公司文書管理制度

1、公司文書管理辦法第一章總則第一條 為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公司公文辦 理的質(zhì)量與效率，根據(jù)公司管理實(shí)際，特制定本管理辦法。第二條 公司公文是公司頒布規(guī)章制度、指導(dǎo)和洽談工作、請示和回復(fù)問題、 報告情況制定計劃、交流總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、記載活動的重要工具。第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理 （立卷）、歸檔等一系列相互關(guān) 聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實(shí)事求是、精密、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、保密、安全。第五條 公司總經(jīng)理辦公室是公文處理的綜合處理部門。第二章公文種類第六條 公文分類根據(jù)公司需要，方便管理與識別，將公文分為五大類：一、一類公文：指紅頭文件，主

2、要用于公司下發(fā)各種正式的規(guī)章制度、通知、決定、指示、決議、通告以及向上級相關(guān)單位送達(dá)或傳遞的請示、 報告、意見、通報等公文。一類公文統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)印制、用 印、發(fā)送、歸檔；其它部門一律不得自行向上、向下或?qū)ν庥“l(fā)此類公 文。二、二類公文：指紅頭公函，主要用于公司與平行的或不相隸屬的單位之間 互相商洽工作、詢問和答復(fù)問題所使用的正式公文。二類公文統(tǒng)一由總 經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)印制、用印、發(fā)送、歸檔；其他部門因工作需要可通過 總經(jīng)理辦公室印發(fā)此類公文。三、三類公文：指對外非紅頭公文，主要用于公司或各對口部門與外部相關(guān) 單位之間，不用紅頭文件、公函形式傳遞的各種公文。三類公文均由擬 文部門負(fù)責(zé)印制

3、、發(fā)送、保管，辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、修正。四、四類公文：指內(nèi)部非紅頭公文，主要用于各部門在公司內(nèi)部向上級領(lǐng)導(dǎo) 匯報工作或與部門之間傳達(dá)工作信息而不用紅頭文件、公函形式傳遞的 各種文件。五、五類公文：指部門擬定的各種規(guī)章制度及工程標(biāo)書、合同等公文。第六條 公文版式制定標(biāo)準(zhǔn)一、公文格式公司行文統(tǒng)一使用統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)版頭。二、文頭部分由文件版頭、發(fā)文字號、橫格線組成。三、行文部分由文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)束語、附件、落款、成文時間、印鑒組 成。四、文尾部分由主題詞、抄報抄送、打印校對、印發(fā)部門日期組成。五、公文排版：（一）公文文字一律從左到右橫寫橫排。（二）使用字體：文件標(biāo)題 2 號黑體加粗，主題詞

4、3 號黑體，正文及其它四號 宋體。六、頁面設(shè)置（一）一類和二類公文頁面設(shè)置為：上、下邊距為 25。4 ，左邊距為 28 ，右邊距為 26 。（二）三類、四類、五類公文頁面設(shè)置原則上為電腦自動默認(rèn)設(shè)置，即：上、下邊距為 25。4 ，左、右邊距為 31。7 。裝訂要求：一類和二類公文必須在左側(cè)上下雙釘勻稱裝訂；三類、四類和五類公文可根據(jù)版面裝訂。上邊距為 37 ，下邊距和左、右邊距均為 27，行距 1。5 倍行距。七、使用紙張公文用紙：除單位特殊要求外，各類公文均采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（210*297）打印紙（或復(fù)印紙）。八、序號排列層次“一、”、“（一）”、“ 1、”、“（ 1）”。第三章發(fā)文程序

