公司內(nèi)部會(huì)議開會(huì)前的準(zhǔn)備工作建議

1、公司內(nèi)部會(huì)議開會(huì)前的準(zhǔn)備工作建議是否要開會(huì)“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦.對(duì)一個(gè)人而言,無(wú)論做任何事,如果事 前沒有做好充分的準(zhǔn)備,那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗.對(duì)一次會(huì)議而 言,高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！ 一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn) 備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性.這個(gè)確定工作看似多余,實(shí)際上必不 可少.這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器,它使那些根本不符合發(fā)生 條件的“會(huì)議提前落選,從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān).1.無(wú)需開會(huì)的“五個(gè)如果已經(jīng)接慣例每周聚會(huì)會(huì)議本錢太大沒什幺恃坦的事情要討說(shuō)於有比JT金更好的方法仗是唯一做決策并且知 道該怎么筋的人開會(huì)讓 他人參與只能把

2、問題弄亂圖3-1不需開會(huì)的“五個(gè)如果如果還有比開會(huì)更好的方法,即如果能夠通過(guò)一些看似原始的方法到達(dá) 與開會(huì)同樣的目的,就無(wú)需舉行會(huì)議,例如寫紙條、打 或發(fā)郵件等.這些方式可能在感覺上不如開會(huì)那么痛快淋漓,然而卻簡(jiǎn)潔有效,對(duì)于 一些問題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢(shì).如果你是唯一可以做決策的人,那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間, 召開耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議.首先,由于他人的參與可能只能把問題變得更糟； 其次,決策既然只能由你做出,就無(wú)需聚集他人集體討論,結(jié)果又全盤推翻他 人意見,這種做法只會(huì)既不利于解決問題,又容易令自己陷入為難境地.會(huì)議本錢是一個(gè)絕對(duì)不容無(wú)視的問題,一定要做好會(huì)議本錢的預(yù)算,不 能用高昂

3、的會(huì)議本錢來(lái)?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生,由于長(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重 負(fù)、得不償失.2.必須開會(huì)的“五個(gè)如果圖3-2必須開會(huì)的“五個(gè)如果 “聽取部門匯報(bào)工作最好采用會(huì)議的形式,不能用每周或每月交一次 書面報(bào)告的方式取代.定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式,往往會(huì)使公司上下形 成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣,使公司內(nèi)部缺乏溝通,使問題和建議無(wú)法 順暢流通,長(zhǎng)此以往,后果不堪設(shè)想.因此,每月一定要召開正式的會(huì)議,聽 取部門匯報(bào)工作,使各種信息在公司內(nèi)部高效流通. 表?yè)P(yáng)和批評(píng)是兩種很好的鼓勵(lì)方式,而當(dāng)眾的表?yè)P(yáng)和批評(píng)具有更強(qiáng)的影 響力.采用會(huì)議的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng),有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用.在大 會(huì)上當(dāng)眾表?yè)P(yáng)“明

4、星員工可以樹立標(biāo)桿,充分發(fā)揮典范的好作用,有效推動(dòng) 競(jìng)爭(zhēng)；當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為,有利于警醒員工,預(yù)防同類事情再 度發(fā)生. 當(dāng)你給某一個(gè)工程小組,或者給你的部門分配任務(wù)時(shí),一定要舉行會(huì)議, 不能采用郵件或者其他書面形式.由于分派任務(wù)意味著要到達(dá)團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作 完成任務(wù)的目的,只有通過(guò)會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化,才能促進(jìn)協(xié)作,從而 保證任務(wù)的及時(shí)完成.【自檢】請(qǐng)你答復(fù)以下問題：一家合資工廠著火了,經(jīng)過(guò)調(diào)查,原因在于一名員 工違反了操作條例,在車間內(nèi)吸煙,所以導(dǎo)致火災(zāi) 發(fā)生.(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理,你要采取下列哪種方式處理此事：A. 一對(duì)一批評(píng)口B,開會(huì)當(dāng)眾批評(píng)口 C.寫檢查處

5、分口(2)你為什么這么做？見參考答案3-1準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工隹的性用：選鼻里恰音的耕論方式,曾與金才能對(duì)汁論有清裝的方由可循,清生岫告如M會(huì)假設(shè)周南何沖布為聲現(xiàn) 節(jié)當(dāng)酎間占瞬.少?zèng)_突當(dāng)你確定有必要召開會(huì)議時(shí),首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用.只有 熟悉到準(zhǔn)備工作的作用,才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作.一 般來(lái)說(shuō),會(huì)議的準(zhǔn)備工作具有以上 4種作用,它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該 采取哪種討論方式到達(dá)最好的會(huì)議效果；通過(guò)充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過(guò)書面通知 的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況.良 好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間,同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種

6、 沖突,使會(huì)議井然有序、卓有成效.1 . 1H 5W闞 HDW whatv;h«n/ /ivha * *圖 3-3 1H 5W1H 5噂指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的 6個(gè)方面,用英文縮寫表示為1H5W5W怖尸會(huì)區(qū)的目的恍我：甘論的話電 Whn卷加者障送與否事先準(zhǔn)備怖5士日期及開始/基束時(shí)間111Hnw：GrcLrid Rule汽規(guī)章制度例如:交須關(guān)閉 ;唯時(shí);史迪,佳后等2 .特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示,會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過(guò)9個(gè),最為適宜的人數(shù)是5至7 人.這個(gè)人數(shù)既能夠預(yù)防人數(shù)太少,不能集中反映群體思想,又能預(yù)防由于人 數(shù)過(guò)多,從而造成一局部人的消極參與.當(dāng)然,會(huì)議的適宜人數(shù)應(yīng)該根據(jù)

7、會(huì)議 的議題、重要性具體決定.會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件,因此必須要面面俱到.將這些具 體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單.這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多, 然而卻是會(huì)議成功的有效保證.會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1、了解會(huì)議的目的3、確定會(huì)議的形式5、決定會(huì)議的時(shí)間2、是否一定要開會(huì)4、安排會(huì)議的議程6、確定會(huì)議的主持7、決定會(huì)議的地點(diǎn)9、確定出席人數(shù)11、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13、是否安排與會(huì)者住宿15、確定視聽教材17、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料人8、研究會(huì)場(chǎng)如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會(huì)議通知16、確定輔助教材18、是

8、否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20、是否安排會(huì)后娛樂工程并做好事先通知以上20個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素,還有一些因素很容易被無(wú)視,一定要特別注意：彘料到£意的因素:% > 了斛與含人貞中是否有少敬民襖反其相關(guān)的鳳薛a慣.6 * 了解百會(huì)人員中有沒有人有素,要為這些人單獨(dú)做;隹備口步聿 > 了第是否有外賓出席會(huì)謨.是方需要嘰香譯人口.7 /> 了繇是否南媒體記者四席會(huì)議,妻為其潴落單馳內(nèi)座位口會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：如果與會(huì)人員超過(guò)10個(gè),會(huì)場(chǎng)最好布置成“u字型,主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央,這樣有利于協(xié)調(diào)討論如果是全體會(huì)議,可以布置成階梯教室的形式； 5到7人的會(huì)議,最好安排成圓桌型,也就是半島型.要步竹布置襦萼特別法皆： 用套人員超過(guò)1.個(gè),會(huì) 墉最好布置成“LT竽型.知果是全悵會(huì)議,可以布 登或階梯秋室型. 5到T人的會(huì)議1最奸支 都成半島量.主持人的準(zhǔn)備工作1 .主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作主拎人的3個(gè)準(zhǔn)存工作,設(shè)定溝通目標(biāo)制定行動(dòng)方案軸備可能的爭(zhēng)明這