內(nèi)部控制手冊之人力資源管理

1、 內(nèi)部控制手冊第六章 人力資源管理 (HR)6.1 總述本章所述的人力資源管理，是指通過招聘、培訓(xùn)、報酬等管理形式對公司內(nèi)外相關(guān)人力資源進行有效運用，滿足公司當(dāng)前及未來發(fā)展的需求，保證公司目標(biāo)實現(xiàn)與成員發(fā)展的最大化。6.6 控制目標(biāo)6.2.1 合規(guī)目標(biāo)1) 員工勞動合同符合合同法等國家法律、法規(guī)。2) 各項社會保障福利的計算和扣繳符合有關(guān)法規(guī)的要求。6.2.2 財務(wù)目標(biāo)1) 保證員工薪酬和福利信息記錄的真實、準(zhǔn)確、完整。2) 確保員工薪資支付正確。6.2.3 經(jīng)營目標(biāo)1) 人員選拔與引進符合公司人力資源總體規(guī)劃，滿足公司發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。2) 人才培養(yǎng)計劃、績效考核機制得到有效執(zhí)行，提升員工積極

2、性，保障公司業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展。3) 員工的離職遵循公司相應(yīng)的程序，以保護公司關(guān)鍵技術(shù)、商業(yè)秘密。6.3 業(yè)務(wù)流程管控6.3.1流程責(zé)任部門人力資源部為本流程的主要責(zé)任部門。6.3.2流程范圍人力資源管理包括以下二級流程：人力資源規(guī)劃、崗位管理、人員引進及開發(fā)、勞動關(guān)系管理、培訓(xùn)管理、績效管理、薪酬福利管理、員工人事檔案及信息文檔管理。6.3.3總體控制政策1) 完善人力資源管理體系，建立規(guī)范的人力資源管理制度，明確人力資源管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作程序和要求；2) 建立人力資源管理崗位責(zé)任制，明確人力資源管理部門相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限；3) 按照人才引進與開發(fā)、員工離職、薪酬管理、員工信息文檔管理等環(huán)節(jié)，

3、明確不相容崗位，不相容崗位應(yīng)相互分離、制約和監(jiān)督。如下崗位必須分離：- 薪酬計算與審核；- 薪酬支付申請與發(fā)放批準(zhǔn)；- 薪酬賬務(wù)處理與薪酬計算、審核、支付；- 員工信息文檔維護與審核。6.3.4風(fēng)險控制矩陣1) “風(fēng)險控制矩陣”縱向?qū)⒈玖鞒虅澐譃槿舾蛇壿嬒嚓P(guān)的二級流程（請參見6.3.2），反映該流程涉及的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容。2) “風(fēng)險控制矩陣”橫向列示了各二級流程潛在的風(fēng)險因素，并據(jù)此設(shè)計具體的內(nèi)部控制措施。此外，“風(fēng)險控制矩陣”還包括該流程相關(guān)責(zé)任主體，以及體現(xiàn)相應(yīng)內(nèi)部控制措施的制度、單據(jù)。本流程的“風(fēng)險控制矩陣”，請詳見下頁“表6-1”。6.3.5權(quán)限指引本流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)所涉及的管理、決策權(quán)限分

4、配情況，如“表6-2”所示。13 內(nèi)部控制手冊表6-1：風(fēng)險控制矩陣 人力資源管理 (HR)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險因素控制編號內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施主責(zé)部門制度/ “控制憑據(jù)”二級流程末級流程HR01人力資源規(guī)劃HR01.1人力資源規(guī)劃人力資源規(guī)劃不符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，不符合人力資源需求，規(guī)劃未經(jīng)過恰當(dāng)審批，不利于公司人力資源的合理配置C11. 公司人力資源部根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合公司人力資源現(xiàn)狀和未來需求預(yù)測，建立人力資源發(fā)展目標(biāo)，定期（一般為三年）編制“人力資源規(guī)劃”，對未來人力資源數(shù)量、結(jié)構(gòu)和素質(zhì)等進行分析，梳理現(xiàn)有人力資源優(yōu)勢與不足及未來人力工作重點，以指導(dǎo)制定公司人力資源管理相關(guān)政策和具體工

