三級文件--會議管理制度

1、精品公司名稱文件修(制)訂履歷一覽表NO.版本生效日期總頁更改內(nèi)容1A08首次制訂23456789101112文件發(fā)放范圍及份數(shù)(在“()”中打“2”表示需分發(fā)的單位，在“”中填寫該單位發(fā)放文件份數(shù))(2)總經(jīng)理(2)中試組(2)副總經(jīng)理(2)生管部(2)管理者代表(2)采購部(2)營銷部(2)倉儲部(2)項目部(2)制造部(2)研發(fā)部(2)人力資源部(2) 生技部(2)行政部(2)品質(zhì)部(2)財務(wù)部、本文件為公司受控制之文件，僅當蓋有公司紅色“受控文件”印章方為合法有效之應(yīng)用文件，如無備注則僅作參考用途。文件正本統(tǒng)一保存在體系中心。可編輯精品1. 目的 .3頁2. 適用范圍. 3頁3. 定義

2、 .3頁4會議類型及其他 . 3頁5.會議組織 .4頁6會議要求 .5 頁7會議資料管理 .6 頁8. 會議保密 .7頁9. 會議紀律 .7頁10. 附則. 8 頁可編輯精品1.目的1.1為提高公司戰(zhàn)略與經(jīng)營計劃管理水平，確保公司及各子公司、辦事處各階段戰(zhàn)略目標、經(jīng)營目標的達 成和重點工作計劃的有效實施，通過建立有效的溝通管理機制，提高追蹤檢查功能、工作效率和戰(zhàn)略執(zhí)行能 力，從而實現(xiàn)公司的目標計劃；1.2規(guī)范公司會議管理及各類會議的組織及議事程序，進一步提高會議質(zhì)量和效率；1.3及時研討解決公司戰(zhàn)略執(zhí)行及經(jīng)營管理過程中存在的問題，明確工作方向，協(xié)調(diào)各部門之間的工作溝 通，保證公司決策2.適用范

3、圍：適用公司總部、各子公司及各辦事處3.定義：3.1經(jīng)營管理會議：是指為確保公司戰(zhàn)略目標的順利達成及公司內(nèi)部各項管理活動能順利開展，公司定期 舉行的年度、半年度、月度、周例會等會議，經(jīng)營管理會議為公司級會議，由公司總經(jīng)辦發(fā)起召開，人力資 源部組織；3.2部門會議：為確保本部門能順利完成本部門的工作目標，各職能部門定期和不定期舉行的部門工作會 議；部門會議為部門級會議，由部門發(fā)起召開。3.3專題會議：是指公司在經(jīng)營管理活動中，專門圍繞一個專項舉辦的會議，專題會議舉辦的原則為“誰 發(fā)起，誰負責”。4.會議類型及其他5.會議組織5.1會議批準：5.1.1公司級大型會議須經(jīng)總經(jīng)理批準，臨時召開的公司級

4、內(nèi)部小范圍會議須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。5.1.2本制度已列出的會議按照規(guī)定程序批準。5.1.3涉及公司多個部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，由會議主要牽頭部門與人力資源部聯(lián)系,會議情況；需人力資源部協(xié)調(diào)安排的，由人力資源部統(tǒng)一安排。5.2會議組織及通知：5.2.1會議通知由會議組織人通知，會議組織包括但不限于會議計劃、會議通知、會議時間、會議主題、會 議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設(shè)施準備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、 會議錄音錄像攝影、會議紀要以及會場橫幅、會議宣傳等。5.2.2會議組織如有沖突，須遵循“小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會”。5.2.3會議需提

5、前通知，一般會議應(yīng)提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前 日下發(fā)正式書面通知。5.2.4公司會議采用“誰發(fā)起、誰主持”的原則，并由會議主持人安排會議記錄員，會議主持人，于會議 召開前至少一日以郵件/書面的形式發(fā)出會議通知。5.2.5會議通知包含的內(nèi)容必須有：會議議題、召開的時間、地點、參加部門或人員、議程及報告資料等； 會議通知須直接通知到參加會議的人員；5.2.6與會者須嚴格按照會議通知要求作好準備，并準時到達指定地點參加會議，只可提前或準時參加會 議，不得遲到、早退、缺席，如確有特殊情況不能參加或不能準時參加者，應(yīng)于會議召開前向會議主持人請 假并征得同意；所有與會者應(yīng)自覺在

