Access 2000基本操作

1、Access 2000基本操作數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)Access 2000基本操作Access 2000是Office 2000的一個組件，它是目前常用的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（簡稱DBMS），利用它用戶可以方便地創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)表，進(jìn)行多種方式的查詢；也可以利用窗體來查看Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，并且打印出可以滿足多種需求的報表；也可以利用宏或編程功能來提高數(shù)據(jù)庫的處理效率，同時生成的數(shù)據(jù)可以方便地與Word和Excel等軟件進(jìn)行轉(zhuǎn)換，更可以作為網(wǎng)站的數(shù)據(jù)后臺。Access 2000并不需要專業(yè)的數(shù)據(jù)庫用戶才能進(jìn)行設(shè)計管理，非專業(yè)的用戶完全可以利用它創(chuàng)建一個功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。除非有過于復(fù)雜的需求

2、，一般來說，數(shù)據(jù)庫用戶并不需要編寫程序代碼，只需要通過Access 2000本身提供的一些對象就能完成大多數(shù)的數(shù)據(jù)操作和管理工作。1.1 Access 2000概述1.1.1 Access 2000的主界面如圖1-1所示為Access 2000進(jìn)入某個數(shù)據(jù)庫后的主界面，其中標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄和狀態(tài)欄等元素與其他Office 2000組件的功能類似，在此不再贅述，這里我們只介紹Access 2000中獨有的數(shù)據(jù)庫窗口。圖1-1 數(shù)據(jù)庫窗口對象快捷方式工具欄組欄對象欄1工具欄工具欄的作用是為了便捷地使用某些操作命令，這里工具欄上的前3個按鈕的功能是由對象欄中所選的對象決定的，選擇不同的對象則按

3、鈕的命令名和作用各不相同。2對象欄對象欄中列出了數(shù)據(jù)庫中的所有對象，不同的對象實現(xiàn)不同的功能，對象具體的功能參看“1.1.2 Access 2000中的對象”。3組欄組欄中的收藏夾可以包含不同類型的數(shù)據(jù)庫對象的快捷方式，也可以將數(shù)據(jù)庫中的對象組織為組放入組欄中。使用時只要單擊“收藏夾”或用戶自行創(chuàng)建的組選擇其中需要的表、窗體或報表等對象。4對象快捷方式數(shù)據(jù)庫窗口右邊的列表框中前幾個左下角是鑰匙圖標(biāo)的項一般是一些使用不同方式創(chuàng)建對象的命令，其余的項為已經(jīng)創(chuàng)建的對象的快捷方式，例如圖1-1所示的C、S和SC即為創(chuàng)建的表C、S和SC的快捷方式。1.1.2 Access 2000的對象Access 2

4、000數(shù)據(jù)庫是多種數(shù)據(jù)庫對象的集合，建立Access 2000數(shù)據(jù)庫即是創(chuàng)建與特定功能相關(guān)的對象。Access 2000共提供了7種數(shù)據(jù)庫對象，包含表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊。用戶只要單擊如圖1-1所示的數(shù)據(jù)庫窗口的對象欄中的某個對象即可進(jìn)入相應(yīng)功能的操作界面。1表對象表是Access 2000數(shù)據(jù)庫的基本組成部分，它是關(guān)于特定主題數(shù)據(jù)的集合，例如學(xué)生成績表一般是關(guān)于學(xué)生的學(xué)號、姓名、幾門課程的成績等數(shù)據(jù)內(nèi)容。每個數(shù)據(jù)在同一個表中僅存儲一次，這樣可以提高數(shù)據(jù)庫的有效率。表的每一行數(shù)據(jù)稱為記錄，每一列同種類型的數(shù)據(jù)稱為字段。2查詢對象查詢是從一個或多個表中搜索滿足條件的數(shù)據(jù)或?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)

5、計匯總，可以將查詢結(jié)果以不同處理方式的數(shù)據(jù)表保存下來，如果下次遇到相同的條件不需要再次查詢，可以直接使用，查詢結(jié)果也可以作為窗體和報表等對象的數(shù)據(jù)源。3窗體對象窗體是以數(shù)據(jù)表或查詢?yōu)榛A(chǔ)創(chuàng)建的，是Access 2000中的一個人機(jī)交互界面。用戶可以在窗體中方便靈活地查看、輸入或修改一個表或多個表中的數(shù)據(jù)。4報表對象報表是數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的最終產(chǎn)品，是以打印的格式表現(xiàn)用戶數(shù)據(jù)的一種有效方式。因為用戶可以控制報表上每個元素的大小、位置和顯示形式，所以可以按照所需的方式查看和打印報表。5頁對象頁即為數(shù)據(jù)訪問頁，是一種特殊類型的Web頁?？梢栽贏ccess 2000中創(chuàng)建新的頁或編輯已有的頁，頁中的數(shù)據(jù)

