辦公室事務(wù)管理——管理日志

1、案（課時(shí)數(shù)：2）章節(jié)標(biāo)題：管理日志教學(xué)目的：使學(xué)生理解、掌握管理日志的相關(guān)知識(shí)、技能 教學(xué)重點(diǎn)：管理日志的相關(guān)知識(shí)、技能。教學(xué)難點(diǎn)：相關(guān)技能的掌握與運(yùn)用。授課方課：講授法教案類別：新授課實(shí)驗(yàn)課習(xí)題課復(fù)習(xí)提問(wèn)復(fù)問(wèn)內(nèi)容學(xué)生姓名成績(jī)商務(wù)旅行計(jì)劃表的內(nèi)容有哪些？作業(yè)及預(yù)習(xí)要求i管理日志教學(xué)目的：使學(xué)生理解、掌握管理日志的相關(guān)知識(shí)、技能。 教學(xué)重點(diǎn)：管理日志的相關(guān)知識(shí)、技能。教學(xué)難點(diǎn)：相關(guān)技能的掌握與運(yùn)用。教學(xué)時(shí)數(shù)： 2教學(xué)內(nèi)容與過(guò)程： 作為一名秘書，不可能單憑自己的力量記住辦公室日常工作所需要做的大量 細(xì)節(jié)工作， 包括上司要參加的活動(dòng)和約會(huì)， 以及對(duì)于將來(lái)工作的安排。 所以應(yīng)該 在工作日志中做一切記載

2、， 不僅記下上司安排得活動(dòng)和約會(huì)， 而且還要記下以后 各項(xiàng)活動(dòng)所要做的工作。通常需要堅(jiān)持同時(shí)填寫兩本日志 一本是上司的，另一本是自己的。 應(yīng)該保持有關(guān)上司的所有事項(xiàng)都記載在上司的日志上， 同 時(shí)，也記在自己的日志上。 日志系統(tǒng)還分為兩類 手工的和電子的。 一個(gè)公司使用的可能是其中的一種類型，或是兩種類型混合使用。一、手工日志 手工日志系統(tǒng)使用一系列的日志來(lái)記錄約會(huì)等事務(wù)。日志有多種形式和大 小，比如說(shuō)一天一頁(yè)，一個(gè)星期的記錄在一頁(yè)上等。日志大約是一年更換一次， 日志上任何一般性的信息都必須在一年末的時(shí)候轉(zhuǎn)換到新日志上。（一）使用手工日志的注意事項(xiàng) 在日志上記錄事情的時(shí)候，應(yīng)該注意以下問(wèn)題：（1

3、）寫字永遠(yuǎn)要用鋼筆，尚未聯(lián)系妥當(dāng)?shù)募s會(huì)可以用鉛筆記載，待約定之 后再用鋼筆描一遍（2）記載時(shí)間、聯(lián)系人姓名、地點(diǎn)以及其他內(nèi)容，要盡可能簡(jiǎn)單而全面。（3）記載社交活動(dòng)，要注明招待會(huì)或酒會(huì)的時(shí)間，如 18： 30 動(dòng)身赴 19： 00 的酒會(huì)，以及穿著方面的任何應(yīng)特別注意的事項(xiàng)。（4）一天的活動(dòng)安排，應(yīng)按時(shí)間先后記載。（5）每天開(kāi)始，要先為當(dāng)天的所有活動(dòng)做好必要的準(zhǔn)備工作，如：為會(huì)議 和約會(huì)準(zhǔn)備好文件和檔案材料。（6）每天工作結(jié)束，要仔細(xì)檢查每個(gè)日志，看所有項(xiàng)目是否都已處理，所有約會(huì)是否都已赴約。表58是秘書日志中一天活動(dòng)的記載情況。表58工作日志19XX年8月2日（星期五）時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容9：

