商品監(jiān)控管理制度

1、第一節(jié) 商品監(jiān)控管理制度（財(cái)務(wù)篇）摘自永 2004財(cái)（規(guī)）字第 04009 號(hào)為了作好商品進(jìn)、銷、存的管理工作，加強(qiáng)對(duì)存貨的分析，提高 商品和資金的周轉(zhuǎn)速度， 降低商品的物流費(fèi)用及資金成本， 減少存貨 及資金的積壓，提高流動(dòng)資金的使用效率，特制定本管理制度。 一、相關(guān)人員崗位職責(zé)（ 一 ） 財(cái)務(wù)經(jīng)理1、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、安排財(cái)務(wù)人員參與每月規(guī)定的商品盤點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì) 商品的監(jiān)督。2、對(duì)分公司所有商品實(shí)施監(jiān)控，確保公司每月盤點(diǎn)的商品數(shù)據(jù) 準(zhǔn)確、真實(shí)。3、督促存貨管理員履行工作職責(zé)， 按時(shí)上報(bào)商品盤點(diǎn)差異報(bào)告。4、與分公司總經(jīng)理、物流、營銷部門協(xié)調(diào)，作好商品盤點(diǎn)差異的 分析、處理工作，并根據(jù)審批后的盤點(diǎn)差異匯

2、總表及時(shí)進(jìn) 行待處理財(cái)產(chǎn)損益處理。5、加強(qiáng)商品制度的建設(shè)與檢查工作，作好對(duì)相關(guān)崗位人員的業(yè) 務(wù)培訓(xùn)工作。6、作好新開門店商品流轉(zhuǎn)的指導(dǎo)工作，監(jiān)控好已關(guān)閉門店的財(cái)務(wù)與ERP處理情況。7、對(duì)于不及時(shí) 向財(cái)務(wù)管理中心 匯報(bào)盤點(diǎn)結(jié)果或盤點(diǎn)差異數(shù)據(jù)不準(zhǔn) 確給公司造成損失，由財(cái)務(wù)經(jīng)理承擔(dān)相應(yīng)損失；分公司的盤點(diǎn) 數(shù)據(jù)的真實(shí)性由財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)確認(rèn)。8、每月盤點(diǎn)后結(jié)合盤點(diǎn)日系統(tǒng)庫存總額與財(cái)務(wù)庫存商品總額進(jìn)行 分析，并根據(jù)差異情況及時(shí)查找原因、及時(shí)調(diào)整。9、根據(jù)庫存管理員提供的庫存商品狀況分析， 及時(shí)要求營銷部經(jīng) 理處理滯銷機(jī)、殘次機(jī)、壞機(jī)，并監(jiān)控處理進(jìn)度。（ 二 ） 存貨管理員1、加強(qiáng)商品的基礎(chǔ)管理工作，作好商品

3、管理的制度制定、執(zhí)行、 檢查工作。2、商品監(jiān)控員負(fù)責(zé)對(duì)分公司所有門店及總倉的商品監(jiān)控，每月30 或 31 日監(jiān)督門店及總倉是否按照正常流程進(jìn)行盤點(diǎn)。檢查每 月30日或31日的ERP庫存數(shù)據(jù)與用友財(cái)務(wù)帳庫存商品進(jìn)行核對(duì)， 找出差異原因，并進(jìn)行調(diào)整。備份每月最后一天的ERP庫存數(shù)據(jù), 便于查找差異。3、每月 6 號(hào)前向財(cái)務(wù)管理中心交上月分公司的盤點(diǎn)差異匯總 表，并按盤點(diǎn)差異管理制度要求填報(bào)相關(guān)項(xiàng)目及內(nèi)容。每 月進(jìn)行庫存商品分析，整理滯銷機(jī)、殘次機(jī)、壞機(jī)的數(shù)量，及 時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理。4、監(jiān)督檢查分公司商品臺(tái)賬操作規(guī)范的執(zhí)行情況， 監(jiān)督檢查分公 司臺(tái)賬以及會(huì)計(jì)商品核算制度的執(zhí)行情況，配合會(huì)計(jì)核算部完善

4、商品的核算工作。5、每月在財(cái)務(wù)賬上查詢相關(guān)責(zé)任人是否上交個(gè)人賠款， 及時(shí)向財(cái) 務(wù)經(jīng)理匯報(bào)沒有上交個(gè)人賠款人員的名單。6、每月到門店檢查保管帳是否建立健全，ERP呆管帳和倉管實(shí)物 是否相符，不少于兩次并形成書面記錄。7、加強(qiáng)對(duì)商品庫存結(jié)構(gòu)的分析，加強(qiáng)對(duì)滯銷商品的管理，減少庫 存積壓，提高資金的使用效率。8、商品監(jiān)控員負(fù)責(zé)差異匯總報(bào)表的填制并上交分公司人事行政 部，監(jiān)控處理結(jié)果；9、分析分公司門店每月盤點(diǎn)差異， 及時(shí)處理， 處理分公司門店每 月盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析， 并負(fù)責(zé)提出處理意見和提請(qǐng)審批及負(fù)責(zé)執(zhí) 行實(shí)施的跟蹤。（三）門店財(cái)務(wù)主管1、每周對(duì)主要商品進(jìn)行抽盤并留下書面記錄。2、每月監(jiān)督門店盤點(diǎn)工作

