如何提高工作效率

1、如何提高工作效率提高時(shí)間管理的一種技巧開頭的話工作越來越忙我們的工作越來越忙，私事也越來越多。我們承擔(dān)了那么多的科研項(xiàng)目需要開展 研究，我們簽了那么多的技術(shù)服務(wù)合同需要去履行， 我們有那么多的事務(wù)需要協(xié) 調(diào)，我們有那么多的會(huì)議需要出席，我們有那么多的工作需要匯報(bào)，我們還有那 么多的任務(wù)在等著我們；我們的個(gè)人事務(wù)也接踵而至，我們需要考慮孩子的教育 問題，我們需要考慮房子的購(gòu)買和裝修問題， 我們下個(gè)周末需要到商店購(gòu)買某件 家里急需的物品，我們記性越來越差我們腦子里時(shí)時(shí)刻刻裝滿了各種事情， 有工作任務(wù)，有瑣碎的事項(xiàng)，還有突然冒 出來的念頭，我們?nèi)加涀×藛幔坑卸嗌偃说搅松痰晖浟速I什么東西；到了機(jī)場(chǎng)

2、才發(fā)現(xiàn)沒帶身份證；甚或任務(wù)臨到期卻拋到了九霄云外。有一次我到齊魯石化 出差，至打淄博卻想不起此行要干什么。我們經(jīng)常感嘆腦子的記性越來越差了， 真的是記性差了嗎？那么為什么有那么多人有如此相同的感覺呢。或許我們腦子的記性真的在變差，但事實(shí)上，我們裝的東西越來越多了，等待裝的東西也排起 了長(zhǎng)隊(duì)，我們不分青紅皂白的把它們?nèi)侥X子里， 但我們大腦的處理能力是有限 的，沒把法，它壓根就沒把一些事情當(dāng)回事。這能怪誰呢，這不是我們的腦子太 笨，是我們處理事情的方式方法不對(duì)。效率越來越低我們計(jì)劃的總是很多，想做到的總是很多。有些工作我們總算還能完成，結(jié)果還 算滿意；有些工作其結(jié)果差強(qiáng)人意，往往漏掉了很多事項(xiàng)，

3、或是到頭來應(yīng)付了事； 而有些工作，其結(jié)果則與預(yù)期相去甚遠(yuǎn)，甚或根本無法交差。我們總是在忙著， 周末在加班，旅途中在憂慮，任務(wù)臨期在著急，對(duì)著不滿意的結(jié)果在發(fā)火。我們 大家都付出了很多，我們都很累，我們甚至懷疑自己的能力，感嘆能干的人太少。 但是，我們有沒有回過頭來想一想，我們一起走過的路，我們自己走過的路。我 們有成功的時(shí)候，也有太多不理想的地方，或許，我們?nèi)狈偨Y(jié)提煉，缺乏一種 有效的方法，缺乏應(yīng)有的訓(xùn)練。我們的期望我們想要什么，我們想達(dá)到怎樣的一種狀態(tài)，靜下心來想一想，我們無非只是想 達(dá)到這么一種境界：如果我們能夠?qū)崿F(xiàn)上我們的大腦再不為瑣碎之事所纏繞，神清氣爽，充滿活力;面對(duì)新的任務(wù)，我們

4、可以做到舉重若輕，有條不紊；我們可以體會(huì)到順利完成工作任務(wù)之時(shí)的喜悅之情；面的期望，我們將可以輕松的應(yīng)對(duì)一切事務(wù)。 這是一種很高的境界，但是我們相 信，只要我們方法得當(dāng)，我們可以在某種程度上達(dá)到這樣一種境界。管理好工作，首先要管理好自己 什么是管理現(xiàn)在市面上關(guān)于管理方面的書籍很多，對(duì)于管理的定義也非常豐富。簡(jiǎn)單分析一 下，管理的目的無非是 安排恰當(dāng)?shù)娜嗽谇‘?dāng)?shù)臅r(shí)間做恰當(dāng)?shù)氖拢?并且能夠得到一 個(gè)恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)果。這看起來非常簡(jiǎn)單，事實(shí)上也的確如此，但是真正做起來卻往往 不得要領(lǐng)。問題在于，誰是恰當(dāng)?shù)娜?，如何掌握恰?dāng)?shù)臅r(shí)間，如何做應(yīng)該做的事。 這里面有一個(gè)認(rèn)識(shí)的問題，有一個(gè)方式方法的問題。實(shí)現(xiàn)有效的管