5、第七條公文發(fā)文程序?yàn)椋簲M稿、核稿、送審、樣稿、傳閱、簽發(fā)、打 印、發(fā)文、歸檔等。一擬稿。根據(jù)公司工作需要和領(lǐng)導(dǎo)的意見，由主辦部門指定專人草擬文 稿。草擬文稿必須從公司整體工作角度出發(fā)，不抵觸法律法規(guī)，操作性強(qiáng)， 文字精煉，避免出現(xiàn)差錯與語義分歧，標(biāo)點(diǎn)符號要正確。二審核。文稿擬就后，擬稿人填寫“公司發(fā)文用紙”，詳細(xì)寫明文件標(biāo) 題、附件名稱、發(fā)送范圍、抄送單位、印刷份數(shù)、密級、擬稿單位與擬稿人 等；然后附同草稿一起送交部門經(jīng)理 （ 對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé) ）審核。三送審。主辦部門領(lǐng)導(dǎo)審核后送主管總經(jīng)理或總經(jīng)理，由主管總經(jīng)理或 總經(jīng)理對草稿的條文進(jìn)行修正。四樣稿。領(lǐng)導(dǎo)核正后，由主辦部門送至總經(jīng)理辦公室

6、，由辦公室文秘打 印出樣稿，辦公室主任簽署處理意見后，辦公室文秘送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批意 見。五傳閱。辦公室文秘根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見對擬發(fā)文件進(jìn)行相關(guān)部門的傳 閱。六簽發(fā)。經(jīng)傳閱后的文稿由辦公室負(fù)責(zé)整理并報送總經(jīng)理簽發(fā)。 七打印?？偨?jīng)理簽發(fā)后的文稿由辦公室文秘負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號、打印初稿， 擬稿人負(fù)責(zé)校對并在發(fā)文用紙上簽名；核定后由辦公室文秘負(fù)責(zé)印刷、裝 訂、登記和發(fā)文。八用印。除會議紀(jì)要外，所有對外發(fā)出的文件都應(yīng)由總經(jīng)理辦公室加蓋 公司印章，并做好登記、簽收手續(xù)。對印刷質(zhì)量不好的文件，印信管理員有 權(quán)拒絕蓋印。九歸檔。公司所有發(fā)文，擬文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿 （經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字 ） 審核稿件連同正本一份送辦

7、公室檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù) 件。第八條 分發(fā)原則。分發(fā)公文應(yīng)做到準(zhǔn)確、迅速、安全、保密，并嚴(yán)格履行登 記手續(xù)。發(fā)送公司各部門和各分 （支）機(jī)構(gòu)的公文，一般采用電子文檔形式，由辦公室 復(fù)核編擬后通過電子郵件發(fā)送。由部門起草對外發(fā)送的文件，由主辦部門寄送并報辦公室備案。第四章收文管理第九條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、 批辦、承辦、催辦等程序。公司收文處理由辦公室負(fù)責(zé)。各分支機(jī)構(gòu)收文處 理由各機(jī)構(gòu)綜合內(nèi)勤負(fù)責(zé)。公司各部門要明確負(fù)責(zé)收文處理的人員 第十條 簽收、登記。收到公文后，辦公室經(jīng)辦人員必須嚴(yán)格辦理簽收、登記手續(xù)。（一）凡注明公司有關(guān)部門收，簽收、

8、登記后直接交有關(guān)部門處理，并辦理部 門簽收手續(xù)。（二）其他公文一律交由總經(jīng)理辦公室人員拆封、登記、辦理。第十一條 審核、擬辦、批辦（一）審核。對收到的各分支機(jī)構(gòu)報送的需辦理的公文，辦公室公文管理人員 應(yīng)當(dāng)及時審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本級公司辦理；是否符合行文規(guī) 則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或單位職 權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。（二）擬辦。對行業(yè)協(xié)會、地方政府有關(guān)部門等上級單位的來文，辦公室公文 管理人員應(yīng)及時提出擬辦意見送公司領(lǐng)導(dǎo)批示；對各分支機(jī)構(gòu)報送的公文經(jīng) 審核對符合本辦法規(guī)定的公文，總經(jīng)理辦公室公文管理人員應(yīng)及時提出擬辦 意見送

