合同審核管理制度

1、本制度詳見內蒙古煙草專賣局(公司)投資管理處關于重 新修訂多元化企業(yè) 管理規(guī)章 的通知 ()合同審核管理制度第一章 總 則第一條 為加強多元化企業(yè)的合同管理，規(guī)范審核流 程，保障企業(yè)合法權益，降低企業(yè)經營風險，促進企業(yè)依法 經營、依法管理，根據(jù)中華人民共和國合同法及相關法 律、法規(guī)，結合多元化企業(yè)實際，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所適用的合同范圍，包括全區(qū)具有獨立 法人資格的多元化商業(yè)企業(yè)及其合法授權的企業(yè)部門與自 然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利、義 務關系的協(xié)議。即買賣合同、借款合同、租賃合同、建設工 程合同、內部合同、技術合同、倉儲合同、委托合同、承包 合同、聯(lián)營合同、采購

2、合同、服務合同、物業(yè)合同等。第三條 合同作為明確合同雙方權利義務的依據(jù)，具有 法律約束力，故凡在經營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生 經濟往來的，應當簽訂經濟合同。第四條 勞動人事合同管理另行規(guī)定，不適用本規(guī)定。第五條 本制度所指合同均采用書面形式，有關修改合 同的文書、圖表、傳真件、附件等均視為合同的組成部分。 第二章 合同審核機構與職責第六條 合同審核實行投資管理處領導、法制部門與各 多元化企業(yè)領導審核會簽的責任制原則 第七條 法制部門負責對合同的下列內容進行審核：（一）合同的形式。合同應采用法律、行政法規(guī)規(guī)定的 形式或當事人約定的形式。國家規(guī)定采用標準合同文本的， 應采用標準合同文本。（二

3、）合同的實質性條款。 主要有： 合同標的是否合法； 合同內容是否合法；雙方當事人的權利、義務及違約責任是 否明確；文字表達是否準確、嚴謹、妥當。合同實質性條款 包括以下內容：1. 當事人的名稱（姓名）和住所；2. 標的；3. 數(shù)量；4. 質量；5. 價款或者酬金；6. 付款方式；7. 履行期限、地點和方式；8. 違約責任；9. 解決爭議的方法；10. 依據(jù)法律規(guī)定或按合同性質必須具備的條款。（三）合同的效力。簽訂合同應主體合格，意思表示真 實，標的合法，不損害社會公共利益，不違反法律、行政法 規(guī)的強制性規(guī)定。合同依法成立時即生效，對雙方具有約束 力。四）與合同業(yè)務有關的其他法律問題。（五）需要

4、審核的其他內容。第八條 各多元化企業(yè)負責對合同的下列內容進行審 核：（一）履行合同所需資金、資產是否符合國家財經法律 法規(guī)及單位有關規(guī)章制度；（二）履行合同資金安排的可行性、合理性；（三）合同中有關價款、 酬金條款及結算條款的合法性、 適當性（是否采取分期付款方式、對方合同履行是否留有質 保金）及對我方的影響；（四）價款、酬金和結算的正確性、合理性；（五）需要審核的其他內容。第九條 標的額在 10 萬元以上的合同，必須由各多元化企業(yè)法律顧問進行審核并出具法律意見書。第三章 合同的審核程序第十條 凡進行商品交易或經濟協(xié)作活動，除即時結清 的外，都必須簽訂書面合同。國家或地方相關部門發(fā)布合同 示范

5、文本的，依照規(guī)定使用。第十一條 合同審核部門審核工作完成后應在“合同會 簽單”（附件 1）相應的欄目中簽署審核意見。合同審核的基本程序： （1）企業(yè)擬定合同所在部門準備送審材料（需要出具 法律意見書的合同，法律意見書隨材料一并送審）（2 ）企業(yè)分管領導審核-（3）法制部門進行審核-（4）投資管理 處分管領導進行審核（5）企業(yè)法定代表人（或授權委托人） 審批（6 ）修改合同形成合同正式文本。（一）合同承辦部門需送審的材料：1. 合同項目立項審批意見（領導批示或相關會議的會議 紀要等）；2. 擬簽訂合同文本，不能是空白格式合同或缺少具體要 素的合同；3. 合同背景資料。按規(guī)定需經招投標程序或其它法

