采購業(yè)務(wù)流程及方案

1、采購業(yè)務(wù)流程及說明一、采購的內(nèi)容本流程所指的采購業(yè)務(wù)是指對采購生產(chǎn)性物料（原材料、包裝材料、五金配件、低值易耗品）和非生產(chǎn)性物料（辦公勞保用品）的供應(yīng)計劃、采購作業(yè)、物料入庫、付款結(jié)算等業(yè)務(wù)流程中的重要節(jié)點進(jìn)行全面監(jiān)控和管理。二、采購流程財務(wù)科經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部采購部門使用部門倉庫與供應(yīng)商對賬相關(guān)部門審核記賬制單采購結(jié)算購貨發(fā)票入庫單安排具體采購作業(yè)編制采購計劃使用部門提出采購申請部門主管審批驗收入庫三、采購流程說明 由資產(chǎn)的使用部門提出采購申請，填制采購申請單；采購申請單交資產(chǎn)使用部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批；將經(jīng)審批的采購申請單報經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部， 由經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部進(jìn)行審核并備案。由經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部開具采購訂單，并將采購訂單

2、傳遞給采購部門。采購部門據(jù)此制定采購計劃；采購員根據(jù)采購計劃具體安排采購作業(yè)， 采購物資回來后，由采購員、對方銷售人員（或運(yùn)輸人員）以及倉庫管理人員負(fù)責(zé)辦理材料入庫。并索取銷售發(fā)票；倉庫管理人員認(rèn)真檢驗核實采購的物資后，開具材料入庫單；將由對方開具的銷售發(fā)票和材料入庫單傳遞給財務(wù)部門；請購人員填制付款審批卡，經(jīng)請購部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后；財務(wù)部門根據(jù)銷售發(fā)票和材料入庫單做賬務(wù)處理；四、關(guān)鍵控制點l 各使用部門的需求和請購l 采購申請的審批和審核l 采購計劃制定l 采購定價l 合同簽訂和審核l 付款方式和程序l 與供應(yīng)商的對賬五、部門設(shè)置與職責(zé) 采購部：1 直接參與制定公司在既定會計期間內(nèi)整體采購政

3、策和預(yù)算安排，規(guī)劃采購部內(nèi)部具體業(yè)務(wù)的管理模式；1 實施物資的采購、運(yùn)輸、倉儲，相關(guān)的物資購存進(jìn)度及結(jié)構(gòu)規(guī)劃、物料實物管理、物料流轉(zhuǎn)帳表和報告、物料成本控制、物料信息管理；1 定期對原始信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總和其他形式的加工，充實基本數(shù)據(jù)庫，提交相應(yīng)報表，為管理部門提供多層次的決策信息支持；1 采購部內(nèi)部設(shè)一名采購主管，采購員23名； 經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部：1 經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部是公司采購業(yè)務(wù)的歸口管理部門；1 按業(yè)務(wù)控制要點和權(quán)限劃分范圍參與采購、倉儲、存貨管理等采購業(yè)務(wù)控制，主要職權(quán)包括采購計劃和資金計劃的審定、重要合同會簽、參與和監(jiān)督招標(biāo)議標(biāo)采購、以及相關(guān)控制評價工作。1 對采購合同進(jìn)行法律條款審定，協(xié)調(diào)仲

4、裁采購糾紛，采購催交和檢驗，并負(fù)責(zé)最后合同簽章。1 負(fù)責(zé)建立健全采購信息數(shù)據(jù)庫，收集、整理供應(yīng)商和材料市場的基礎(chǔ)信息；1 匯總、歸集、建檔、維護(hù)、更新所有采購業(yè)務(wù)的相關(guān)信息及文檔，包括供應(yīng)商檔案、合同訂單檔案、材料市場價格信息庫、招標(biāo)采購工作檔案等；1 經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部內(nèi)部設(shè)采購經(jīng)理、招投標(biāo)管理員、法律事務(wù)員各一名； 財務(wù)科：1 定期獲得和匯總相關(guān)票據(jù)和明細(xì)帳表，按照會計準(zhǔn)則進(jìn)行核算；1 負(fù)責(zé)重點環(huán)節(jié)審核、票據(jù)審核；1 定期與供應(yīng)商進(jìn)行對賬； 倉庫：1 倉庫物料的收料、發(fā)料、退料、存儲、清查、盤核、檢驗、銷毀等實物管理，在庫物資倉儲保管。1 實施物料編碼、倉儲貨位編碼、制單和單據(jù)傳遞、定期庫存分析、

