商品監(jiān)控管理制度

1、第一節(jié) 商品監(jiān)控管理制度（財務篇）摘自永 2004財（規(guī)）字第 04009 號為了作好商品進、銷、存的管理工作，加強對存貨的分析，提高 商品和資金的周轉速度， 降低商品的物流費用及資金成本， 減少存貨 及資金的積壓，提高流動資金的使用效率，特制定本管理制度。 一、相關人員崗位職責（ 一 ） 財務經(jīng)理1、負責協(xié)調(diào)、安排財務人員參與每月規(guī)定的商品盤點，加強對 商品的監(jiān)督。2、對分公司所有商品實施監(jiān)控，確保公司每月盤點的商品數(shù)據(jù) 準確、真實。3、督促存貨管理員履行工作職責， 按時上報商品盤點差異報告。4、與分公司總經(jīng)理、物流、營銷部門協(xié)調(diào)，作好商品盤點差異的 分析、處理工作，并根據(jù)審批后的盤點差異匯

2、總表及時進 行待處理財產(chǎn)損益處理。5、加強商品制度的建設與檢查工作，作好對相關崗位人員的業(yè) 務培訓工作。6、作好新開門店商品流轉的指導工作，監(jiān)控好已關閉門店的財務與ERP處理情況。7、對于不及時 向財務管理中心 匯報盤點結果或盤點差異數(shù)據(jù)不準 確給公司造成損失，由財務經(jīng)理承擔相應損失；分公司的盤點 數(shù)據(jù)的真實性由財務經(jīng)理負責確認。8、每月盤點后結合盤點日系統(tǒng)庫存總額與財務庫存商品總額進行 分析，并根據(jù)差異情況及時查找原因、及時調(diào)整。9、根據(jù)庫存管理員提供的庫存商品狀況分析， 及時要求營銷部經(jīng) 理處理滯銷機、殘次機、壞機，并監(jiān)控處理進度。（ 二 ） 存貨管理員1、加強商品的基礎管理工作，作好商品

3、管理的制度制定、執(zhí)行、 檢查工作。2、商品監(jiān)控員負責對分公司所有門店及總倉的商品監(jiān)控，每月30 或 31 日監(jiān)督門店及總倉是否按照正常流程進行盤點。檢查每 月30日或31日的ERP庫存數(shù)據(jù)與用友財務帳庫存商品進行核對， 找出差異原因，并進行調(diào)整。備份每月最后一天的ERP庫存數(shù)據(jù), 便于查找差異。3、每月 6 號前向財務管理中心交上月分公司的盤點差異匯總 表，并按盤點差異管理制度要求填報相關項目及內(nèi)容。每 月進行庫存商品分析，整理滯銷機、殘次機、壞機的數(shù)量，及 時上報財務經(jīng)理。4、監(jiān)督檢查分公司商品臺賬操作規(guī)范的執(zhí)行情況， 監(jiān)督檢查分公 司臺賬以及會計商品核算制度的執(zhí)行情況，配合會計核算部完善

4、商品的核算工作。5、每月在財務賬上查詢相關責任人是否上交個人賠款， 及時向財 務經(jīng)理匯報沒有上交個人賠款人員的名單。6、每月到門店檢查保管帳是否建立健全，ERP呆管帳和倉管實物 是否相符，不少于兩次并形成書面記錄。7、加強對商品庫存結構的分析，加強對滯銷商品的管理，減少庫 存積壓，提高資金的使用效率。8、商品監(jiān)控員負責差異匯總報表的填制并上交分公司人事行政 部，監(jiān)控處理結果；9、分析分公司門店每月盤點差異， 及時處理， 處理分公司門店每 月盤點結果進行分析， 并負責提出處理意見和提請審批及負責執(zhí) 行實施的跟蹤。（三）門店財務主管1、每周對主要商品進行抽盤并留下書面記錄。2、每月監(jiān)督門店盤點工作

5、是否正常開展， 及時向分公司財務部匯 報門店商品管理的情況。3、每月匯總整理門店盤點差異匯總表 ，并將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實盤 數(shù)據(jù)進行核對，確保差異數(shù)據(jù)的準確性。4、盤點結束按時將盤點差異匯總表交給門店經(jīng)理審核后報 分公司物流部經(jīng)理。5、監(jiān)控門店商品流轉是否按照總部和公司的規(guī)范要求進行操作， 監(jiān)控商品流轉過程 中手續(xù)的健全性。6、及時把運輸單在電腦中勾對，核對在途商品與集中配送商品， 對長期在途商品應聯(lián)系相關部門人員，保證商品的安全完整。7、妥善保管每月門店簽字齊全的商品盤點資料， 應包含盤點封面、紙片、盤點差異表。8、監(jiān)督門店建立贈品手工帳和手機卡保管帳， 每月進行兩次抽查 并形成書面記錄。、商品監(jiān)

6、控管理規(guī)定（ 一 ） 進貨監(jiān)控1、每月抽查門店和配送中心進貨訂單與實物貨物之間是否存在差 異，單據(jù)填寫是否正確，進貨記錄是否填寫齊全，并與倉管保管 帳進行核對檢查。2、每月核對ERP進貨金額和財務商品采購帳，并對出現(xiàn)的差異進行分析，查找原因，進行處理。3、定期監(jiān)控ERP丁單進貨單價與發(fā)票單價之間的差異是否及時、 完整地在ERP或財務系統(tǒng)中及時進行了調(diào)整，避免對當期成本進 行影響。4、每月分析當期進貨與上期、 去年同期之間的差異原因， 并根據(jù)公司庫存提出合理的控制建議。（ 二） 銷售監(jiān)控1、 月末對已開票未提貨、聯(lián)銷、代銷商品進行監(jiān)控，分析ERP 保管帳與存貨帳之間存在差異的原因，以及影響金額。

