如何做一個合格的部長

1、如何做一個合格的部長活動部 梁雨菲 田 凱 （ 2015年 2 月） 部長即一個部門的領導、 家長或負責人， 同時也是部門事物的第 一責任人。若要做好一個部的部長則必須明確部長的職責、義務、綜 合素質以及定位。一、基本職責 職責，是指任職者為履行一定的組織職能或完成工作使命，所負 責的范圍和承擔的一系列工作任務， 以及完成這些工作任務所需承擔 的相應責任。作為部長級的職責我認為應該由以下幾點：（一）統(tǒng)籌部門工作工作是一個部門的運轉基礎和目標， 作為部長應該對工作有第一 敏感性。部門的工作主要包括：上級部署工作、部門常規(guī)工作、部內 發(fā)展工作、部門前瞻工作。1. 上級部署工作上級為部門會安排臨時工

2、作， 部長是任務命令的第一接受者， 在 收到任務時第一件事并不是立即安排下達執(zhí)行而是要先根據部門的 實際情況考慮是否在能力范圍內， 是否可以獨立完成。 認為所分配工 作完成存在一定困難時則應立刻向上級反映請求調整或與其他部門 合作完成， 以免因中途無法完成影響后續(xù)工作。 當初步考慮通過即部 門可以完成時需統(tǒng)籌部內人員， 根據各自能力搭配工作。 在工作進程 中部長級應起到上傳下達的作用， 及時向上級匯報工作進程并向部員 反饋上級意見。切記！完成任務不是目的，真正的目的是要在工作中 鍛煉培養(yǎng)干事，提高部門實力。2. 部門常規(guī)工作首先，一個部門的常規(guī)工作正常開展是必要條件， 但改革創(chuàng)新更 是至關重要

3、。 如果一個部門的常規(guī)工作永遠拘泥于某種形式， 并沒有 在效率、質量上有突破的話那么這個部門一定沒有發(fā)展。 作為部長更 應該帶領團隊成員時刻在常規(guī)工作中發(fā)現問題、 積極解決問題， 從而 創(chuàng)新和改進工作方式完善部門職能。 第二，要學會在常規(guī)工作中發(fā)現 深層次問題。 社聯的工作很多需要與社團合作完成， 當社團出現不配 和或者消極態(tài)度的時候我們不要只從規(guī)章條例上對其進行相應的處 罰，更要仔細分析其產生這樣態(tài)度的原因， 很可能是社團內部發(fā)展出 現問題，也可能是社聯政策方面過于苛刻，不易于接受。所以常規(guī)工 作看似平常但卻總能反映實際問題， 作為部長更要時刻帶領團隊從大 局出發(fā)去發(fā)現問題。3. 內部發(fā)展工

4、作從人力資源的角度來看人具有可持續(xù)性， 人力資源是可以不斷開 發(fā)的資源，不僅人力資源的使用過程是開發(fā)的過程，培訓、積累、創(chuàng) 造過程也是開發(fā)的過程。 因此部門的發(fā)展工作大多數是干事培養(yǎng)工作， 部長應充分運用自己的人際圈定期為干事組織培訓， 提高其綜合能力。 在培訓工作中，部長應根據每個干事的實際情況制定出只屬于他的培 訓方案，使其得到即充分的發(fā)展又保存了其個性特征。 除工作能力之 外，部長應在文明素質上給予及時矯正， 主要方法便是觀察一旦發(fā)現 錯誤就要及時糾正。 其實個人的培養(yǎng)更要在于平常的細節(jié)， 部長要牢 記抓住一切機會傳授經驗方法。 除了部長親自培養(yǎng)外， 更要在部門內 發(fā)動起相互教學的良好風

