公司會議及接待管理規(guī)定0001

1、公司會議及詼詹理規(guī)定LOGO HEREPrepared on 22 November 2020公司會議及接待管理規(guī)定、目的為規(guī)范公司會議管理，保障會議質(zhì)量，降低管理成本，特制會議及接待管 理制度。二、會議類別會議類別分公司內(nèi)部會議和公司外部會議，其中公司外部會議包括主辦、 承辦、參加三種類型。(-)公司內(nèi)部會議1、總經(jīng)理辦公會(1) 總經(jīng)理辦公會是由總經(jīng)理本人或委托人定期召開的工作例會。(2) 參加人員為總經(jīng)理層、總經(jīng)理辦公室、企業(yè)管理部及相關(guān)的部門負(fù)責(zé) 人。(3) 時間原則上定為每周曰下午。2、部門經(jīng)理例會(1) 部門經(jīng)理例會由公司層面組織的部門會議。(2) 會議由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)主持。參加人

2、員為總經(jīng)理層、各部門負(fù)責(zé)人(負(fù)責(zé)人出差時由部門行政主管或指定代理人參會)。(3) 會議紀(jì)要由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整理，經(jīng)主管總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn) 后在公司OA上發(fā)布，會議紀(jì)要在總經(jīng)理辦公室存檔。3、部門例會(1) 部門例會是由各部門負(fù)責(zé)人定期召開的工作例會。(2) 例會時間由各部門根據(jù)部門工作開展合理安排，原則上每半月召開一 次。(3) 會議紀(jì)要由各部門行政肋理負(fù)責(zé)整理，每月28曰之前報總經(jīng)理辦公 室存檔。4、項目相關(guān)會議(1) 項目組內(nèi)部會議。項目經(jīng)理根據(jù)需要，主持召開項目組內(nèi)部會議，由 項目經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要。會議紀(jì)要由各自部門負(fù)責(zé)存檔備查。(2) 與客戶溝通的相關(guān)會議。項目組與客

3、戶進行溝通或匯報項目的工作情 況時，由項目經(jīng)理或項目組指定人員記錄客戶的意見，并形成會議紀(jì)要，由客 戶簽字確認(rèn)后提交企業(yè)管理部存檔，同時報送主管總經(jīng)理。(3) 對于公司組織召開項目評審會議及驗收會議，由企業(yè)管理部組織召 開。項目管理員或項目經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要，并于次曰呈會議主持 人員，經(jīng)審批后在項目中存檔。(4) 對于聘請外部專家召開的項目評審會，由項目負(fù)責(zé)人組織召開。由項 目管理員或項目經(jīng)理指定人員記錄會議紀(jì)要，并于次曰呈會議主持人員，經(jīng)審 批后在項目中存檔。5、公司大會公司大會為公司層面董事會、全體員工大會等公司規(guī)模會議，會議安排由 總經(jīng)理辦公室或企業(yè)管理部統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。(-)公司外

4、部會議由公司主辦、承辦的外部會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，具體由市場營銷 部負(fù)責(zé)組織會議的準(zhǔn)備與接待工作，會議紀(jì)要與會議材料由專人提交企業(yè) 管理部存檔，對于公司派出參加的外部會議，參會人員在會議結(jié)束后將會議 紀(jì)要（會議影音材料）和資料交企業(yè)管理部存檔。二、會議的準(zhǔn)備1、所有會議主持人和參會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括會議室準(zhǔn) 備、會議議程、發(fā)言要點、會議所需材料、會議決定草案、通知與會人等）。2、參會人員準(zhǔn)時參加會議并簽到，手機保持振動狀態(tài)，不得由于接聽電話 而影響他人。3、會議涉及機密事件，所有與會者要執(zhí)行保密制度，不得外傳泄密，否則 按公司有關(guān)規(guī)定處理。4、會議形成的決議應(yīng)由會務(wù)負(fù)責(zé)人

