應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會計制度的設(shè)計

1、第六章應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會計制度的設(shè)計教學(xué)目的：了解應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制和核算方法設(shè)計的內(nèi)容、特點與目標；理解并能夠應(yīng)用應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法與核算方法的設(shè)計原理。知識點：應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制和核算方法設(shè)計的內(nèi)容及其特點； 應(yīng)收及預(yù)付 業(yè)務(wù)內(nèi)部控制和核算方法設(shè)計的目標； 應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計； 應(yīng) 收及預(yù)付款項核算方法的設(shè)計。本章主要講以下四個問題：一、應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會計制度設(shè)計的目標二、應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計三、其他應(yīng)收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計四、預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計一、應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會計制度設(shè)計的目標應(yīng)收及預(yù)付款項作為企業(yè)一項重要的流動資產(chǎn)， 它能否及時、如數(shù)

2、收回，直接影 響到企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)速度和企業(yè)資產(chǎn)的安全性，甚至關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。而應(yīng)收款項的收回和預(yù)付賬款目的的實現(xiàn)， 又取決于債務(wù)人的資信狀況、現(xiàn)金流 量和財務(wù)狀況等多種因素。因此，企業(yè)的應(yīng)收及預(yù)付款項是一項風(fēng)險最大的資產(chǎn)。 這也就決定了應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會計制度設(shè)計的目標主要有以下幾個方面：（一）縮短收賬期限，盡可能避免壞賬損失企業(yè)發(fā)生應(yīng)收賬款的主要原因是擴大銷售，增強競爭力，因此，應(yīng)收賬款管理的首要目標就是縮短收賬期、盡可能避免壞賬損失。應(yīng)收賬款是企業(yè)的一項資 金投放，是為了擴大銷售和盈利而進行的投資。 而投資肯定要發(fā)生成本，這就需 要在應(yīng)收賬款信用政策所增加的盈利和這種政策的成本之間作

3、出權(quán)衡。只有當應(yīng)收賬款所增加的盈利超過所增加的成本時， 才應(yīng)當實施應(yīng)收賬款賒銷；如果應(yīng)收 賬款賒銷有著良好的盈利前景，就應(yīng)當放寬信用條件增加賒銷量。 應(yīng)收票據(jù)和其 他應(yīng)收款也有類似的問題。對于預(yù)付賬款而言，它源于采購業(yè)務(wù)，表面上與應(yīng)收 賬款正相反，但本質(zhì)上也是一樣，若客戶不能如期交貨也未退款，也會造成壞賬 損失。（二）防范職務(wù)舞弊，保證應(yīng)收及預(yù)付款的安全由于應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)是在紛繁復(fù)雜的銷貨業(yè)務(wù)中產(chǎn)生、收賬的，它與銷貨業(yè)務(wù) 緊密聯(lián)系。一方面，它在企業(yè)內(nèi)部主要由銷售部門管理， 很大程度上系于銷售人 員的職務(wù)行為；另一方面，它一旦發(fā)生，該項資產(chǎn)的安全又在很大程度上系于客 戶的行為。由此，保證應(yīng)收賬款安

4、全的一個重要方面是防范銷售人員的職務(wù)舞弊。 應(yīng)收票據(jù)和預(yù)付賬款也有類似的問題。（三）保證在資產(chǎn)負債表上如實恰當?shù)嘏稇?yīng)收及預(yù)付款項應(yīng)收及預(yù)付款收賬或收貨的風(fēng)險性決定了對外披露的資產(chǎn)的質(zhì)量， 要保證會 計信息的質(zhì)量，財會部門就必須嚴格按企業(yè)會計制度的規(guī)定， 正確地對應(yīng)收及預(yù) 付款項進行確認、計量、記錄和報告，以及制訂、選擇恰當?shù)膽?yīng)收賬款、其他應(yīng) 收款的壞賬準備會計政策。、應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計應(yīng)收賬款源于商品銷售業(yè)務(wù)， 因此，在企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)中往往將銷貨業(yè)務(wù)的 控制和應(yīng)收賬款的控制相融合， 定義為銷售與收款的內(nèi)部控制。 本書中關(guān)于銷貨 業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制將在下章詳細論述， 此處只就應(yīng)收賬

