合同管理規(guī)定

1、精選文檔合同管理規(guī)定1. 目的為建立公司的合同管理制度， 維護公司的合法權益， 規(guī)范公司合同的簽訂程 序，防止不應有的糾紛，控制公司風險，特制定本規(guī)定。2. 適用范圍本規(guī)定適用湖南原子九洲光電工程有限公司、 湖南原子照明科技有限公司以 及聯(lián)名合作公司對外簽訂的所有合同。3. 定義3.1 本規(guī)定所指的合同， 是指公司在經(jīng)營活動中以法人及聯(lián)名合作公司名義對外 簽訂的各種合同（包括具有合同性質(zhì)的各種訂單、協(xié)議書等） 。3.2 公司合同的種類包括各類采購合同、工程合同、產(chǎn)品合同、聯(lián)名公司合同、 等經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各種有名和無名合同。3.3 合同管理是指對公司合同的審核、 監(jiān)督和管理， 包括合同的評審、

2、 合同格式 的提供，合同履行的監(jiān)督以及合同糾紛處理等全過程的管理。4. 合同管理部門與職責4.1 公司財務部是公司合同的歸口管理部門， 各主要業(yè)務部門應指定專人負責合 同的管理和合同事務承辦。4.2 公司財務部負責對公司的合同統(tǒng)一進行監(jiān)督管理并行使以下職責：（一）制訂完善合同管理制度，提高公司合同管理水平；（二）評審公司對外簽訂的所有合同；（三）制訂公司需對外簽訂的各種合同格式，并在履行過程中不斷修改完善；（四）監(jiān)督合同履行情況，并對存在問題提出整改意見；（五）參與公司重大合同的談判；（六）配合有關部門辦理相關合同的公證、登記、備案等事項；（七）對公司業(yè)務部門和相關人員進行合同法律常識方面的培

3、訓，提高業(yè)務素質(zhì)。4.3公司各部門合同主辦人員主要履行以下職責；（一）在權限內(nèi)負責辦理與本人業(yè)務有關的合同簽訂、變更、解除等有關事宜；（二）起草本人業(yè)務過程中需要的各種合同文本并與財務、財務審核后確認;（三）認真執(zhí)行其本人業(yè)務往來中所簽合同；（四）對合同履行中發(fā)生的問題和糾紛采取必要措施，并及時匯報，協(xié)助有 關部門積極的解決問題和有關糾紛，維護公司的合法權益；（五）負責將其本人簽訂的合同文件整理形成檔案，交由所在部門統(tǒng)一保存；（六）配合公司財務，對合同的日常管理工作提供必要的協(xié)助。5. 合同的訂立與資信調(diào)查5.1公司對外交易活動，除能即時結清、無風險的小金額交易外，必須簽訂書面 合同，無風險的

4、口頭訂單參照本規(guī)定執(zhí)行。無需簽訂書面合同的口頭訂單是指合 同金額在2000元以下且能即時結清，公司沒有風險（主要是不涉及后續(xù)的產(chǎn)品質(zhì) 量保證和售后服務事宜）的一般商品買賣交易。5.2與所簽訂合同有關的補充協(xié)議、往來文書、圖紙、表格、信函、傳真、數(shù)據(jù) 電文（電子郵件）等均為合同的組成部分。5.3合同簽訂之前的風險調(diào)查：公司相關部門在選定合作對象之后， 合同簽訂之 前，應當根據(jù)情況調(diào)查對方的資信狀況和履約能力，尤其是對欲建立長期合作關 系和涉及食品安全、工程安全的供貨商、銷售商，必須派人調(diào)查其詳細的經(jīng)營狀 況，主要包括以下幾個方面：（一）審查工商營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)

5、生許可證、安裝資質(zhì)、安全許可等資質(zhì)證明文件的真實性以及年檢情 況；審查個人身份證明、授權委托書等。通過此項審查確定對方當事 人是否具有簽訂合同的主體資格和經(jīng)營資質(zhì)；（二）調(diào)查對方以往產(chǎn)品、安裝工程的質(zhì)量情況、貨源渠道和售后服務情況, 通過此項調(diào)查確認對方的業(yè)務能力和誠信狀況；（三）考察對方的地址、經(jīng)營狀況、人員情況等，以此確定對方的實際履約 能力。5.4各部門合同主辦人員應當將調(diào)查了解的對方資信、經(jīng)營狀況形成書面文件，并提出合同簽訂意見由該部門負責人簽字后，作為附件，隨合同一起評審。6. 合同評審及流程6.1合同的起草6.1.1統(tǒng)一合同文本的制定。公司財務統(tǒng)計各業(yè)務部門的合同簽訂需求，經(jīng)過與

