企業(yè)電子文檔管理辦法

1、電子文檔管理辦法1 總則1.1 為了規(guī)范公司電子文件的歸檔與管理，建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的公司電子檔案管理體系，保障公司電子文件和電子檔案的安全保管與有效利用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法、國(guó)家檔案局令第6號(hào)電子公文歸檔管理暫行辦法、國(guó)標(biāo)GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范及行標(biāo)CJJ/T117-2007建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范等有關(guān)法規(guī)，特制定本辦法。1.2 本辦法適用于全公司范圍內(nèi)的電子文檔管理。1.3 公司電子文檔管理除執(zhí)行本辦法外，尚應(yīng)執(zhí)行國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2 術(shù)語(yǔ)2.1 電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶

2、、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2.2 施工工程電子文件：在工程施工過(guò)程中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。施工工程電子文件主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件。2.3 歸檔電子文件：是指在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生并具有保存價(jià)值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)的過(guò)程。2.4 電子文件的邏輯歸檔：指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)

3、程。2.5 電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。2.6 電子文件的真實(shí)性：指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成的原始狀況一致。2.7 電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。2.8 電子文件的有效性：指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。2.9 背景信息：指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。2.10 元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和

4、軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。2.11 定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起草文件時(shí)形成的最后一稿電子文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價(jià)值，收集時(shí)需落實(shí)必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。對(duì)特別重要文件的歷次草稿需要保存時(shí)，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識(shí)加以區(qū)別。2.12 正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標(biāo)識(shí)應(yīng)以正式文件文號(hào)注明。2.13 文本文件：用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT

5、、NSF為通用格式。2.14 圖像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。2.15 圖形文件：采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴(lài)性、易修改性等問(wèn)題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。2.16 影像文件：用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技

6、術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要?dú)w檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。2.17 聲音文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。2.18 超媒體鏈接文件：用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。2.19 數(shù)據(jù)庫(kù)文件：用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫(kù)文件以DBF、XLS文件為通用格式。2.20 計(jì)算機(jī)程序：計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等。3 電子文件管理體制和職責(zé)3.1 電子文件歸檔管理歸公司檔案室負(fù)責(zé)，解決實(shí)際問(wèn)題,為電子

7、檔案的保管、查驗(yàn)、復(fù)制等提供支持。3.2 電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理與歸檔等工作，由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)，將電子文件的整理歸檔工作納入電子文件承辦人的崗位職責(zé)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。3.3 建立由網(wǎng)絡(luò)管理和技術(shù)人員負(fù)責(zé)審核的電子文件的有效性管理制度。3.4 根據(jù)電子文件的類(lèi)型和特點(diǎn)注明文件格式、時(shí)間、軟硬件環(huán)境、格式等相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)。保證歸檔電子文件的質(zhì)量。歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。3.5 對(duì)于加密電子文件，應(yīng)當(dāng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng)當(dāng)將其解密程序同時(shí)歸檔。3.6 網(wǎng)管部門(mén)每年四月對(duì)檔案室

8、備份的電子文件進(jìn)行抽樣讀取檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施，并根據(jù)軟硬件升級(jí)換代情況，適時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移作業(yè)。3.7 歸檔電子文件與其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案管理人員要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)和電子文檔管理的操作技能，利用歸檔的電子文檔，積極開(kāi)展檔案編研和服務(wù)利用等工作。4 電子文件收集、積累1 .1收集積累的范圍1.1.1 凡是在公司管理中反映主要職能活動(dòng)，包括文書(shū)和業(yè)務(wù)工作在內(nèi)的電子文件，以及相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等都屬于電子文件的收集范圍。1.1.2 凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于公司建設(shè)工程電子

9、文件的收集范圍。各類(lèi)建設(shè)工程電子文件的具體收集范圍應(yīng)符合現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328的有關(guān)規(guī)定。1.1.3 公司電子文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。施工工程電子文件內(nèi)容必須與工程實(shí)際相復(fù)核，且內(nèi)容及其深度必須復(fù)核國(guó)家有關(guān)工程施工、監(jiān)理、測(cè)量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。1.1.4 記錄重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)當(dāng)保留。正式文件是紙質(zhì)的，應(yīng)將紙質(zhì)文件與數(shù)字化后的電子文件一同保存。1.1.5 凡是屬于收集積累范圍的電子文件，收集積累時(shí)均應(yīng)進(jìn)行登記，填寫(xiě)電子文件登記表。1.1.6 在電子文件的形成和處理過(guò)程中，如需改動(dòng)，應(yīng)填寫(xiě)電子