5、款內(nèi)部控制制度的一般問題 進行討論。應(yīng)收賬款的控制方法主要有以下幾個方面：（一）制定科學(xué)的應(yīng)收賬款信用政策應(yīng)收賬款收賬效果的好壞， 依賴于企業(yè)的信用政策。 這些信用政策包括： 信用期 間、信用標準和現(xiàn)金折扣政策。1. 信用期間。 信用期間是企業(yè)允許顧客從購貨到付款之間的時間， 或者說是企業(yè) 給予顧客的付款期限。 信用期過短，不足以吸引顧客， 在競爭中會使銷售額下降； 信用期過長， 對銷售額增加固然有利， 但一方面只顧及銷售增長而盲目放寬信用 期，銷售所得的收益就會被相應(yīng)增長的應(yīng)收賬款費用所抵消， 甚至造成銷售利潤 負增長；另一方面，信用期間越長壞賬風(fēng)險越大。因此，企業(yè)必須慎重研究，確 定出恰當

6、的信用期。信用期的確定，主要是分析改變現(xiàn)行信用期對收入和成本的影響。延長信用期， 會使銷售額增加，產(chǎn)生有利影響；與此同時應(yīng)收賬款、 收賬費用和壞賬損失增加， 會產(chǎn)生不利影響。當前者大于后者時，可以延長信用期，否則不直延長。如果縮 短信用期，情況與此相反。2. 信用標準。 信用標準是指顧客獲得企業(yè)的交易信用所應(yīng)具備的條件。 如果顧客 達不到信用標準，便不能享受企業(yè)的信用或只能享受較低的信用優(yōu)惠 企業(yè)在設(shè)定某一顧客的信用標準時， 往往先要評估它賴賬的可能性。 這可以通過“五C”系統(tǒng)來進行。所謂“五C”系統(tǒng)，是評估顧客信用品質(zhì)的五個方面，即: 品質(zhì)（ Character ）、能力（ Capacity

7、 ）、資本（ Capital ）、抵押（ Collateral ） 和條件（ Conditions ）。（1）品質(zhì)。品質(zhì)指顧客的信譽，即履行償債義務(wù)的可能性。企業(yè)必須設(shè)法了解 顧客過去的付款記錄， 看其是否有按期如數(shù)付款的一貫做法， 及與其他供貨企業(yè) 的關(guān)系是否良好。這一點經(jīng)常被視為評價顧客信用的首要因素。（2）能力。能力指顧客的償債能力，即其流動資產(chǎn)的數(shù)量和質(zhì)量以及與流動負 債的比例。顧客的流動資產(chǎn)越多，其轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金支付款項的能力越強。同時，還 應(yīng)注意顧客流動資產(chǎn)的質(zhì)量， 看是否有存貨過多、 過時或質(zhì)量下降， 影響其變現(xiàn) 能力和支付能力的情況。（3） 資本。資本指顧客的財務(wù)實力和財務(wù)狀況，

8、表明顧客可能償還債務(wù)的背景。（4）抵押。抵押指顧客拒付款項或無力支付款項時能被用作抵押的資產(chǎn)。這對 于不知底細或信用狀況有爭議的顧客尤為重要。 一旦收不到這些顧客的款項， 便 以抵押品抵補。 如果這些顧客提供足夠的抵押， 就可以考慮向他們提供相應(yīng)的信 用。（5）條件。條件指可能影響顧客付款能力的經(jīng)濟環(huán)境。比如，萬一出現(xiàn)經(jīng)濟不 景氣，會對顧客的付款產(chǎn)生什么影響， 顧客會如何做等等， 這需要了解顧客在過 去困難時期的付款歷史。二）制定科學(xué)的現(xiàn)金折扣政策現(xiàn)金折扣是企業(yè)為了鼓勵顧客在一定期限內(nèi)盡早償還貨款而對其付款額給予 定比例的扣減。 向顧客提供這種現(xiàn)金折扣上的優(yōu)惠， 主要目的在于吸引顧客為享 受優(yōu)