4、00辦公室工作人員會(huì)議日程9： 30會(huì)議室工作人員會(huì)議10： 45辦公室為艾丁遜夫婦預(yù)定8月4日（星期日）中午12： 00 從伯明翰到倫敦休斯頓車站的火車票11： 00辦公室打字機(jī)維修工維修打字機(jī)11： 30辦公室約會(huì)：安東尼先生會(huì)見(jiàn)艾丁遜先生12： 00銀行取小額現(xiàn)金-25英鎊14： 30辦公室工作人員會(huì)議記錄15： 00牙科診所艾丁遜先生的約診17： 00布洛克酒店18： 00招待會(huì)開(kāi)始，提醒艾丁遜先生（二）手工日志的特點(diǎn)1、優(yōu)點(diǎn)手工日志的優(yōu)點(diǎn)如下：（1）使用起來(lái)非常簡(jiǎn)單和容易。（2）在任何地方都能夠獨(dú)立使用并且不依賴任何電子設(shè)備2、缺點(diǎn)手工日志缺點(diǎn)如下（1）只能一次供一個(gè)使用者使用。（2

5、）所記載的信息不如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息那樣容易搜索和分類（3）信息存儲(chǔ)的空間有限（4）所存儲(chǔ)的信息安全性和保密性收到很大挑戰(zhàn)二、電子日志（一）電子日志的種類 電子日志系統(tǒng)式利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)記錄約會(huì)和其他事項(xiàng)， 目前，主要有三種 電子日志系統(tǒng)。1、掌中寶型電子日志 這種小型的電子日志可以被設(shè)計(jì)成包含日志日期和其他有用信息， 比如聯(lián)系 細(xì)節(jié)的電子日志系統(tǒng)。 他們可以獨(dú)立使用， 或者可以連到計(jì)算機(jī)上成為較大系統(tǒng) 的一部分。 它們可能還有其他的附屬功能， 比如它們可以被連到電話系統(tǒng)上收發(fā) 電子郵件、傳真等。它們具有小巧玲瓏、便于攜帶的優(yōu)點(diǎn)。2、便攜式計(jì)算機(jī)日志這種日志的日志管理軟件、 聯(lián)系信息和標(biāo)準(zhǔn)程序

6、， 比如電子制表軟件和文字 處理程序都可以被存儲(chǔ)到一個(gè)小型便攜式計(jì)算機(jī)上。 這種計(jì)算機(jī)可以喝更大的系 統(tǒng)相連以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)發(fā)傳真和電子郵件等。 應(yīng)用便攜式計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)在于可以將 它帶到約會(huì)地點(diǎn)， 并且可以在約會(huì)來(lái)回的途中完成工作。 在約會(huì)中討論的問(wèn)題也 可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，比如可以將討論中的關(guān)于預(yù)算的電子數(shù)據(jù)表存儲(chǔ)在上面。3、臺(tái)式計(jì)算機(jī)日志臺(tái)式工作日志可以輸人計(jì)算機(jī)， 需要時(shí)，通過(guò)顯示器和打印出的材料閱讀日 志內(nèi)容。用鍵盤輸入每項(xiàng)活動(dòng)的日期、 時(shí)間和簡(jiǎn)要活動(dòng)內(nèi)容， 若是某項(xiàng)約會(huì)取消 或更改日期，可以將儲(chǔ)入得“記憶”擦去，需要的話，可以重新將其輸入另一日 期。加入上司不愿在某天或某天中的某個(gè)時(shí)間有

