管理-制度公司公文管理辦法

1、公文管理辦法一、原則要求 公文管理應做到及時、準確、安全、保密，手續(xù)簡便清楚。行政部是公司 的公文處理和管理機構，應做好公文收發(fā)、分辦、流轉、傳遞、打印、用印、立 卷、歸檔、銷毀等工作，其它部門按職責要求應積極做好公文擬制、流轉和預歸 檔等工作事宜。二、公文種類公司常用公文的種類主要包括請示、 報告、決定、決議、通知、通報、批復、 函、會議紀要、規(guī)章條例、意見等，適用范圍如下：（一 ）請示：向上級機關或主管部門請求指示、批準，用“請示” 。（二）報告：向上級機關或主管部門匯報工作，反映情況，提出意見或建議， 答復上級機關或主管部門的詢問等用“報告” 。（三）決定：對重要事項或重大問題作出安排，

2、獎懲有關單位和人員，用“決 定”。（四 ）決議：經(jīng)過會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的事項用“決議” 。（五）通知：發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉發(fā)上級機關或主管部門的公文，批轉下 級機關的公文，要求下級機關辦理的需要周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知” 。（六 ）通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況，用“通報” 。（七 ）批復：答復下屬單位的請示事項，用“批復” 。（八）函：不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向不相隸屬的 有關主管部門請求批準等，用“函” 。（九）會議紀要：記載傳達會議情況和議定事項，用“會議紀要”（十）規(guī)章、條例：是法規(guī)性文件，需要有關方面貫徹執(zhí)行的事項。下發(fā)時用“印發(fā)

3、條例的通知”。（十一 ）意見：對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見” 。二、公文格式文件一般由秘密等級、 保密期限、發(fā)文機關標識、 發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、 主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報（送）機關、打 印人員、校對人員、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)機關、印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及公司秘密的公文應當由承辦單位標注秘密等級和保密期限。秘密等 級分為“絕密”、“機密”和“秘密”，其中“絕密”、“機密”級公文還應當標明 份數(shù)序號。標識密級等級時，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩 字中間空一格； 如需同時標識秘密等級和保密期限， 用 3 號黑體字， 頂格標識在 版心右

4、上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。（二）發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱；聯(lián)合行文，主辦機關應當排列在、八前。（三 ）發(fā)文字號應當由發(fā)文機關代字、年份和序號構成。字號位置在發(fā)文機關 標識下空兩行處，用 3 號仿宋體字，居中排列（上行文除外） ；年份、序號用阿 拉伯數(shù)碼標識；年代應用全稱，用六角括號“ ”括入；序號不編虛位，例如， 銀河來星 2011001 號；聯(lián)合發(fā)文，只標注主辦機關發(fā)文字號。1. 總公司和總公司各部門編發(fā)的文件代字分別為：公司發(fā)文銀河來星公司工會發(fā)文銀河來星工行政部發(fā)文銀河來星行財務部發(fā)文銀河來星財其他部門發(fā)文以此類推 （下同 ）。2. 在直轄市、省成立的分公司分

5、別以直轄市、省份的簡稱作為代字，具體 格式為：上海分公司銀河來星滬天津分公司銀河來星津3. 設立在其他城市的分公司以該城市所在省份的簡稱加該城市名稱的簡稱 作為代字，具體格式為：深圳分公司銀河來星粵深廈門分公司銀河來星閩廈（四 ）上行文應當注明簽發(fā)人， 發(fā)文字號居左空一字， 簽發(fā)人姓名居右空一字；簽發(fā)人用 3 號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用 3 號仿宋體字標識簽 發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人姓名、電話。（五 ）公文標題，應當完整、準確、簡要，用 2 號宋體并加黑居中書寫。 （六）公文的主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。書寫位置在標題下空一行左側

6、頂格處， 用 3 號字仿宋體， 主送機關名稱后標全角 冒號。（七 ）正文內容每一段落起始應居左空二字，用 3 號仿宋字體，段落間距用 1.5 倍行距。結構層次序數(shù)應符合下列規(guī)范，第一層為“一” ，第二層為“（一）”， 第三層為“ 1”，第四層為“（ 1 ）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次 敘述和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須 使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數(shù)字。八）公文如有附件，應當在正文之下（間隔一行，空兩格） 、成文日期之上加附件說明， 標明附件順序和名稱。 附件應當在用印頁之后另起頁， 并與正文 裝訂在一起。（九）成文日期，以領導人簽發(fā)的日期為

7、準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)的日期 為準。成文日期置于正文或附件說明末隔行處、居右空二字，用 3 號仿宋字體。（十）公文除以“會議紀要”和以電子郵件形式下發(fā)的公文以外，應當加蓋 印章。單一機關制發(fā)的公文， 蓋印的位置一般應上距正文 2mm-4mm ，以端正、 居中、下壓成文時間為標準。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā) 的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。 當聯(lián)合行文需要加蓋兩個以上印章時， 應將 成文時間拉開， 左右各空 7 字；主送機關印章在前；印章均壓成文時間；印章之 間互不相交或相切，但相距不超過 3mm 。（十一）附注（如“此件發(fā)至 * 處”等）應當用 3 號仿宋體字，居左空兩字

8、加圓括號標識在成文時間下一行。（十二）主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目之間應當有一字間隔。公文 的主題詞一般不超過 5 個。標引順序是先標類別詞， 再標反映公文內容的類屬詞， 最后標反映公文形式的文種詞。 （主題詞表見附件一） 。主題詞用 3 號黑體字，居 左頂格標識，后標全角冒號，詞目用 3 號宋體字并加黑，詞目之間空一字。（十三）抄報、抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關， 應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱。公文如有抄報（送） ，在主題詞下一行，左空一 字用 3 號仿宋體字標識， 后標全角冒號。 抄送機關間空一字間隔， 回行時與冒號 后的抄送機關對齊。（十四）打印人員、校對人員及

