協(xié)同辦公成為超信息化的新思路

1、協(xié)同辦公成為超市信息化的新思路加入 WTO 以后，國際競爭在商業(yè)零售業(yè)特別是超市業(yè)態(tài)中的表現(xiàn)尤 為突出。沃爾瑪、家樂福、麥德龍等國際零售巨頭紛紛進入中國，并 憑借著他們豐富的運作經(jīng)驗、 頗具規(guī)模的經(jīng)營體系， 不斷擴大市場份 額，給國內(nèi)本土化的超市企業(yè)發(fā)展帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。 在嚴峻的現(xiàn)實 面前，通過信息化提高自身的市場競爭力是本土超市的必然選擇。 于 是，ERP、物流軟件受到追捧，相關(guān)項目紛紛在國內(nèi)超市上線。然而, 從華普等超市的實際情況看， 這些系統(tǒng)并沒有達到預(yù)期的效果。 超市 信息化建設(shè)效果為什么打折， 要從哪些方面努力才能提升信息化的效 果？華普超市的經(jīng)驗，也許會給我們一些啟發(fā)。信息化為何

2、沒效果從 1997 年進軍超市市場至今僅十年時間，華普超市（華普超市 有限公司）的發(fā)展取得了驕人的成績。其產(chǎn)業(yè)規(guī)模迅速增長，機構(gòu)規(guī) 模不斷擴大， 分部遍及全國各大都市， 已經(jīng)成為國內(nèi)零售領(lǐng)域的堅強 砥柱。隨著發(fā)展步伐越來越快，社會榮譽越增越多，華普超市得到的 并不是成正比的快樂，與之相反的是，成長的煩惱卻在與日俱增。其原有的管理模式無法滿足現(xiàn)在及將來發(fā)展的需求， 已經(jīng)成為企業(yè)蒸蒸 日上的桎梏。從華普的信息化狀況來看， 其信息化在企業(yè)運作上的運用已經(jīng)取 得了一定規(guī)模的發(fā)展具有廣域網(wǎng)的基礎(chǔ)，并購買了 ERP 和其它 的物流軟件。但是，這些系統(tǒng)的上線，并沒有改變管理的難題，沒有 明顯的效果。用華普的

3、話來說，則是“發(fā)展跑得太快，管理卻總是慢 上幾拍”。華普經(jīng)營的地點分散， 分支機構(gòu)龐大， 總店和全國各分部之間及 時有效的溝通是企業(yè)得以健康高效運作的關(guān)鍵， 但是華普仍舊沿襲電 話、傳真、郵件等傳統(tǒng)的手工溝通模式，這種情況造成部門與部門之 間，總部與分部之間的信息很難進行統(tǒng)一共享， 成為了企業(yè)發(fā)展道路 上的絆腳石。比如文件收發(fā)， 多層分支機構(gòu)造成文件的收發(fā)過程冗長、 審批復(fù) 雜，常常是文件到了執(zhí)行部門時，時間已經(jīng)拖延了好幾天；又比如調(diào) 貨，分部需要先與總部聯(lián)系，總部再查找每個分部的貨物情況，然后 再分別通知兩個分部進行調(diào)貨處理。 這樣可能造成的后果是， 貨物調(diào) 完，銷量已經(jīng)進入低谷。溝通的滯后

4、、 脫節(jié)造成各部門之間的銜接緊密度不夠高， 團隊的 協(xié)同能力無法得到及時有效的發(fā)揮。 再用調(diào)貨來舉例， A 分部派車到B 分部拉貨， 由于 B 分部沒有即時接到總部通知，不允許調(diào)貨，結(jié)果 人為地造成時間浪費，延誤商機，造成損失。再者，企業(yè)的促銷、通知、公告、新聞、規(guī)章制度等各類信息無 法快速、準確地到達每個分支機構(gòu)。 企業(yè)無法培養(yǎng)起至上而下的企業(yè) 文化建設(shè)環(huán)境，也就意味著企業(yè)團隊很難始終保持于統(tǒng)一、和諧、團 結(jié)的狀態(tài)?？傊?，信息傳遞的瓶頸無法破除，不僅延誤了現(xiàn)有商機，更無法 及時應(yīng)對市場的訊息萬變， 對企業(yè)的運營來說， 這無疑為一個急需防 范規(guī)避的風(fēng)險。另外，華普原始的工作流程缺乏一定的規(guī)范度

5、， 人為感情因素起 較大作用， 不少員工工作時會出現(xiàn)只憑感覺不守規(guī)范的狀態(tài)。 久而久 之，給公司整體素質(zhì)的提高帶來挑戰(zhàn)。協(xié)同辦公解困為何信息化發(fā)展到了一個階段，還存在這么多問題呢？原因是， 華普的信息化技術(shù)應(yīng)用僅僅停留在日常業(yè)務(wù)操作層面上，比如收銀、 采購等環(huán)節(jié)，卻忽略了管理，尤其是內(nèi)部信息溝通。華普超市的領(lǐng)導(dǎo) 及時而清醒地意識到了這一點， 通過深思熟慮， 華普管理層堅定了想 法，決定為企業(yè)提供一個統(tǒng)一共享的協(xié)同辦公平臺， 加強總部及全國 各分支機構(gòu)的緊密聯(lián)系，規(guī)范、優(yōu)化辦公流程，加強企業(yè)對市場信息 的實時有效掌握，從而提升企業(yè)管理水準、運轉(zhuǎn)效率，達到企業(yè)內(nèi)外 資源的最大化利用和最優(yōu)化配置。經(jīng)