7、活動(dòng)， 可以編制程序讓計(jì)算機(jī)拒 絕為該天全天或某段時(shí)間安排活動(dòng)。 若某一約見(jiàn)在一年中安排好幾次， 且間隔時(shí) 間相同，那么， 可以一次將有關(guān)日期輸入計(jì)算機(jī)， 計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)地把該約會(huì)分別 儲(chǔ)存入你輸入的每個(gè)日期里，同樣，每年一次的活動(dòng)，如結(jié)婚紀(jì)念日等，可以自 動(dòng)地把它分別輸入以后的年度里。 每日活動(dòng)項(xiàng)目， 可以安排在一天工作開(kāi)始時(shí)查 看，而且，為方便計(jì)劃以后的活動(dòng)安排，查看一個(gè)月的活動(dòng)項(xiàng)目也是可能的。所 有近期的活動(dòng)安排、提示錄以及“不方便安排活動(dòng)”的日期，最多到 30 天以內(nèi) 的，都可以顯示出來(lái)。臺(tái)式計(jì)算機(jī)通常被鏈接到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中， 這樣就使一定范圍內(nèi)的人從網(wǎng)上利用 信息成為可能。 這時(shí)需要密碼以

8、確保只有那些經(jīng)授權(quán)的人可以利用這些信息。 擁 有許多用戶的日志可以被利用、 檢查和更新。 日志管理軟件也可以輸入一份員工 清單或者合適的可以利用的日期和時(shí)間。一個(gè)日期被選擇后將被記錄在日志中。 員工也可以通過(guò)電子郵件發(fā)來(lái)的信息得知會(huì)議的日期。 一些互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)提供商會(huì)提供日志程序，這種程序可以和你的其他電子日子同 步，比如和你臺(tái)式機(jī)上的日志保持一致。 這就意味著一個(gè)經(jīng)理人可以在世界的任 何一個(gè)地方利用日志并檢查管理員已經(jīng)添加的任何新的約會(huì)。（二）電子日志系統(tǒng)的特點(diǎn)1、優(yōu)點(diǎn)電子日志系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)如下：（1）有可以利用的廣泛附加功能（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的日志可以被許多人同時(shí)利用。（3）可以存儲(chǔ)大量的信息，且

9、存儲(chǔ)利用非常便利（4）信息可以備份以防丟失。（5）密碼可以保護(hù)信息的安全2、缺點(diǎn)電子日志系統(tǒng)的缺點(diǎn)如下：（1）需要一定的知識(shí)以使他們有效運(yùn)轉(zhuǎn)（2）需要利用相關(guān)設(shè)備（3）設(shè)備費(fèi)用高昂（4）便攜式計(jì)算機(jī)和臺(tái)式計(jì)算機(jī)必須有其他的安全措施以防丟失。附 1 ： 案例： 秘書的好習(xí)慣 建立工作日志馬立是河北省一家五星級(jí)酒店的總經(jīng)理秘書， 她只有高中文憑， 最初在酒店 從事前臺(tái)接待工作。 原總經(jīng)理秘書突然辭職， 因此急需一名秘書人員代替。 因?yàn)?馬立形象比較好，工作細(xì)心、周到，就被總經(jīng)理調(diào)到辦公室做臨時(shí)秘書。馬立開(kāi) 始時(shí)候有些緊張，感覺(jué)什么都得從頭學(xué)，總經(jīng)理的事情很多，稍有不慎，就會(huì)出 差錯(cuò)，對(duì)于一些小錯(cuò)誤

10、總經(jīng)理不太在意， 告訴她應(yīng)該怎樣做， 要她下次注意就行。 但是偶爾也有大的失誤， 比如有一次總經(jīng)理告訴她他要午休一會(huì)， 下午 3 點(diǎn)有個(gè) 重要會(huì)議，要馬立 2 點(diǎn) 45 分叫醒他，結(jié)果馬立因忙于其他事而忘記了，直到 2 點(diǎn) 55 分，總經(jīng)理自己醒來(lái)，發(fā)現(xiàn)時(shí)間馬上要到了，很是著急，沒(méi)來(lái)得及批評(píng)馬 立就趕去開(kāi)會(huì)了。馬立心里既自責(zé)又緊張， 忐忑不安地等著經(jīng)理回來(lái)。 同時(shí)， 她也在反思自己 工作的失誤，又向其他部門的同事請(qǐng)教了一下，才發(fā)現(xiàn)自己的工作方法有問(wèn)題。 同時(shí)告訴她作為一個(gè)秘書， 做事要比別人更加有條理， 不能被工作淹沒(méi)。 要想做 好工作，一定要先計(jì)劃。每天、每月、甚至每季度、每年都應(yīng)該有計(jì)劃安