9、惠而提前付款， 縮短企業(yè)的平均收款期。 另外，現(xiàn)金折扣也能多招攬一些顧 客前來購貨，借此擴大銷售量。企業(yè)采用什么程度的現(xiàn)金折扣， 要與信用期間結(jié)合起來考慮。 不論是信用期間還 是現(xiàn)金折扣， 都可能給企業(yè)帶來收益， 但也會增加成本。 當企業(yè)給予顧客某種現(xiàn) 金折扣時，應(yīng)當考慮折扣所能帶來的收益與成本孰高孰低，權(quán)衡利弊。因為現(xiàn)金折扣是與信用期間結(jié)合使用的， 所以確定折扣程度的方法與程序與前述 確定信用期間的方法和程序一致， 只不過要把所提供的延期付款時間和折扣綜合 起來，看各方案的延期與折扣能取得多大的收益增量， 再計算各方案帶來的成本 變化，最終確定最佳方案。（三）建立規(guī)范的應(yīng)收賬款對賬制度會計部

10、門應(yīng)建立定期或不定期地與客戶的對賬制度， ?及時了解客戶的財務(wù)狀 況，并將對賬結(jié)果和對客戶財務(wù)狀況的了解通報給銷售部門、 客戶信用部門， 以 便及時采取有效措施，減少壞賬損失。它要求：1. 對賬工作應(yīng)由獨立于銷售部門的財會部門操作；2. 在對賬時間上應(yīng)有規(guī)范的定期日，對特殊情況，如銷售人員的變動、客戶交易的變更、發(fā)現(xiàn)客戶有異常現(xiàn)象等，應(yīng)隨時與客戶對賬；3. 與客戶對賬應(yīng)設(shè)計符合銷售和收款管理要求的標準對賬單，送達或郵寄給客戶，并要求客戶經(jīng)手人簽字、客戶蓋章，以保證其法律效力。對賬單的一般格式如下表所示。對賬單對賬單號：對賬日期：對賬期間：年月曰至年月曰頁次:供貨方編碼：單位名稱：地址：郵編：電

11、話： 聯(lián)系部門：傳真：聯(lián)系人：E-MAIL :需貨方編碼：單位名稱：地址：郵編：電話：聯(lián)系部門：傳真：聯(lián)系人：E-MAIL :序號發(fā)貨通知單號收貨通知單號缺貨通知單號退貨通知單號凈發(fā)貨金額貨款結(jié)算方式收款單據(jù)號收款日期收款金額欠款金額合計備注:需貨方對賬人:供貨方對賬人:需貨方審核人:供貨方審核人:需貨方（簽財務(wù)專用章）供貨方（簽財務(wù)專用章）（四）建立嚴格的應(yīng)收賬款收賬監(jiān)督制度應(yīng)收賬款發(fā)生后，企業(yè)應(yīng)采取各種措施，盡量爭取按期收回款項，否則會因 拖欠時間過長而發(fā)生環(huán)賬，使企業(yè)蒙受損失。這些措施包括對應(yīng)收賬款回收情況 的監(jiān)督和制定適當?shù)氖召~政策。1. 回收情況的監(jiān)督企業(yè)已發(fā)生的應(yīng)收賬款時間有長有短