9、印發(fā)份數(shù)，位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下），占 1 行位置，用 3 號仿宋字體。（十五）印發(fā)機關和印發(fā)日期，位于打印、校對人員及印發(fā)份數(shù)之下，占 1 行位置，用 3 號仿宋體字。印發(fā)時間以公文印制的日期為準， 用阿拉伯數(shù)碼標識。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。一般每面排 22 行，每行排 28 個字。 （十七）公文排版要求整篇內容為偶數(shù)頁，即保證最后主題詞等務必落在偶 數(shù)頁面上， 若此頁無正文內容， 則在此頁第一行左空二字加圓括號標明 “此頁無 正文”。（十八）印章務必落在成文日期處。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌?位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一

10、面，不 得落在標識“此頁無正文”的頁面。（十九）頁碼，用 4 號半角阿拉伯數(shù)碼居中標識。三、行文規(guī)則（一）以總公司及總公司各部門名義編發(fā)的文件， 統(tǒng)一由總公司行政部辦理， 以各分支機構名義編發(fā)的文件，由各分支機構行政管理部門辦理。（二）公文材料除綜合性報告外，執(zhí)行一文一事原則。向上級請示，主送一 個上級單位，如涉及兩個以上的，用主送和抄報辦法。一般不得越級請示，一切 行文（包括信息簡報類） 不直接送交領導個人及有關部門， 應經(jīng)行政部登記后遞 送。（三）公文用紙一般為國際標準 A4型（210mm X297mm ）。（四）向公司外呈送的文件， 應向主送單位報送 3 份，公司內部無論是文件 還是簡報

11、，均報送 1 份。四、公文辦理公文辦理分為收文辦理、發(fā)文辦理、簽報辦理和內部工作聯(lián)系單辦理四類。（一）收文辦理。一般包括簽收、審核、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催 辦、傳閱等。1. 公司收文統(tǒng)一由行政部文秘人員收辦，除寫明親啟件外，均由行政部文秘 人員拆封。2. 收到下級機關上報的公文，文秘人員應當進行審核。審核的重點是：是否 應由該機關主辦、 是否符合行文規(guī)則、 公文格式是否規(guī)范等。 文件存在嚴重失誤 或嚴重不規(guī)范應當退回修正后重報。3. 審核后的文件，應當于收文當日登記、編號，及時送行政部負責人閱批。 事務性便函、通知、請柬等可直接分送有關人員辦理。4. 根據(jù)行政部負責人的批注意見， 由

12、文秘人員分送給公司領導閱示或有關部 門辦理。有關領導或部門應于 2 個工作日內閱畢（出差等特殊情況除外） 。5. 凡經(jīng)領導批示，要求執(zhí)行或落實的文件，由行政部統(tǒng)一登記、傳遞，由承 辦部門簽收并落實。6. 已送領導閱批或交各部門辦理的公文，行政部負責檢查、催辦，及時掌握 公文的流轉和處理情況，防止漏辦、積壓或延誤。7. 根據(jù)批辦要求需傳閱和傳達的文件， 按照傳閱和傳達的范圍由文秘人員組 織分批或逐人傳閱，閱后簽字。8. 處理完畢的公文先分類歸檔，年底組卷存檔。（二）發(fā)文辦理。一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記編號、繕制、校對、封發(fā)、 立卷、歸檔等。1. 草擬公文文稿，一般由經(jīng)辦部門執(zhí)行，兩個以上部門

13、的聯(lián)合發(fā)文，應由相關部門協(xié)商指定專人擬稿2. 任何發(fā)文必須經(jīng)承辦部門負責人核稿并簽字后交行政部審核合格后報公 司領導簽發(fā)?？偣景l(fā)文，由公司主要負責人簽發(fā)；職能部門發(fā)文，由公司分管 領導簽發(fā)；各分支機構發(fā)文，由主要負責人簽發(fā)。3. 文稿經(jīng)公司領導審改簽發(fā)后，不得隨意修改，如必須修改，須經(jīng)原簽發(fā)領 導同意并復審。4. 各級發(fā)文由各級行政部門統(tǒng)一登記編發(fā)文號，統(tǒng)一安排打印。校對由擬稿 部門負責，確認無誤后，注明校對人的姓名。5. 文件的遞送渠道分為電子郵件發(fā)送、傳真發(fā)送和原件發(fā)送。6. 凡文種為通知（有關人事的通知除外） 、通報、會議紀要以及轉發(fā)文件類 的公文，由行政部指定電子郵箱發(fā)送至收文單位或

14、部門的指定電子郵箱， 此類文 件視同加蓋公章發(fā)送的公文，不再另行下發(fā)紙制公文。各部門須指定專（兼）職 文秘人員負責指定電子郵箱中的文件收發(fā)、流轉和回復工作，保證信息暢通。7. 除上述文種以外的其他公文，以原件發(fā)送。但請示類公文，可以傳真形式 發(fā)送，不需郵寄原件。8. 發(fā)文原稿連同印制好的文件一并由行政部文秘人員留存， 文秘人員應認真 檢查文件材料是否完整、齊全，手續(xù)是否完備，檢查無缺后，收存歸卷。（三）簽報辦理。各職能部門呈報總經(jīng)理辦簽批的報告， 一律用公司統(tǒng)一的 “北 京銀河來星科技有限公司內部工作簽報” 。（四）內部工作聯(lián)系單辦理。公司各職能部門之間、各機構之間的日常業(yè)務聯(lián) 系，一律采用“北京銀河來星科技有限公司內部工作聯(lián)系單”統(tǒng)一辦