10、文件更換記錄表。1.1.7 應(yīng)定期（每季度）備份施工工程電子文件，并應(yīng)存儲(chǔ)與能夠脫機(jī)保存的載體上。對(duì)于多年才能完成的項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行分段積累，一年拷貝一次。1.1.8 收集電子文件時(shí)，應(yīng)該注明電子文件的存儲(chǔ)格式及其軟、硬件環(huán)境。公司檔案室應(yīng)當(dāng)保留各種通用格式電子文件的處理軟件、資料及其軟、硬件環(huán)境。電子文件原則上要轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)當(dāng)連同專(zhuān)用軟件一并收集。1.1.9 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的，與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等，應(yīng)當(dāng)與電子文件一同收集。1.1.10 套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套

11、用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。1.1.11 電子文件在形成、接收時(shí)就要制作備份（一式三份）。4 .2收集積累的電子文件類(lèi)型4.1.1 電子文件稿本電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。4.1.2 電子文件信息類(lèi)型要收集積累的電子文件類(lèi)型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)文件。對(duì)用專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，若不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則用連同專(zhuān)用軟件一并收集歸檔。4.1.3 電子文件載體類(lèi)型目前主要有移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等介質(zhì)的載體類(lèi)型。4.1.4 電子文件的登記1）每份電子文件均應(yīng)當(dāng)在電子文件登記表2

12、）電子文件登記表應(yīng)當(dāng)與電子文件同時(shí)保存。3）電子文件稿本代碼：M草稿性電子文件；U定稿電子文件；F正式電子文件。4）電子文件類(lèi)別代碼：T文本文件；I圖像文件；G圖形文件；V影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈結(jié)文件；P程序文件；D數(shù)據(jù)文件。5電子文件的歸檔5.1 電子文件鑒定5.1.1 電子文件在歸檔前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容：確定歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定電子文件的密級(jí)、歸檔范圍和保管期限。5.1.2 集中歸檔的電子文件，歸檔前應(yīng)當(dāng)由文件形成部門(mén)按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表

13、；5.1.3 電子文件保管期限和密級(jí)的劃分，參照公司關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件信息的保管期限一致。5.2 歸檔時(shí)間、方法及歸檔步驟5.2.1 電子文件按照紙質(zhì)文件歸檔的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。5.2.2 電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。5.2.3 電子文件的歸檔，按照歸檔分類(lèi)方案所設(shè)置的鑒定標(biāo)識(shí)（歸檔分類(lèi)代碼）進(jìn)行。5.2.4 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標(biāo)簽，注明載體序號(hào)、檔號(hào)、密級(jí)、存入日期等內(nèi)容，歸檔后的電子文件

14、的載體應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。5.2.5 特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。5.2.6 相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件以及其他說(shuō)明等應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔，并將電子文件的檔案號(hào)返登入電子文件登記表。5.2.7 對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，將機(jī)讀目錄與相應(yīng)的電子文件存儲(chǔ)同一載體中，同時(shí)載體中存儲(chǔ)的歸檔文件名應(yīng)當(dāng)與機(jī)讀目錄名稱(chēng)一致。5.2.8 歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應(yīng)當(dāng)將存有歸檔前電子文件的載體保存1年。5.2.9 電子文件的著錄應(yīng)當(dāng)參照檔案著錄規(guī)則（DA/T18）進(jìn)行著錄，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)

15、據(jù)等其他標(biāo)識(shí)，并按歸檔文件整理規(guī)則（DAT22）規(guī)定的格式打印紙質(zhì)目錄。5.2.10 歸檔步驟電子文件的歸檔可分為兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)歸檔的電子文件先做邏輯歸檔，然后每隔半年完成物理歸檔。1）邏輯歸檔：具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、有嚴(yán)密的安全管理措施以及對(duì)內(nèi)容重要的電子文件制作了紙質(zhì)版本的部門(mén)，可以直接向檔案室實(shí)施邏輯歸檔，基本要求是：a.電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標(biāo)識(shí)。b.檔案室要會(huì)同各部門(mén)設(shè)定查詢(xún)歸檔電子文件的權(quán)限。c.網(wǎng)絡(luò)管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取雙機(jī)備份等可靠的備份措施。d.歸檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行