11、排表， 還應(yīng)該有日志、臺(tái)歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)化臺(tái)式臺(tái)式日志等辦公輔助手段，這樣才 能把事情安排得有條不紊。 馬立聽(tīng)后恍然大悟， 想想自己以往工作基本上都是憑 借不錯(cuò)的記憶力和熱情，一旦累了，工作效率就下降了，問(wèn)題也就跟著出來(lái)了。 她也用筆記錄一些工作內(nèi)容或者重要信息， 但是有時(shí)候隨手記在紙上， 一忙亂就 找不到那張紙或者一時(shí)想不起來(lái)自己記在哪里了。馬立明白自己錯(cuò)在哪里之后， 決心一定要改正過(guò)來(lái)， 一定要建立良好的記錄習(xí)慣， 這樣既可以對(duì)自己的工作做 到全盤有數(shù)， 也不會(huì)犯那么多不該犯的錯(cuò)誤。 自此以后，她開(kāi)始一點(diǎn)點(diǎn)學(xué)習(xí)制作 計(jì)劃安排表，隨時(shí)翻閱，隨時(shí)更新，后來(lái)工作當(dāng)中出現(xiàn)的失誤越來(lái)越少，領(lǐng)導(dǎo)也

12、和滿意，她也從臨時(shí)秘書升級(jí)為正式秘書，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手?！痉治鏊伎肌棵貢R立在一開(kāi)始的工作中犯了什么錯(cuò)誤？后來(lái)她怎么改正了自己的錯(cuò) 誤？如果你也遇到同樣的問(wèn)題，你想到的解決方法是哪些？【要點(diǎn)評(píng)析】秘書的職責(zé)就是采取各種形式把多而雜的問(wèn)題和事情安排好。 一個(gè)稱職的秘 書要時(shí)時(shí)做到心中有數(shù)， 而要做到這一點(diǎn)僅憑頭腦記憶是不可能做好的， 一定要 有詳細(xì)的、 清楚的工作日志、 工作計(jì)劃和詳細(xì)的時(shí)間安排， 以成功地發(fā)揮好自己 的輔助角色。每天、每月、甚至每季度、每年都應(yīng)該有計(jì)劃安排表，還應(yīng)該有日志、臺(tái)歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)化臺(tái)式日志等辦公室輔助手段，這樣才能把事情安排 得有條不紊，上司才能把更多的精力投入

13、到如何做事情上，整個(gè)公司運(yùn)作效率才會(huì)得到很大的提高。、表42是一個(gè)秘書某天的工作日志，可以供秘書人員參考。表42工作日志日志9月28日（星期五），2001年時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容備注09：00辦公室工作人員會(huì)議議程09：30會(huì)議室會(huì)議開(kāi)始進(jìn)行帶A文件10：30辦公室會(huì)議結(jié)束，整理信函10：45辦公室信函分類處理，文件要經(jīng)理簽字11：00辦公室打字機(jī)維修工來(lái)維修打字機(jī)11：30辦公室約會(huì)提醒：王總會(huì)見(jiàn)貝爾先生（愛(ài)爾蘭人）12：00銀行匯款一-人民幣、美兀14：30辦公室工作人員會(huì)議記錄15：00區(qū)郵局郵寄公司信函17：00大森林酒店18: 00開(kāi)始招待會(huì)，提醒總經(jīng)理附2：管理日志系統(tǒng)1、日志概述日志是