6、仍然保存在Access 2000數(shù)據(jù)庫或其他類型的數(shù)據(jù)源中，通過瀏覽器可以進(jìn)行瀏覽。6宏對象宏是指一個或多個操作的集合，其中每個操作實現(xiàn)特定的功能，例如打開某個表、打印某個報表等。利用宏可以簡化各種操作，從而提高Access數(shù)據(jù)庫的執(zhí)行效率。7模塊對象模塊是開發(fā)人員的工作環(huán)境，是將 Visual Basic for Applications 聲明和過程作為一個單元進(jìn)行保存的集合。只有一些高級的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用才需要使用模塊，普通的數(shù)據(jù)庫開發(fā)一般很少用到它。1.2創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)庫是信息的集合，一般都關(guān)于某一個特定的主題，如超市庫存數(shù)據(jù)庫。只有先創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫才能在其基礎(chǔ)上建立數(shù)據(jù)表和窗體等對象，用戶

7、才能使用它來組織、存儲和管理信息。新建一個數(shù)據(jù)庫特別是一個較大的數(shù)據(jù)庫前總體設(shè)計很重要，合理的設(shè)計能夠有效迅速地實現(xiàn)所需功能。一般來說，設(shè)計一個數(shù)據(jù)庫主要包含以下幾個主要步驟：1） 明確數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建目的，要了解數(shù)據(jù)庫使用人員的需求，經(jīng)過需求分析后，明確數(shù)據(jù)庫的主題及使用；2） 確定數(shù)據(jù)庫中需要的表，盡量做到每個表只包含某一個主題的信息，每一條信息在每個表中只出現(xiàn)一次；3） 確定每個表需要的主要字段和主鍵，每個字段要與表的主題相關(guān)，主鍵要確保其唯一確定每條記錄，如一條學(xué)生記錄的姓名存在同名現(xiàn)象，而“學(xué)號”字段可以用來確定唯一的一個學(xué)生，所以可以將“學(xué)號”作為學(xué)生表的主鍵；4） 確定表和表之間的關(guān)系

8、（關(guān)系通過匹配鍵字段中的數(shù)據(jù)來完成，鍵字段通常是兩個表中使用相同名稱的字段），可以將相關(guān)信息組合到一起。經(jīng)過這幾個主要步驟的設(shè)計后，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)計中仍然存在不足可以對原先的設(shè)計進(jìn)行優(yōu)化。這時，就可以進(jìn)入數(shù)據(jù)庫的實際操作階段，即各數(shù)據(jù)庫對象如表和窗體的創(chuàng)建。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫之前可以參考Access 2000系統(tǒng)提供的一些示例數(shù)據(jù)庫。1.2.1 數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建和打開1新建數(shù)據(jù)庫可以在Access 2000啟動時或利用“新建”命令創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫或建立基于向?qū)У臄?shù)據(jù)庫。1） 創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫圖1-2 Access 2000啟動對話框在Access 2000啟動時會彈出如圖1-2所示的對話框，單擊單選按鈕“空Acce

9、ss數(shù)據(jù)庫”隨之彈出如圖1-3所示的數(shù)據(jù)庫文件保存窗口，在“保存位置”下拉列表中指定新建數(shù)據(jù)庫的位置，在“文件名”文本框中指定數(shù)據(jù)庫名，Access數(shù)據(jù)庫文件的擴(kuò)展名為“.mdb”，單擊“創(chuàng)建”按鈕則完成空數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，出現(xiàn)如圖1-4所示的相應(yīng)數(shù)據(jù)庫窗口。圖1-4 數(shù)據(jù)庫窗口圖1-3 數(shù)據(jù)庫文件保存窗口也可以在圖1-4所示的Access 2000窗口中選擇“文件”菜單|“新建”命令，在彈出的如圖1-5所示的對話框中單擊“確定”按鈕同樣可以創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫。圖1-5 “新建”數(shù)據(jù)庫對話框為了方便用戶創(chuàng)建各種不同風(fēng)格的數(shù)據(jù)庫，Access 2000提供了多個專業(yè)的數(shù)據(jù)庫向?qū)В層脩艨梢越柚谀０蹇焖俚?/p>