9、呈公司領(lǐng)導(dǎo)批示。對不符合本辦法規(guī)定的下級公文，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后， 可以退回呈報單位并說明理由。（三）批辦。辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示及批辦要求，及時將公文送達(dá)閱辦部門 負(fù)責(zé)人簽閱，并同承辦部門負(fù)責(zé)人履行好文件移交登記手續(xù)，對需要兩個以 上部門辦理的事項(xiàng)，應(yīng)明確主辦部門；對緊急和重要公文，要提出辦理要 求，明確辦理時限。第十二條 承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的應(yīng)及時向有關(guān)部門或機(jī) 構(gòu)說明情況。特急件要求隨到隨辦，當(dāng)天之內(nèi)辦完；緊急件要求在三個 工作日辦完；一般文件應(yīng)在五個工作日內(nèi)辦完。來文來電有辦理時限要 求的必須按要求辦理完畢。對不

10、屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門 辦理的公文，應(yīng)及時退回總經(jīng)理辦公室并說明理由。第十三條 在公文辦理中有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有 關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，承辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一 致，可以報請公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第十四條 審批公文時，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓 名和審批日期，其他審批人如對主批人簽署的意見無異議，可圈閱并視 為同意；沒有請求事項(xiàng)的圈閱即表示已閱至知。第十五條 催辦。（一）送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室和各機(jī)構(gòu)公文管理人員 要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重點(diǎn)公文重點(diǎn)催辦，一般公文定 期催辦。（二）承辦人員對不

11、能及時處理或答復(fù)的文電，應(yīng)當(dāng)先以電話、便函等形式主 動與對方溝通情況，說明原因；需延時處理的必須經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)，不得無故延誤。（三）對重要文件應(yīng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。第五章公文管理第十六條 公文由辦公室或各分支機(jī)構(gòu)公文管理人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、 歸檔和銷毀。第十七條 各級分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。第十八條 對上級單位 （機(jī)關(guān)）制發(fā)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外， 經(jīng)公司總經(jīng)理或公文管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以翻印。翻印時應(yīng)當(dāng)注 明翻印的機(jī)關(guān)、日期、分?jǐn)?shù)和印發(fā)范圍。第十九條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第二十條 公文被撤銷，視作自始不

12、產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第二十一條 對秘密公文的管理，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照保密管理相關(guān)要求執(zhí)行。傳遞帶密級的公文，必須采取保密措施，確保秘密安全。利用計算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，文件須設(shè)置密碼，絕密級公文不得利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。轉(zhuǎn)發(fā)帶密級的文件，應(yīng)注明相應(yīng)的密級和期限。在一般發(fā)文中，不得直接引用絕密文件的標(biāo)題、文號、日期和內(nèi)容。銷毀秘密公文 應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊?2 人以上監(jiān)銷，確保不漏銷，不丟失。對銷毀的級 以上的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第二十二條 機(jī)構(gòu)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)構(gòu)撤銷時，需要?dú)w 檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交有關(guān)檔案部門。 員工調(diào)離工作崗位時

13、，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移 交、清退。第二十三條 公司各類公文在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得擴(kuò)大傳閱范圍和隨意復(fù) 印，不得外泄到其他單位。附則第二十四條 各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本辦法結(jié)合自身實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則，并報總公司辦公室備案。第二十五條 本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。印鑒管理制度第一條 全公司的公章、介紹信制發(fā)、公章檔案的建立分別由××、××負(fù)第二條發(fā)給各部門的印章及業(yè)務(wù)專用章 ,由各單位負(fù)責(zé)人和專職業(yè)務(wù)管理 , 應(yīng) 分別對所管印章使用的嚴(yán)肅性、正確性負(fù)責(zé)。第三條公章的銷毀 ,必須經(jīng)董事長（總經(jīng)理）批準(zhǔn)

14、,有兩人以上監(jiān)銷并做好登 記。第四條各部門出差人員需開具介紹信 , 必須按出差管理的有關(guān)規(guī)定分別由部門 負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。印信管理人員在蓋章前 , 必須認(rèn)真審核用信用章 手續(xù)是否完備。若手續(xù)不全 , 用印、用信領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不符或與政策相違背 , 印信管理人員有權(quán)拒絕辦理。第五條 嚴(yán)禁開具空白介紹信。用便函開出的證明必須一式兩份已備存查。 第六條印信應(yīng)嚴(yán)加保管 ,如有失職、差錯、丟失或違章亂用 , 一經(jīng)發(fā)現(xiàn) ,需追查 有關(guān)人員的責(zé)任并按章懲處。企業(yè)用印申請單編號： 2012-日期：年月日申請部門申請人用印事由擬用印鑒公章合同章其他：批準(zhǔn)人部門經(jīng)理辦公室主任財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理注：本單由辦公室管理企業(yè)用