14、根據(jù)周計(jì)劃表寫出的一天時(shí)間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)計(jì)劃，一般分為縱橫兩種方式。2、日志的方法手工填寫的工作日志手工填寫的工作口志通常要準(zhǔn)備兩本，一本為上司使用，另一本為自己使用。使用的方法是： 提前了解上司工作和活動(dòng)的信息， 并在兩份日志上填入，并于當(dāng)日一早再次確定和補(bǔ)充 提前在自己的日志上清楚標(biāo)出自己當(dāng)日應(yīng)完成的工作。 填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，最好先用鉛筆填寫，確認(rèn) 后再用墨水筆正式標(biāo)明，還可以使用不同色彩。 填寫的信息要完整，標(biāo)明各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)等必要，信 息。 填寫的信息要準(zhǔn)確， 當(dāng)日出現(xiàn)情況變化， 應(yīng)當(dāng)立即更新日志， 并告知上司 出現(xiàn)的變化。 在上司日志變化的同

15、時(shí)，應(yīng)更改自己的日志，并做好變更的善后工作。 在自己的日志上要清楚標(biāo)出為上司的有關(guān)活動(dòng)所做的準(zhǔn)備，并逐項(xiàng)予以 落實(shí)。 協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃，在需要時(shí)能幫助上司排除干擾。3、電子工作日志計(jì)算機(jī)程序現(xiàn)已可以提供日歷、日志和計(jì)劃的功能，并應(yīng)用于聯(lián)網(wǎng)的計(jì) 算機(jī)中。4、上司工作日志填寫的信息內(nèi)容 無(wú)論手工填寫日志還是電子工作日志，填寫的信息內(nèi)容應(yīng)相同，上司工作日志內(nèi)容通常包括： 上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi) 容。 上司在單位內(nèi)部接待的來(lái)訪者， 要記錄清楚來(lái)訪者的姓名、 單位詳情、 約會(huì)時(shí)間。 上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況，要記錄清楚時(shí)間、 地點(diǎn)的確切細(xì)

16、節(jié)以及對(duì)方的聯(lián)絡(luò)辦法等。 上司個(gè)人的安排，如去醫(yī)院看病等，以保證秘書不會(huì)在這段時(shí)間安排 其他事宜。 上司私人的信息，如親屬的生日等，以提醒上司購(gòu)買生日卡或禮物。5、秘書工作日志的內(nèi)容秘書的工作日志內(nèi)容除了包含上司的日志內(nèi)容外，還需要包括： 上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如，為上司的某個(gè)會(huì)議準(zhǔn) 備發(fā)言稿、 制定會(huì)議議程、 訂機(jī)票，為上司的某個(gè)會(huì)談草擬合同和訂餐等。 上司交辦自己的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)、媒體等準(zhǔn)備工作。 自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)，例如撰寫半年工作總結(jié)，參加值班 等。6、處理工作日志的變化與調(diào)整 有時(shí)會(huì)因?yàn)轭A(yù)想不到的事或?qū)Ψ降脑蚨仨毟淖內(nèi)粘贪才牛绻俏?方原

17、因變更安排， 會(huì)造成一些有形無(wú)形的影響， 甚至?xí)绊懫髽I(yè)、 單位的信譽(yù)和 雙方的信賴關(guān)系。 因此，秘書應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍 之內(nèi)。一般變更包括： 原定結(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)超時(shí)。 追加緊急的或新添的項(xiàng)目。 項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更。 項(xiàng)目終止或取消。 調(diào)整時(shí)要注意： 安排的活動(dòng)之間要留有 10 分鐘左右的間隔或適當(dāng)?shù)目障叮?以備活動(dòng)時(shí) 間的拖延或新添臨時(shí)的、緊急的情況。 進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，仍然要遵循輕重緩急的原則，并將變更 的情況報(bào)告上司，慎重處理。 確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作，例如通知對(duì)方，說(shuō)明理由， 防止誤解等。 再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上， 防