10、創(chuàng)建出所需的數(shù)據(jù)庫。2） 利用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫單擊如圖1-2所示的“Access 2000啟動”對話框中的單選按鈕“Access數(shù)據(jù)庫向?qū)?、?shù)據(jù)頁和項目”或單擊如圖1-5所示“新建”對話框中的“數(shù)據(jù)庫”選項卡，均出現(xiàn)如圖1-6所示的“數(shù)據(jù)庫”模板對話框。圖1-6 “數(shù)據(jù)庫”模板對話框在模板窗口列表框中選擇其中一種適用的模板，單擊“確定”按鈕即可進(jìn)入數(shù)據(jù)庫向?qū)У囊徊揭徊降慕换?chuàng)建過程。其中用戶可以在出現(xiàn)如圖1-7所示的“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇數(shù)據(jù)庫中每個表中需要的字段。圖1-7 “數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒?打開數(shù)據(jù)庫打開已有的數(shù)據(jù)庫的方法比較簡單，可以在啟動時彈出的如圖1-2所示的“Access啟動”

11、對話框中單擊“打開已有文件”單選按鈕，在其列表框中雙擊某個數(shù)據(jù)庫名打開該數(shù)據(jù)庫，在該列表框中列出的數(shù)據(jù)庫都是最近打開或新建的數(shù)據(jù)庫。如果在其中找不到需要的數(shù)據(jù)庫，可以雙擊列表框中“更多的文件”，在其后彈出的對話框中選擇要打開的數(shù)據(jù)庫文件位置和數(shù)據(jù)庫文件即可。也可以利用Access 2000窗口中的“文件”菜單|“打開”命令選擇打開所需的數(shù)據(jù)庫文件，或者直接找到本機(jī)的某個需要的mdb文件來打開數(shù)據(jù)庫。1.2.2 數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建表是數(shù)據(jù)庫中的存儲和管理數(shù)據(jù)的最基本的對象，一個數(shù)據(jù)庫中可以有多個二維表。表由表名、行和列組成，每一行稱為一個記錄或元組，每一列稱為一個字段或?qū)傩?。在Access 2000中

12、創(chuàng)建數(shù)據(jù)表就是建立各種類型的字段以輸入各種類型的數(shù)據(jù)。表1-1 學(xué)生表可以利用設(shè)計器、數(shù)據(jù)庫向?qū)Щ蛲ㄟ^輸入數(shù)據(jù)等方法創(chuàng)建表。根據(jù)某學(xué)校計算機(jī)系印制的表格中的一部分：表1-1、1-2和1-3所示提供的表結(jié)構(gòu)內(nèi)容，下面介紹前兩種常用的建表方法在新建的學(xué)生成績數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)，即創(chuàng)建表的組織形式的操作步驟。具體數(shù)據(jù)的輸入和編輯處理等操作在“1.2.3數(shù)據(jù)表的輸入和編輯”中介紹。學(xué)號姓名性別專業(yè)出生日期CS001安琳女應(yīng)用技術(shù)1988-3-12CS003陳亮男軟件技術(shù)1987-12-10CS009方一輝男軟件技術(shù)1987-5-3CS023蘇寧男應(yīng)用技術(shù)1988-4-1CS031張星女應(yīng)用技術(shù)1988

13、-11-3表1-2 課程表課程號課程名學(xué)時學(xué)分CB002操作系統(tǒng)605CA008數(shù)據(jù)庫483CA011圖形學(xué)604CT003軟件工程524CT009編譯原理645表1-3 成績表學(xué)號課程號成績CS001CB00288CS001CA00878CS003CB00291CS003CT00375CS009CT00393CS009CT00995CS023CB00281CS023CA01189CS031CA00862CS031CA011721使用設(shè)計器創(chuàng)建表使用設(shè)計器創(chuàng)建表時，用戶可以自行定義表的字段名、數(shù)據(jù)類型、字段屬性和一些說明信息，具體的操作步驟如下：1） 雙擊如圖1-4數(shù)據(jù)庫窗口所示的“表”對象右

14、邊列表框中的“使用設(shè)計器創(chuàng)建表”，也可以單擊選中“使用設(shè)計器創(chuàng)建表”后，單擊工具欄上的“打開”或“設(shè)計”按鈕，打開如圖1-8所示的表設(shè)計視圖；2） 在字段名稱列中輸入字段名；3） 選擇字段的數(shù)據(jù)類型如文本、數(shù)字和日期/時間等；4） 設(shè)置相應(yīng)的字段屬性，如字段大小和格式等；5） 右擊“學(xué)號”字段，在彈出的快捷菜單中選擇“主鍵”；6） 輸入所有字段并設(shè)置完成后，單擊工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的對話框中輸入數(shù)據(jù)表名稱“學(xué)生”；7） 用同樣的方法建立“課程”和“成績”的表結(jié)構(gòu)。圖1-8 表設(shè)計視圖2使用向?qū)?chuàng)建表使用向?qū)?chuàng)建表時，可以從各種各樣預(yù)先定義好的商務(wù)和個人示例表中選擇字段。具體操作步驟如