7、2、 每月清理分公司與分公司之間的內(nèi)部調(diào)撥商品， 同往來組一道 要求雙方公司及時對帳， 對出現(xiàn)的差異及時查找原因， 并按照往 來對帳管理制度要求進行處理。（ 三 ） 退換貨監(jiān)控1、每月對門店和配送中心商品的退貨和換貨流程進行監(jiān)控， 檢查 其是否按總部或公司要求流程操作， 檢查退貨單是否經(jīng)供應商簽 字確認。2、門店和配送中心應在ERP系統(tǒng)建立壞機庫，庫存管理員和財務主管應檢查倉管是否將所有壞機錄入 ERP系統(tǒng)，并進行帳實核 對。3、檢查門店和配送中心是否建立壞機、 滯銷機登記卡， 并注有進庫時間、原因、批準人等信息，作好商品進出庫單據(jù)簽收手續(xù)。（ 四 ） 庫存監(jiān)控1、庫存管理管理員和財務主管每月

8、參與商品的盤點，并嚴格按照公司下發(fā)的盤點制度要求對整個盤點過程的真實性、 準確性、 完 整性進行監(jiān)控。2、每月及時處理商品盤點差異，并跟蹤處理結果。3、每月核對ERP與財務系統(tǒng)庫存金額，對出現(xiàn)的差異及時查找原因、并列出清理計劃。針對出現(xiàn)的差異按以下方法進行核查：1）業(yè)務傳票轉財務金額不一致。 檢查業(yè)務轉財務結轉方案是否出 現(xiàn)錯誤；出現(xiàn)操作人員手工調(diào)整現(xiàn)象；業(yè)務轉出金額與財務轉 入金額是否存在差異。2）業(yè)務結算的邏輯日和財務憑證日期不一致。主要是統(tǒng)計區(qū)間產(chǎn)生的差異。3）業(yè)務傳票未轉為正式的財務憑證。4）有些財務憑證直接在財務系統(tǒng)中填制， 沒有在業(yè)務系統(tǒng)中進行操作。出現(xiàn)此種情況應先核對余額，再核對

9、發(fā)生額；ERP中核對的每月系統(tǒng)結轉后進行核對。（ 五 ） 庫存分析1、每月 6 號向財務管理中心報送庫存狀況表和庫存周轉 表。2、門店倉儲主管每旬（每月 10 日、20 日、30 日）填報門店退 殘旬報表，如實填寫退貨產(chǎn)品型號、 退貨原因、 殘次狀況（外 傷、全損、產(chǎn)品質(zhì)量等） 、退貨日期等情況，交財務主管審核 后報分公司庫存管理員。3、庫存管理員將門店退殘旬報表審核后填制門店退殘商品 處理反饋表交財務經(jīng)理，由財務經(jīng)理與總經(jīng)理、營銷、物流 部經(jīng)理對滯銷商品、 壞機、殘次機進行分析， 并提出清理原因、 清理方式（調(diào)撥、降價、主力推銷、退供應商等） ，規(guī)定最后 清理期限、清理責任人等后下發(fā)到各門店

10、執(zhí)行。庫存管理員將 相關部門責任人簽字后門店退殘商品處理反饋表傳真至財 務管理中心，財務管理中心庫存管理專員定期對處理結果進行 檢查。（ 六 ） 在途商品監(jiān)控1、每周在系統(tǒng)中檢查調(diào)撥商品是否及時進行了清理， 對于在途時 間超過 10 天的應及時查找原因、及時處理。2、 每周檢查門店調(diào)出商品總倉配送中心是否及時進行了驗收，對 于超過 10 天未驗收的應及時協(xié)調(diào)處理，要求進行驗收，辦理相關手續(xù)。3、每周檢查門店商品調(diào)撥是否根據(jù)調(diào)撥單及時入帳， 對于開出的 調(diào)撥單超過 3 天未入帳，應要求立即入帳。4、每周廠家直送商品業(yè)務訂單是否及時進行了勾對，對于超過2天仍未勾對的，應要求說明原因，及時處理。三、

11、獎懲規(guī)定1、沒有按規(guī)定時間向財務管理中心上報相關表格的，每遲延一天 罰款 50 元。2、調(diào)撥商品在途時間超過 10 天未進行清理 , 對庫存管理員罰款 50 元。3、沒有根據(jù)公司商品管理制度制定適宜細則，對財務經(jīng)理和庫存 管理員罰款 50 元。4、盤點差異確定的應收賠款未在 30 天內(nèi)收回，對庫存管理員和 財務主管罰款 50 元。5、每月抽查倉管實物帳少于兩次并未留下記錄，對庫存管理員罰 款 50 元。6、上報的盤點差異匯總表未按商品串號、商品盤虧、商品盤 盈、商品被盜、前期遺留差異進行分類填報，對庫存管理員罰 款 50 元。7、月未核對業(yè)務帳存貨金額同財務帳存貨金額不一致，對財務經(jīng) 理和庫存管理員罰款 50 元。8、未及時處理滯銷商品、 壞機、殘次機的， 對總經(jīng)理、 財務經(jīng)理、 營銷經(jīng)理、物流經(jīng)理罰款 100 元。9、沒有在次月 5 日內(nèi)提供庫存商