12、， 有的尚未超過收款期，有的則超過了收款 期。一般來講，拖欠時間越長，款項收回的可能性越小，形成壞賬的可能性越大。 對此，企業(yè)應(yīng)建立應(yīng)收賬款的收賬監(jiān)督制度， 隨時掌握回收情況。實施對應(yīng)收賬 款回收情況的監(jiān)督，可以通過編制賬齡分析表進行。利用賬齡分析表，企業(yè)可以 了解到以下情況: 第一，有多少欠款尚在信用期內(nèi)。這些款項未到償付期，欠款是正常的；但到期 后能否收回，還要待時再定，故及時的監(jiān)督仍是必要的。第二，有多少欠款超過了信用期， 超過時間長短的款項各占多少， 有多少欠款會 因拖欠時間太久而可能成為壞賬。 對不同拖欠時間的欠款， 企業(yè)應(yīng)采取不同的收 賬方法，制定出經(jīng)濟、可行的收賬政策；對可能發(fā)生

13、的壞賬損失，應(yīng)提前作出準 備，充分估計這一因素對利潤的影響。2. 收賬政策的制定企業(yè)對各種不同過期賬款的催收方式，包括準備為此付出的代價，就是它的 收賬政策。比如，對過期較短的顧客，不過多地打擾，以免將來失去這一市場； 對過期稍長的顧客， 可措辭婉轉(zhuǎn)地寫信催款； 對過期較長的顧客， 頻繁地信件催 款并電話催詢； 對過期很長的顧客， 可在催款時措辭嚴厲， 必要時提請有關(guān)部門 仲裁或提請訴訟等等。催收賬款要發(fā)生費用，某些催款方式的費用還會很高（如訴訟費）。一般說來， 收賬的花費越大，收賬措施越有力，可收回的賬款應(yīng)越大，壞賬損失也就越小。 因此制定收賬政策，又要在收賬費用和所減少壞賬損失之間作出權(quán)衡

14、。 制定有效、 得當?shù)氖召~政策很大程度上靠有關(guān)人員的經(jīng)驗； 從財務(wù)管理的角度講， 也有一些 數(shù)量化的方法可予參照。 收賬政策的優(yōu)劣在于應(yīng)收賬款總成本最小化的道理， 可 以通過比較各收賬方案成本的大小對其加以選擇。五）壞賬損失責(zé)任追究制度企業(yè)對于不能收回的應(yīng)收款項應(yīng)當查明原因，追究責(zé)任，并根據(jù)責(zé)任人的責(zé) 任范圍和失職損失程度給予經(jīng)濟處罰。 在這一制度中應(yīng)詳細列明責(zé)任條款和不同 責(zé)任的行政處罰、經(jīng)濟處罰標準，以避免處罰的隨意性而造成不公平和不可操作。（六）科學(xué)的應(yīng)收賬款會計管理制度1.應(yīng)收賬款的記錄必須經(jīng)銷售部門核準的銷售發(fā)票和發(fā)運單等為依據(jù)。2. 根據(jù)應(yīng)收賬款的明細賬戶余額定期編制應(yīng)收賬款余額核

15、對表， 并將該表寄客戶 核實，編制該表的人員不能同時擔(dān)任記錄和調(diào)整應(yīng)收賬款的工作。3. 應(yīng)收賬款的總賬和明細賬戶的登記應(yīng)由不同的人員匯總的記賬憑證和各種原 始憑證、記賬憑證分別登記， 并由獨立于記錄應(yīng)收賬款的其他人員定期檢查核對 總賬戶和明細賬戶的余額。4. 由信貸部門定期編制應(yīng)收賬款分析表， 從中分析出是否存在虛列或不能收回的 應(yīng)收賬款。5. 制定專人對應(yīng)收賬款賬齡較長的客戶進行催收， 以保證公司債權(quán)得以收回； 應(yīng) 收賬款的各種貸項調(diào)整 （包括壞賬沖銷、 銷售折讓的給予等） 必須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批 準才能進行。（七）恰當?shù)膲馁~會計政策選擇制度1.企業(yè)應(yīng)當定期或至少于每年年度終了，對應(yīng)收賬款進行全面