15、下：圖1-9 表向?qū)υ捒?1） 雙擊如圖1-4數(shù)據(jù)庫窗口所示的“表”對象右邊列表框中的“使用向?qū)?chuàng)建表”，打開如圖1-9所示的“表向?qū)А睂υ捒颍?） 在示例表上方選擇“商務(wù)”或“個人”，確定所要創(chuàng)建的表的類型；3） 在“示例表”列表框中選擇需要的一個或多個示例表，找到適合的字段名，單擊“添加”按鈕“>”或“全部添加”按鈕“>>”，也可以通過“<”和“<<”按鈕刪除字段；4） 如果要重命名某個字段，可以先選中該字段，然后單擊“重命名字段”按鈕，在彈出的對話框中輸入新的字段名；5） 單擊“下一步”按鈕，彈出如圖1-10所示的對話框。在文本框中輸入新建數(shù)據(jù)表名，

16、確定是否要設(shè)置一個主鍵；圖1-10 表向?qū)υ捒?圖1-11 表向?qū)υ捒?6） 單擊“下一步”按鈕，彈出如圖1-11所示的對話框，在其中可以確定新建表與數(shù)據(jù)庫中其他表之間是否建立關(guān)系，如果需要關(guān)聯(lián)其他表，單擊“關(guān)系”按鈕在彈出的“關(guān)系”對話框中進(jìn)行設(shè)置；7） 單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中單擊“完成”按鈕即可完成數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的建立。表結(jié)構(gòu)設(shè)計完成后，如果需要修改，可以在數(shù)據(jù)表的“設(shè)計”視圖中進(jìn)行修改。Access 2000中的表有兩種視圖，一種是“設(shè)計”視圖，另一種是“數(shù)據(jù)表”視圖，使用“設(shè)計”視圖可以創(chuàng)建和修改表結(jié)構(gòu)，而使用“數(shù)據(jù)表”視圖可以查看、編輯和修改表中的數(shù)據(jù)。可以在表窗口的標(biāo)

17、題欄上右擊打開快捷菜單或者在表被打開的狀態(tài)下單擊Access 2000窗口中的“視圖”菜單，在其中選擇“表設(shè)計”或“數(shù)據(jù)表視圖”命令進(jìn)行兩種視圖的切換。1.2.3 數(shù)據(jù)表的輸入和編輯1數(shù)據(jù)表的輸入表結(jié)構(gòu)建立完后，可以向表中輸入數(shù)據(jù)。具體的操作步驟如下：1） 在數(shù)據(jù)庫窗口“表”對象的右邊列表框中雙擊待輸入數(shù)據(jù)的表或選中該表后單擊工具欄上的“打開”按鈕，彈出如圖1-12所示的窗口；圖1-12 表數(shù)據(jù)輸入窗口12） 在數(shù)據(jù)輸入窗口中將數(shù)據(jù)添加到表中，如圖1-13所示；3） 單擊“保存”按鈕完成數(shù)據(jù)表內(nèi)容的輸入。圖1-13 表數(shù)據(jù)輸入窗口22數(shù)據(jù)表記錄的編輯數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)編輯操作有很多，例如數(shù)據(jù)的添加

18、、修改、刪除、查找、復(fù)制、移動、排序以及篩選等。記錄的添加很簡單，只需要在表后繼續(xù)輸入即可，修改記錄也只需要在原數(shù)據(jù)位置重新輸入。這里只介紹常用的記錄刪除操作。刪除記錄的方法有多種，具體的操作步驟如下：1） 在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開所要編輯的表；2） 選擇一條或多條記錄；3） 執(zhí)行以下操作之一：l 按鍵盤上的“Del”鍵l 單擊Access 2000窗口“編輯”菜單|“刪除記錄”命令l 單擊Access 2000窗口工具欄上的“刪除記錄”按鈕l 右擊在彈出的快捷菜單中選擇“刪除記錄”命令4） 執(zhí)行上述操作之一后，將彈出如圖1-14所示的消息框；5） 消息框詢問是否刪除當(dāng)前選定的記錄，單擊“是”按