15、印申請單編號： 2012-日期：年月日申請部門申請人用印事由擬用印鑒公章合同章其他：批準(zhǔn)人部門經(jīng)理辦公室主任財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理注：本單由辦公室管理企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度第一條 全公司公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)第二條 外發(fā)函、電要求1、各部門因公需外發(fā)函、電 , 經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)及時將文件發(fā)出， 對于需要保密 的文件要做好保密措施。2、對于公司內(nèi)部規(guī)章制度類文件的外發(fā)，在發(fā)出時要填寫登記表。第三條 報刊訂購與收發(fā)1、報刊訂購(1) 訂購時間 : 半年全年(2) 訂購手續(xù) :不論單位和個人 , 均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄 ,再將需要訂購 的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂

16、購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員 核對算價,確認(rèn)無誤后 ,當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務(wù) 部門辦理付款托收手續(xù)。 歸口管理報刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù) 訂單外, 尚須填寫報刊分發(fā)清單 ,詳細(xì)寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。2、報刊收發(fā)(1) 收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點(diǎn) , 發(fā)現(xiàn)有差錯 應(yīng)及時登記并要求補(bǔ)缺、退余(2) 收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā) , 不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā) 報刊時間為 1 小時, 任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。(3) 各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函電、領(lǐng)取時 , 要對照分發(fā)清單點(diǎn) 核實(shí)簽名, 發(fā)現(xiàn)差錯,應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員

17、提出增補(bǔ)退換要求 , 并進(jìn)行差錯登 記。當(dāng)面未提出 , 則視為分發(fā)無差錯。第四條收發(fā)員應(yīng)堅守工作崗位 ,節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班 , 休星期日應(yīng)采取 換休形式。第五條 收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。第六條收發(fā)室由行政部門負(fù)責(zé)管理 , 其工作質(zhì)量由行政部門進(jìn)行檢查、考核、 并承擔(dān)責(zé)任。登記表日期內(nèi)容寄送地址收件人備注公司檔案管理制度第一章?總則第一條為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。 第二條本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求 第三條檔案劃分及管理部門一、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的 歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔

18、案管理員崗位職責(zé)，檔案 管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。二、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng) 按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分 類目錄。第四條各部門資料管理一、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位 職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。二、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類 管理。三、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。第三章 ?檔案保管第五條檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清 晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。檔案文件

19、禁止使用 鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。第六條檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián) 系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。第七條要確保檔案的完整，破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。第八條檔案盒表面為 檔案目錄 ，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根 據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。第九條檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案 內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 （如：證照類目、制度 類目、文件類目、合同類目等）。第十條公司檔案的分類：一、計劃性文件資料：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作計 劃等。二、批示性文件材料：包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如考核標(biāo)準(zhǔn)，計劃指標(biāo)

20、 等；公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各類命令、工作指示、調(diào)度命令等。三、法規(guī)性文件：包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí) 行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部檔案管理制度的各類規(guī)章制 度。四、公司重大決議：包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會 議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。五、總結(jié)性文件：包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬 單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報告。六、憑證性材料：包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能 源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始

21、記錄和文本。七、匯報性材料：包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務(wù) 報表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。八、勞資人事資料：包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識考勤、人才引進(jìn) 和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。九、調(diào)研性資料：包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商 經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。十、聲像制品資料：包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考 察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的 各種資料。十一、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫 證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)