6、會議簽到表上登記簽名；5.2.7會議如有更改或取消，組織部門須至少提前一個小時通知與會人員；5.2.8公司級會議統(tǒng)一由人力資源部組織并通知；其他會議由組織者負責組織及通知；5.3.會議前的準備6.1.1會議記錄員做好會務(wù)資源保障工作以保證會議順利進行：可編輯精品備案5-10532針對會議主持部門的議題事項，各與會人員或部門若有需要補充且急需在會議中進行決議的，可在接到會議主持部門的會議通知書后第一時間反饋給會議主持部門，以便會議主持部門重新完善會議議題事項，否則一律以會議主持部門發(fā)出的會議通知書內(nèi)容進行召開會議；6.2凡在會議中需要作報告的人員，須于會前一日將報告報送會議主持人或會議記錄員，公

7、司經(jīng)營類會 議報告由人力資源部進行審核，不合格的，通知責任部門進行整改修正；6.3公司會議室由人力資源部統(tǒng)籌管理，會議需求部門須提前一天向人力資源部提報會議室使用需求， 人力資源部根據(jù)會議重要性進行合理安排各會議室。6.4公司級會議由人力資源部準備相應(yīng)設(shè)備及物資；其他會議由組織部門準備；6.5凡舉辦會議，組織者需事前做好會議部署，安排好記錄人、會議簽到表、會議資料，同時準備好會 議物資，如激光筆等；5.4會議中的控制：6.2.1會議管理原則：541.1 會議決策的原則是“眾賢不從眾”，對重大或有分歧的議題，有關(guān)人員應(yīng)在會前單獨聯(lián)絡(luò)、溝通，在 會議上爭執(zhí)不下時，主持人可及時制止且擱置該問題，會后

8、再議；5.4.1.2 因崗質(zhì)詢、因事質(zhì)詢原則：被質(zhì)詢?nèi)隧氄?、積極回答質(zhì)詢?nèi)说馁|(zhì)疑與質(zhì)詢，質(zhì)詢?nèi)伺c被質(zhì)詢?nèi)酥?間雙方相互尊重。5.4.1.3 公司會議按相應(yīng)的會議例程進行，參會者須嚴格按會議例程執(zhí)行，并遵守會議紀律；5.5 會議中的程序：6.3.1對上期會議決議事項匯總到會議決議事項跟蹤表中進行逐項跟進檢討；對非主觀原因未完成事項，責任人需說明原因，提出【改進措施】，并重新確定完成時間；6.3.2各與會人員按工作總結(jié)及計劃進行匯報并回答主持或相關(guān)人員的質(zhì)詢；6.3.3其他議題由會議主持人按會議通知書的順序逐項討論；6.3.4各與會人員需補充發(fā)言或澄清的管理事項須當場提出，并最終形成決議；6.3

9、.5主持人對最后討論的結(jié)果與達成的共識或形成的決議作總結(jié)性發(fā)言；6.3.6會議記錄員應(yīng)對每一個主題的討論作好簡練而準確的記錄，會議記錄的內(nèi)容至少應(yīng)包括：完成時間、地點、主持人、提出人、議題、記錄員、問題及分析、形成的決議、責任部門或責任人、預(yù)防或改善措施、落實部門或人員等。7.1會議后管理7.1.1會議記錄員應(yīng)于會后次日12 點前完成會議決議的整理與印發(fā)，會議主持人須對會議決議事項進行嚴格審核，每項決議事項須按編號規(guī)則進行編碼，并按編碼順序匯總到相應(yīng)的年度內(nèi)各會議決議事項跟蹤 表中。參會人員如遇決議事項有爭議的，須向會議主持人提報，并核實后提報會議跟進人。7.1.2決議事項責任人應(yīng)確保決議事項

