頁）的左上角標(biāo)明密級和保密期限；地圖、 圖紙、圖表則在其標(biāo)題之后或者下方標(biāo)明密級和保密期限。五、屬于公司秘密的事項不能標(biāo)明密級時， 由責(zé)任部門負(fù)責(zé)通知接觸范圍 內(nèi)的人員。公司確定密級、變更密級或者決定解密，應(yīng)當(dāng)由責(zé)任部門提出具體 意見報公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。六、公司秘密事項（包括政府來文中的國家秘密事項） 變更密級或者解密 后，應(yīng)當(dāng)及時通知各有關(guān)部門，并及時在有關(guān)文件、資料和物品上標(biāo)明。七、保密期限屆滿或者被合法公開的公司秘密事項，即為自行解密。自行解密

52、不需履行解密手續(xù)。第八十一條保密措施一、屬于公司秘密的文件、資料和物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、 摘抄、保存和銷毀，由綜合管理部門指定專人執(zhí)行。二、采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦使用部門負(fù)責(zé)保密。三、非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄公司保密文件。四、復(fù)制、摘錄、引用、匯編屬于公司秘密的內(nèi)容，亦需按規(guī)定采取保密 措施，且不能擅自改動原件的密級。五、收發(fā)、傳遞和外出攜帶保密文件，由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安 全措施。六、保密文件需在設(shè)備完善的保險裝置中保存。七、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的， 應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)。八、不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所

53、談?wù)摴久?密，不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。九、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取下列保密措施：（一）選擇具有保密條件的會議場所；（二）根據(jù)工作需要，限定參會人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定;（三）依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；（四）確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。十、員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并 及時報告行政管理部門，行政管理部門接到報告后，應(yīng)立即做出處理。十一、在無線、有線通信中傳遞公司秘密的，必須采取保密措施。十二、檔案室、財務(wù)檔案室等機(jī)要重地，非工作人員不得入內(nèi)。十三、機(jī)密件原則上不能在文檔室以外的地方放置過夜。十四、所有密級

54、文件，在文件的承辦、打印、歸檔過程中都要采取保密措 施。十五、涉及公司秘密的計算機(jī)信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國際互聯(lián)網(wǎng) 或其它公共信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接。涉及公司秘密的信息，不得在國際互聯(lián)網(wǎng)的計算 機(jī)信息系統(tǒng)中存儲、處理、傳遞。十六、上網(wǎng)信息的保密管理堅持“誰上網(wǎng)誰負(fù)責(zé)”的原則。凡向國際互聯(lián) 網(wǎng)的站點提供或發(fā)布信息，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。十七、各部門和個人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室、網(wǎng)絡(luò)新聞組上發(fā)布、 談?wù)摵蛡鞑ス久孛苄畔?。十八、各部門使用電子郵件進(jìn)行網(wǎng)上信息交流時， 應(yīng)當(dāng)遵守公司有關(guān)保密 規(guī)定，不得利用電子郵件傳遞、轉(zhuǎn)發(fā)或抄送公司秘密信息。十九、所有需要銷毀的密級文件，必須使用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀

55、。第八十二條責(zé)任與處罰一、“泄露公司秘密”是指下列行為之一：使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉 的；使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。二、出現(xiàn)下列情況之一者，依情節(jié)輕重給予行政處分：（一）泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的;（二）已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。三、出現(xiàn)下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失：（一）故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果的；（二）違反本保密規(guī)定，以謀取私利為目的泄露公司秘密的;（三）利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。第十五章計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定第八十三條管理目的為規(guī)范計算機(jī)使用及網(wǎng)絡(luò)管理，實現(xiàn)規(guī)范化、制度化，保障辦公網(wǎng)絡(luò)狀態(tài) 安全、高效、有序可控。杜絕在計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)使用中存在的不良現(xiàn)象，從而最 大限度發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)作用，提高工作效率，制定本規(guī)定。第八十四條硬件管理一、公司辦公類固定資產(chǎn)由綜合部門統(tǒng)一管理， 使用人負(fù)責(zé)保管。計算機(jī)（及附件）使用者對計算機(jī)（及附件）的損壞、丟失負(fù)責(zé)（不可抗力原因除外）， 人為損壞或丟失必須照價賠償；部門共用的計算機(jī)（及附件）由部門領(lǐng)導(dǎo)指定 專人保管，人為損壞或丟失由該保管人承擔(dān)，照價賠償。二、計算機(jī)管理員應(yīng)對計算機(jī)（及附件）型號、