5、作。2.“人力資源規(guī)劃”經(jīng)人力資源部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，上報總經(jīng)理審批。人力資源部人力資源管理制度（待修訂）“人力資源規(guī)劃”HR01.2年度人力資源計劃人力資源缺乏或過剩、或人力資源的數(shù)量/技能結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致公司生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)受到影響C21. 公司各職能部門應(yīng)于每年底根據(jù)本部門職能戰(zhàn)略，分析、預(yù)測未來人員需求后填報“招聘申請表”，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，提交人力資源部。2. 各分子公司將本單位“招聘申請表”匯總后提交公司人力資源部。3.公司人力資源部依據(jù)其戰(zhàn)略并結(jié)合人力資源存量和外部人才市場分析，預(yù)測次年度的人力資源需求，并填報“年度人力資源計劃”，并在計劃中列示人力成本預(yù)算，經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、

6、財務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。人力資源部人力資源管理制度（待修訂）“招聘申請表”；“年度人力資源計劃”HR01.3人力資源規(guī)劃評估高技能/專業(yè)技術(shù)人才匱乏或儲備不足，導(dǎo)致業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展能力弱C31. 公司人力資源部應(yīng)定期（至少每年）對年度人力資源計劃執(zhí)行情況進行評估，總結(jié)人力資源管理經(jīng)驗，分析存在的主要缺陷和不足，完善人力資源政策，促進公司整體團隊充滿生機和活力，滿足發(fā)展戰(zhàn)略要求。人力資源部人力資源管理制度（待修訂）HR02崗位管理HR02.1定崗定編工作編制設(shè)置不能反映業(yè)務(wù)發(fā)展需要或者超出編制配備人員C41. 人力資源部根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略及人力資源規(guī)劃，限定各層級管理崗位定編數(shù)。2. 如需變更，由各

7、部門/分子公司編制書面請示，提交公司人力資源部審核，上報公司總經(jīng)理、董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行。人力資源部人力資源管理制度（待修訂）“各部門定編數(shù)”；“崗位編制變更申請”HR02.2 “部門崗位職責(zé)”的制定和維護崗位描述、崗位要求、任職資格、責(zé)權(quán)范圍界定不清晰，導(dǎo)致崗位職責(zé)不明，權(quán)限不清，影響招聘、培訓(xùn)、績效考核和員工職業(yè)生涯發(fā)展C51. 人力資源部負(fù)責(zé)編制“崗位說明書”，明確崗位名稱、所屬部門、職位級別、主要職責(zé)等內(nèi)容。2. 人力資源部定期對“崗位說明書”內(nèi)容進行維護，并根據(jù)實際情況進行修訂。人力資源部人力資源管理制度（待修訂）“崗位說明書”HR03人員引進與開發(fā)HR03.1招聘實施聘用了不符合公司招

8、聘計劃或聘用標(biāo)準(zhǔn)的人員，導(dǎo)致公司員工隊伍的質(zhì)量不佳，影響公司經(jīng)營效率C61. 人力資源部根據(jù)年度用人計劃和用人部門的具體情況編制“月度工作計劃”，人力資源部經(jīng)理審核后執(zhí)行。2. 對于未在計劃內(nèi)的臨時招聘，需求部門需填寫“人員增補申請表”，并明確增補原因、資格條件等，經(jīng)部門經(jīng)理審核、人力資源部經(jīng)理審核，總經(jīng)理、董事長審批后實施招聘。3. 上海分公司按照經(jīng)審批的用人計劃自行進行人員招聘，招聘后將相關(guān)資料統(tǒng)一報送至公司人力資源部進行檔案保管。人力資源部人力資源管理制度“月度工作計劃”；“人員增補申請表”HR03.2內(nèi)部競崗內(nèi)部競崗程序不明確或內(nèi)部競崗未經(jīng)合理審核審批，可能導(dǎo)致內(nèi)部競崗喪失公允C71.

9、 人力資源部根據(jù)需要擬定“內(nèi)部招聘公告”向公司內(nèi)部發(fā)布。競聘人員遞交申請資料后，報人力資源部進行匯總篩選。2. 人力資源部根據(jù)資格需要組織相應(yīng)筆試和面試，并保存“筆試記錄(成績）”及“面試記錄表”。3. 審核通過后，人力資源部、需求部門及競聘人所在部門進行討論后確定錄用人選。人力資源部發(fā)出“人事調(diào)令”，經(jīng)調(diào)入調(diào)出部門負(fù)責(zé)人、人力資源部經(jīng)理、總經(jīng)理簽字確認(rèn)后進行調(diào)動。人力資源部人力資源管理制度（待修訂）“內(nèi)部招聘公告”；“筆試/面試記錄”；“人事調(diào)令”HR03.3外部招聘聘用了不符合公司聘用標(biāo)準(zhǔn)的人員，導(dǎo)致公司員工隊伍的質(zhì)量不佳，影響公司經(jīng)營效率C81. 人力資源部負(fù)責(zé)選取招聘渠道，發(fā)布對外招聘