16、過(guò)程的背景信息及元數(shù)據(jù)。e扃域網(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時(shí)，要確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。f.電子文件歸檔后，檔案人員要及時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。g.各部門(mén)設(shè)備更新時(shí)要及時(shí)做好數(shù)據(jù)向新設(shè)備的轉(zhuǎn)換工作，做好數(shù)據(jù)更新記錄，將轉(zhuǎn)換后的新數(shù)據(jù)向檔案室移交歸檔。2）物理歸檔：檔案部門(mén)應(yīng)在每年半年將已邏輯歸檔的電子文件分門(mén)別類(lèi)地制作成光盤(pán)，并制作相應(yīng)的歸檔電子文件登記表一式兩份，待各歸檔部門(mén)確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽署，以實(shí)現(xiàn)物理歸檔。物理歸檔的基本要求是：a.電子文件承辦人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍，在電子文件產(chǎn)生時(shí)就對(duì)應(yīng)歸檔電子文件標(biāo)注一定的標(biāo)記（文件題名、形成日期、編號(hào)等）。

17、b.公司及分公司相關(guān)部門(mén)辦理完畢的電子文件，實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，每隔半年完成物理歸檔。物理歸檔的電子文件仍要在部門(mén)保留一年后方可銷(xiāo)毀。c.特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時(shí)應(yīng)在存儲(chǔ)載體上同時(shí)備份相應(yīng)查看軟件。對(duì)用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)字段名為非漢字的結(jié)構(gòu)歸檔時(shí)應(yīng)附數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)說(shuō)明書(shū)，標(biāo)明每個(gè)字段的漢字名稱(chēng)；如記錄內(nèi)容用代碼表示的應(yīng)全部轉(zhuǎn)換為漢字表示，以確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息的可利用性。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。6歸檔電子文件的移交、接收、保管、

18、利用與統(tǒng)計(jì)、分析6.1 歸檔電子文件的移交電子文件的形成部門(mén)在每年三月底前將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向檔案室移交歸檔，數(shù)據(jù)庫(kù)文件按季度向檔案室移交歸檔。6.2 接收檢驗(yàn)檔案室應(yīng)對(duì)已歸檔的電子文件的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率必須達(dá)到100%。檢驗(yàn)項(xiàng)目如下：1）載體有無(wú)劃痕，是否清潔；2）有無(wú)病毒；3）核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；4）核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；5）對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。6.3 移交手續(xù)和保管要求6.3.1 檔案室驗(yàn)收合格，完成歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表的填寫(xiě)、簽字和蓋章

19、等環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成部門(mén)，一份由檔案室自存。6.3.2 歸檔電子文件的保管除應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)當(dāng)符合下列條件：1）歸檔載體應(yīng)當(dāng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2）單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。3）存放時(shí)應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。4）環(huán)境溫度選定范圍：17c20C；相對(duì)濕度選定范圍：35%45%。6.4 有效性保證6.4.1 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)當(dāng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；對(duì)于不兼容的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿(mǎn)后，可擦寫(xiě)載體擦除后可以重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體按保密要求處置。6.4.2 磁性載體每滿(mǎn)

20、2年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不得低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。6.4.3 對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不得少于4年。6.4.4 檔案室應(yīng)當(dāng)在檢驗(yàn)完成后將結(jié)果填入歸檔電子文件管理登記表。6.5 電子文件的遷移6.5.1 系統(tǒng)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充、應(yīng)用軟件升級(jí)或者改變時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫(xiě)歸檔電子文件遷移登記表。6.5.2 遷移之前必須做數(shù)據(jù)備份。6.5.3 保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。6.6 電子文件的利用6.6.1 歸檔電子文件的封存載體不外借。未經(jīng)審批同意，任何單位或者個(gè)人不允許擅自復(fù)制電子文件。6.6.2 利用電子文件應(yīng)當(dāng)使用拷貝件。6.6.3 具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定。6.6.4 利用電子文件不得超出紙質(zhì)文件相應(yīng)的權(quán)限規(guī)定范圍。6.7 歸檔電子文件的鑒定銷(xiāo)毀6.7.1 歸檔電子文件的鑒定銷(xiāo)毀，參照紙質(zhì)檔案鑒