5、理，無非是把 計(jì)劃、組織、實(shí)施、檢查、調(diào)整 等幾個(gè)環(huán)節(jié)做好。做 一個(gè)可行的計(jì)劃，就要求掌握了解企業(yè)的現(xiàn)狀，可資利用的資源包括人力資源、物質(zhì)資源和時(shí)間資源；組織工作就是合理分配這些資源； 在實(shí)施計(jì)劃的過程中應(yīng) 有可以遵循的工作程序；應(yīng)當(dāng)定期跟蹤檢查工作的進(jìn)行情況； 對(duì)于偏離計(jì)劃或程 序的活動(dòng)加以調(diào)整。上述做法是實(shí)現(xiàn)有效管理的基本要求。但是現(xiàn)實(shí)中，在計(jì)劃環(huán)節(jié)我們很難把事情 考慮周全，甚至有時(shí)憑著直覺安排工作，往往在資源的配置上發(fā)生沖突，在實(shí)施 過程中各行其道，沒有跟蹤沒有檢查，最終不得不接受一個(gè)與計(jì)劃偏離甚遠(yuǎn)的結(jié) 果。個(gè)人管理可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的目的如果組織中的每一個(gè)人能夠把自己的工作處理得井井有條

6、， 那么整個(gè)組織的運(yùn)轉(zhuǎn) 就會(huì)井然有序。換句話說，組織中的每一個(gè)人無論處在什么職位， 是技術(shù)人員也 好，是管理人員也好，如果他能夠明確自己的職責(zé)，知道如何處理自己職責(zé)范圍 內(nèi)的事務(wù)，安排好工作計(jì)劃，利用好身邊的資源，掌握工作進(jìn)度，而且能夠定期 回顧檢查自己的工作，注意總結(jié)提高，那么它就是一個(gè)盡職的人，一個(gè)有效率的 人。在這樣的組織里，學(xué)習(xí)已經(jīng)成為一種風(fēng)氣，人們?cè)诠ぷ髦袝r(shí)刻注意學(xué)習(xí)好的 工作方法，時(shí)刻注意收集新的業(yè)務(wù)知識(shí)，時(shí)刻注意交流工作經(jīng)驗(yàn)和心得； 在這樣 的組織里，大家一起創(chuàng)造了一個(gè)良好的工作氛圍，大家一起珍惜這種工作氛圍； 在這樣的組織里，我們每天都在成長(zhǎng)；這個(gè)組織每天也在成長(zhǎng)。有效的個(gè)人管

7、理需要方法我們大部分人是摸著石頭走過來的我們大部分人是摸著石頭走過來的。 我曾經(jīng)在情報(bào)室工作過，在那段有限的時(shí)間 里，跟著老同志我學(xué)會(huì)了使用卡片記錄查閱過的認(rèn)為有價(jià)值的資料，我有幸參加了情報(bào)檢索、專利檢索的培訓(xùn)。這段經(jīng)歷對(duì)我在研究室的工作幫助頗大。后來， 我走向了管理崗位，但是沒有人教我如何有效地處理辦公室里的事務(wù)，好像也沒有地方教。直到最近，我的辦公桌上是亂的，書柜里是亂的，想放的東西總是隨 手一放，想找的東西總不能確定放到了哪兒?？纯粗車耐厩樾嗡坪跻膊畈欢唷Ｋ街梢怨ビ?，我們要學(xué)會(huì)利用資源我們?nèi)狈σ环N處理事務(wù)的有效方法， 我們甚至也沒有意識(shí)到需要學(xué)習(xí)、 總結(jié)、提 煉一種有效的工作方

8、法。是這世上沒有一種有效的方法嗎？答案是否定的。 看看 財(cái)務(wù)管理，看看庫存管理，看看圖書管理。它們都有一套嚴(yán)格的管理制度，有著 明晰的分類，有著準(zhǔn)確的借入借出記錄；人們熟練的掌握了這些方法，日常嚴(yán)格 遵循著這些制度， 否則將是一團(tuán)糟。 事實(shí)上， 我們只是輕視了我們要處理的所謂 “瑣碎”事務(wù)，高估了我們大腦的處理能力。現(xiàn)實(shí)世界中存在著許多處理事務(wù)的有效方法。 我們所困惑的地方多半是因?yàn)槲覀?沒有找到問題的癥結(jié)之在， 一旦我們發(fā)現(xiàn)我們真正需要什么， 在我們的周圍， 在 世界的某個(gè)地方， 畢竟會(huì)有一些方法和資源可以為我們借鑒和利用。 別忘了， 今 天，我們有一個(gè)強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)資源就在身邊！找到適用的方