5、尚， 每個人都把自己的長處分享給他人在相 互學習中即完善了自己又增進了感情。4. 部門前瞻工作前瞻工作是部長級前瞻性素質的重要體現。 事物的發(fā)展是有規(guī)律 性和傾向性的，部長級與上級相接處的時候應該有一種信息敏感性， 時刻捕捉接下來的動態(tài)， 預測接下來事情發(fā)展走勢并打好提前量， 做 好準備。部長應根據部門自身需要， 時刻收集材料建立起模板型資料 庫，以便應急做好準備。 例如校團委計劃舉辦一次全省社團工作交流 會，那么活動部就要在近期有目的組織一次禮儀培訓以便應急， 當接 到正式通知時可以從資料庫中抽調場地圖、 ppt 等模板材料。（二）認真組織并參加例會1. 部長級例會在部長級例會中， 一個合格

6、的部長應該充分提取并記錄例會信息， 這畢竟是一周唯一的一次集體工作討論活動， 社聯甚至整個團學工作 在一周內發(fā)生的動態(tài)都將在例會上進行公布。 所以部長級在例會中獲 得的信息量就幾乎等同于干事接收的信息量。 部長級例會的意義在于 為各部門工作進行部署，規(guī)劃發(fā)展方向，把握組織團學工作動態(tài)。除 此之外參加會議時應嚴格遵守到會時間， 若因特殊情況不能按時到會 或缺席的應履行正常請假程序， 只有部長級在平時中以身作則才對干事嚴格要求。2. 部門例會部長級例會召開后將組織各部門例會， 例會中應給予干事充分的 發(fā)言時間不要一個人說全場， 在例會中真正的形成討論氛圍， 部門例 會上部長級應把部長級例會上所反映

7、的問題或經驗與干事進行分享， 鼓勵其思考并鍛煉干事口才。（三）團結內部氛圍 團結部門氛圍其實是所有成員共同肩負的責任， 氛圍的好壞其實 是相互關系的親疏， 每個人在這親中都會起到作用但是身為部長肩上 的擔子更重大，兩位部長在中間起到的是銜接調節(jié)的中心作用。1. 正部與副部的關系 往往正部長與副部長是在部內關系中最尷尬的環(huán)節(jié)， 兩者處于同 一年級但并非同一級別， 以至于可能出現相互抵觸的情況。 所以明確 正部和副部各自的作用與處事方法至關重要。 二者在部門中名義上是 存在一定等級但實際上地位與作用平等， 存在分歧的原因都在于心態(tài)。 正部長往往從部門整體出發(fā)制定規(guī)則或安排任務， 有時候和主席團討

8、論過之后便開始執(zhí)行并沒有與副部長進行商量因此很容易造成 “獨裁” 現象。但是大多數問題往往出現在副部長那里。 由于身處二把手的地位 所以依然沒有從干事的角色轉變過來， 認為什么問題都有正部去頂著， 以至于正部負擔過重而副部不作為。 還有一種情況也是最常見的問題， 副部對正部存在很大意見而造成部門內部關系緊張， 更嚴重的情況則是上級矛盾下延導致分幫結派的現象發(fā)生為避免上述問題的發(fā)生部長級應該在平時做到以下幾點： （1）加 強溝通，所有產生分歧的問題在私下統(tǒng)一意見后把最終的討論結果于 干事交代清楚。（2）正部長與副部長明確各自工作，加強配合。 （ 3） 副部長明確自身定位。 發(fā)揮在部門間的中樞作用

9、， 做好正部與干事之 間的銜接， 將干事存在的問題時刻與正部反映討論解決方案， 端正態(tài) 度，求真務實。2. 部長與干事的關系新任部長與干事間存在一定的磨合期， 身為部長應主動與部員進 行溝通交流。 造成雙方在磨合期關系緊張的原因主要有： 部員對老部 長或骨干留有很多感情，對新人產生排斥心理；因為陌生不了解，所 以對新任部長工作能力產生懷疑 ; 因為彼此性格原因沒有共同語言。 面對這類問題身為部長首先應用行動告訴部員們你的能力以及態(tài)度。 在最開始的工作中不僅要努力的做好交接工作， 更要向部員們虛心學 習，在最短的時間內熟悉部門的所有工作。 在干事心中一個合格的部 長應該是一個暖心的部長， 在生活

