合同歸檔制度

1、合同檔案管理制度第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過(guò)程中的有價(jià)值材 料，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。第二章 歸檔范圍第二條合同檔案：公司與有關(guān)單位簽訂的各類業(yè)務(wù)合同及與業(yè)務(wù)相關(guān)的協(xié)議，文件等。第三條非合同檔案：與業(yè)務(wù)有關(guān)的協(xié)議，文件等。第三章 歸檔制度第四條凡屬歸檔范圍的文件資料，均由檔案歸口部門人力行政部統(tǒng)一管理，檔案應(yīng)至少保留兩份原件外加審批單， 歸口部門且把一份原件轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)部， 任何個(gè)人不得擅自留存。第五條 財(cái)務(wù)部門無(wú)文件資料借閱權(quán)，原件不得向外借出。第六條 原件用于報(bào)批不能歸檔或必須由相關(guān)部門保留的，人力行政部保存復(fù)印件，

2、 并備注原件的保留部門，以備查閱第七條所有歸檔的文件均需將原件進(jìn)行掃描分類編號(hào)，留存電子版。第四章 檔案保管制度第八條人力行政部設(shè)專門存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。第九條歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。第十條部門設(shè)兼職檔案管理人員， 檔案管理員要科學(xué)地編制分類法， 根據(jù)分類法， 編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。第十一條檔案分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。第十二條檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料， 了解利用者的需求， 掌握利用規(guī)律。第十三條嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。第五章 檔案管理員的職責(zé)第十四條

3、部門設(shè)兼職檔案管理人員，統(tǒng)一收集管理公司全部應(yīng)歸檔資料。第十五條 具體負(fù)責(zé)工作：負(fù)責(zé)部門檔案資料的收集、分類、整理、編目、歸檔、借閱 等工作 ,同時(shí)做好電子存檔的管理、督查工作。第十七條 檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行部門檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利 用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。第六章 檔案查閱和借閱要求第十六條部門檔案只供集團(tuán)內(nèi)部人員借閱 ,公司內(nèi)部人員借閱者需要填寫 檔案借閱 登記表。第十七條檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周 ;對(duì)借出檔案 ,檔案管理人員要定期催還。第十八條不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借 ,必須專人專用。第十九條必須愛(ài)護(hù)檔案 ,不得抽換檔案內(nèi)文件， 保持整潔 ,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、 劃線或作

4、記號(hào)等，在檔案材料右上角寫檔案編號(hào)除外。第二十條用畢按時(shí)歸還 ,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間 ,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。第七章 合同檔案保管期限及銷毀第二十一條正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開(kāi)始計(jì)算檔案保管期限。第二十二條合同金額在50萬(wàn)元（不含）以下的保存 10 年；合同金額在100 萬(wàn)元（不含）以下的保存 15年；合同金額在5000 萬(wàn)元（不含）以下的保存 50年；合同金額在5000 萬(wàn)元以上的永久保存。-可編輯修改 -第八章 檔案銷毀第二十三條任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。第二十四條各檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查。第二十五條合同文檔的保存條件要有防火、 防潮、

5、 防有害生物等措施， 以確保合 同第二十六條文檔的安全。凡是超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在 檔案銷毀清單 上登記， 經(jīng)主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，專人監(jiān)銷，由檔案管理專員銷毀，并由檔案銷毀清單立卷永 久保存。第九章 責(zé)罰制度第二十七條 公司各部門凡違反本制度， 無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的， 經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交， 經(jīng)催交仍拖延不交的， 除責(zé)令其部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書(shū)面檢查外， 各罰款 200 元，并予以通報(bào)批評(píng)。第二十八條 公司所有員工凡違反合同檔案管理制度， 泄露公司檔案機(jī)密的， 涂改、 拆視具體情況， 對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事散或未經(jīng)人力行政部批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、 復(fù)印或攜帶檔案外出的，人各罰款

6、 100-500 元，并予以通報(bào)批評(píng)；第二十九條 公司所有員工違反第六章第十九條，不按借閱期限歸還的， 限期歸還并責(zé)令 其當(dāng)事人寫出書(shū)面檢查，并對(duì)借閱人進(jìn)行績(jī)效處罰100 元；第三十條 一般檔案資料若出現(xiàn)丟失、 損壞、缺頁(yè)等情況， 應(yīng)立即報(bào)告檔案歸檔部門 并并視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)辦好補(bǔ)辦手續(xù)，同時(shí)對(duì)借閱人進(jìn)行績(jī)效處罰100 元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造 成惡劣后果者， 扣除借閱人及部門負(fù)責(zé)人一個(gè)月績(jī)效工資，第三十一條任。不按規(guī)定存放電腦檔案， 不按規(guī)定接收檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分并給予 通報(bào)批評(píng)。第三十二條對(duì)借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責(zé)任。第三十三條第十章 附 則本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋及修改， 由總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 該規(guī)定可以依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行隨時(shí)或定期修訂 , 修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后生效,且自動(dòng)替代以前的版本。公司全體員工應(yīng)遵循最新版本的規(guī)定。第三十四條 本制度自