前臺接待服務禮儀培訓

1、WOR格式前臺接待服務禮儀培訓、禮儀的含義:“禮”一一禮貌、禮節(jié);“儀”一一儀表、儀態(tài)、儀式禮儀：人們在交往中，在儀表、儀態(tài)、儀式，言談舉止等方專業(yè)資料整理面約定俗稱的，共同遵守規(guī)范和程序前臺是一個單位的臉面和名片，所以前臺工作人員必須掌握公司前臺接待的禮儀，這對于塑造公司形象有著非常重要的作用。前臺接待的禮儀包括：儀容的規(guī)范電話接待的禮儀來訪者接待的禮儀、前臺文員職責:1. 負責前臺服務熱線的接聽和電話的轉接，做好來電的咨詢的工作，重要的事項認真記錄并傳達給相關的人員，不遺漏、延誤；2. 負責來訪客戶的接待，基本咨詢和引見，嚴格執(zhí)行公司的接待服務規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；3. 負責中心前臺或

2、咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈;4.管理好前臺的設備，如發(fā)現(xiàn)設備使用不正常時，應及時向相關的人員匯報，并及時處理;5. 文件資料要分類，保持接待區(qū)域的衛(wèi)生；6. 主動溝通和協(xié)調各部之間的關系，對職責范圍的工作及時 匯報；接受上級領導的工作安排。三、前臺工作人員的儀容規(guī)范：1. 面帶笑容，保持開朗的心態(tài)；2. 保持身體清潔衛(wèi)生；3. 頭發(fā)梳理整齊，面部保持清潔；4. 淡妝上崗；5. 保持唇部潤澤，口氣清新，以適合近距離交談；6. 手部干凈，指甲修剪整齊，不涂抹鮮艷的指甲油；7. 宜用較清新、淡雅的香水前臺工作人員儀容禁忌：1. 口腔不衛(wèi)生2. 頭發(fā)臟且蓬亂3. 不化妝，素面朝天或

3、妝容太過艷麗；4. 穿拖鞋（包括時裝涼拖）或穿皮鞋而不穿襪子；5. 穿低胸、超短裙等身體暴露的服裝四、電話接待不得在電話中和來電禮儀：1. 前臺接起電話時聲首要不急不慢，并始終保持輕松、愉悅的聲調，者耍脾氣， 使性子甚至說粗口。2. 接電話中，要勤說“請問”“您好”“請稍等”等之類的謙!詞。3. 在電話鈴聲響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說：“您好，通力電子制造中心前臺”忌以“喂”開頭。4. 如果因故接遲，要向來電者說：“對不起，讓您久等了” ，對知道的分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌的說：“請稍等”，并馬上轉接過去。5. 電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，

4、防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會。6. 在打電話和接電話的過程中都應該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結束的時候，應該禮貌的請客戶先收線，這時整個電話才算圓滿結束。7. 當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉， 得到許可后掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來 訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。8. 鑒于前臺工作人員每天要接很多電話，為防止嗓子出現(xiàn)意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。五、來訪者接待的禮儀：1. 前臺在崗位上一般都是坐著的。但遇到

5、有訪客來時，應立即起身，面朝向訪客者點頭、微笑致意：“您好，請問您找哪一位？”“有預約嗎？”知道找誰，并確認是預約之后，請訪客稍等，立即幫其聯(lián)系。2. 如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并說明，不要扔在那里不管。3. 如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去， 前臺應該用規(guī)范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。（接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側）4. 如果來訪者要找的人的辦公室即使開著的，也要先敲門，獲得許可后在請來訪者進入。5. 有客人未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或者不在。而要告訴對

6、方：“讓我看看他是否在？ ”同時婉轉的詢問對方來意：“請問您找他有什么事情嗎？ ”如果對方沒有報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是學校領導，就更應該謹慎處理。6. 如果你事先知道有客人來訪，需要提前打掃門庭，以迎接嘉賓，并備好茶具，飲料等，也可以根據(jù)具體情況，準備好水果、糖、咖啡等?？腿嗽诩s定時間到來，應該提前出門迎接。7. 客人來到公司要熱情接待。公司人員要穿戴整齊，規(guī)范站W(wǎng)OR格式8. 請客人落座，然后送水、敬茶、遞水果等，注意一定要用雙手遞送六、送客的禮儀:1. 當客人表示要走時，可以婉言相留，希望其多坐一會兒，但要尊重他們的意愿，不能強行

7、挽留，以免貽誤他們的生活安排。2. 客人提出告辭后，應等其起身，自己再起身相送，不可當客人一提出要走的時候，就迫不及待地站起來擺出送行的姿態(tài)。送客時，把客人送到門口并說“再見”。對待長輩和年老體弱的老人，還應視情況需要，幫助其下樓上車，再與之道別。不可剛和客人道別，馬上就轉身進門。更不可客人后腳剛跨出門檻，就“砰”的一聲把門關上。這些都是非常失禮的。3. 客人告辭時，倘若自己正忙于工作而無法送行時，應向客人有所說明，表示歉意。要是客人表示告辭時，自己一聲不吭或無所表示，不管再有多少理由，都是失禮的。八、前臺人員行為規(guī)范：1. 舉止文明，注意站姿、坐姿；2. 禁止嬉戲打鬧，嚴禁上班時間大聲喧嘩；