10、按時保質(zhì)保量的順利完成，如發(fā)現(xiàn)不能及時完成時，須第一時間與 上級領(lǐng)導(dǎo)或關(guān)聯(lián)人重新擬定整改措施、完成計劃及時間；7.1.3由會議組織部門主導(dǎo)或指定的會議跟進人對決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，公司級會議由總經(jīng)辦跟 蹤管理，對未按要求執(zhí)行的責任人提報人力資源部，人力資源部核實后根據(jù)有關(guān)規(guī)定提報處罰，總經(jīng)辦批準 后公示，同時要求責任人落實整改措施，重新確定完成計劃及時間；7.1.4會議中形成的決議事項執(zhí)行結(jié)果（質(zhì)詢?nèi)说母M結(jié)果），由總經(jīng)辦負責追蹤，并將追蹤結(jié)果納入績效考核體系中，具體執(zhí)行辦法參見績效考核相關(guān)規(guī)定。6.會議要求：6.1會議召開要求：可編輯精品7.2.1會議應(yīng)根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效

11、溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排部署 工作；7.2.2會議應(yīng)注重質(zhì)量，提高效率，會前應(yīng)做好充分準備，做到充分溝通、心中有數(shù)，對議而不決的事項 提出解決的原則與方法，各類會議力求精干、高效，工作進展和安排應(yīng)明確、具體、量化，杜絕空談和形式 主義；7.2.3講究實效，會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、 貫徹、落實、力求取得具體成果；7.2.4嚴格會議紀律，會議主辦部門應(yīng)加強會議管理，做好會議安排，與會人員應(yīng)認真準備、準時參會、 不得缺席，確因個人緊急事務(wù)需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會；7.2.5會議務(wù)求精簡高效，嚴肅認真，

12、若無特殊情況，會議主持人應(yīng)本著高效、精簡的原則計劃好會議時 間，各級會議主持人應(yīng)主動接受監(jiān)督；7.3會議主持人要求：7.3.1主持人應(yīng)于會前 5 分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備；7.3.2主持人應(yīng)于會議時，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進應(yīng)注意的問題、會議資 料等安排妥當，必要時進行必要的說明；7.3.3會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā) 言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率；7.3.4屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議做出結(jié)論，對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，對未議決事項亦應(yīng)加

13、以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見；7.3.5主持人應(yīng)將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會 人員明確。6.3參會人員要求：7.4.1與會人員須準時到會，不得遲到早退，如遇特殊情況須向會議發(fā)起人申請，經(jīng)會議發(fā)起人同意后方 可，到會后應(yīng)主動在會議簽到表上簽到；7.4.2會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題，注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某 一問題無休止地爭論；7.4.3遵循會議主持人對議程控制的要求；7.4.4遵守會議紀律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；禁 止在與會期間大聲喧嘩、交頭接耳；7.4.5

14、做好本人的會議記錄。7.4.6嚴格執(zhí)行會議決議事項，并確保決議事項的順利達成；7.會議資料管理7.5.1會議紀要的整理與印發(fā)8.會議紀要的整理和會議以其他形式公開內(nèi)容由會議組織部門負責擬寫和下發(fā)。7.1.1.1 凡公司會議須整理形成會議紀要，會議紀要具有與公司規(guī)章制度具有同等的效力，每期會議紀要須進行歸檔管理。7.1.1.2 專題會議根據(jù)安排整理會議紀要，其他各類會議可視情況整理成會議紀要和其他形式的簡報等。7.2會議紀要的簽發(fā)1.%2公司級會議由人力資源部整理會議紀要，報公司總經(jīng)理審核、簽發(fā)后印發(fā)。其他會議紀要由會議組 織部門及時整理，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后印發(fā)。會議紀要的發(fā)放范圍為參加會議的

15、領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)的部門?？删庉嬀?22會議紀要整理和印發(fā)應(yīng)在次日12 點以前完成，特殊情況除外；若會議紀要決定、事項涉及保密內(nèi)容，應(yīng)派人直接送達簽收。10.1會議紀要的格式1.各種會議紀要行文的印制格式原則上要求按照公司統(tǒng)一要求制作，主要包含以下基本要點：731.1 會議紀要統(tǒng)一按標準模版記錄，詳見附表一會議決議事項跟蹤表。7.3.1.2 會議決議事項須進行編號，每年的會議編號從001 號開始按自然流水號編制，根據(jù)會議類型不同，7.3.1.3 每項決議事項須明確提出人、提報時間、決議事項、責任人、完成時間等，如有未完成的，需提出 【整改措施】。10.2會議資料的存檔各類會議資料必須存檔，郵件發(fā)送同