10、信息，并對應(yīng)聘者遞交的基本資料進行初步篩選。初步篩選通過后，人力資源部負(fù)責(zé)通知應(yīng)聘者進行面試。面試人員應(yīng)先認(rèn)真填寫“應(yīng)聘人員登記表”，由人力資源部進行初試，初試合格后，人力資源部安排與業(yè)務(wù)部門主管復(fù)試，并對面試過程進行記錄；對于需要進行筆試的，由人力資源部負(fù)責(zé)組織筆試，用人部門出具筆試試題。2. 用人部門確定最終錄用人選，人力資源部經(jīng)理審核，根據(jù)不同職類要求，經(jīng)董事長審批通過后，由人力資源部通知正式錄用。人力資源部人力資源管理制度“應(yīng)聘人員登記表”；“面試記錄”HR03.4試用機制未建立試用機制，可能聘用了不符合職位要求的人員C91. 新進人員的試用期限一般為一至三個月，最長不超過六個月。試用

11、期結(jié)束后，員工填寫“員工轉(zhuǎn)正考核表”，填寫“評核內(nèi)容”和“自評部分”，并手寫讀書心得。由用人部門進行轉(zhuǎn)正考核評估，并將評估結(jié)果填寫在“員工核定表”上，員工填寫“社保與福利申請表”，經(jīng)部門經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理、董事長審批后，正式轉(zhuǎn)正。人力資源部人力資源管理制度（待修訂）“員工轉(zhuǎn)正考核表”；“員工核定表”HR04勞動關(guān)系管理HR04.1勞動合同簽訂未按照國家相關(guān)法律簽訂勞動合同，導(dǎo)致不必要的人事勞務(wù)糾紛C101. 人力資源部員工入職之日起的一個月內(nèi)安排新員工簽署“勞動合同”。并事先通過入職培訓(xùn)等有效方式將涉及員工切身利益的規(guī)章制度或者重大事項告知勞動者，并做好相關(guān)記錄。2.

12、對于在職和錄用的高級管理人員、研發(fā)人員及其他負(fù)有保密義務(wù)的員工或關(guān)鍵崗位的員工，需與其簽訂保密協(xié)議。人力資源部人力資源管理制度“勞動合同”；“保密協(xié)議”HR04.2勞動合同續(xù)簽未按照國家相關(guān)法律簽訂勞動合同，導(dǎo)致不必要的人事勞務(wù)糾紛C111. 人力資源部于員工勞動合同到期前兩個月，向其上級部門負(fù)責(zé)人發(fā)送“勞動合同續(xù)期審批表”，如同意續(xù)簽或終止，由人力資源部向員工所部門發(fā)送書面通知或郵件通知續(xù)簽或終止勞動合同的期限。人力資源部人力資源管理制度“勞動合同續(xù)期審批表”HR04.3勞動合同終止/解除人力資源退出機制不當(dāng)，可能導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)受到影響、法律訴訟或公司聲譽受損C121. 員工提出辭職要求時，須

13、進行申請，即填報“辭職人員交接清單”、“辭職報告”：（1）普通員工向部門負(fù)責(zé)人提交；（2）中高層員工向系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)提交。2. 按公司離職審批權(quán)限進行審批后，人力資源部擬定“解除勞動合同協(xié)議”。人力資源部人力資源管理制度“解除勞動合同協(xié)議”HR04.4離職手續(xù)辦理崗位變動沒有進行必要的業(yè)務(wù)交接，導(dǎo)致日常工作受影響C131. 員工離職由員工本人填寫“辭職報告”，交經(jīng)理加具意見后轉(zhuǎn)人力資源部經(jīng)理；用人部門經(jīng)理及人力資源部與辭職人員進行離職面談并記錄。2. 員工確認(rèn)離職后，辦理交接手續(xù)，編制“離職工作交接清單”，由接收人及由其填寫部門經(jīng)理簽字確認(rèn)；“辭職人員交接清單”經(jīng)所在部門/分公司領(lǐng)導(dǎo)審核、行政管理部