19、鈕將從表中刪除記錄，并且無法撤銷該刪除操作。圖1-14 刪除記錄消息框1.3 查詢功能查詢是Access 2000的重要組成部分，它是從表中檢索需要的數(shù)據(jù)并可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工分析。查詢是一個或多個表的動態(tài)數(shù)據(jù)的集合，這個數(shù)據(jù)集合可以作為窗體和報表等數(shù)據(jù)庫對象的記錄源。在Access 2000中，查詢的類型主要有選擇查詢、參數(shù)查詢、交叉表查詢、操作查詢和SQL查詢。選擇查詢是最常見的一種查詢類型，它從一個或多個表中檢索數(shù)據(jù)，并且可以對記錄作分組、總計和求平均值等統(tǒng)計計算。參數(shù)查詢在執(zhí)行時顯示對話框提示用戶輸入信息（例如準(zhǔn)則），以便更快、更方便地找到更多的內(nèi)容。交叉表查詢是將數(shù)據(jù)表中的字段進(jìn)行分組

20、，一組在數(shù)據(jù)表的左側(cè)，另一組在數(shù)據(jù)表的上部，兩組的交叉處顯示表中某個字段的總結(jié)值，如合計、平均、計數(shù)或其他計算等。操作查詢是僅在一個操作中更改許多記錄的查詢，共有四種類型：刪除、更新、追加和生成表。SQL查詢是使用SQL語句創(chuàng)建的聯(lián)合查詢、傳遞查詢、數(shù)據(jù)定義查詢和子查詢。不同的查詢類型的適用情況和目的不太相同，本文介紹常用的使用向?qū)?chuàng)建簡單查詢和匯總查詢、使用設(shè)計器創(chuàng)建選擇查詢和操作查詢，且只涉及一個表。1.3.1使用向?qū)?chuàng)建查詢1創(chuàng)建簡單查詢【示例1】使用學(xué)生表，創(chuàng)建學(xué)生查詢1，要求查詢學(xué)生表中所有學(xué)生的學(xué)號、姓名和專業(yè)，查詢結(jié)果如圖1-15所示。圖1-15 查詢結(jié)果1具體的操作步驟如下：1

21、） 在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“查詢”對象，雙擊右邊的“使用向?qū)?chuàng)建查詢”或單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄上的“新建”按鈕選擇“簡單查詢向?qū)А边x項，彈出如圖1-16所示的“簡單查詢向?qū)А睂υ捒?；圖1-16 “簡單查詢向?qū)А睂υ捒?2） 在對話框中選擇數(shù)據(jù)來源表“學(xué)生”，選擇需要的字段：學(xué)號、姓名和專業(yè)，單擊“下一步”按鈕，彈出如圖1-17所示的“簡單查詢向?qū)А睂υ捒?；圖1-17 “簡單查詢向?qū)А睂υ捒?3） 在文本框中輸入查詢名稱“學(xué)生查詢1”，單擊“完成”按鈕，即可創(chuàng)建一個查詢。如果在所選表中包含類型為“數(shù)字”的字段，也可以使用“簡單查詢向?qū)А眲?chuàng)建匯總查詢，即對數(shù)據(jù)進(jìn)行如總計和求平均值等簡單的匯總統(tǒng)計。2

22、創(chuàng)建簡單匯總查詢【示例2】使用成績表創(chuàng)建學(xué)生查詢2，計算不同學(xué)生所選修的兩門課的總分和平均分，匯總查詢結(jié)果如圖1-18所示。圖1-18 查詢結(jié)果2具體的操作步驟如下：1） 與示例1的操作類似，打開如圖1-16所示的對話框，在其中選擇所要創(chuàng)建查詢的表為“成績”，所需字段為“學(xué)號”和“成績”，單擊“下一步”按鈕，彈出如圖1-19所示的對話框；圖1-19 “簡單查詢向?qū)А睂υ捒?） 單擊對話框中的“匯總選項”按鈕，彈出如圖1-20所示的“匯總選項”對話框，在其中選擇需要計算的匯總值；3） 單擊“確定”按鈕返回“簡單查詢向?qū)А睂υ捒?，單擊對話框中“下一步”按鈕，彈出類似如圖1-17所示的對話框，在其中

