參觀接待管理辦法

1、參觀接待管理辦法1 范圍為規(guī)范事業(yè)部參觀接待流程，樹立良好企業(yè)形象，加強保密工作制訂本標準。本標準適用于在商 用空調事業(yè)部辦公區(qū)及車間進行的一切參觀接待活動?？紤]營銷公司接待任務較多，因此將營銷公司參 觀接待前的準備工作單獨說明。2 引用標準無3 定義無4 管理內(nèi)容4.1 事業(yè)部接待流程（除營銷公司）4.1.1 部門職責與分工4.1.1.1 事業(yè)部管理部是參觀接待工作的歸口部門，并對參觀接待工作的規(guī)范性進行檢查和考核4.1.2 客戶來訪前準備4.1.2.1 接到客人來訪信息后，接洽聯(lián)絡人在確認客人來訪內(nèi)容后填報商用空調事業(yè)部參觀接待聯(lián)絡 函（附件一）4.1.2.2 接治聯(lián)絡人填寫后交管理部部長

2、審批，由管理部按接待內(nèi)容提前安排相關接待事宜。4.1.2.3 接洽聯(lián)絡人必須提前半天將所需歡迎詞發(fā)給大堂文員，隨即打電話確認。大堂文員需在客戶到 達前 15 分鐘將預先 準備好的歡迎內(nèi)容打在電子屏幕上，直到客戶離開。4.1.3 公司外迎接客人4.1.3.1 接洽負責人接待客人前應檢查著裝是否整潔，廠卡是否已佩帶左胸前。4.1.3.2 相關接待人員接到接洽人電話后至少提前 5 分鐘在事業(yè)部大堂迎候。4.13.3 客人進入大堂后大堂文員應起身微笑致意，做好來訪登記工作，填寫實際來訪時間，來訪人數(shù) , 并為客人準備參觀 卡，無參觀卡不得進入事業(yè)部參觀。4.1.4 接洽談判（此步驟根據(jù)情況可有可無）4

3、.1.4.1 接治聯(lián)絡人在客戶來訪前準備好會議室 （ VIP 室）的燈、空調及相關物品如禮品、資料、飲料等。4.1.4.2 由相關人員播放相關介紹內(nèi)容，并進行相應會談4.1.4.3 待客戶走后，接洽聯(lián)絡人應及時關接待室燈、空調、音響設備并做好淸潔工作4.1.5 參觀路線4.1.5.1 車間參觀：按參觀路線帶領客人進行參觀，并由笛理部安排專人為客人講解相應產(chǎn)品有關知識4.1.5.2 辦公區(qū)參觀，原則上不安排辦公區(qū)參觀，如客人確有要求，應以不打擾正常辦公為原則。4.1.6 送行416.1 如客人需要，接治聯(lián)絡人應提前為客人訂好票、安排好送客車輛、陪同人員。4.1.6.2 客人全過程參觀完畢接洽聯(lián)絡

4、人應將客人送到大堂外直至離去。4.1.6.3 大堂文員應及時取回參觀卡，并填寫聯(lián)絡函中客人實際離開時間，由接洽聯(lián)絡人在聯(lián)絡函中簽字確認。4.1.7 接待后跟進4.1.7.1 客戶離開后，接待聯(lián)絡人對考察中所出現(xiàn)的問題進行分析，及時與有關部門進行溝通，以進步提髙事業(yè)部接待工作。4.1.7.2 若為營銷公司商務接待，營銷公司相應接待聯(lián)絡人應在考察結朿后及時與客戶和營銷中心聯(lián)系, 做好來訪后項目的跟進工作。4.1.8 說明4.1.8.1 接洽聯(lián)絡人必須全程陪同，原則上不允許拍攝或舶照，如客人強烈要求，則指左專人拍照并將照片寄給客人，但底片由管理部保管。4.1.8.2 各部門員工未經(jīng)管理部批準不準私自

5、帶領他人進入事業(yè)部參觀，若有違反，視情節(jié)輕重，分別給予相應的處罰并提出通報批評。4.2 營銷公司參觀接待4.2.1 部門職責與分工4.2.1.1 營銷公司銷售管理部負責整體的參觀接待管理。銷售管理部設客戶關系主管一爼，負責具體的組織、管理、協(xié)調工作。4.2.1.2 各產(chǎn)品管理中心經(jīng)理為齊區(qū)域參觀考察活動協(xié)調責任人，負責有關事項與本部的溝通協(xié)調和本區(qū)域內(nèi)參觀考察的組織和前期準備工作。4.2.1.3 營銷公司其他部門根據(jù)參觀接待有關要求，提供必要工作協(xié)助。4.2.2 接待類別4.2.2.1 - 般接待。是指項目設備金額較小100 萬元以下）的客戶、一般的經(jīng)銷商以及設計院或行業(yè)協(xié)會一般工作人員的來訪

6、接待。422.2 重要接待。是指項目設備金額較大100 萬元以上）的客戶、重要經(jīng)銷商以及設計院，行業(yè)協(xié)會主要負責人的來訪接待。4.2.23 營銷公司根據(jù)不同的接待類別，制訂相應的接待規(guī)格和標準，按照具體申報情況適用執(zhí)行。4.2.3 參觀考察接待申報下略）來本部參觀4.2.3.1 各產(chǎn)品管理中心（以下簡稱“中心”）根據(jù)項目進展需要或客戶要求確定客戶（含專業(yè)人員，以考察意向。產(chǎn)品管理中心產(chǎn)品經(jīng)理（以下簡稱“中心經(jīng)理”）負責所在區(qū)域內(nèi)有關事項的前期溝通，落實客戶來訪的時間、人員、行程、目的等事項。4.23.2 中心經(jīng)理根據(jù)所落實確認的事項，填寫客戶考察接待申報表和 MDV 參觀指引，傳真交銷 售管理