16、樣具備法律效應(yīng)，公司級會議決議事項由人力資源部負責按月 度分類分次存檔，可以電子檔方式存檔。按年度移交公司檔案室；其他會議資料由各承辦部門自行存檔。公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內(nèi)容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會議紀要等。公司級檔案由人力資源部統(tǒng)一管理，各部門每周匯存檔案一次（紙質(zhì)或電子檔），統(tǒng)一報送人力資源部歸檔，并建立電子臺賬表，以備核查；10.3會議精神的督辦公司總經(jīng)辦秘書處負責對公司級會議以及相關(guān)部門提報的會議重大決定事項進行督辦。對會議的決議和明確的內(nèi)容，責任部門和人員必須認真履行，按照會議要求的時間完成，相關(guān)部門、人員予以支持、配合。公

17、司總經(jīng)辦秘書處負責對會議決定事項進行分類整理，按已審批的會議決議事項跟蹤表中的決 議事項對責任人和責任部門進行逐項督辦，并定期整理督辦報告向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，各責任人完成情況作 為考核當事人工作的依據(jù)；會議保密凡公司會議須于組織時界定會議的密級性質(zhì)，凡密級會議非涉密人員不得參與，組織者須嚴格進行 會議的安全評估工作；密級會議須標識秘密等級或緊急程度，在會議資料、會議紀要及會議簽到表右上角標識清楚。與會人員須嚴格遵守保密紀律，不得將會議內(nèi)容、討論的有關(guān)情況向外泄露；會議議決事項，應(yīng)嚴格保密，除按規(guī)定履行職責外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況；故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，視負面影響的大小做出相應(yīng)

18、處罰。會議紀律：與會人員因特殊原因不能到會的，須安排代理人參會，代理人須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可參會，參會人未安排代理人的，每次給予20 元罰款，無故缺席的，給予100 元罰款；凡參會人不得遲到，早退，否則每次給予50 元處罰，會議期間如因特殊原因需提前離開的，須經(jīng)會議主持人同意后方可，否則按早退處理；會議期間應(yīng)將移動通訊工具置于靜音或振動狀態(tài)，如遇緊急事情應(yīng)到會場外接聽，會議期間如通訊 設(shè)備發(fā)出聲響，每次按 10元予以處罰；密級會議未經(jīng)允許禁止撥打手機或錄音，凡泄露公司會議內(nèi)容的，未造成經(jīng)濟損失的，每次給予 100元罰款；給公司造成經(jīng)濟損失的，除給予不低于經(jīng)濟損失的30%罰款外，情況嚴厲的追究其

19、法律責任；未經(jīng)會議主持人同意，任何人不得私下討論開小會。提問或提出異議需舉手，經(jīng)主持人或發(fā)言人同 意后方可發(fā)言，不可插話打斷；可編輯精品凡公司會議應(yīng)會而有議，議而有決，決而有行，行而必果”，會議決議事項責任人須按時保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。因特殊原因未達成的，須立即與提出人進行協(xié)商，并上報直屬領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準后重新擬定完成計劃并實施。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)裁決，屬個人主觀原因未完成的，對責任人或部門，給予責任人按每延遲一天10元的罰款，情況嚴重的，由領(lǐng)導(dǎo)裁決處罰金額；對已形成的會議決議事項，責任不得欺上瞞下、瞞報、虛報、謊報、弄虛作假、營私舞弊等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對責任人處以每次50-200 元罰款，情況嚴重的，可予以降級降薪處理，甚至開除；10.附則22e-Numbered_8a7e51ef-6115-409b-9f5a-8cfbb45f3e1本制度解釋、修訂、廢止權(quán)歸公司人力行政中心。22e-Numbered_8a7e51ef-6115-409b-