18、止漏記、錯(cuò)記。 此外，秘書還應(yīng)注意： 秘書應(yīng)確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱。 要保持兩本工作日志信息一致和準(zhǔn)確，若上司有了新安排，應(yīng)立即補(bǔ) 充，并且每天要進(jìn)行檢查和更新。 秘書應(yīng)熟悉上司工作的習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短，每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)間，以便安排的約會(huì)符合要求。 秘書應(yīng)熟悉上司用餐和休息的時(shí)間，以便安排約會(huì)避開(kāi)上司的休息時(shí)間應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率工作任務(wù)的完結(jié)作為一項(xiàng)技能常常被低估甚至忽視。 但是， 一直以來(lái)， 對(duì)工 作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，改善整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)表 現(xiàn)，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)力的提高。 如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應(yīng)用 時(shí)間管理流

19、程， 那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。 如果你手頭有失 敗的項(xiàng)目， 有需要重新完成的工作， 或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工在過(guò)去幾周的時(shí) 間里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂， 那么時(shí)間管理流程的應(yīng)用就 顯得更為重要了。記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善， 一個(gè)有效的起始步驟就是讓自己手下的員 工記錄詳細(xì)的每日活動(dòng)日志。 我比較喜歡這樣一種日志格式： 在日志的左手欄里 以半個(gè)小時(shí)或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時(shí)間， 在日志的上方列出活動(dòng)的 負(fù)責(zé)人、活動(dòng)種類（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等） 、活動(dòng)的起 /止時(shí)間、 活動(dòng)的預(yù)計(jì)持續(xù)時(shí)間、實(shí)際持續(xù)時(shí)間以及備注。要指導(dǎo)自己

20、手下的 IT 員工應(yīng)用 日志來(lái)記錄他們每天進(jìn)行的各項(xiàng)工作。 要向他們解釋清楚， 記錄日志的目的并不 是出于微觀管理的需要， 而是為了幫助員工中的管理人員來(lái)提高自己所領(lǐng)導(dǎo)的員 工的生產(chǎn)力和工作效率，同時(shí)也改善自己的工作表現(xiàn)。 IT 管理人員要列出所有 的活動(dòng)：休息時(shí)間、公司其他部門的朋友路過(guò)時(shí)交談所花費(fèi)的時(shí)間、完成項(xiàng)目 / 操作/ 小組任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間、與朋友或是愛(ài)人通電話所花費(fèi)的時(shí)間或是處理個(gè) 人事務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。 為了確保應(yīng)用時(shí)間管理流程的成功， 任何一項(xiàng)活動(dòng)都不能 被漏掉。評(píng)定日志當(dāng)你手頭有了一周或是兩周的日志時(shí)， 讓手下的員工將所記錄的時(shí)間填寫到 活動(dòng)欄的每一個(gè)種類當(dāng)中。 然后讓他們把每

21、周的總時(shí)間累加起來(lái)。 這樣他們就會(huì) 開(kāi)始意識(shí)到優(yōu)化時(shí)間應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)途徑，并因此而改進(jìn)完結(jié)工作任務(wù)的水平。這是建立一種能夠加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的時(shí)間管理的企業(yè)文化的開(kāi)始。 接下來(lái)的 一步就是開(kāi)始對(duì)工作中的時(shí)間花費(fèi)情況進(jìn)行評(píng)定和分析， 對(duì)于下面幾個(gè)方面要特 別引起注意。浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng) 讓你手下的員工看看時(shí)間看上去都浪費(fèi)在了哪些活動(dòng)上，比如說(shuō)打私人電 話、喝咖啡休息、同路過(guò)的公司里的朋友談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事情或是上網(wǎng)進(jìn)行一 些個(gè)人瀏覽。這并不是說(shuō)這些方面的活動(dòng)必須避免 -任何人都需要休息， 都需要 處理一些合理的個(gè)人事務(wù)。 之所以要這樣做僅僅是出于分析的目的， 要看看時(shí)間 浪費(fèi)在了哪里， 讓大家對(duì)此有清醒的認(rèn)

