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文檔簡介
1、合同簽訂流程及管理辦法為規(guī)范公司合同簽訂,履行和付款程序,并最大限度的避免風(fēng)險,綜合管理 部起草以下合同管理和簽訂程序,本辦法適用于公司簽署的所有業(yè)務(wù)類合同的管 理,不適用于勞動合同等其他類合同的管理。一、合同簽訂審核流程1、公司業(yè)務(wù)人員負責參與合同談判,各部門領(lǐng)導(dǎo)人參加對合同履行的 評審,一致通過后,由公司業(yè)務(wù)人員對綜合管理部提供本次合同的基本信息:A、合同類別(書目數(shù)據(jù)服務(wù)協(xié)議、館藏數(shù)據(jù)服務(wù)協(xié)議、歷年數(shù)據(jù)服 務(wù)協(xié)議、信息合作協(xié)議、其他)B、合同生效、截止日期C、合同總金額、付款方式及付款時間D開票信息、開票時間E、對方公司及聯(lián)絡(luò)人信息(公司全稱、公司地址、公司電話及傳真 號碼;聯(lián)絡(luò)人姓名、
2、QQ號、郵箱、電話等)2、綜合管理部合同專員依據(jù)基本信息編寫合同初稿并提交經(jīng)理室審閱。3、由經(jīng)理室審閱后批示,綜合管理部依據(jù)批示進行合同初稿的修改。4、綜合管理部在經(jīng)理室批示下修改合同并通過經(jīng)理室確認后,將合同 復(fù)稿提供給業(yè)務(wù)員。5、業(yè)務(wù)員在與對方公司聯(lián)系人討論合同復(fù)稿內(nèi)容后,收集對方意見, 達成共識。6業(yè)務(wù)員將雙方意見報與綜合管理部,后者進行復(fù)稿修改并交于經(jīng)理 室審閱,若經(jīng)理室無新批示,則此稿為合同定稿;若經(jīng)理室有新的批示或存 疑,則返回步驟3重新開始,直至定稿。7、綜合管理部打印合同定稿,提交蓋章流程。二、合同應(yīng)做到內(nèi)容合法、條款齊全、文字清楚、表述規(guī)范、權(quán)利義務(wù)和違 約責任明確、期限和數(shù)
3、字準確,應(yīng)包括:1、合同名稱;2、甲乙方名稱及地址,負責人聯(lián)系方式;3、甲乙方法人代表或其合法代理人簽字、公司公章或合同專用章;4、合同簽訂日期;5、合同內(nèi)容;6、合同生效、截止時間;7、合同價款;8、履約方式、地點、時間;9、違約責任(甲乙方權(quán)利和義務(wù));10、生效、失效條件;11、爭議解決的方法;12、合同的份數(shù)及附件;13、保密條款(視合同性質(zhì)需要)14、合同負責或主辦部門填寫合同審批單15、合同審批原則上應(yīng)按順序依次執(zhí)行, 遇特殊情況下可臨時調(diào)整次序, 但 必須征得次序變動影響的下一會簽人的同意。三、合同的簽署和蓋章1、合同原則上由對方先簽字蓋章;合同按照規(guī)定審批順序全部完成后,由綜合
4、管理部按照審批意見和即將最終 簽字/蓋章的合同文本對照,有添加或需要修改的及時更正,確認無誤后,按照 公司印章使用管理規(guī)定辦理簽字蓋章手續(xù);2、合同存檔、備案:合同一式肆份,合同正本原件甲乙雙方各執(zhí)貳份,在簽訂一周內(nèi),我方合同由綜合管理部上交總經(jīng)辦一份,并內(nèi)部留檔一份;(原則上合同原件嚴禁外借,項目報建、報批除外)3、合同執(zhí)行過程中,合約部門應(yīng)及時對合同履行情況進行監(jiān)督檢查,并定 期對合同執(zhí)行情況進行分析,做到心中有數(shù);5、原則上公司不辦理先建設(shè)后補合同的程序。四、合同變更、轉(zhuǎn)讓及解除必須采用書面形式:1、變更合同范圍和付款條件,轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)、解除合同的應(yīng)采用補充合同 的形式;2、變更、轉(zhuǎn)讓或解除后合同執(zhí)行部門應(yīng)在一周內(nèi)完成修改存檔和通知,方式和范圍同合同存檔、備案的相關(guān)規(guī)定。各部門應(yīng)對原合同文本進行標示,以免 錯誤的執(zhí)行原合同。
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