22、品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、 資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。十二、饋贈性資料：包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題 詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。第十一條檔案的收集一、凡屬本檔案管理制度第十條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各 部門應(yīng)做好資料的分類立卷，交到辦公室統(tǒng)一歸檔，每年歸檔一次；會 計歸檔類在年度終結(jié)后，由財務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。報相二、銀行票據(jù)由財務(wù)部立卷留存；各類報表 （應(yīng)收帳報表、銷售報表等）關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務(wù)部立卷留存 三、各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各 部門傳閱后，即

23、由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。四、公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理 員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個各種會議回到公司后，應(yīng)將相 關(guān)資料全部移交檔案管理員。五、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公 室立卷歸檔。第四章、歸檔及保存年限第十二條 歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求 特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間， 系統(tǒng)的排列并填寫卷內(nèi)目錄。第十三條 歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為 定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為 1 年，5 年，10 年。一、永久保存：

24、（1）公司章程、合同（2）股東名冊（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則（4）董事會及股東會記錄（5）財務(wù)報表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計圖（9）公司規(guī)章制度10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書、10 年保存： （1）預(yù)算、決算書類（2）會計憑證（3）事業(yè)計劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書三、1年至 5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存 5 年的文書四、1 年以下暫時保存：（1）結(jié)案后無長期保存必要的資料。第十四條歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文 件的正文與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文 字形成的

25、同一文件，均不得分開。第五章、檔案日常管理第十五條檔案密級與借閱審批權(quán)限一、絕密：一級，保密內(nèi)容的核心部分。包括在一定時期、一定范圍內(nèi)需要 絕對保密的，一旦泄密會使企業(yè)遭受嚴(yán)重危害和重大損失的。必須總經(jīng) 理以上級別審批才能借閱。二、機(jī)密：二級，保密內(nèi)容的重要部分。包括在一定時期、一定范圍內(nèi)需要 保密的，一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和損失的。須總經(jīng)理室成員、 工管中心主任室成員以上級別審批才能借閱。三、秘密：三級，保密內(nèi)容的一部分。一旦泄露會使企業(yè)遭受一定危害和損 失的。須經(jīng)主管部門經(jīng)理以上級別審批才能借閱。四、內(nèi)部：四級，沒有公布于社會的文件，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用借閱。 第十六條借閱手續(xù) ：

26、一、各部門經(jīng)辦人員因需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱單 向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。二、檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明 借出日期和歸還日期，以備及時催還。三、檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期， 取消借閱記錄。四、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、 畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。五、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面 請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。六、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱 登記，不得私自授受。第十七條移交

27、手續(xù) ：一、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制 檔案移交登記表 ，報公司負(fù)責(zé) 人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。二、檔案移交登記表 需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽 章、接收方簽章、移交時間、移交原因。 檔案移交登記表 一式兩份， 移交方和接收方各一份并永久保管。第十八條銷毀手續(xù)：一、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。二、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀登記 表，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。 檔案 銷毀登記表 需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、銷毀時間。 檔 案銷毀登記表需永久保管。三、保管期限已滿但仍不能銷

28、毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未 了事項(xiàng)；正在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。 應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時為止。四、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料， 由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。五、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室 主任指定專人監(jiān)督銷毀。第十九條保密一、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔 案的完整和安全，任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。二、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工 作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。三、愛護(hù)檔案室的一

29、切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。第六章、附則第二十條本制度最終解釋權(quán)、修改權(quán)歸融信企業(yè)辦公室， 第二十一條本制度從發(fā)布之日起實(shí)施。附表檔案員職責(zé)1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提 供利用工作；2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法， 保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資 料，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按卷宗大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的資 料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別 分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、 防強(qiáng)光等措施。6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新文件索引，以便查找。檔案借閱申請單姓名職務(wù) 部門所借檔案借閱時間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負(fù)責(zé)人檔案借閱申請單姓名職務(wù) 部門所借檔案借閱時間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負(fù)責(zé)人檔案借閱申請單姓名職務(wù)部門所借檔案借閱時間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負(fù)責(zé)人檔案銷毀申請單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時間申請人檔案負(fù)責(zé)人意見檔案銷毀申請單銷毀檔案目錄銷毀原因銷毀時間申請人檔案負(fù)責(zé)人意見檔案銷毀申請單銷毀檔案目錄