5、相關(guān)帳表匯總和報告等信息監(jiān)管，在單據(jù)管理和庫存信息分析管理上與財務(wù)管理部形成工作接口；1 倉庫管理組內(nèi)崗位包括倉庫管理員、收料員、發(fā)料員、質(zhì)檢員。6、 采購檢驗l 目的：為規(guī)范采購材料入庫前檢驗特制定本制度。l 職責(zé)：生產(chǎn)基地負(fù)責(zé)編寫、修改、完善本制度，并實施執(zhí)行。綜合財務(wù)部總監(jiān)負(fù)責(zé)監(jiān)查制度執(zhí)行情況，并提出完善提議。綜合財務(wù)部采購人員負(fù)責(zé)所購物料質(zhì)量性價比最高或最佳。生產(chǎn)基地檢驗人員負(fù)責(zé)對所購物料進(jìn)行入庫前檢驗，確保無漏檢、無錯檢、無誤檢。l 內(nèi)容：生產(chǎn)產(chǎn)品外購入庫前檢驗:參照生產(chǎn)基地生產(chǎn)管理制度中產(chǎn)品檢驗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗。l 標(biāo)簽入庫前檢驗：3.1內(nèi)包裝標(biāo)簽：防疫標(biāo)簽、產(chǎn)品標(biāo)簽、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)人

6、員、檢驗人員。3.2外包裝標(biāo)簽或印刷內(nèi)容需含有：發(fā)貨標(biāo)簽、產(chǎn)品防疫證、合格證。發(fā)貨標(biāo)簽內(nèi)容：商品名稱訂單號產(chǎn)品編號品名規(guī)格數(shù)量（kg）/個毛量凈重重量（kg）生產(chǎn)日期檢驗員代碼生產(chǎn)廠家聯(lián)系電話體積CM*CM*CM有效期限存儲方式-18收貨單位姓名發(fā)貨地點運(yùn)輸單位運(yùn)單號碼發(fā)貨件數(shù)發(fā)貨日期3.2.1標(biāo)簽貼示位置按產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)包裝要求。標(biāo)簽以字內(nèi)容為準(zhǔn)貼示方向必須向上，正向不能傾斜，多個標(biāo)簽不能相互壓住、不能壓字，而應(yīng)間隔1mm，或根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)包裝表中要求。7、 采購合同變更流程圖及說明表相關(guān)部門采購部供應(yīng)商總經(jīng)理采購部經(jīng)理開始簽訂合同簽訂合同執(zhí)行合同執(zhí)行配合審閱新合同審核否是結(jié)束是合同執(zhí)行情況記錄提出變更

7、要求提出變更要求否否洽談協(xié)商洽談協(xié)商是否終止合同修改合同新合同執(zhí)行終止合同確認(rèn)受理合同變更要求采購合同變更流程說明表：任務(wù)概要采購合同變更節(jié)點控制相關(guān)說明采購部和供應(yīng)商按照合同確定的雙方的權(quán)利和義務(wù)嚴(yán)格履行采購合同質(zhì)量管理部、物資使用部門等相關(guān)部門，在采購部執(zhí)行采購合同的過程中進(jìn)行配合采購部將采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行記錄，包括貨款的支付、貨物的交接等內(nèi)容公司相關(guān)部門在使用物資的過程中，提出具體的變更合同要求供應(yīng)商在執(zhí)行合同或供貨過程中，提出變更合同要求，并發(fā)出合同變更通知采購部分析合同的變更要求，并就具體的變更事項與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商合同變更意見達(dá)成一致后，采購部著手修改原采購合同的相關(guān)條款修改后的采