7、部客戶關系 主管。以上表格應在所確定客戶到訪時間前至少三個工作日填寫上報（廣東區(qū)域為兩 個工作日）。短于此期限的，本部不能 保證按申報表要求時間接待。上報表格后，對申報內(nèi)容進行更改 的，以更改后重新上報時間起計。423.3 客戶關系主管應在一個工作日內(nèi)對申報表進行評審，確認可以滿足申報要求進行接待的，即通知中心經(jīng)理，并岀具公司正式邀請函，傳真至客戶方（客戶或中心經(jīng)理要求用原件的，由本部郵寄交中 心經(jīng)理轉交客戶）。423.4 中心經(jīng)理在接待申報中要求提高接待規(guī)格的，必須于接待申報同時向本部書而提岀申請，說明有關理由，客戶關系主管在核實有關情況后，出具書而審核意見，報營銷公司營銷管理部經(jīng)理及總經(jīng)理

8、 審批后一并安排執(zhí)行4.2.4 接待前準備4.2.4.1 客戶關系主管根據(jù)接待申報要求，應在客戶預泄到訪前兩個工作日內(nèi)，安排好有關接待事宜。424.2 客戶關系主管根據(jù)項目和來訪客戶具體情況，根據(jù)公司有關接待標準，確左用車方案、餐飲、 參觀路線、講解人員或洽談的領導等具體 事宜，英中歡迎標語錄入、車間參觀安排等需營銷公司之外部 門協(xié)助的事項，報事業(yè)部管理部請求協(xié)助。4.2.43 確左以上接待內(nèi)容前，客戶關系主管可直接與客戶進行電話溝通，并根據(jù)了解的情況進行安排或調整。424.4 接待內(nèi)容確左后，大區(qū)經(jīng)理、營銷公司總經(jīng)理或事業(yè)部總經(jīng)理根拯項目情況，對原定接待行程和規(guī)格提出調整意見的，客戶關系主管

9、可根據(jù)該意見對行程和標準重新擬左，報營銷公司總經(jīng)理審批后 執(zhí)行（大區(qū)經(jīng)理提出調整的，須簽字審 核）。4.2.5 接待過程4.2.5.1 客戶關系主管應在客戶到訪前一天檢査各項接待準備工作落實情況。425.2 客戶關系主管負責通知營銷公司以及需參加洽談或陪同的事業(yè)部其他部門領導。需事業(yè)部總經(jīng)理岀席的，應提前通知總經(jīng)理秘書安排425.3 客戶關系主管在客戶參訪時應確保其中的各項活動銜接順暢，確保用車及時到位，確保用餐、參觀講解等時間在控制范圍之內(nèi)。以保證接待過程的緊湊、髙效4.2.S.4 接待開始后，因情況變化需臨時變更接待行程和規(guī)格的，客戶關系主管在與有關大區(qū)經(jīng)理通報協(xié)商后，按大區(qū)經(jīng)理意見執(zhí)行。

10、并在接待結朿后三個工作日內(nèi)做出書而說明。該說明由大區(qū)經(jīng)理審核確 認，報營銷公司總經(jīng)理審批同意，有關 增加費用方可沖賬。營銷公司總經(jīng)理不予同意追認的，超岀標準 部分費用由大區(qū)經(jīng)理承擔。4.2.6 客戶的后期跟進4.2.6.1 離開公司本部后三個工作日內(nèi)，客戸關系主管應當與來訪客戶主要人員聯(lián)系，詢問客戶返回情況，了解客戶對接待工作的意見和建議，并作好記錄426.2 客戶關系主管應建立來訪客戶檔案，對來訪客戶、接待過程及后期項目進展情況進行登記，并及時補充更新。4.2.63 客戶關系主管應注意收集客戶和中心對于公司接待形式和內(nèi)容等方面的意見，根據(jù)公司實際提岀工作改進措施。4.264 客戶在來訪過程中

11、，如需總部協(xié)調及出具參數(shù)報告、技術、證明等材料的，由片區(qū)項目管理負責跟進。4.2.7 其他說明427.1 各中心在申請接待前，務必全而、真實了解來訪客戶基本情況、來訪意圖，項目進展階段等， 性和有效性。不得隨意承諾，浪費公司資源。確?？蛻魜碓L的必要4.2.7.2 中心經(jīng)理應全而、詳實填寫申報表格有關內(nèi)容，確保本部人員真實了解客戶相關情況，如因申報資料錯誤給接待工作及項目談判造成影響的，公司將根據(jù)情況對有關中心責任人進行處罰4.2.73 客戶來訪接待需進行樣板工程參觀的，客戶關系主管在確定需參觀的工程項目后，有關區(qū)域應全力予以配合和支持，做好樣板工程單位和有關經(jīng)銷商的協(xié)調，確保參觀的順利進行。4.2.7.4 客戶關系主管負責營銷公司預算內(nèi)接待費用的支出和管理。根據(jù)營銷公司和事業(yè)部財務部確左的有關費用支出標并及時申報。準，合理規(guī)劃安排接待用車、用餐、住宿、禮品等項目的費用支出，4.2.7.S 客戶關系主管負責與接待有關的資料、文件、禮品的管理，確保滿足客戶接待使用要求、并合理安排使用。4.2.7.6 客戶關系主管對于接待過程中的突發(fā)情況，應及時處理，避免影響接待進行和項目談判。自己無法處理的，應及時向銷售管理經(jīng)理匯