8、3. 注意文明辦公，嚴禁上網(wǎng)聊天；4. 與客人溝通交談禁止咀嚼口香糖或食物；打哈欠、 大聲打噴嚏、剪指甲、扒耳朵；在客人面前放私人物品，一邊看報紙一邊與家長交談；家長在時打私人電話。前臺人員的規(guī)范用語：語言親切自然、語調柔和、語流適中、語言和婉、簡練明確，使用尊稱敬語?！昂芘冢骸跋壬?女士、朋友、小朋友、家長”“您好” “請”“謝謝”“對不起”抱歉” “請稍等” “請諒解” “讓您久等了”“慢走”等等。禁忌一下的語言用詞：如：“喂”“嘿”“我不知道，找別人去”“我就這態(tài)度”“喊什么，等會兒”我正忙著，著什么急”“我解決不了，愿意找誰找誰去”“我剛才和你說了，怎么還問”“有意見，找我們領導去”

9、“你問我，我問誰”“瞎叫什么，現(xiàn)在休息”“我有什么辦法”“等一會唄，著什么急啊”“哎呀煩死了” “你等著吧” “后面排隊去”九、前臺內部禮儀1 . 離座和外出前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久，一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊的原因需要外出時，應該先找委代辦人，并交代清楚接聽電話的方法等。2. 嚴守工作時間前臺接待人員應嚴守遵守作息時間，一般情況下，應該提前510分鐘到崗，下午下班應該推遲5 10分鐘。3. 閑談與交談 應該區(qū)分閑談與交談。前臺人員應該盡量避免長時間的私人電話占線。更不應該出現(xiàn)在前臺與其他同事閑談的場面。服務規(guī)范示例：1. 開始接待：顧客（學員家長）到來時，應面

10、帶微笑雙眼注視顧客（學員家長），立即起身主動愉悅的打招呼：“您好，先生 /女士，請問我可以幫助你什么？” （就是問您想咨詢什么？）如果發(fā)現(xiàn)顧客 （學員家長）搜索接待臺，應指引他（她）“您好，先生/女士，我可以幫你嗎？2. 方向的指引示例：用手掌并手指聚集指引一個地方，不要顯示手背或彎曲手腕（不要用手指指引），眼睛視線：顧客（學員家長）一方向一顧客（學員家長）3. 步行禮節(jié)示例：當你跟著顧客（學員家長）時，走在顧客（學員家長）的后面2 3步。當你指引顧客 （學員家長） 時，走在顧客 （學員家長）的前面2 3步。投訴處理示例：1. 凡遇到投訴， 從顧客的角度考慮，首先必須做到誠懇耐心的傾聽，適當?shù)?/p>

11、記錄，不要打斷， 并邊聽邊表示同情，爭取在感情上與心理上與投訴者保持一致。千萬不要話沒聽完就為自己解釋，這很容易引起投訴者的反感。根據(jù)不同的家長采取不同的處理方式、 方法，注意地點的改變與選擇。2. 認真傾聽完之后，負責接待的人員必須立即表示態(tài)度，其中第一個姿態(tài)是： 向投訴者表示衷心的感謝， 把他們的投訴看作是對本學校的愛 護，對我們學校而言是一次糾正錯誤的好機會?！胺浅８兄x您的寶貴意見，也歡迎繼續(xù)關注我?！?. 如家長投訴合理，應立即表明處理態(tài)度，立即與有關部門或相關的人員取得聯(lián)系。如果是態(tài)度（服務）問題，馬上賠禮道歉，最好是讓當事者自己來道歉。倘若問題不可能馬上處理，決不能踢皮球， 應該向

12、家長保證負責日后的轉告及聯(lián)系。4. 發(fā)生沖突時，重要的事情是以心平氣和的方式與家長溝通，調查根本原因，如查看家長反饋的信息是否屬實，以前的問題反饋情況，叫相關的人員實施糾正措施。糾正結果應反饋給家長，在雙方的沖突解決方案滿意之前，不要中斷。5. 認真傾聽， 設身處地為家長考慮，并靈敏的和高效的應對，保持專業(yè)的滿腔熱情和堅毅的精神， 對不合理的要求要堅定而又有禮貌的拒絕。一旦遇投訴，處理者代表的是學校， 而不是個人， 千萬要注意維護學校的信譽與形象。必要時也可以按照以下的程序采取補救措施：1. 道歉 第一步也是最重要的是衷心的向家長說抱歉，并告訴他學校設有專人對問題及解決負責。2. 復述 當家長向你描述時，復述發(fā)生問題并已經確認的理解家長的意思。而后告訴并顯示你會想盡一切辦法，立即解決投訴