8、購合同交采購經(jīng)理審核，若采購經(jīng)理不批準(zhǔn)，應(yīng)返給采購部相關(guān)人員進(jìn)行修改根據(jù)實際情況，將修改后的采購合同繼續(xù)提交給高層管理人員進(jìn)行審批八、崗位設(shè)置于職責(zé)l 采購主管：1 協(xié)調(diào)和規(guī)劃部門內(nèi)具體工作，落實供應(yīng)部相關(guān)預(yù)算任務(wù)，并根據(jù)預(yù)算限額控制本部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作；1 匯總、審核、修訂各部門年度采購計劃，根據(jù)計劃審定結(jié)果下達(dá)采購指令，監(jiān)督采購計劃實施完成情況；1 制訂和調(diào)整供應(yīng)商管理與合作的原則和政策；選擇供應(yīng)商并報經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部審批；具體協(xié)調(diào)與供應(yīng)商的合作關(guān)系，落實供應(yīng)部與供應(yīng)商的交易合作策略；收集供應(yīng)商基本信息，參加供應(yīng)商考核和評審。1 負(fù)責(zé)收集、匯總和上報供應(yīng)市場行業(yè)信息，提出供應(yīng)商規(guī)劃建議。1 審定進(jìn)貨

9、價格成本控制目標(biāo)并指導(dǎo)具體推進(jìn)措施；1 審定存貨流轉(zhuǎn)的改進(jìn)目標(biāo)并指導(dǎo)具體推進(jìn)措施，審核和提交存貨資產(chǎn)損溢的定期處理報告；1 負(fù)責(zé)合同、訂單，采購數(shù)據(jù)、價格數(shù)據(jù)供應(yīng)商文件的歸檔、維護(hù)、更新，進(jìn)行重要信息匯總統(tǒng)計，每月出據(jù)分類匯總報表；1 根據(jù)采購信息，對管理部門和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部提供材料采購月報表，物料管理月報表；1 根據(jù)各部門上報的年度采購計劃審批采購申請單；1 下達(dá)采購指令，安排和組織采購作業(yè)的具體實施工作；l 采購經(jīng)理1 審核各單位上報的采購申請單，并做好采購業(yè)務(wù)的信息統(tǒng)計工作；1 審批采購主管上報的供應(yīng)商名單，對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審查；1 對采購主管提供的供應(yīng)商詢比價進(jìn)行基本控制審核，組織收集供應(yīng)

10、商和原材料市場的一般數(shù)據(jù)資料；1 審定各部門上報的采購計劃和資金計劃；1 根據(jù)基本進(jìn)貨成本信息和財務(wù)科傳遞的成本變動數(shù)據(jù)，提交重點物料進(jìn)價成本管理改進(jìn)目標(biāo)的建議；1 簽訂采購合同，做好采購合同信息采集；1 審批供應(yīng)商管理與合作的原則和政策，組織年度供應(yīng)商考評和更替工作；1 參與和監(jiān)督招標(biāo)議標(biāo)采購；l 倉庫管理員1 負(fù)責(zé)倉庫的日常管理，組織和監(jiān)督倉庫員工日常工作，提交盤贏盤虧處理報告，報廢存貨、滯存物資處理報告。1 制訂庫存管理改進(jìn)目標(biāo)和推進(jìn)具體控制措施，組織監(jiān)控存貨資產(chǎn)非生產(chǎn)性損耗，提交存貨異常狀態(tài)解決方案。1 定期分析庫存規(guī)模、結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)情況，向倉庫主管和財務(wù)管理部提交庫存分析相關(guān)報表和報告；l 收料員1 物資正常入庫、退料入庫、盤盈入庫等收料環(huán)節(jié)交