現代文員工作的基本概念

1、現代文員實務技巧文員是做什么的？文員是做什么的？舉出幾個你所能想到的舉出幾個你所能想到的“文員文員”第一章第一章 現代文員的工作現代文員的工作現代文員工作的基本概念12文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責： 1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。 2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作 3. 負責辦公室的清潔衛(wèi)生。 4. 做好會議紀要。 5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。 6. 負責傳真件的收發(fā)工作。 7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8. 做好公司宣傳專欄的組稿。 9. 按照公司印信管理規(guī)定，

2、保管使用公章，并對其負責。 10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。 11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。 12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。 13 社會保險的投保、申領。 14 統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。 15 管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節(jié)儉。 16. 接受其他臨時工作跟單文員跟單文員行政文員行政文員人事文員人事文員銷售文員銷售文員文控文員文控文員各種各樣的各種各樣的“文員文員”一、現代文員工作的基本概念廣義：凡是辦公室的工作人員，均稱為“文員”。1.現代文員的職業(yè)定位a)從事

3、文書制作與管理的工作b)特點：工作程序簡單化、工作手段事務化、工作內容擴大化c)與秘書的區(qū)別：有私人秘書，但無私人文員2.現代文員工作的特點工作方式：處理信息和事務特點a)服務性：服務領導、服務企業(yè)/組織、服務公眾b)專業(yè)性c)主動性d)繁雜性：各個方面、各個層次、八面玲瓏小結：兼具專業(yè)與獨立的瘋狂“打雜”。普通文員是邁向高級白領的必經之路。二、現代文員工作的內容簡而言之：處理事務、操作實務1.現代文員工作的范圍和內容（1）我國文員涉及或部分涉及的工作文書撰寫文書制作文書處理檔案管理會議服務信息資料信訪工作接待工作日程安排日常事務辦公室管理領導臨時交辦的其他事項（2）我國外資企業(yè)、合資企業(yè)文員

4、的工作辦公室環(huán)境的布置與整理通訊事務、電話、信函與郵件處理執(zhí)行領導交辦事項照料領導身邊的瑣事接待賓客和員工來訪記錄領導指令及會談、會議內容打印文稿及表格收集和整理各種信息保管辦公室設備及用品外出辦事2.現代文員的職業(yè)權限（1）正確認知、擺正位置（2）在職務許可的范圍內，充分發(fā)揮自己的權力（3）防止和克服“越位”決策越位表態(tài)越位工作越位答復越位社交越位小結：不該說的話，不要說；不該問的問題，不要問；不該你知道的事情，不要好奇！ 做好本職工作，安分守己。三、現代文員工作的原則和方法1.現代文員工作的指導原則 準確：工作質量 高效：工作效率 保密：工作要求；守口如瓶 實事求是：工作準則2.現代文員的

5、工作方法優(yōu)先順序方法接受委派方法請示與匯報方法計劃與總結方法變通與擋駕方法分工與協作方法1）優(yōu)先順序方法u 以工作的重要程度來劃分u 以緊急程度和重要程度來劃分（應該做的事）重要且緊急的事緊急但不重要的重要但不緊急雖然有價值，但既不重要也不緊急的2）接受委派方法u 了解任務的重要性u 了解任務的要求u 確認職權范圍：什么可以做，什么不可以做u 了解完成任務的期限u 確認理解u 過程中的檢查tips好記性不如爛筆頭切忌自作聰明，以免弄巧成拙3）請示與匯報方法u 重大事，政策事、需授權之事，要書面請示，以備日后查證。u 一般事、事務性的事、疑難事，用口頭請示u 緊急事，先作口頭請示，及時辦理，再補

6、上書面請示，留檔備查u 請示要對口u 請示要單一，一文一事u 匯報，要簡明扼要u 匯報，要讓領導及時了解下情，隨時作出指導u 主動匯報要分輕重緩急u 匯報可以口頭也可以書面4）計劃與總結方法u 計劃，要制定得科學、明確u 工作次序，要分清輕重緩急，有條理地進行，留有余地u 做好時間管理u 總結要肯定成績，得出經驗，找出不足，吸取教訓5）變通與擋駕方法變通？要靈活擋駕？要注意方式方法前提與基礎：了解你為誰而工作？6）分工與協作方法u 明確分工u 服從安排，做好本職u 善于合作u 謙虛謹慎態(tài)度分工合作要領：不要犯錯時，只懂明哲保身；出成果時，分一杯羹。要與同事“有福同享，有難同當”四、現代文員的職

7、業(yè)素養(yǎng)素養(yǎng)的概念知識結構、能力結構、心理素質、職業(yè)道德1.文員的知識與能力結構知識結構a)基礎知識：人文社科基礎、自然科學基礎b)專業(yè)知識：文員專業(yè)知識、所在行業(yè)專業(yè)知識c)相關知識：社會背景知識、管理學科知識、新興學科知識能力結構：一般能力、專業(yè)能力a)觀察能力：善于觀察，做有心人b)記憶能力c)分析判斷能力d)應變能力a)表達能力b)辦事能力c)公關社交能力d)處理信息能力e)辦公設備操作能力2.文員的心理素質心理素質：非智力結構，在社會環(huán)境和社會時間中形成和發(fā)展的人自身表現出來的穩(wěn)定的、經常性的心理特征。適應文員職業(yè)所必須具備的心理特征，就是文員的心理素質。a)完善的人格b)堅強的意志c)平衡的心態(tài)d)隨和的性格e)廣泛的興趣f) 良好的動機3.現代文員的職業(yè)道德道德的概念社會意識型態(tài)，是人們調整自身及相互關系的思想意識和行為準則。職業(yè)道德人們在一定的職業(yè)活動范圍內所遵守的行為規(guī)范的總和?，F代文員職業(yè)道德的內容忠于職守，自覺履行各項職責主要規(guī)