6、定程 序進行的合同項目，還應提供招投標和其它有關文件資料。 項目經過招標的，附相關招投標文件；4. 合同審核部門在審核過程中需要向承辦部門進一步了 解具體情況的相關資料；5. 合同會簽單，必須有分管領導的審核意見；6. 續(xù)簽的合同，在材料送審時，應當附原生效的合同文 本。（二）法制部門應在收到送審合同之日起 2 個工作日內 出具審核意見；重大合同（標的額在 50 萬元以上的）在 3 個工作日內出具審核意見。（三）報領導審批并形成正式合同。合同承辦部門按照 審核部門的審核意見，修改合同文本，并與合同簽約對方協(xié) 商，形成合同正式文本，分別報分管領導和法定代表人（或 授權委托人） 審批。 分管領導和

7、法定代表人 （或授權委托人） 應在“合同會簽單”（附件 1）相應的欄目中簽署審批意見。第十二條 承辦部門在簽訂合同的準備工作中，應對合 同簽約對方的主體資格、資信情況和對方擬訂的合同內容審查：1. 合同主體審查。主要有：簽約對方單位或個人是否具 有簽約主體資格，經營范圍，履約能力，資信情況及委托代 理權限。審查執(zhí)照、許可、證明或授權等書面材料時，應當核對 原件。其文本為復印件時，提交方須加蓋企業(yè)公章，承辦部 門須加注“與原件核對無誤”的字樣，并由核對人簽字。合同 對方為委托代理人身份的，應當留存委托代理書原件。2. 合同手續(xù)的審查。主要有：委托代理手續(xù)，法律、法 規(guī)規(guī)定須經有關部門批準、登記的

8、手續(xù)等。3. 對方擬訂合同內容的初步審查。主要有：合同約定的 主要內容、條款是否完整、可操作性；權利、義務及違約責 任是否明確；文字表達是否準確、嚴謹、妥當；是否符合我 方意愿等。第十三條 法制部門經過審核，應按以下情況分別做出 處理：（一）沒有合同立項審批文本的，退回合同承辦部門；（二）材料不齊全的，通知合同承辦部門補齊；（三）符合審核條件的，出具書面審核意見；（四）已經生效或正在履行的合同，不予審核，但按有 關規(guī)定需要對已生效或正在履行的合同進行重新修改、補充 的除外。（五）各審核部門在審核合同時， 發(fā)現(xiàn)重大錯誤、 遺漏、 不妥，需要修改時，應連同全部文件退還合同承辦部門或承辦人（六）合同

9、承辦部門或承辦人修改之后應重新申請審 核，審核期限重新計算。審核部門應及時提出審核意見，不 得拖延。第十四條 合同審核應按送審的先后順序進行，審核部 門要在第一條規(guī)定的期限內審核完畢。因送審部門未及時提供相關材料，導致審核部門未能 在規(guī)定期限內完成審核的，審核部門不承擔遲延審核責任。第十五條 對相關部門提出的口頭或電話咨詢，審核部 門可以給予口頭解答，但不得作為審核部門的正式審核意 見。第四章合同的簽訂第十六條 合同承辦部門將簽約對方已簽章的合同正 式文本和審核部門及其領導已簽署意見的“合同會簽單”報法 定代表人或其授權委托人在合同文本上簽字，由辦公室加蓋 單位印章。辦公室蓋章（用印）人員要在

10、“合同會簽單”中簽 字并注明蓋章合同的份數(shù)。蓋章（用?。┤藛T用章（?。┖?， 應立即進行登記，做好印章使用臺帳記錄工作。第十七條 各多元化企業(yè)的職能部門和內部機構，非經 單位法定代表人的合法授權，不得以單位或自身的名義對外 簽訂、變更和解除合同。第十八條 各多元化企業(yè)對外簽訂合同應使用本單位 公章（或合同專用章），不得加蓋內部機構章等其他印鑒。第十九條 合同約定簽字生效的，合同應由公司法定代表人或公司法定代表人書面授權的委托的代理委托人簽訂（一）代理簽訂合同，應持有法定代表人簽發(fā)并加蓋本 單位公章的授權委托書 （附件 2 ），在授權的范圍內簽訂 合同。（二）授權委托書采取一事（合同）一授權的原則