22、識(shí)。 員工們經(jīng)常會(huì)為在瑣事上花費(fèi)了大量 的時(shí)間而感到驚訝不已。 隨著對(duì)時(shí)間花費(fèi)情況真實(shí)了解的不斷深入， 員工們很容 易找到更為明智的利用時(shí)間的方法。 這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時(shí)間管理的真正 開(kāi)始。項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間對(duì)比 了解項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比能夠給我們帶來(lái)很多的意外和 收益。通過(guò)對(duì)自己的工作活動(dòng)的追蹤， 管理人員們能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為一個(gè)項(xiàng)目要持 續(xù)的時(shí)間同實(shí)際持續(xù)的時(shí)間的對(duì)比有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。 這種認(rèn)識(shí)能夠使他們對(duì)完 成工作任務(wù)所需要的時(shí)間的預(yù)計(jì)得到改進(jìn)。項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)將變得更加實(shí) 際，從時(shí)間、 成本及范圍等多個(gè)方面來(lái)看， 公司的項(xiàng)目計(jì)劃也將因此而得到極大 的改善。同樣

23、，隨著這一過(guò)程的不斷改進(jìn)， 操作任務(wù)、 小組任務(wù)以及其他各項(xiàng)任務(wù)的 時(shí)間預(yù)計(jì)也將更為準(zhǔn)確。 由于對(duì)無(wú)法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了 解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。 對(duì)項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù) 計(jì)時(shí)間的對(duì)比的了解不僅能夠使對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)變的更為準(zhǔn)確， 而且能夠 使員工的時(shí)間利用情況得到改進(jìn)。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間預(yù)計(jì)的更為清楚的認(rèn)識(shí)， 管理人員在為每項(xiàng)新的工作任 務(wù)預(yù)計(jì)工期時(shí)將更為準(zhǔn)確， 在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計(jì)劃或是調(diào)整時(shí)也能 夠有所意識(shí)，并且不會(huì)由于不合理的時(shí)間預(yù)期而引起時(shí)間管理上的問(wèn)題。 附 3 ：自我時(shí)間管理的十大技巧你是否有過(guò)這樣的經(jīng)歷： 某一天，你雄心

24、勃勃地準(zhǔn)備把手底下的事清理干凈， 可到頭來(lái)卻一事無(wú)成？也許每個(gè)人都曾有過(guò)這樣的經(jīng)歷， 但在某些人身上表現(xiàn)得 格外明顯。 時(shí)間管理可以幫助你把每一天、 每一周甚至每個(gè)月的時(shí)間進(jìn)行有效的 合理安排。 運(yùn)用這些時(shí)間管理技巧幫你統(tǒng)籌時(shí)間， 對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是非常重要 的。組織技巧相對(duì)于其他技巧來(lái)說(shuō)是最簡(jiǎn)單的一種。比如，所有的時(shí)間管理 建議都包括在一些表格當(dāng)中， 在表格中你需要把你想要完成的任務(wù)填進(jìn)去。 對(duì)很 多人來(lái)說(shuō)， 這是最簡(jiǎn)單和普通的了。 當(dāng)然，制表格和填表對(duì)一些人來(lái)說(shuō)是有困難 的。這是一個(gè)天份問(wèn)題，與一個(gè)人的邏輯能力、空間想象力、創(chuàng)造力和抽象思維 能力無(wú)關(guān)。 時(shí)間管理需要一定的訓(xùn)練， 如果你沒(méi)有

25、準(zhǔn)備好接受專門訓(xùn)練的話， 你 將不能成為一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。下面我把自己總結(jié)出來(lái)的十大時(shí)間管理方法介紹給您。值得注意的是， 我沒(méi)有稱之為最好的方法 . 不過(guò)這些方法對(duì)我是有幫助的，希望對(duì)您也能有所幫 助。1 、每天清晨把一天要做的事都列出清單如果你不是按照辦事順序去做事 情的話，那么你的時(shí)間管理也不會(huì)是有效率的。 在每一天的早上或是前一天晚上， 把一天要做的事情列一個(gè)清單出來(lái)。 這個(gè)清單包括公務(wù)和私事兩類內(nèi)容， 把它們 記錄在紙上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作過(guò)程中，要 經(jīng)常地進(jìn)行查閱。舉個(gè)例子，在開(kāi)會(huì)前十分鐘的時(shí)候，看一眼你的事情記錄，如 果還有一封電子郵件要發(fā)的話，