23、輸入查詢名稱即可完成查詢的創(chuàng)建。圖1-20 “匯總選項”對話框1.3.2 使用設(shè)計器創(chuàng)建選擇查詢利用“簡單查詢向?qū)А笨梢酝瓿勺詈唵蔚倪x擇查詢或者建立簡單的匯總查詢，簡單的選擇查詢只進(jìn)行了“列”的篩選；也可以利用查詢設(shè)計器進(jìn)行一個表或多個建立關(guān)系的表的有條件的選擇查詢，即進(jìn)行“列”和“行”的同時篩選，也可以創(chuàng)建復(fù)雜的匯總查詢。1使用設(shè)計器創(chuàng)建簡單選擇查詢【示例3】使用學(xué)生表，創(chuàng)建學(xué)生查詢3，要求查詢專業(yè)是“應(yīng)用技術(shù)”的學(xué)生的學(xué)號、姓名和專業(yè)，查詢結(jié)果如圖1-21所示。圖1-21 查詢結(jié)果3具體的操作步驟如下：1） 在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“查詢”對象，雙擊右邊的“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”或單擊數(shù)據(jù)庫窗口

24、工具欄上的“新建”按鈕選擇“設(shè)計視圖”選項，彈出如圖1-22所示的窗口和對話框；圖1-22 “顯示表”對話框2） 在“顯示表”對話框中選擇數(shù)據(jù)來源表“學(xué)生”，單擊“添加”按鈕，將學(xué)生表添加到“選擇查詢”窗口；3） 單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉“顯示表”對話框；4） 進(jìn)入“選擇查詢”窗口，在“字段”下拉框中選擇所需字段，在“顯示”復(fù)選框中指定被選擇的字段是否在查詢結(jié)果中顯示，在“準(zhǔn)則”文本框（或使用組合鍵Ctrl+F2打開表達(dá)式生成器）中輸入查詢條件，使查詢結(jié)果中只有滿足條件的數(shù)據(jù)。如圖1-23所示；5） 單擊Access 2000窗口工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對話框中輸入查詢的名稱“

25、學(xué)生查詢3”，即可創(chuàng)建如圖1-21所示的查詢。圖1-23 “顯示表”對話框2使用設(shè)計器創(chuàng)建匯總選擇查詢【示例4】使用學(xué)生表創(chuàng)建學(xué)生查詢4，要求統(tǒng)計不同專業(yè)的學(xué)生個數(shù)。查詢結(jié)果如圖1-24所示。圖1-24 查詢結(jié)果4具體的操作步驟如下：1） 與創(chuàng)建“學(xué)生查詢3”的步驟1一樣，打開如圖1-22所示“顯示表”對話框；2） 在“顯示表”對話框中選擇數(shù)據(jù)來源表“學(xué)生”，單擊“添加”按鈕將表添加到“選擇查詢”窗口；3） 單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉“顯示表”對話框，進(jìn)入“選擇查詢”窗口；4） 選擇表中的字段“學(xué)號”和“專業(yè)”，單擊Access 2000工具欄上的“合計”按鈕“”，則在窗口中會出現(xiàn)一行“總計”欄，如

26、圖1-25所示；5） 在“學(xué)號”字段下方選擇計數(shù)函數(shù)“Count”，“專業(yè)”字段下方使用默認(rèn)的分組函數(shù)“Group By”；6） 單擊Access 2000窗口工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對話框中輸入查詢名稱“學(xué)生查詢4”，即可創(chuàng)建如圖1-24所示的查詢。1.3.3 圖1-25 選擇查詢窗口利用設(shè)計器創(chuàng)建操作查詢操作查詢有生成表查詢、追加查詢、更新查詢和刪除查詢四種類型，可以利用操作查詢對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行物理修改、插入和刪除等，數(shù)據(jù)操作后不可恢復(fù)。而一般的查詢?nèi)邕x擇查詢只是創(chuàng)建一個“虛表”，真正的表數(shù)據(jù)并不修改。1生成表查詢選擇查詢的結(jié)果存儲在一個“虛表”中，每次打開時都要重新

27、生成，而生成表查詢是將查詢結(jié)果存入一個新表中?！臼纠?】利用學(xué)生表創(chuàng)建生成表查詢（學(xué)生查詢5），新表中保留學(xué)號、姓名和出生日期這3個字段，如圖1-26所示。具體操作步驟如下：1） 與創(chuàng)建“學(xué)生查詢3”的前三個步驟一樣，進(jìn)入“選擇查詢”窗口；2） 選擇表中的字段“學(xué)號”、“姓名”和“出生日期”，然后選擇“查詢”菜單|“生成表查詢”選項，彈出“生成表”對話框，如圖1-27所示；3） 在“生成表”對話框中輸入表名稱以及表所屬的數(shù)據(jù)庫，單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話框；4） 單擊“生成表查詢”窗口中的“關(guān)閉”按鈕，彈出是否保存的對話框，單擊“是”按鈕彈出“另存為”對話框，在其中輸入查詢名稱即可完成查詢。這

