檔案管理常用目錄表格式樣

1、(2)檔案管理常用目錄表格式樣（2013年12月修訂）一、檔案收集、驗(yàn)收、歸檔方面 檔案移交清冊(cè)（封面）檔案移交清冊(cè)（內(nèi)頁）基建技改項(xiàng)目文件交付驗(yàn)收審核單 基建技改項(xiàng)目文件交接目錄 基建技改工程檔案驗(yàn)收表二、檔案整理著錄方面 文書檔案歸檔文件目錄（文書檔案檔案盒內(nèi)）備考表（科技檔案）卷內(nèi)目錄（科技檔案）卷內(nèi)備考表 科技檔案案卷封面 科技檔案目錄 會(huì)計(jì)檔案目錄 企業(yè)職工檔案目錄（卷內(nèi)目錄） 職工檔案目錄（案卷級(jí)） 合同檔案目錄 書刊檔案目錄 底圖目錄 底圖袋標(biāo)簽 照片檔案目錄 音像檔案目錄 榮譽(yù)檔案目錄 印章檔案目錄 電子檔案目錄（總目錄） 歸檔電子文件登記表（首頁） 歸檔電子文件登記表（續(xù)頁）

2、三、檔案鑒定銷毀、修改補(bǔ)充方面 檔案銷毀清冊(cè)（封面）檔案銷毀清冊(cè)（內(nèi)頁） 科技檔案圖紙變更（補(bǔ)充、作廢）四、檔案利用方面 檔案利用登記表 檔案利用效果登記表五、檔案庫房管理、統(tǒng)計(jì)方面 檔案庫房溫濕度登記表 文書檔案分布表 會(huì)計(jì)檔案分布表 職工檔案分布表 科技檔案分布表通知單(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)1 0)1 1 )12)12)12)13)13)13)14)14)14)15)15)15)15)16)17)(1 8)1 9)(20 )(21)(22)（臺(tái)帳） （臺(tái)帳） （臺(tái)帳） （臺(tái)帳）本鋼檔案室基本情況年報(bào)表(23)(24)(24)(25)(25)(26)檔案移交清冊(cè)（封面）移

3、出說明檔案類別數(shù) 量（卷、件、張、盤）合計(jì)接收意見移出單位：（印章）接收單位：（印章）負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)人：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：交接日期：年月日檔案移交清冊(cè)（內(nèi)頁）序號(hào)責(zé)任者題名檔（文圖）號(hào)數(shù)量年代備注基建技改項(xiàng)目文件交付驗(yàn)收審核單基建技改項(xiàng)目文件交接目錄序號(hào)圖（文）號(hào)案卷題名份數(shù)頁數(shù)備注注：施工、監(jiān)理單位向在建單位項(xiàng)目部交付檔案使用此目錄，一式兩份，交接雙 方各存一份。基建技改工程檔案驗(yàn)收表工程名稱主要單位 工程名稱立項(xiàng)日期開工日期試生產(chǎn)日期投資規(guī)模設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位主要施工 單位檔案資料數(shù)量 （正本）總計(jì)卷冊(cè)。其中竣工圖紙卷計(jì)張，底圖張，電子文件光盤張，照片張，音像光盤張?jiān)诮▎挝?自檢意見（單位蓋章）

4、 年 月日驗(yàn)收組織 單位意見（單位蓋章） 年 月日注：在建單位申請(qǐng)工程檔案驗(yàn)收使用此表，一式三份。文書檔案歸檔文件目錄檔號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)密級(jí)脫機(jī)載體編號(hào)備 注注：推薦采用橫版式樣本盒內(nèi)共有歸檔文件材料起止檔號(hào)為:說明:整理人:檢查人:注：文書檔案檔案盒內(nèi)“備考表”卷內(nèi)目錄檔號(hào)-序號(hào)文件編號(hào)立項(xiàng)號(hào)設(shè)備 定址碼責(zé)任 者文件材料題名日期頁數(shù)折合A1備 注注：科技檔案“卷內(nèi)目錄”卷內(nèi)備考表檔號(hào): 互見號(hào):本案卷內(nèi)共有文件材料頁，其中:文字材料頁，圖紙照片張。說明:整理人:檢查人:注：科技檔案“卷內(nèi)備考表”科技檔案案卷封面檔號(hào)案卷題名科技檔案目錄檔號(hào)圖（文）號(hào)案卷題名責(zé)任者份數(shù)頁 數(shù)形成 時(shí)間立

5、項(xiàng) 號(hào)密級(jí)脫機(jī)載體編號(hào)備注注：科技檔案案卷級(jí)目錄（推薦橫版式樣）會(huì)計(jì)檔案目錄檔號(hào)案卷標(biāo)題形成年度形成 月份起止號(hào)碼張數(shù)保管期限脫機(jī) 載體 編號(hào)備 注注：會(huì)計(jì)檔案案卷級(jí)目錄企業(yè)職工檔案目錄（卷內(nèi)目錄）序號(hào)材料名稱材料形成時(shí)間頁數(shù)備注年月日說明：每卷卷首共放10頁，一類一頁職工檔案目錄檔號(hào)姓名性別出生時(shí)間單位職務(wù)備注注：職工檔案案卷級(jí)目錄合同檔案目錄檔號(hào)責(zé)任者合同號(hào)題名日期卷件 數(shù)密級(jí)備注注：合同檔案項(xiàng)目級(jí)目錄書刊檔案目錄檔號(hào)責(zé)任者書刊號(hào)題名日期頁數(shù)密級(jí)備注注：書刊檔案案卷級(jí)目錄底圖目錄檔號(hào)圖（文）號(hào)題名責(zé)任者形成時(shí)間張數(shù)備注底圖袋標(biāo)簽檔號(hào)圖（文）號(hào)題名張數(shù)備注照片檔案目錄照片號(hào)題名形成時(shí)間張數(shù)攝