10、與學習中部長應該運用敏銳的洞察 力去捕捉每一個干事的細節(jié)，當遇到困難時應在第一時間給予幫助。（四）加強部門交流在組織中存在一個共性的問題， 那就是各部門獨立性過強， 合作 意識差。各部門雖然相對以獨立的部門存在但依然處于一個整體中。 這樣的狀況與部長級有很大的關系， 部長們的工作思路直接影響到了 干事的思路，這樣的后果便是組織關鍵時刻無法集中了力量辦大事，只因部門間配合性差。 作為部長級應主動與其他部的部長或干事進行 交流溝通， 相關部門也應積極策劃活動活躍組織氣氛， 培養(yǎng)以及忍耐 骨干歸屬感， 讓各部門自大一的時候就相互認識， 而不要等到換屆時 才了解對方。（五）完善并嚴格執(zhí)行部門規(guī)章 一個

11、組織需要有完備的規(guī)章制度， 而組織中的部門也要根據自身 實際情況制定部門規(guī)章，明確活動、會議、工作等基本要求。身為部 長應通過民主形式投票通過部門內部擬定制度， 在制度實施期間應時 刻關注并及時發(fā)現其中的問題，以便及時修正。部門規(guī)章確定后，部 長級首先應自覺遵守，其次才是監(jiān)督實施。（六）按時認真值班1. 做好來訪接待工作部長級在值班期間擔任的是臨時責任人職務， 在值班過程中除了 完成相應工作外更要做好來訪接待任務。 社聯是面向全校社團與社員 的組織，隨時接受來自社團和普通同學的投訴或咨詢， 當有相應情況 發(fā)生時部長級應積極接待， 展現出社聯的良好形象， 并做好相關記錄。2. 認真做好值班記錄部

12、長級經常在值班的過程中接到團委老師突然下發(fā)的任務， 然而 大多數部長級未將相關工作完成情況記錄下來， 以至于任務交接出現 錯誤。出現這類情況不排除部長級沒有專門的值班記錄本的原因， 但 可以用留紙條的方法規(guī)避這樣的錯誤。部長級記錄不僅僅是任務上， 也可以把值班過程中發(fā)現的問題、 處理的物品借用情況、 來訪人員接 待情況記錄下來。二、基本義務1. 帶頭維護組織形象與名譽身為學生干部， 出門就代表組織的形象， 一言一行都影響著外界 對你所在組織的評價， 而身為部長及更應該帶頭樹立良好的部門形象。 為人處世注意禮節(jié)， 時刻保持謙虛謹慎的態(tài)度。 只有自身做到了才有 資格要求干事也去這樣做。 除此之外，

13、 身為組織成員要時刻維護在外 名譽，面對他人提出的意見與建議要認真思考有則改之，無則加勉。 但當遇到誹謗、詆毀甚至攻擊時要挺身而出堅決維護組織名譽。2. 引領部門思想部門的思想動態(tài)要由部長去引導， 但在這里我所提到的思想動態(tài) 不只是片面強調某些帶有政治階級色彩的方面， 我們需要引導的更是 部員的思維， 以及正確思考問題的方法。 在一舉一動中啟發(fā)引導部員 把握組織發(fā)展方向， 使其樹立為廣大學生服務的思想。 但是在引領思 想方面，恕我直言大多數都是在“放空炮”，演戲、形式化、假大空 的現象筆筆皆是， 說到底就是表面一套背后一套， 這樣的結果只會浪 費時間。3. 時刻渲染“家的氛圍”也許這一點義務中