14、、財務(wù)資產(chǎn)部、人力資源部、行政副總審核，總經(jīng)理、董事長審批，審批后抄送信息企管部進行權(quán)限設(shè)置，人力資源部向員工發(fā)出“解除勞動合同證書”。人力資源部人力資源管理制度“辭職報告”；“面談記錄”；“離職工作交接清單”；“辭職人員交接清單”；“解除勞動合同證明書”C141. 公司提出勞動合同解除要求，或終止續(xù)簽勞動合同時，由提出部門向員工提交“員工辭退審批表”，對符合辭退要求的，按公司離職審批權(quán)限進行審批，后書面通知員工，發(fā)送“解除勞動合同證明書”；不符合辭退要求的報公司決策層審批后，與用人部門和當(dāng)事人溝通安排后續(xù)工作。2. 對負(fù)有保密義務(wù)的員工或有競業(yè)限制要求的員工，辦理離職前須確認(rèn)或重新簽訂保密協(xié)

15、議（承諾書）及競業(yè)限制協(xié)議。員工違反保密協(xié)議（承諾書）約定的保密義務(wù)或競業(yè)限制條款，應(yīng)當(dāng)依法追究其責(zé)任。人力資源部人力資源管理制度“員工辭退審批表”；“解除勞動合同證明書”；“保密協(xié)議”HR05培訓(xùn)管理HR05.1培訓(xùn)計劃培訓(xùn)調(diào)查不充分、員工需求不明確，導(dǎo)致培訓(xùn)計劃缺乏依據(jù)、不符合企業(yè)實際需求C151. 每年年末，人力資源部調(diào)查各部門的培訓(xùn)需求，結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源規(guī)劃制定下年度“培訓(xùn)計劃”。年度培訓(xùn)計劃經(jīng)人力資源部經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。人力資源部人力資源管理制度“年度培訓(xùn)計劃”HR05.2培訓(xùn)實施及效果評估未對培訓(xùn)執(zhí)行情況進行評估，不利于培訓(xùn)管理工作的提升與改進C161

16、. 人力資源部按照培訓(xùn)計劃組織開展培訓(xùn)工作。各相關(guān)用人部門負(fù)責(zé)組織本部門崗位培訓(xùn)及相關(guān)專業(yè)的技術(shù)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及部門內(nèi)部員工培訓(xùn)評估及匯總工作并將書面資料匯至人力資源部備案存檔。2. 對于內(nèi)部培訓(xùn)，對培訓(xùn)過程進行記錄，并在培訓(xùn)結(jié)束后需對培訓(xùn)效果進行評估；對于外部培訓(xùn)，員工具備外派培訓(xùn)申請資格的均可提出外派培訓(xùn)申請，報送人力資源部審議、呈總經(jīng)理、董事長審批，并與員工簽訂“外出培訓(xùn)協(xié)議”。培訓(xùn)結(jié)束后將培訓(xùn)教材、資格證書等有關(guān)資料送交人力資源部審核登記。人力資源部人力資源管理制度“培訓(xùn)記錄”；“培訓(xùn)評估”；“外派培訓(xùn)申請”；“外出培訓(xùn)協(xié)議”HR05.3培訓(xùn)費用未制定培訓(xùn)預(yù)算，不利于公司統(tǒng)籌規(guī)劃、配置

17、資源C171. 公司人力資源部每年編制培訓(xùn)費用預(yù)算。公司嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍及額度，列支和使用培訓(xùn)經(jīng)費及?？顚Ｓ?。人力資源部人力資源管理制度“培訓(xùn)費用預(yù)算”HR06績效管理HR06.1績效考核標(biāo)準(zhǔn)的制定與調(diào)整考核體系不夠科學(xué)或指標(biāo)設(shè)計不夠合理，導(dǎo)致達不到考核目的C181. 人力資源部負(fù)責(zé)制訂績效目標(biāo)設(shè)定的基本方法與原則，經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后執(zhí)行。人力資源部人力資源管理制度“績效目標(biāo)”HR06.2績效考核公司績效考核運作機制不夠完善或沒有得到有效執(zhí)行，導(dǎo)致考核效率或效果不佳C191. 各部門每月根據(jù)績效考核指標(biāo)實施考核，并形成考核結(jié)果，經(jīng)各部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，交人力資源部匯總，人力資

