公司文書管理制度

1、【精品文檔】公司文書管理制度（一）總則第一條為確保文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率特 制定本制度。第二條 所謂“文書”是指業(yè)務工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合 同書、專利許可證書、電報、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務用書與公文。第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。第四條 必須嚴格保守文書的機密。第五條文書按下列要點處置或辦理：1 .凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等，一律以“文 書”的形式進行。所有文書的處置都必須以“準確”與“迅速”為原則，必須明 確責任。2 .即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形 式記錄下

2、來。第六條文書的管理原則規(guī)定如下：1 .文書的收發(fā)、領取與寄送，原則上由總公司總務部負責。2 .分公司或分支機構的文書管理，另有文書管理細則做出規(guī)定。（二）文書的收發(fā)第七條 到達文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點處置:1 . 一般文書予以啟封，分送各部門。2 .私人文書不必開啟，直接送收信人。3 .分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務部。（三）文書的處理第八條 文書按機密程度可分為以下幾類：1 .絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄漏內(nèi)容的文書。2 .秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關人員透露的文書【精品文檔】表23-7 表格登記單圖表 名稱聯(lián)數(shù)填制 單位送位 移單功能

3、內(nèi)容性質(zhì)印 制 日 期數(shù)量表 格 編 號每 月 用 量1.產(chǎn)品2經(jīng)理 室自存、生管部產(chǎn)品說明產(chǎn)品說明、 規(guī)格訂定各 產(chǎn) 品2.工程分 析表2工程分析工程標準3.品檢標 準2品檢 組品檢標準領退料名稱、數(shù)量4.領退料 單3領料 人自存、 會計、生管領料憑證領退料名稱、數(shù)量憑 證5.原物料 庫存卡1倉庫物料管理原物料耗用 狀況賬 卡6.耗用月 報表3自存、 會計、生管對賬、控制原物料耗用 狀況月 報7 .庫存月 報表3原物料庫存 記錄8.制造通 知單7生管自存、 業(yè)務、 生產(chǎn)部派工用制造說明、 原物料說明發(fā) 工 用9.生產(chǎn)進 度表7生產(chǎn)進度10.生產(chǎn) 狀況表1自存程序控 制用細步進度、產(chǎn)量控制工作

4、表11.完工 報告單2自存、經(jīng)理室計算成本原物料工時 品質(zhì)記錄每 批 報 告12.品檢 日報表2品管自存、生管品檢狀況各批品檢狀 況日 報13.品檢 記錄表1自存工 作 表3 .機密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4 .普通。指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當【精品文檔】別論。5 .傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達的文書。第九條普通文書的處理原則如下：1 .由部門經(jīng)理以上級別的主管，負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其 他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。2 .如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指 示辦理。3 .各種有關聯(lián)的事項

5、，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條機密文書的處理原則如下：1 .機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。2 .指名或親啟文書，原則上應在封面上注明文書所涉及事項的要點和發(fā) 文者姓名，并由發(fā)文者封緘。3 .到達的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得 擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第十一條 文書的閱覽原則如下1 .某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可 在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉給或交還文書的主管。2 .有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記 簿”規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書

6、主管。第十二條 與各部門有關的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的 主管部門出面進行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報或請示上級領導，由上級裁決。（四）請示審批第十三條 請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序， 凡公司經(jīng)營重要事項，都 必須經(jīng)請示，獲得董事會、總裁和常務董事審查、裁決和公文批復之后，方能實第十四條須請示審批事項如下：1 .職務及重要人事安排；2 .各種制度性規(guī)定的變更；3 .重要契約的締結、解除與變更；4 .訴訟行為；5 .與政府機構有關的各種重要的請示回執(zhí)、申請等等；6 . 土地、建筑物以及事務所權利的購買與轉讓；7 .大額饋贈、謝禮、以及宣傳廣告費用的開支；8 .分支機構的增減與

7、升降；9 .預算與決算事宜；10 .借款與貸款，以及借貸銀行的開設與變更；11 .重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉讓或廉價出售；12 .定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂。13 .有關公司經(jīng)營的重要計劃與企劃；14 .其他上述未涉及的重要事項。第十五條 請示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標準確定的主管。第十六條對請示審批的提案文書必須進行仔細斟酌，以便能順利實施。第十七條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如【精品文檔】果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上 報。第十八條 請示提案文書的內(nèi)容包括標題、正文、理由、

8、說明和附錄。提案 文書應一式多份，分送有關部門如業(yè)務部門、出版部門、總務部門和財務部門等等。第十九條 請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機構及 部門，并簽名蓋章。第二十條 請示審批內(nèi)容一旦被上級認可并做出決定， 則以請示提案書（副 本）替代批復返回，并請示部門予以執(zhí)行。第二十一條 請示提案原本由總務部保管。（五）文書的制作第二十二條文書制度要領如下：1 .文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規(guī)范。2 .起草文書的理由包括起因，以及中間交涉過程，加以證明必須做出交代， 必要時附上相關資料與文件。3 .必須明確起草文書的責任者，并署上請示審批提案者姓名。4 .對請示提案文書

9、進行修改時，修改者必須認真審閱原件，修改后必須署 名。第二十三條文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之 后進行。文書起草只是一個“文書化”的過程與結果。文書的草案必須 予以保存。第二十四條 重要文書，必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成前，掌握并附 上具有價值的證據(jù)或證明文件。第二十五條 文書的署名按下列規(guī)定進行：1 .公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報 文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書， 只需部門署名；如果是重要文書， 按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名與職務2 .對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)公

10、告等重要文書，一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。 上列規(guī)定以 外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。第二十六條 文書的蓋章按下列要點進行：1 .在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門 印章。2 .如果文書署名者不在，可加蓋職務或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印 章替代。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。3 .以部門或公司名義起草的文書，在旁側加蓋有關責任者印章。第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用：1 .在有必要加蓋總裁公司印章時，必須填寫委托申請書，經(jīng)所屬部門主管 認可并且加蓋印章之后，向總務部門提出。2 .總務部主管

11、經(jīng)審核，簽名蓋章，批準中請。如有必要則需請示總裁。3 .在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4 .經(jīng)總務部批準后，去印章保管員處加蓋公司印章。5 . 一些帶有公司字樣或總裁職務字樣的印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章【精品文檔】保管員申請加蓋（六）文書的發(fā)送第二十八條一些需要郵寄或專人遞交的文書，按下列要點進行發(fā)送，必要 時還須給文秘室以回復或回執(zhí)。調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。1 .文書封面必須明確寫滿發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，并 且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉交”等字樣。2 .公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。第二十九條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與郵資明 細賬”

12、上做好登記并填寫。（七）文書的整理與保存第三十條 文書按內(nèi)容進行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結的文書， 另一類是可以歸檔的文書。第三十一條 全部完結的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號 和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第三十二條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權利書、合同書、往來公文與特許專利等特 別重要的文書，由總務部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。第三十三條 分公司或分支機構的文書分為兩類，一類是特別重要的文書， 直接歸主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管。第三十四條文書的保存年限如下：1 .永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性 規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關系書類；重要的訴訟關系 文書；重要的政府許可證書；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2 .保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津 貼有關文書，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要文3 .保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。4 .保存一年文書，指無關緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告原件，則 由所在部門主管負責確定保存年限?！揪肺臋n】第三十五條 全部重要的機密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。第三十六條 保存期滿以及