5、是否正常開展， 及時(shí)向分公司財(cái)務(wù)部匯 報(bào)門店商品管理的情況。3、每月匯總整理門店盤點(diǎn)差異匯總表 ，并將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)盤 數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保差異數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4、盤點(diǎn)結(jié)束按時(shí)將盤點(diǎn)差異匯總表交給門店經(jīng)理審核后報(bào) 分公司物流部經(jīng)理。5、監(jiān)控門店商品流轉(zhuǎn)是否按照總部和公司的規(guī)范要求進(jìn)行操作， 監(jiān)控商品流轉(zhuǎn)過程 中手續(xù)的健全性。6、及時(shí)把運(yùn)輸單在電腦中勾對(duì)，核對(duì)在途商品與集中配送商品， 對(duì)長(zhǎng)期在途商品應(yīng)聯(lián)系相關(guān)部門人員，保證商品的安全完整。7、妥善保管每月門店簽字齊全的商品盤點(diǎn)資料， 應(yīng)包含盤點(diǎn)封面、紙片、盤點(diǎn)差異表。8、監(jiān)督門店建立贈(zèng)品手工帳和手機(jī)卡保管帳， 每月進(jìn)行兩次抽查 并形成書面記錄。、商品監(jiān)

6、控管理規(guī)定（ 一 ） 進(jìn)貨監(jiān)控1、每月抽查門店和配送中心進(jìn)貨訂單與實(shí)物貨物之間是否存在差 異，單據(jù)填寫是否正確，進(jìn)貨記錄是否填寫齊全，并與倉管保管 帳進(jìn)行核對(duì)檢查。2、每月核對(duì)ERP進(jìn)貨金額和財(cái)務(wù)商品采購帳，并對(duì)出現(xiàn)的差異進(jìn)行分析，查找原因，進(jìn)行處理。3、定期監(jiān)控ERP丁單進(jìn)貨單價(jià)與發(fā)票單價(jià)之間的差異是否及時(shí)、 完整地在ERP或財(cái)務(wù)系統(tǒng)中及時(shí)進(jìn)行了調(diào)整，避免對(duì)當(dāng)期成本進(jìn) 行影響。4、每月分析當(dāng)期進(jìn)貨與上期、 去年同期之間的差異原因， 并根據(jù)公司庫存提出合理的控制建議。（ 二） 銷售監(jiān)控1、 月末對(duì)已開票未提貨、聯(lián)銷、代銷商品進(jìn)行監(jiān)控，分析ERP 保管帳與存貨帳之間存在差異的原因，以及影響金額。

7、2、 每月清理分公司與分公司之間的內(nèi)部調(diào)撥商品， 同往來組一道 要求雙方公司及時(shí)對(duì)帳， 對(duì)出現(xiàn)的差異及時(shí)查找原因， 并按照往 來對(duì)帳管理制度要求進(jìn)行處理。（ 三 ） 退換貨監(jiān)控1、每月對(duì)門店和配送中心商品的退貨和換貨流程進(jìn)行監(jiān)控， 檢查 其是否按總部或公司要求流程操作， 檢查退貨單是否經(jīng)供應(yīng)商簽 字確認(rèn)。2、門店和配送中心應(yīng)在ERP系統(tǒng)建立壞機(jī)庫，庫存管理員和財(cái)務(wù)主管應(yīng)檢查倉管是否將所有壞機(jī)錄入 ERP系統(tǒng)，并進(jìn)行帳實(shí)核 對(duì)。3、檢查門店和配送中心是否建立壞機(jī)、 滯銷機(jī)登記卡， 并注有進(jìn)庫時(shí)間、原因、批準(zhǔn)人等信息，作好商品進(jìn)出庫單據(jù)簽收手續(xù)。（ 四 ） 庫存監(jiān)控1、庫存管理管理員和財(cái)務(wù)主管每月