16、檢查，預(yù)計各 項應(yīng)收款項可能發(fā)生的壞賬， 對于沒有把握能夠收回的應(yīng)收款項， 應(yīng)當計提壞賬 準備2. 企業(yè)只能采用備抵法核算壞賬損失。 計提壞賬準備的方法是余額百分比法還是 賬齡分析法、賒銷百分比法，由企業(yè)自行確定。但無論采用哪種方法，企業(yè)都應(yīng) 當列出目錄，具體注明計提壞賬準備的范圍、 提取方法、賬齡的劃分和提取比例。 按照管理權(quán)限，經(jīng)股東大會或董事會，或經(jīng)理（廠長）會議或類似機構(gòu)批準，并 且按照法律、 行政法規(guī)的規(guī)定報有關(guān)各方備案， 并備置于公司所在地， 以供投資 者查閱。3. 壞賬準備提取方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。如需變更，仍然應(yīng)按上述程序， 經(jīng)批準后報送有關(guān)各方備案，并在會計報表附注中予

17、以說明。4. 企業(yè)在確定壞賬準備的計提比例時，應(yīng)當根據(jù)企業(yè)以往的經(jīng)驗、債務(wù)單位 的實際財務(wù)狀況和現(xiàn)金流量情況，以及其他相關(guān)信息合理地估計。5. 對有確鑿證據(jù)表明確實無法收回的應(yīng)收款項，如債務(wù)單位已撤銷、破產(chǎn)、 資不抵債、現(xiàn)金流量嚴重不足等，根據(jù)企業(yè)的管理權(quán)限，經(jīng)股東大會或董事會， 或經(jīng)理辦公會或類似機構(gòu)批準作為壞賬損失。三、其他應(yīng)收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計其他應(yīng)收款業(yè)務(wù)主要有兩個方面：一是對外發(fā)生的債權(quán)，二是發(fā)生在企業(yè)內(nèi) 部的備用金借款和員工差旅費借款等。 其中對外發(fā)生的債權(quán)控制應(yīng)比照應(yīng)收賬款 的控制進行， 所不同的是它的控制比應(yīng)收賬款要簡單些， 這里不再專門論述。 發(fā) 生在企業(yè)內(nèi)部的備用金借

18、款控制已在第五章貨幣資金的控制方法中詳細論述， 這 里只就員工因公借款的控制論述如下：差旅費借款是企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的一項借款業(yè)務(wù)，其管理、控制標準是既要保證業(yè)務(wù)的正常運行，又要及時清賬，以防止報賬不及時導(dǎo)致的會計信息披露不準確 和發(fā)生壞賬損失。其控制制度的設(shè)計主要有以下幾個方面：（一）借款批準制度企業(yè)員工以差旅費名義的借款，必須首先填制差旅費借款單，說明借款用途、 借款金額，預(yù)計報賬還款日期等重要事項，并報經(jīng)部門主管和企業(yè)財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo) 批準。（二）財務(wù)審查制度對有關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準的借款在由出納付款之前，還必須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理或其授權(quán)人審查核準，這一方面是為了有效調(diào)度資金的需要，同時也是審查人以往信用， 保證借款?？顚Ｓ煤徒杩钊思皶r報賬的需要。（三）逐筆清欠制度它要求，無論何人、何事，在第二次借款前必須首先報清上一次借款，若上 次借款尚未報賬，不能再借款。其目的是從另外一個方面同樣保證借款?？顚Ｓ?和借款人及時報賬。（四）定期報賬制度企業(yè)的差旅費借款情況各種各樣，有的是非經(jīng)常性的一次借款、報賬，而對 于采購、銷售人員而言往往是經(jīng)常的、頻繁的、周期性較長的借款。因此，企業(yè) 必須建立差旅費定期報賬制度。它包括兩個方面：一是按預(yù)計的還款日期監(jiān)督借款人及時報賬；二是在月末、季末或年末定期進行借款清理，對業(yè)務(wù)尚在進行中 的借款，已開支的要報賬，尚未