9、法才是出路一個(gè)善于思考的人，一定是高效的，大腦一定是自由的；一個(gè)成功的組織，一定 是善于學(xué)習(xí)的，員工一定是有活力的。無論什么方法必須是適合你的特點(diǎn)， 你的工作特點(diǎn)， 你的生活特點(diǎn)， 你的學(xué)習(xí)特 點(diǎn)，你的習(xí)慣。當(dāng)然，在這里，我們那些影響做事效率的習(xí)慣必須加以糾正。我 們可以先嘗試著學(xué)習(xí)一種方法， 然后再根據(jù)自己的特點(diǎn)加以調(diào)整， 使其成為一種 真正適合自己的方法。GTD 一種值得借鑒的方法GTD 的基本理念、方法與網(wǎng)絡(luò)資源下面這些內(nèi)容是我從互聯(lián)網(wǎng)上搜集整理的， 介紹了在國(guó)外比較流行的一種時(shí)間管 理方法，我研究了一段時(shí)間，覺得是一種值得借鑒的方法。GTD 來自于 DavidAllen 的一本暢銷書

10、GettingThingsDone ，國(guó)內(nèi)的中文 翻譯本 盡管去做：無壓工作的藝術(shù) 由中信出版，而在網(wǎng)絡(luò)上流傳的搞定！ 2 分鐘輕松管理工作與生活 的中文名則是臺(tái)灣譯本的名稱。 GTD 在 Amazon的銷售排名中名列 98 位，在國(guó)外的 Blogger 中也引起 大量的討論與研究 ，而盡 管去做這本書在國(guó)內(nèi)卻沒有引起太多的反響，而且國(guó)內(nèi)大部分對(duì)于 GTD 的討 論都集中在幾個(gè)主要的 PDA 論壇，中文 Blog 圈中的 相關(guān)討論則很少 ，而且其 中還有不少是轉(zhuǎn)摘的內(nèi)容。GTD 的理念 ：GTD 的核心理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一 步的計(jì)劃，你才能夠心無掛念，全力

11、以赴地做好目前的工作，提高效率。而當(dāng)你 總是有些事縈繞在心頭， 懸而未決的時(shí)候， 你要么就是會(huì)不時(shí)地想起它而影響現(xiàn) 在的工作，要么就是會(huì)忘記了去做。而 GTD 通過將所有的這些事都羅列出來再 進(jìn)行分類， 確定下一步的處理方法， 將所有 這些懸而未決之事都納入我們可控制 的一個(gè)管理體系中。GTD 的基本方法 ：GTD 的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。收集就是將你能夠想到的所有的未盡事宜 （GTD中稱為stuff ）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來， 放入 inbox 中，這個(gè) inbox 既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃 子，也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或 PDA。收集的關(guān)鍵在

12、于把一切趕出你 的大腦，記錄下所有的工作整理將stuff放入in box之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空in box。將這些 stuff 按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、 日后可能需要處理以及垃圾幾類， 而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再 考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成， 如果可以則立即行動(dòng)完成它， 如果不行對(duì)下一步行 動(dòng)進(jìn)行組織組織：個(gè)人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組 織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。 對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)， 而對(duì) 下一步行動(dòng)的組織則一般可分為： 下一步行動(dòng)清單， 等待清單和未來 / 某天清單。 等待

13、清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來 /某天清單則是記錄延遲處 理且沒有具體的完成日期的未來計(jì)劃、 電子等等。而下一步清單則是具體的下一 步工作，而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作， 那么需要將其細(xì)化成具體的工 作。GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于，它作了進(jìn)一 步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)（電腦旁、辦公室、電話旁、加利、超市）分別記錄只 有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)， 而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道 應(yīng)該做那些工作回顧：回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保 GTD 系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在

14、回顧 的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來一周的計(jì)劃工作執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所 處的環(huán)境， 時(shí)間的多少， 精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來行 動(dòng)面這幅流程圖清晰地說明了 GTD 的方法與流程。GTD 的工具 ：GTD 的工具既可以是 PDA 也可以是最普通的紙和筆。 在 PDA 中有許多 GTD 的 軟件，比如 PPC 系統(tǒng)的 Listpro 、Informant ，Palm 系統(tǒng)的 Datebook ， Lifebalance 等等。如果沒有 PDA 也沒關(guān)系，已經(jīng)有很多 Blogger 發(fā)明出了許 多方便地使用紙和筆進(jìn)行 GTD 的工具，比如

