會議管理系統(tǒng)解決方案16-7-4

1、會議管理系統(tǒng)解決方案一、系統(tǒng)背景威爾會議管理系統(tǒng)廣泛用于企業(yè)、政府事業(yè)單位、校園等內(nèi)部會議的管理中。 “預(yù)約”解決的是“空間”資源的管理問題，即通過科學(xué)有序的安排完成會議室 空間資源的占用。"簽到”解決的是“時間”資源的管理問題，創(chuàng)建會議的同時, 主要管理參會人員是否準(zhǔn)時參會、退會，通過數(shù)據(jù)分析形成出勤相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)訃.在企業(yè)中，會議管理分為粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三個情 形：粗放型管理：這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴(yán)格的限制，可 以隨意在某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源（投影設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、 茶水服務(wù)、清潔服務(wù)）由召集人用傳統(tǒng)的電話/QQ等人工通知的

2、方式通知、傳 達(dá)。這種方式使得會議的協(xié)調(diào)性比較差，如果需要輔助丄作配合，在安排這些工作 的上傳下達(dá)所浪費(fèi)的時間很多，影響會議安排，不利于辦公效率的提高.人工型管理：這類管理方式釆用山專門的部門或人對會議室的進(jìn)行安排，所 有會議的召集、相關(guān)的會議資源也有此人進(jìn)行協(xié)調(diào).這種方式雖然只有一個人或 一個部門統(tǒng)一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會議室的管理 效率，缺點(diǎn)是對于工作的“痕跡"管理來說，還停留在人工記錄或簡單的電子表 格記錄。智能型管理：智能觸屏設(shè)備、移動端應(yīng)用、后臺管理軟件聯(lián)合通用，管理人 員在后臺軟件上將系統(tǒng)規(guī)則和會議相關(guān)資料等定義完備，每位員工均可根據(jù)實際 需求

3、通過手機(jī)端或者后臺進(jìn)行會議的預(yù)約，當(dāng)成功預(yù)約會議且通過審批時，參會 人員會得到一條短信/郵件或手機(jī)移動應(yīng)用的提醒，通知每一位參會人員會議的 起始時間、地點(diǎn)、會議主題等相關(guān)信息，并且，在會議室外的設(shè)備顯示此次會議 的主題、時間、參與人員出勤狀況等。整個過程中未出現(xiàn)人與人的直接交互，全部是人與系統(tǒng)之間的交互，流程準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)，節(jié)約了時間，提高了效率， 有效的編排了會議室資源并使其得到合理的利用。二、系統(tǒng)簡介威爾會議管理系統(tǒng)是集預(yù)約、簽到功能于一體.會議組織人員可通過“預(yù)約 大表”一目了然的查找到符合需求的空閑會議室，通過“預(yù)覽一鍵式”預(yù)約，即 可完成會議室的占用，參會人員只需在會議前進(jìn)行刷卡簽

4、到，即可完成會議岀席 狀況的記錄統(tǒng)汁，無需手工記錄及統(tǒng)計。終端簽到設(shè)備為觸摸大屏設(shè)備，用于人 員簽到、展示會議信息、臨時預(yù)約會議、簽到信息查詢等.統(tǒng)計報表會議預(yù)約下發(fā)到終端©軟件預(yù)約終端預(yù)約會議人員身份識別會議監(jiān)控三、產(chǎn)品売點(diǎn):右鍵預(yù)約，一鍵操作一-用戶通過預(yù)約大表可直觀的看到會議室占用情況，運(yùn)用 條件篩選等快捷搜索按鈕，可定位出符合開會條件的會議室mow iMMtw «aw9 srsw Hhmen wnm flaw區(qū)l.闿a慶wW5B « O tfiMi g la< 2016/5/31 斥朋五(2 ><14*MUNIHMMMM«*0l

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6、、臨時會議等多種方式，針對不同的使用情景選擇應(yīng)用不同的會 議類型。簽到統(tǒng)計，自動分析一一參會人員在會議智能終端上刷卡簽到后，系統(tǒng)自動搜 集、傳送岀勤數(shù)據(jù)，后臺進(jìn)行統(tǒng)計,形成匯總或明細(xì)報表及部門匯總或明細(xì).會議預(yù)約細(xì)0兀.：o 4»u Brmwwd-a»x 。壯l今taw* 21WW»3*»«« 、 abtirHEe®?.tMaCM，£»M.>Uwfl*#3JM;、X'MIM'»1»01 >» 00aJ U9Av *3 MUZ X J »&

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10、9 >亠Oarbx14«5UM大屏展示，盡顯形象-一用戶可自由選配的智能會議終端有35寸、8寸、10寸觸摸屏、21.5寸觸摸屏等。在21. 5寸的設(shè)備中將展示會議時間、會議室名稱、會議名稱、承辦單位、簽到狀況等，是彰顯了企業(yè)形象。臨時預(yù)約，一觸即發(fā)一-在10寸、21. 5寸終端設(shè)備中，用戶可以臨時預(yù)約當(dāng) 天的會議室，方便用戶快速高效的實現(xiàn)臨時占用。15:33:20令* 2015/5/13C返回今日會議安排Q « 00510 30Q 12 CO £13:30R第旳化卑臺RWW論金璉 adnmQ I4:»$17:1OR產(chǎn)那什審孟Q. iwHin 18

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