6、業(yè)務部門協(xié)商，在公司現(xiàn)有的各種合同文本基礎上進行修改或重新起草修訂， 制 定公司統(tǒng)一的合同文本格式，以便于在后續(xù)業(yè)務活動中采用。6.1.2其他臨時性合同或專業(yè)性較強的合同文本由公司財務會同相關業(yè)務部門共同起草修訂。6.2合同的評審6.2.1合同經(jīng)辦人將整理好的合同文本（含公司統(tǒng)一的合同文本或其他公司提供 的合同文本）隨合同審批表一起送交與該項業(yè)務相關的其他部門審核傳閱，并對各部門提出的意見進行篩選，完善合同事項，形成合同評審意見稿。622合同經(jīng)辦人將合同評審意見稿發(fā)送對方進行商談，將對方提出的修改意見 進行反饋，由該業(yè)務部門負責人與公司財務共同確定合同內(nèi)容。 公司與合同有關 的保底性條款不得更

7、改。6.2.3合同經(jīng)辦人將確定好的合同文本、合同審批表經(jīng)部門負責人簽字后提交總 經(jīng)理審批。合同經(jīng)辦人或部門負責人應當在合同審批表中注明需要總經(jīng)理審批或 關注的特殊事項（如合同的價格、付款條件、特殊質(zhì)量要求等相關條款）。6.3合同經(jīng)總經(jīng)理審核完畢簽字批準后，合同經(jīng)辦人負責合同簽訂具體事務的辦 理。6.4合同經(jīng)辦人在最終簽訂合同時，不得對已經(jīng)評審確認好的合同進行任何的添 加或修改，如確需修改合同時，應當經(jīng)部門負責人與公司財務共同確認后方可更 改，但關于合同價款、特殊工藝質(zhì)量要求、付款方式的更改仍需總經(jīng)理批準。7. 合同的履行7.1合同簽訂生效后，各部門合同經(jīng)辦人應當注意合同的每個履行階段， 監(jiān)督合

8、 同對方的履約情況；并確保公司按照約定履行合同義務，避免出現(xiàn)違約情況。在 合同履行過程中，遇履約困難或爭議，應及時向部門負責人匯報。7.2合同付款7.2.1合同付款的一般要求：（一）除能即時結清金額在2000元以內(nèi)合同外，一般不得采用現(xiàn)金付款；（二）采用銀行電匯方式付款時，原則上應支付至合同對方的戶名和賬號，如對方要求我公司將款項支付至其他銀行賬戶， 必須在合同中特別注明或由合同 對方向我公司出具收款賬戶證明，否則不得將款項支付至其他賬戶；（三）合同付款種類分為定金（或預付款）、貨前款、貨后款、安裝驗收（或 調(diào)試驗收）后款、質(zhì)保金。公司業(yè)務部門應當根據(jù)實際情況， 在進行合同談判時， 將除合同定

9、金外的付款控制為貨到驗收或調(diào)試安裝后，減少貨前或驗收前支付款 項，并且盡量降低定金數(shù)額（一般情況下定金的最高數(shù)額不得超過合同總額的 20%,預留一定數(shù)額的質(zhì)保金，以充分保證公司的利益。（四）付款時必須向合同對方索要發(fā)票或收據(jù)。7.2.2財務付款后，合同經(jīng)辦人應當及時向對方落實款項到賬情況，付款過程中出現(xiàn)問題時應當協(xié)調(diào)相關部門及時處理。7.3合同收款731除2000元以內(nèi)小額合同或對方上門付款的情形外， 其他合同履行中不得收 取現(xiàn)金。7.3.2合同或業(yè)務經(jīng)辦人收到對方支付的款項后應當在第一時間交付公司財務部。7.3.3客戶采用支票、電匯方式付款時，財務部應當在款項到賬后立即通知相關 業(yè)務部門，以