5、責(zé)成專人及時書面或者口頭通知有關(guān)執(zhí) 行部門，并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實情況。三、會議記錄1、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄"的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原 則及會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。2、會議記錄員應(yīng)遵守的規(guī)定（1）做好會議的考勤記錄，填寫參加會議人員簽到表（見附件3）, 根據(jù)會議內(nèi)容整理會議紀(jì)要。（2）會議紀(jì)要整潔、清晰，在記錄中要注明“待解決內(nèi)容"和“會議決 定”等字樣。（3）會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束兩個工作曰內(nèi)呈報會議主持人審核簽名。四、會議費用管理1、涉及到費用的會議，會議組織方需提供會議用款申請表（見附件2）.經(jīng)批準(zhǔn)后從財務(wù)領(lǐng)取備用金，會議結(jié)束三個工作曰內(nèi)

6、，提供會議申報 表（見附件6）,對費用情況進行詳細(xì)說明，履行報銷手續(xù)。2、會議組織方嚴(yán)格遵守各項費用開支標(biāo)準(zhǔn)，不得有瞞報、漏報的行為，會 議的各類費用開支標(biāo)準(zhǔn)見附件6。五、會議的成果管理會議結(jié)束兩個工作曰內(nèi)，會議紀(jì)要與相關(guān)資料交企業(yè)管理部存檔，若 有錄音文件要一并存檔。會議紀(jì)要由企業(yè)管理部上傳公司OA,方便員工 知識共享。六、會議接待1、接待管理：總經(jīng)理辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，了解來賓基本 情況確定接待方式。必要時由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，會議接待成立會務(wù)組，填報會議任務(wù)單（見附件1）確定會務(wù)組負(fù)責(zé)人，項目會議會務(wù)組負(fù)責(zé)人原則 上由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理扌日任，其他由辦公室負(fù)責(zé)安排，會務(wù)組

7、負(fù)責(zé)人依據(jù)實際情況 填報客戶接待計劃表和會議接待計劃表，統(tǒng)籌會務(wù)組其他人員的安 排。每次會議結(jié)束后，由會務(wù)組負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理辦公室對會務(wù)人員表現(xiàn)進行考 核打分，填報會務(wù)考核打分表（見附件7）,考核結(jié)果作為薪資、職位與 獎金調(diào)整的重要參考。2、接待禮儀:(1) 儀表：面容清潔，衣著得體。(2) 舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。(3) 言語：語氣溫和、禮貌文雅。(4) 態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。(5) 迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機 場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。(6) 接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋 中。(7) 過走廊時：通常走在客人的右

8、前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步， 轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請"。(8) 進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。(9) 座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后 同事。(10) 送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客 人遠(yuǎn)去，方可離開。本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件1會議任務(wù)單會議名稱會務(wù)組負(fù)責(zé)人時間地點會議內(nèi)容5范圍會務(wù)組成員及職責(zé)總經(jīng)理辦公室（市場營銷部）意見公司總經(jīng)理層意見附件2：用款申請表會議名稱申請人時間金額參會人員及職責(zé)說明會議用款情況說明及預(yù)算 部門經(jīng)理：總經(jīng)理辦公室（市場營銷部）意見公司總經(jīng)理層附件3 :會參加會議人員簽到表序號姓名單位簽字12345678910附件4：專家組名單表序鑒定會職務(wù)姓名工作單位現(xiàn)從事專 業(yè)職稱聯(lián)系方式12345附件5 :專家咨詢費發(fā)放表姓名身份證號咨詢費金額/元代扣營業(yè)稅 /元代扣所得稅/元實發(fā)金 額簽名合計批準(zhǔn)：審核：制表:附件8：會議申報表會議名稱會議主要議 題與會總?cè)藬?shù)會議時間至經(jīng)費來源費用項目單人標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)天數(shù)金額辦公費伙食費住宿費交通費租會議室會議資料費其他費用合計主辦部門負(fù)責(zé)人辦公室審核財務(wù)部審核總經(jīng)理審批會務(wù)考核打分表內(nèi)容得分說明（2分及以下請說