28、種方式需要雙擊相應(yīng)查詢才能完成新表的生成，也可以直接單擊工具欄上的“運行”按鈕直接執(zhí)行查詢生成新表。圖1-26 查詢結(jié)果6圖1-27 “生成表”對話框2追加查詢創(chuàng)建追加查詢的前提是必須要有兩個表，它將其中一個表中的部分或全部記錄追加到另一個表的具有共同屬性的字段中，原表中的記錄會發(fā)生改變。【示例6】假設(shè)電子科學(xué)與工程系同樣有一個學(xué)生表（數(shù)據(jù)如圖1-28所示），表中包含的字段與計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)系的“學(xué)生”表一樣，創(chuàng)建一個追加查詢（學(xué)生查詢6），將電子科學(xué)與工程系的學(xué)生記錄追加到“學(xué)生”表中，查詢結(jié)果如圖1-29所示。圖1-28 數(shù)據(jù)表圖1-29 追加數(shù)據(jù)后的學(xué)生表具體的操作步驟如下：1） 與生成

29、表查詢的步驟1一樣打開“顯示表”對話框，在其中選擇要追加的來源表，這里是“電子科學(xué)與工程系學(xué)生”表，關(guān)閉“顯示表”對話框；2） 在“選擇”查詢窗口中，選擇需要在查詢結(jié)果中顯示的字段，選擇“查詢”菜單|“追加查詢”選項，彈出1-30所示的“追加”對話框；3） 在對話框中輸入要追加到的目標(biāo)表名稱，這里是“學(xué)生”表，單擊“確定”按鈕關(guān)閉“追加”對話框；4） 單擊“追加查詢”窗口中的“關(guān)閉”按鈕，彈出是否保存的對話框，單擊“是”按鈕彈出“另存為”對話框，在其中輸入查詢名稱即可完成追加查詢的創(chuàng)建。圖1-30 “追加”對話框3更新查詢對于大批量或者有規(guī)律的數(shù)據(jù)修改，手工操作效率低且容易出錯，可以利用更新查

30、詢快速達(dá)到效果。【示例7】使用如圖1-29所示的學(xué)生表創(chuàng)建更新查詢（學(xué)生查詢7），將表中的電子科學(xué)與工程系的學(xué)生學(xué)號的前兩個字符修改為EE（如圖1-31所示）。圖1-31 查詢結(jié)果7具體的操作步驟如下：1） 與生成表查詢類似，打開“顯示表”對話框，在其中選擇“學(xué)生”表，關(guān)閉對話框；2） 在“選擇”查詢窗口中，選擇“查詢”菜單|“更新查詢”選項， 選擇字段名稱后，在“更新到”對應(yīng)行中輸入更新的數(shù)據(jù)或算法，在“準(zhǔn)則”行中輸入更新范圍的約束準(zhǔn)則，如圖1-32所示；3） 單擊工具欄上的“運行”按鈕，彈出如圖1-33所示的對話框，單擊“是”按鈕直接進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新；4） 單擊“更新查詢”窗口中的“關(guān)閉”按

31、鈕彈出是否要保存的對話框，選擇“是”彈出“另存為”對話框，在其中輸入查詢名稱即可完成更新查詢的創(chuàng)建。圖1-32 更新查詢窗口圖1-33 更新記錄對話框4刪除查詢?nèi)绻獙?shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量刪除，通?？梢允褂脛h除查詢來實現(xiàn)。值得注意的是，刪除查詢是物理刪除，即刪除掉的數(shù)據(jù)是無法恢復(fù)的，所以執(zhí)行刪除查詢要謹(jǐn)慎。【示例8】將如圖1-31所示的更新過的學(xué)生表中專業(yè)是“通信工程”的學(xué)生記錄刪除（學(xué)生查詢8），查詢結(jié)果如圖1-34所示。具體的操作步驟如下：1） 與生成表查詢類似，打開“顯示表”對話框，在其中選擇“學(xué)生”表，關(guān)閉對話框；2） 在“選擇查詢”窗口中選擇所需字段并指定該字段是否在查詢結(jié)果中顯示