11、， 合同一經履行，委托事項即行終止。（三）委托書應具備下列內容：1. 委托人與受委托人的名稱、姓名、職務；2. 委托事項；3. 委托權限范圍、轉委托條件；4. 委托日期及期限；5. 其他法律規(guī)定或委托雙方約定的事項。第二十條 辦理委托授權手續(xù)，應持有審核部門及領導 已簽署意見的“合同會簽單”及其合同文本。第二十一條 合同簽訂過程中，法律、行政法規(guī)或國家 政策規(guī)定應當辦理批準、登記、公證等手續(xù)或企業(yè)認為需要 公證、鑒證的合同，應當依法辦理批準、登記、公證、鑒證 等手續(xù)。第二十二條 合同交付。雙方簽字蓋章的合同正式文本 由承辦部門負責交付對方。一般情況下，我方應持有雙方簽 字蓋章的合同正式文本不少

12、于 2 份。第二十三條 對方是委托人簽字的必須持有其法定代 表人的授權委托書。第五章 合同的變更與解除第二十四條 合同在履行過程中需要變更、解除的，應 依據(jù)法律規(guī)定或合同約定，在合理期限內與簽約對方進行協(xié) 商，書面函告，限期答復。第二十五條 合同承辦部門在收到對方要求變更或解 除合同的正式文件、信函、傳真、電報后，必須及時請示領 導立即處理， 并在有效期限內正式答復對方。 超過期限答復， 造成嚴重后果的，承辦人應承擔相應的責任。涉及經濟糾紛 的復電、復文，須經合同審核部門審閱后，方能發(fā)出。第二十六條 變更、解除合同的審批程序，與原合同訂 立的審批程序相同。 “變更、解除合同審批單”見附件 3

13、。經上級主管機關批準的合同，如合同中未約定變更、解 除條件的，所達成的變更、解除協(xié)議，報上級主管機關批準 生效。經公證、鑒證的合同，在達成變更、解除協(xié)議后，應報 原公證、鑒證機關備案。聯(lián)營、承包、租賃、涉外等合同的變更或解除，法律、 法規(guī)規(guī)定有特別程序的，應按特別程序辦理。第二十七條 變更、解除合同必須采取書面形式（包括 當事人雙方的信函、電報、電傳等） 。第二十八條 合同的變更、解除，應符合中華人民共 和國合同法的規(guī)定，同時應注意以下事項：（一）合同的主體變更，應征得對方的同意；（二）合同的內容變更，凡涉及雙方實體權利義務的， 均應清楚明確地記；（三）有擔保條款的合同變更，被擔保方應當出具書

14、面 意見，并應征得原擔保單位同意，由原擔保單位在變更協(xié)議 上加蓋原擔保單位印章。第六章 糾紛處理第二十九條 合同在履行過程中產生的糾紛，應按中 華人民共和國合同法 、中華人民共和國民事訴訟法等有 關法律、法規(guī)和本辦法妥善處理。第三十條 合同糾紛先由承辦部門負責協(xié)商處理，協(xié)商 不成的，由法制部門配合承辦部門通過法律手段處理。第三十一條 處理合同糾紛的原則：（一）堅持以事實為依據(jù)，以法律為準繩，法律沒有規(guī) 定的以國家政策或合同有效條款為準。（二）以雙方協(xié)商解決為基本方法。（三）因對方原因引起的合同糾紛，應注意保障本單位 合法權益不受侵犯；因我方責任引起的合同糾紛，應尊重對 方的合法權益，主動承擔責

15、任，并盡量采取補救措施，減少 損失； 因雙方責任引起的合同糾紛， 應實事求是， 分清責任， 合情合理解決。第三十二條 提請?zhí)幚砗贤m紛的程序：（一）經協(xié)商無法解決的糾紛，糾紛所涉及到的合同承 辦部門應填寫“處理合同糾紛申報表” （附件 4），報送法制部 門。（二）經過法定代表人同意，可向人民法院提起訴訟， 并可聘請專業(yè)律師進行訴訟。合同約定由仲裁機構解決糾紛的，提請仲裁機構裁決。第三十三條 承辦部門與簽約對方協(xié)商處理糾紛的時 限，應在法律規(guī)定的申請仲裁或者提起訴訟的時效內進行。第三十四條 處理合同糾紛，有關部門必須應當提供下 列有關證據(jù)（原件或復印件）：（一）合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)