8、參與商品的盤點(diǎn)，并嚴(yán)格按照公司下發(fā)的盤點(diǎn)制度要求對(duì)整個(gè)盤點(diǎn)過程的真實(shí)性、 準(zhǔn)確性、 完 整性進(jìn)行監(jiān)控。2、每月及時(shí)處理商品盤點(diǎn)差異，并跟蹤處理結(jié)果。3、每月核對(duì)ERP與財(cái)務(wù)系統(tǒng)庫存金額，對(duì)出現(xiàn)的差異及時(shí)查找原因、并列出清理計(jì)劃。針對(duì)出現(xiàn)的差異按以下方法進(jìn)行核查：1）業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)金額不一致。 檢查業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)方案是否出 現(xiàn)錯(cuò)誤；出現(xiàn)操作人員手工調(diào)整現(xiàn)象；業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)出金額與財(cái)務(wù)轉(zhuǎn) 入金額是否存在差異。2）業(yè)務(wù)結(jié)算的邏輯日和財(cái)務(wù)憑證日期不一致。主要是統(tǒng)計(jì)區(qū)間產(chǎn)生的差異。3）業(yè)務(wù)傳票未轉(zhuǎn)為正式的財(cái)務(wù)憑證。4）有些財(cái)務(wù)憑證直接在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中填制， 沒有在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行操作。出現(xiàn)此種情況應(yīng)先核對(duì)余額，再核對(duì)

9、發(fā)生額；ERP中核對(duì)的每月系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)后進(jìn)行核對(duì)。（ 五 ） 庫存分析1、每月 6 號(hào)向財(cái)務(wù)管理中心報(bào)送庫存狀況表和庫存周轉(zhuǎn) 表。2、門店倉儲(chǔ)主管每旬（每月 10 日、20 日、30 日）填報(bào)門店退 殘旬報(bào)表，如實(shí)填寫退貨產(chǎn)品型號(hào)、 退貨原因、 殘次狀況（外 傷、全損、產(chǎn)品質(zhì)量等） 、退貨日期等情況，交財(cái)務(wù)主管審核 后報(bào)分公司庫存管理員。3、庫存管理員將門店退殘旬報(bào)表審核后填制門店退殘商品 處理反饋表交財(cái)務(wù)經(jīng)理，由財(cái)務(wù)經(jīng)理與總經(jīng)理、營銷、物流 部經(jīng)理對(duì)滯銷商品、 壞機(jī)、殘次機(jī)進(jìn)行分析， 并提出清理原因、 清理方式（調(diào)撥、降價(jià)、主力推銷、退供應(yīng)商等） ，規(guī)定最后 清理期限、清理責(zé)任人等后下發(fā)到各門店

10、執(zhí)行。庫存管理員將 相關(guān)部門責(zé)任人簽字后門店退殘商品處理反饋表傳真至財(cái) 務(wù)管理中心，財(cái)務(wù)管理中心庫存管理專員定期對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行 檢查。（ 六 ） 在途商品監(jiān)控1、每周在系統(tǒng)中檢查調(diào)撥商品是否及時(shí)進(jìn)行了清理， 對(duì)于在途時(shí) 間超過 10 天的應(yīng)及時(shí)查找原因、及時(shí)處理。2、 每周檢查門店調(diào)出商品總倉配送中心是否及時(shí)進(jìn)行了驗(yàn)收，對(duì) 于超過 10 天未驗(yàn)收的應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)處理，要求進(jìn)行驗(yàn)收，辦理相關(guān)手續(xù)。3、每周檢查門店商品調(diào)撥是否根據(jù)調(diào)撥單及時(shí)入帳， 對(duì)于開出的 調(diào)撥單超過 3 天未入帳，應(yīng)要求立即入帳。4、每周廠家直送商品業(yè)務(wù)訂單是否及時(shí)進(jìn)行了勾對(duì)，對(duì)于超過2天仍未勾對(duì)的，應(yīng)要求說明原因，及時(shí)處理。三、

11、獎(jiǎng)懲規(guī)定1、沒有按規(guī)定時(shí)間向財(cái)務(wù)管理中心上報(bào)相關(guān)表格的，每遲延一天 罰款 50 元。2、調(diào)撥商品在途時(shí)間超過 10 天未進(jìn)行清理 , 對(duì)庫存管理員罰款 50 元。3、沒有根據(jù)公司商品管理制度制定適宜細(xì)則，對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng)理和庫存 管理員罰款 50 元。4、盤點(diǎn)差異確定的應(yīng)收賠款未在 30 天內(nèi)收回，對(duì)庫存管理員和 財(cái)務(wù)主管罰款 50 元。5、每月抽查倉管實(shí)物帳少于兩次并未留下記錄，對(duì)庫存管理員罰 款 50 元。6、上報(bào)的盤點(diǎn)差異匯總表未按商品串號(hào)、商品盤虧、商品盤 盈、商品被盜、前期遺留差異進(jìn)行分類填報(bào)，對(duì)庫存管理員罰 款 50 元。7、月未核對(duì)業(yè)務(wù)帳存貨金額同財(cái)務(wù)帳存貨金額不一致，對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng) 理和庫存管理員罰款 50 元。8、未及時(shí)處理滯銷商品、 壞機(jī)、殘次機(jī)的， 對(duì)總經(jīng)理、 財(cái)務(wù)經(jīng)理、 營銷經(jīng)理、物流經(jīng)理罰款 100 元。9、沒有在次月 5 日內(nèi)提供庫存商