26、 你完全可以利用這段空隙把這項(xiàng)任務(wù)完成。 當(dāng)你 做完記錄上面所有事的時(shí)候， 最好要再檢查一遍。 如果你和我有同樣的感覺(jué)， 那 么，在完成工作后通過(guò)檢查每一個(gè)項(xiàng)目，你體會(huì)到一種滿足感。2、把接下來(lái)要完成的工作也同樣記錄在你的清單上在完成了開(kāi)始計(jì)劃的 工作后，把下來(lái)要做的事情記錄在你的每日清單上面。 如果你的清單上在內(nèi)容已 經(jīng)滿了，或是某項(xiàng)工作可以轉(zhuǎn)過(guò)天來(lái)做， 那么你可以把它算作明天或后天的工作 計(jì)劃。你是否想知道為什么有些人告訴你他們打算做一些事情但是沒(méi)有完成的原 因嗎？這是因?yàn)樗麄儧](méi)有把這些事情記錄下來(lái)。如果我是一個(gè)管理者， 我不會(huì)三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記

27、憶力。 如果他們沒(méi)帶紙和筆，我會(huì)借給他們，讓他們要完成的工作和時(shí)間期限記錄下來(lái)。3 、對(duì)當(dāng)天沒(méi)有完成的工作進(jìn)行重新安排現(xiàn)在你有了一個(gè)每日的工作計(jì) 劃，而且也加進(jìn)了當(dāng)天要完成的新的工作任務(wù)。 那么，對(duì)一天下來(lái)那些沒(méi)完成的 工作項(xiàng)目又將做處置呢？你可以選擇將它們順延至第二天， 添加到你明天的工作 安排清單中來(lái)。 但是， 希望你不要成為一個(gè)辦事拖拉的人， 每天總會(huì)有干不完的 事情，這樣，每天的任務(wù)清單都會(huì)比前一天有所膨脹。如果的確事情重要，沒(méi)問(wèn) 題，轉(zhuǎn)天做完它。 如果沒(méi)有那么重要， 你可以和與這件事有關(guān)的人講清楚你沒(méi)完 成的原因。4 、記住應(yīng)赴的約會(huì)使用你的記事清單來(lái)幫你記住應(yīng)赴的約會(huì)， 這包括與

28、同事和朋友的約會(huì)。 以我的經(jīng)驗(yàn)看， 工作忙碌的人們失約的次數(shù)比準(zhǔn)時(shí)赴約的次 數(shù)還多。如果你不能清楚地記得每件事都做了沒(méi)有， 那么一定要把它記下來(lái)， 并 借助時(shí)間管理方法保證它的按時(shí)完成。 如果你的確因?yàn)橛惺露荒芨凹s， 可以提 前打電話通知你的約會(huì)對(duì)象。5 、制一個(gè)表格， 把本月和下月需要優(yōu)先做的事情記錄下來(lái)具我所知很多 人都開(kāi)始制定每一天的工作計(jì)劃。 那么有多少人會(huì)把他們本月和下月需要做的事 情進(jìn)行一個(gè)更高水平的籌劃呢？除非你從事的是一項(xiàng)交易工作， 它的時(shí)間表上總 是近期任務(wù)， 你經(jīng)常是在每個(gè)月末進(jìn)行總結(jié)， 而月初又開(kāi)始重新安排籌劃。 對(duì)一 個(gè)月的工作進(jìn)行列表規(guī)劃是時(shí)間管理中更高水平的方法， 再次強(qiáng)調(diào)， 你所列入這 個(gè)表格的一定是你必須完成不