18、源部根據(jù)考核結(jié)果填寫“績效考核匯總表”，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，作為績效工資及獎金發(fā)放的依據(jù)。2. 根據(jù)工作目標(biāo)的完成情況，按逐級原則對下級被考核人進行績效輔導(dǎo)和溝通。人力資源部人力資源管理制度“績效考核匯總表”HR06.3考核申訴C201. 不公平對待或?qū)υu估結(jié)果感到不滿意的，有權(quán)在得知評估結(jié)果3個工作日內(nèi)向人力資源部提交“申訴報告”。2. 人力資源部5個工作日內(nèi)負(fù)責(zé)對申訴材料進行審核處理，若員工對處理結(jié)果感到不滿意或人力資源部逾期未處理的，員工有權(quán)直接向領(lǐng)導(dǎo)小組提請二次申訴。3. 員工申訴時需要以書面形式提交申訴，并由人力資源部負(fù)責(zé)將員工申訴統(tǒng)一記錄備案。4. 領(lǐng)導(dǎo)小組在接到二次申訴后5個工作

19、日，決定是否需要召開由申訴人、申訴人績效評估人、申訴人績效決策人、人力資源部負(fù)責(zé)人組成的申訴評審會；如不需召開申訴評審會，則由人力資源部將書面結(jié)果反饋給申訴人。5. 如果員工申訴內(nèi)容屬實，申訴評審會需要按年度績效評估流程對申訴人重新進行績效評估，此次評估結(jié)果即該員工月度或年度評估成績，由人力資源部在申訴評審會完成后3天內(nèi)評估結(jié)果存檔。人力資源部人力資源管理制度“申訴報告”；“申訴處理記錄”HR06.4考核結(jié)果運用績效考核的結(jié)果不能及時/正確的應(yīng)用，導(dǎo)致員工的積極性受挫或人才流失C211. 考核結(jié)果的用途主要體現(xiàn)在：薪酬分配、職務(wù)升降、崗位調(diào)動、員工培訓(xùn)、解聘續(xù)聘及獎勵懲罰等方面。人力資源部人力

20、資源管理制度HR06.5考核資料管理考核資料管理不當(dāng)，導(dǎo)致信息被泄露C221. 公司應(yīng)建立“績效考核檔案”，包括績效考核文件和考核結(jié)果，由人力資源部負(fù)責(zé)存檔，并按照公司檔案管理規(guī)定進行保管。人力資源部人力資源管理制度“績效考核檔案”HR07薪酬福利管理HR07.1考勤記錄員工的工作時間記錄或處理有誤，導(dǎo)致工資金額不正確C231. 公司內(nèi)各部門考勤統(tǒng)一接受人力資源部管理。人力資源部每月底匯總編制“考勤記錄表”，作為計算工資的依據(jù)。2. 請事假需先提交“請假條”，3天以內(nèi)由直接上級審批；7天以內(nèi)經(jīng)總經(jīng)理審批；7天以上須經(jīng)董事長審批。人力資源部人力資源管理制度“考勤記錄表”；“請假條”HR07.2薪

21、酬計算與發(fā)放薪酬福利計算不準(zhǔn)確及賬務(wù)處理錯誤，導(dǎo)致財務(wù)報告的準(zhǔn)確性受到影響C241. 人力資源部應(yīng)根據(jù)當(dāng)月的“員工花名冊”（經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核）計算當(dāng)月員工社保費用，形成“社保繳費明細(xì)表”，報人力資源部經(jīng)理審核。2. 人力資源部根據(jù)上月考勤表、人員變動等編制“工資表”，經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核后提交財務(wù)資產(chǎn)部審核，總經(jīng)理、董事長審批。3. 財務(wù)資產(chǎn)部會計人員應(yīng)依照經(jīng)審批的“工資表”編制記賬憑證，財務(wù)經(jīng)理應(yīng)審核相關(guān)原始單據(jù)，并在財務(wù)系統(tǒng)中審核相關(guān)會計憑證；出納應(yīng)依據(jù)經(jīng)審批的“工資表”付款。“4. 上海分公司編制本單位“工資表”，經(jīng)分公司總經(jīng)理、公司人力資源部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理審核，總經(jīng)理、董事長審批后發(fā)放。人力資源部；財務(wù)資產(chǎn)部人力資源管理制度“社保