16、議）、傳真件、電報、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權委托書、 介紹信及其他有關資料等；（二）送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證票據(jù)；（三）貨款的承付、托收憑證，有關的財務憑證（復印 件）；（四）產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告；（五）有關違約的證據(jù)材料；（六）其他與處理糾紛的有關材料。承辦部門負責調查取證，其他有關部門應予協(xié)助。第三十五條 處理合同糾紛，法制部門及各多元化企業(yè) 法律顧問應當全程介入，相關部門要積極給予配合。第三十六條 合同糾紛處理完畢后，承辦部門應及時將 有關材料匯總、歸檔，以備查考。第七章 合同檔案管理第三十七條 合同文檔是指合同審核所涉及的合同草 本和正本、相關背景

17、材料、合同審批單、審核意見書、合同 立項報告審批文本及其他文件材料。第三十八條 合同編號。合同承辦部門應在合同送審核 部門審核前，對合同進行編號并在合同審核單上注明，不得 重復或遺漏。第三十九條 實行合同歸檔、備案制度。（一）合同歸檔。合同正本交投資管理處檔案管理部門 存檔。（二）合同備案。合同訂立后，承辦部門應將合同文本、 審核意見書和合同立項報告審批文書等復印件一份交法制 部門備案。第八章監(jiān)督檢查與責任第四十條 合同依法成立，即具有法律約束力。法律、 行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記等手續(xù)生效的，依照其規(guī) 定。一切與合同有關的部門都必須本著“重合同、守信用”的 原則，嚴格履行合同規(guī)定的各項義

18、務，切實提高合同履約率。第四十一條 各多元化企業(yè)必須建立健全合同履行過 程中的監(jiān)督檢查制度。法制部門負責對合同執(zhí)行情況進行監(jiān) 督檢查。合同執(zhí)行部門（單位）應自覺接受其監(jiān)督檢查。對合同履行的檢查與監(jiān)督，主要內容如下：（一）監(jiān)督我方合同的履行情況。督促有關業(yè)務部門按 合同規(guī)定全面履行，發(fā)現(xiàn)履行中的困難或問題，及時報告本 單位合同審核部門和分管領導，并提出補救意見。（二）檢查對方對合同的履行情況。全面了解對方履行 合同的進度情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告本單位合同審核部門和 分管領導，并提出解決方案。（三）發(fā)現(xiàn)合同履行中的違法違約行為，應及時向分管領導和法定代表人匯報，并協(xié)助有關部門處理。第四十二條 合同審

19、核部門應對出具的合同審核意見 負責，但下列情況除外：（一）合同承辦部門未采納審核意見的；（二）因相關部門提供的資料不真實、不準確，導致審 核部門所出具的意見不準確的。第四十三條 合同承辦部門或執(zhí)行部門違規(guī)訂立或履 行合同的，其責任人和部門負責人應承擔相應的行政責任。合同承辦部門及相關部門存在第四十三條第一項、第二 項規(guī)定的情形的，應承擔完全責任。第四十四條 有下列情況之一的，情節(jié)嚴重造成重大經 濟損失或者嚴重不良影響的，對直接或相關責任人予以責任 追究并承擔相應賠償責任；構成犯罪的，提交司法機關依法 追究刑事責任：（一）不按規(guī)定簽訂合同的；（二）未經授權超越權限簽訂合同，造成損失的，有關 責任人員應當承擔相應賠償責任；（三）合同未經簽訂，先期履行并發(fā)生合同糾紛造成損 失的有關責任人員應當承擔相應的賠償責任；（四）簽訂合同被欺詐，導致經濟損失的；（五）未依法律及本規(guī)定履行、變更、解除合同的；（六）丟失合同文本或有關重要文件的；（七）發(fā)生合同糾紛后隱瞞不報或未及時采取措施的；（八）簽訂及履行合同過程中與對方或第三人惡意串通