10、做好合同履行工作，避免出現(xiàn)違約現(xiàn)象。7.4合同履行過程中，涉及合同變更、驗收、通知等重要事項時，應當采取書面 文件的形式，如需將上述文件提供對方時，應當采用快遞或直接由對方簽收等方 式發(fā)出，快遞單據(jù)或對方的簽收憑證應當隨合同一起妥善保存。7.5合同履行過程中，禁止公司任何人在合同對方提供的各種文件資料上簽署名 字或加蓋印章；如因業(yè)務需要必須簽字或加蓋印章時， 應當經(jīng)該部門的負責人對 需簽字的文件內(nèi)容審核通過后方可。8、合同糾紛處理8.1合同履行中產(chǎn)生糾紛時，合同主辦部門負責處理，財務部門予以協(xié)助。8.2合同糾紛發(fā)生后，合同經(jīng)辦人應當先以協(xié)商解決為基本方法，協(xié)商不成時, 再采用訴訟或仲裁的方式。

11、8.3 對重大合同糾紛，合同管理和承辦人應提出處理意見，并將合同糾紛情況 經(jīng)部門領導簽字后交送財務部，由財務部出具處理意見報總經(jīng)理審批后組織實 施。8.4進入訴訟或仲裁階段的合同糾紛按照公司訴訟管理辦法另行規(guī)定。9、合同檔案9.1公司各部門負責人應當指定專人，將本部門簽訂的各種合同文件建立檔案并 且統(tǒng)一妥善保存。9.2合同檔案內(nèi)容應當包括但不限于以下內(nèi)容：合同原件、補充協(xié)議、報價單、 交貨單據(jù)、驗收證明以及雙方在合同履行過程中的往來信函、傳真和電子郵件等與合同履行有關的一切文件。10、罰則 10.1凡未按本規(guī)定的要求簽訂和管理合同事宜、 或發(fā)生問題未及時匯報情況的,將根據(jù)具體情節(jié)給予相應責任人

12、100元以上500元以下的經(jīng)濟處罰。10.2因違反本規(guī)定給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將追究責任人的法律責任11、附則11.1本規(guī)定解釋權歸財務部11.2本規(guī)定自2016年6月8日起實施12、與合同管理規(guī)定有關的記錄與文件12.1合同審批流程圖（附件一）12.2合同審批表（附件二）附件一:合同審批流程圖、合同審批流程圖（另附詳細文字說明）承辦部門/經(jīng)辦人（合同方向擬定）L _不通過返 回 修 改經(jīng)辦人把合同稿報送相關部門負 責人初審并出示意見，初審通過送 合同管理員就文本格式進行審核。J審核通過后，經(jīng)辦人填寫合同審批表，附合同草案及相關文件資料，送會簽部門審查簽批。k勺為法律上有漏洞或不、利于公司

13、經(jīng)營的，應當 要求經(jīng)辦人與合同方協(xié) 商并進行修改。必要時，法建顧問可直接修改。< 丿r刁組織起草編制外部或標準合同通過-11 -T通過審查部門應提出具體的審查意見，按職責在會簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見并簽字。T通過不通過公司法律顧問審查，認為符合法律規(guī)定并有利于公司經(jīng)營的，提出具體的審查意見并簽署“同意”。不通過J總經(jīng)理簽批二、合同備案1、所有合同原件均由財務部保存，同時提供合同正本掃描件。業(yè)務部門合 同申請人可自行保留合同復印件以備參考。2、在合同雙方簽署蓋章后，合同申請人應在三個工作日內(nèi)將合同原件返還 存檔。三、合同執(zhí)行及備注1、相關部門及簽署人特別是合同申請人均應對合同的執(zhí)行負責。2、合同申請人應該掌握合同執(zhí)行的整體情況，確保公司權益得到保障及未 構成違約。3、鑒于一些部門的特殊情況可以和法律部聯(lián)系協(xié)商特殊流程，經(jīng)法律部確 認后可執(zhí)行。附件二：合同審批表合同編號：合同名稱申報類型緊急普通保密類型絕密保密普通合冋類型聯(lián)名類項目類產(chǎn)品類采購類