6、過多次溝通， 最終華普超市堅定了信心， 選擇用金和軟件進行 精確管理。 結(jié)合零售行業(yè)的發(fā)展特點， 項目小組與各部門的管理人員 進行了深入的溝通和交流， 最終根據(jù)華普超市的個性及需求量身定做 了解決方案。 2005 年 7 月，項目小組開始了協(xié)同辦公平臺的實施工 作。經(jīng)過 1 個多月的努力， 順利完成了實施計劃中的所有項目， 協(xié)同 辦公平臺正式開始運行，華普超市逐步實現(xiàn)從內(nèi)而外的精確管理。華普協(xié)同辦公平臺實施目標(biāo)是搭建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公平臺架構(gòu)， 完成 數(shù)據(jù)中心的規(guī)劃設(shè)置， 實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部日常辦公流程的規(guī)范優(yōu)化及監(jiān)督 可控性。主要模塊包括個人事務(wù)模塊、 工作流程模塊、 行政事務(wù)模塊、 公共信息模塊以及自

7、定義模塊。個人事務(wù)模塊主要包括網(wǎng)絡(luò)尋呼、工作日記、計劃總結(jié)等功能。 網(wǎng)絡(luò)尋呼結(jié)合了電話的即時性、郵件帶附件的功能和短信的方便性， 同時克服了電話不可重現(xiàn)、郵件技術(shù)壁壘、短信輸入困難等缺點，它 支持點對點、點對面、面對點的信息發(fā)送，還可召開網(wǎng)絡(luò)會議，即使 出差在外，也能隨時實現(xiàn)溝通無障礙。工作日記包括日記錄入、日記 查詢、日記管理功能。用戶記錄自己每天的工作總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)可以通過 管理功能對其進行查閱和批示。計劃總結(jié)包括計劃錄入、計劃查詢、 計劃管理功能?？勺鰝€人計劃或代表部門做部門計劃。計劃分周計劃、 月計劃、季度計劃和年度計劃。計劃可以匯總并通過審批。計劃完成 后可以做相應(yīng)總結(jié)上交給領(lǐng)導(dǎo)。工作流

8、程模塊包括發(fā)文管理、收文管理、請示管理。發(fā)文管理使 用戶可自定義發(fā)文流程、文件類型、文件模板，可進行發(fā)文擬稿、部 門審稿、部門之間會簽、秘書核稿、單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、辦公室志文、分 發(fā)、歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)審批痕跡保留，同時提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦 和查詢，極大地縮短了發(fā)文審核時間，保證了傳輸過程的安全穩(wěn)定性， 痕跡保留為公司各管理層實施決策提供依據(jù)。 對于收文管理，用戶可 自定義收文流程，進行收文登記、批示、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)，辦理結(jié)果登記、 歸檔等操作，支持對紙質(zhì)文件掃描錄入，提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦 和查詢等功能，規(guī)范了收文流程，實現(xiàn)對文檔的有效集中管理，提高 了工作效率和工作質(zhì)量。對于請示管理，用戶可自定

9、義請示流程、請 示類型、請示模版。其操作類似發(fā)文，主要用于內(nèi)部事項申請。提供 流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢。公共信息模塊主要是信息發(fā)布，可實現(xiàn)發(fā)布快訊、新聞、通知和 電子期刊?？勺远x編發(fā)的審批流程。發(fā)布的快訊會在新聞窗口中橫 向循環(huán)滾動。通過與系統(tǒng)中“內(nèi)部論壇”功能的有效結(jié)合， 每個員工 都可以對熱點新聞直接進行討論，提高了員工參與工作的積極性，增 強了企業(yè)的核心凝聚力。協(xié)同提升管理效率通過協(xié)同辦公平臺項目的實施，華普公司在信息傳遞、溝通協(xié)作、 流程規(guī)范等方面取得了明顯效果。 在信息傳遞方面，改變了原來的以 電話為主導(dǎo)的溝通方式，華普公司使用尋呼、新聞、通知等信息模塊， 快速、準確地把公司的各

10、種信息（促銷、通知、決定、規(guī)章等）傳遞 給各分部，有效解決信息不對稱、信息失真等情況，加快了信息傳遞 效率，不僅提高了員工的工作效率和工作質(zhì)量， 通過對信息的及時掌 握，有效整合利用，給領(lǐng)導(dǎo)的實時決策提供了依據(jù)，為企業(yè)建立強大 的市場響應(yīng)機制起到了強有力的促進作用。在溝通協(xié)作方面，通過統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)，將總部及各地分散 的門店緊密地聯(lián)系起來，尋呼模塊的使用大大降低了溝通成本， 使溝 通更加便捷、清晰、安全；溝通信息的痕跡保留加強了領(lǐng)導(dǎo)對員工工 作狀況的實時掌握和有效管理；信息渠道的暢通促進了上下級之間、 部門與部門之間、員工與員工之間的相互協(xié)作，提高公司整體的效率。通過內(nèi)部請示模塊，華普公司的所有審批（如合同、費用、調(diào)貨 等）都使用內(nèi)部請示模塊進行審批及管理，不僅規(guī)范了工作流程，還 加快了業(yè)務(wù)處理效率，更加杜絕了人為因素的干擾?？偛窟€可以使用 流程查詢，查找工作流程中的瓶頸，找到相應(yīng)的解決辦法，從而進 步提高公司的運轉(zhuǎn)效率。從華普超市的經(jīng)驗來看， 信息化建設(shè)要取得效果， 必須解決審批 流程、溝通協(xié)作等問題。這不是 ERP 或物流系統(tǒng)所能解決的，協(xié)同