14、不是很正式， 但它卻是組織部門未來合作的情 感基礎。大多數部門只注重部門內部的團結溫馨， 并沒有做到與其他 部門搞好關系， 這與部長有直接關系。 組織是一個整體且在未來需要 內部合作，只有打破平時的顧慮才能真正在合作中發(fā)揮團結的力量。目前各部門干事并沒做到相互熟悉， 主要原因就是部門獨立辦活動而 其他部門參與度少或者敷衍任務。 校級組織在人才培養(yǎng)中的最大優(yōu)勢 就是過闊的人際圈， 可以做到最大限度的資源共享， 如果不打破部門 的孤立狀態(tài)那么該優(yōu)勢將無法表現出。三、綜合素質1. 樹立服務意識這不僅僅是部長級應該做到的而是學生干部都應做到的。 學生干 部不等于比普通同學地位高， 而是要比普通同學承擔

15、的更多。 在生活 中與工作中要時刻樹立服務意識， 身為組織中的一員在生活中要時刻 了解周邊同學的思想動態(tài)，從溝通中了解廣大同學真正需要什么。2. 保持積極心態(tài)不要小看“正能量”在組織內部的影響。 作為部長級更應該時刻 保持積極向上的心態(tài)去面對一切。 不可否認在生活中有許多事情不盡 人意，然而這并不代表我們有理由消極， 作為一個部門的領導人如果 他消極了， 那么部內的士氣也一定會銳減， 從而導致團隊在負面情緒 的影響下一事無成。在這里必須要強調一個“吐槽”的問題。 隨著網絡平臺的開放與 完善，“吐槽”現象逐漸就行開來，有些人是看到了問題進行善意的 指正，而有些人則是惡意的批判，將自己的負面心情轉

16、移并發(fā)泄。部 長級如在日常工作中發(fā)現這種負面情緒發(fā)泄的行為， 要予以積極關注 并進行正確的引導。 總之這個社會確實需要犀利的批判， 但更需要中 肯的建議。四、部長要以什么樣的姿態(tài)存在？1. 從問候拉近彼此距離到了大學確切說是加了學生組織后， 我們一直在強調一個禮貌問 題，見到學長學姐要打招呼。 這樣一個簡單的要求卻在理解與實施過 程中出現了扭曲。 在日常生活中， 問候是人與人之間最基本的溝通方 式，也是一種禮貌形式，在問候中不存在等級差別。在實際生活中總有人在抱怨： 某個干事見了我連招呼都不打。 發(fā) 泄一通之后遍抱怨其沒有禮貌。沒有打招呼，很大的原因是不認識， 在中國文化中與互不相識的人打招呼

17、是一種比較很尷尬的場面， 因此 可以理解。 但是反過來思考， 既然知道他是干事為什么不主動與他招 呼，讓他從不認識到認識呢？只因為比他高一個年級嗎？如果是這樣 的話，這位部長就顯得比干事還不懂禮貌。遇到這種情況，身為部長 的你完全可以這樣說： “你好！我記得你是 * 部的干事吧，你可能還 不認識我，我是 * 部的部長，以后有不明白的盡管問我就好！ ”這樣 從陌生到相識有一句簡單的問候開始， 而且在這位干事的心中也留下 了很好的印象。 組織的歸屬感最開始就是通過尊重體現出的， 尊重是 相互的，也沒有先后之分，每個人都應自覺地去尊重對方。2. 一家人就要一起上目前依然有一部分人存在一個誤區(qū)： 我終于有自己的干事了， 我 自己就是從大一搬桌子的苦日子中這么過來的。 剛當上領導就有一種 高高在上的感覺，認為干事就應該為自己“干事”，更有甚者把干事 當做廉價勞動力去使用。 當需要出人幫忙搬桌椅或者布置會場的時候， 眼看著人手不夠， 自己卻在辦公室看著電影指手畫腳。 雖然自己的大 一也是在這種日子中度過的， 但是有作為的人應該結合自身的經歷把 糟粕的風氣鏟除掉， 而不是抱著看熱鬧的心態(tài)去任其發(fā)展。 的確干事 需要鍛煉，但更需要在鍛煉中懂得什么叫同甘共苦。3.