32、；3） 選擇“查詢”菜單|“刪除查詢”選項打開“刪除查詢”窗口，在“準(zhǔn)則”行中輸入要刪除記錄的條件，這里的條件是“學(xué)生.專業(yè)=”通信工程”（如圖1-35所示）；4） 單擊工具欄上的“運行”按鈕進(jìn)行直接數(shù)據(jù)刪除操作，也可以直接單擊窗口的“關(guān)閉”按鈕進(jìn)行刪除查詢的保存。圖1-34 查詢結(jié)果8圖1-35 刪除查詢窗口1.4 導(dǎo)出和導(dǎo)入在Access 2000中，通過數(shù)據(jù)的導(dǎo)出和導(dǎo)入可以實現(xiàn)不同系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)資源共享，從而提高效率。導(dǎo)出和導(dǎo)入在功能上與“復(fù)制”和“粘貼”相似，導(dǎo)出是將Access數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換成其他系統(tǒng)格式文件如另一個Access數(shù)據(jù)庫文件格式、Microsoft Word和Microso

33、ft Excel等，導(dǎo)入是將其他系統(tǒng)格式文件轉(zhuǎn)換成Access數(shù)據(jù)格式。這里我們只介紹常用的Access數(shù)據(jù)庫間、Access和Excel間的導(dǎo)出和導(dǎo)入以及從Access中導(dǎo)出到Word中。1.4.1 導(dǎo)出1導(dǎo)出到另一個數(shù)據(jù)庫中在Access 2000中，可以將數(shù)據(jù)庫中任何一種對象導(dǎo)出到另一個數(shù)據(jù)庫中，具體的操作步驟如下：1） 打開相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)庫對象，例如這里我們選擇導(dǎo)出“學(xué)生成績”數(shù)據(jù)庫中的“學(xué)生”表；2） 單擊“文件”菜單中的“導(dǎo)出”命令，打開如圖1-36所示的“將表“學(xué)生”導(dǎo)出為”對話框，在其中選擇存放導(dǎo)出對象的數(shù)據(jù)庫，這里我們選擇example數(shù)據(jù)庫，

34、單擊“保存”按鈕；圖1-36 選擇導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫3） 彈出如圖1-37所示的“導(dǎo)出”對話框，輸入導(dǎo)出后的文件名（表名），單擊“確定”按鈕即完成從一個數(shù)據(jù)庫將對象導(dǎo)出到另一個數(shù)據(jù)庫的操作。圖1-37 新系統(tǒng)文件名命名2導(dǎo)出到Word中在Access 2000中，可以將數(shù)據(jù)庫對象導(dǎo)出到Word中，利用Word的文字處理和排版功能對數(shù)據(jù)表和報表等對象進(jìn)行處理使其格式更加豐富，也可以將其提供給其他Windows應(yīng)用程序使用。具體的操作步驟如下：1） 打開相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫窗口，選擇“導(dǎo)出”的數(shù)據(jù)庫對象，這里我們選擇導(dǎo)出“學(xué)生”數(shù)據(jù)庫中的“學(xué)生報表2”；2） 單擊“工具”菜單|“Office鏈接”|“用

35、MS Word發(fā)布”命令，將自動產(chǎn)生一個與源數(shù)據(jù)庫對象同名的Word文件，如圖1-38所示。圖1-38 導(dǎo)出為Word文檔3） 在Word文檔中可以進(jìn)行編輯處理后作為打印或其他程序的數(shù)據(jù)源。在Access 2000中，將表和查詢中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出作為Word中的“郵件合并”的數(shù)據(jù)源也經(jīng)常使用，如果有興趣可以參考幫助或手冊學(xué)習(xí)使用。3導(dǎo)出到Excel中在Access 2000中，也可以將數(shù)據(jù)庫對象導(dǎo)出到Excel中，具體的操作步驟與導(dǎo)出到Word相似，只要單擊菜單命令“工具”|“Office鏈接”|“用MS Excel發(fā)布”即可，在此不再贅述。1.4.2 導(dǎo)入1從另一個數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入可以將一個Access數(shù)據(jù)庫對象導(dǎo)入到另一個Access數(shù)據(jù)庫中，具體的操作步驟如下：1） 打開要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫窗口中，選擇菜單命令“文件”|“獲取外部數(shù)據(jù)”|“導(dǎo)入”，打開如圖1-39所示的“導(dǎo)入”對話框；（這里還有一個“鏈接”命令，“導(dǎo)入”和“鏈接”的區(qū)別在于一個是拷貝，另一個是鏈接，如果修改了原始數(shù)據(jù)，目標(biāo)文件一個不會改變，而另一個會改變。）圖1-39 選擇要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)庫2） 選擇要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)庫，單擊“導(dǎo)入”按鈕；3） 彈出如圖1-40所示的“導(dǎo)入對象”對話框，選擇要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)庫對象，單擊“確定”按鈕即可完成