6、影者備注音像檔案目錄檔號(hào)題名形成時(shí)間時(shí)間（分）盤數(shù)備注榮譽(yù)檔案目錄檔號(hào)責(zé)任者題名時(shí)間備注印章檔案目錄檔號(hào)印章名稱啟用時(shí)間廢止時(shí)間備注電子檔案目錄（總目錄）檔號(hào)責(zé)任者題名文件編號(hào)形成時(shí)間密級(jí)套數(shù)備注檔號(hào)題名文件特征形成部門（單位）形成時(shí)間載體類型文件編號(hào)（載體編號(hào)）設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等）軟件環(huán)境（型號(hào)、版本等）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關(guān)軟件（文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等）文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）記錄類型定長記錄總數(shù)可變長其他總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形、音頻、視頻文件格式文件載體型號(hào)：數(shù)量：備份數(shù)：一件一盤多件一盤一件多盤多件多盤歸檔 交接歸檔部門

7、：接收部門：歸檔人：（簽名）接收人：（簽名）年月日（首頁）歸檔電子文件登記表歸檔電子文件登記表（續(xù)頁）文件編號(hào)題名形成 時(shí)間文件稿本代碼文件類別代碼載體編號(hào)保管期限備注檔案銷毀清冊(cè)（封面）擬銷毀檔案內(nèi)容鑒定人員 （簽字）年月日鑒定部門 負(fù)責(zé)人意見年月日主管領(lǐng)導(dǎo)審批 意見年月日檔案館（財(cái)務(wù)部）審查意見年月日監(jiān)銷人銷毀 情況說明年月日檔案銷毀清冊(cè)（內(nèi)頁）序號(hào)責(zé)任者檔（文圖）號(hào)題名數(shù)量銷毀 原因備注科技檔案圖紙變更（補(bǔ)充、作廢）通知單編號(hào):年 月 日?qǐng)D號(hào)圖紙題名張數(shù)變更原因變更內(nèi)容申請(qǐng)單位申請(qǐng)人申請(qǐng)單位技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)單位批準(zhǔn)人批準(zhǔn)單位技術(shù)負(fù)責(zé)人變更單位變更人變更時(shí)間注：此通知單變更補(bǔ)充時(shí)需歸檔入卷一

8、份。檔案利用登記表時(shí)間單位姓名利用目的審批人檔案號(hào)歸還 日期檢杳 歸位人備注檔案利用效果登記表檔案庫房溫濕度登記表庫別日期時(shí)間溫度相對(duì)濕度記錄人日期時(shí)間溫度相對(duì)濕度記錄人11721831942052162272382492510261127122813291430153116文書檔案分布表（臺(tái)帳）年度室藏?cái)?shù)量（卷、件）合計(jì)是否進(jìn)行過首次鑒定備注永久長期短期會(huì)計(jì)檔案分布表 （臺(tái)帳）年度室藏?cái)?shù)量（卷）合計(jì)是否進(jìn)行過 首次鑒定備注憑證帳簿財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告其他科技檔案分布表（臺(tái)帳）職工檔案分布表（臺(tái)帳）年度室藏?cái)?shù)量（卷）備注干部工人離退休職工死亡職工離職人員年度室藏?cái)?shù)量（卷）備注產(chǎn)品科研基建設(shè)備地質(zhì)測繪底

9、圖（張）（附表2 3）本鋼檔案室基本情況年報(bào)表統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目行次單位數(shù)量備注一、專職檔案人員1人其中年 齡50歲以上2人35-50 歲3人35歲以下4人文 化 程 度大學(xué)本科5人大專6人中專高中7人專 業(yè) 職 務(wù)高級(jí)職稱8人中級(jí)職稱9人助級(jí)職稱10人員級(jí)職稱11人二、兼職網(wǎng)絡(luò)人員12人三、室存全部檔案其中以卷為保管單位檔案13卷其中文書檔案14卷產(chǎn)品檔案15卷科研檔案16卷基建檔案17卷設(shè)備儀器檔案18卷會(huì)計(jì)檔案19卷職工檔案20卷地質(zhì)檔案21卷合同檔案22卷書刊檔案23卷文書檔案24件填報(bào)單位：（蓋章）年度:底圖25張音像檔案26盤照片檔案27張榮譽(yù)（實(shí)物）檔案28件電子檔案其 中磁帶29盤磁盤30張光盤31張四、室存永久長期檔案32卷33件五、室存資料34冊(cè)六、本年接收檔案數(shù)量其中以卷為保管單位檔案35卷文書檔案36件底圖37張音像檔案38盤照片檔案39張榮譽(yù)（實(shí)物）檔案40件電子檔案其 中磁帶41盤磁盤42張光盤43張七、本年鑒定銷毀檔案數(shù)量其鑒定檔案數(shù)量44卷銷毀檔案數(shù)量45卷中八、檔案編目情況其中案卷目錄46本全引目錄47本重要文件目錄48本專題目錄