15、這個(gè) HipsterPDA 等等，在電腦上 也有許多可以在 GTD 上使用的工具， 比如 GTDTiddlyWiki 。這個(gè)網(wǎng)頁 匯集了在 電腦上使用的主要 GTD 工具。我的實(shí)踐我也是最近開始學(xué)習(xí)使用 GTD 方法，到現(xiàn)在大約有一個(gè)月的時(shí)間，感覺受益頗 大。春節(jié)上班以來， 工作特別多，任務(wù)特別重，往總部跑的頻繁， 事務(wù)也特別多。 通過學(xué)習(xí)使用 GTD 方法，感覺工作更加有條理了，更不會(huì)擔(dān)心忘記什么重要事 項(xiàng)了，頭腦輕松了許多。當(dāng)然，在這段時(shí)間，有些不好的習(xí)慣往往還會(huì)抬頭，但 是我相信一個(gè)好的習(xí)慣的養(yǎng)成需要一段時(shí)間，需要堅(jiān)持。任務(wù)和日程管理對(duì)于任務(wù)和日程的管理我主要借助帶有 PDA 功能的手機(jī)

16、實(shí)現(xiàn)，在輔助以一個(gè)可 以放在褲兜里的小記事本。我用的是 GAMBOL 記事本，在家世客有售。首先必須保證無論何時(shí)何地記事本和筆隨身攜帶， 就是在家里， 或者是在周末外 出游玩的時(shí)候也要帶著。 當(dāng)你需要記下某個(gè)任務(wù)， 某件事項(xiàng)， 甚至腦子里出現(xiàn)一 個(gè)念頭，就立刻把它記下來，絕不能拖延。在記錄的時(shí)候一頁只記一個(gè)事項(xiàng)。要 做到每天清理記事本， 如果是兩分鐘內(nèi)能夠完成的事項(xiàng)就立即著手去做， 如果是 下一步需要采取的行動(dòng)，就把它放到 PDA 的任務(wù)清單里，如果是一個(gè)約會(huì)或需 要在特定的時(shí)間里做的事，就把它放到 PDA 的日程安排里。一定要區(qū)分任務(wù)和 日程安排。記事本清理完后，就把用過的頁撕掉。我的 PD

17、A 任務(wù)分類如下：!Focus 重要事項(xiàng)Agendas 日程相關(guān)任務(wù)Anywhere 在任何地方都可以完成的任務(wù)Calls 需要打的電話Computer 需要利用計(jì)算機(jī)或互聯(lián)網(wǎng)完成的任務(wù)Errands 差事，如購(gòu)物Home 需要在家里完成的任務(wù)Waitingfor 等待某人完成的任務(wù)，跟蹤Projects 項(xiàng)目，多步任務(wù)Reading/Review 需要閱讀 / 回顧的資料Someday/Maybe 某天/ 也許Tickler 背忘Z-借出借給別人的東西Z-借入借了別人的東西辦公室桌面管理現(xiàn)在我的桌面終于整潔了， 確實(shí)感覺輕松了許多， 再也不會(huì)讓各種文件資料在我 的桌面上堆積如山了。 辦法很簡(jiǎn)

18、單， 我在桌面上放置了一個(gè)三屜文件柜， 一個(gè)便 簽紙盒。文件柜的第一個(gè)抽屜作為收件箱“INBOX ”，收集當(dāng)日的各種文件資料，以及記錄的便簽紙；第二個(gè)抽屜“ACTION ”放置需要處理的文件；第三個(gè)抽屜“ WAIT ”放置需要他人處理等待結(jié)果的文件或事項(xiàng)。收件箱要每日清理每 日清空，兩分鐘內(nèi)能做的事情立即著手處理， 不要往任何抽屜放； 需要?dú)w檔的資 料可以在書櫥里根據(jù)自己的需要設(shè)置檔案文件夾分類放置。事實(shí)上，我對(duì)計(jì)算機(jī)也按照此種原理進(jìn)行了清理。電子郵件管理GTD 的核心就在于將所有的信息都進(jìn)行處理，安排好它的下一步，所以我現(xiàn)在 對(duì)所有的郵件都不設(shè)置過濾器， 讓他們?nèi)歼M(jìn)入收件箱， 當(dāng)然這并不是任它們呆 在收件箱中，我盡量保持每天都清空收件箱的習(xí)慣。而按照 GTD 的原