檔案管理中的信息化建設(shè)

1、淺談檔案管理中的信息化建設(shè)淺談檔案管理中的信息化建設(shè)摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化和檔案管理數(shù)字化的建設(shè)也逐漸變成了可能，本文首先對(duì)檔案相關(guān)概 念、信息管理重要性做了必要的說明，其次針對(duì)目前分公司在檔案建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。關(guān)鍵詞：淺談檔案管理信息化建設(shè)、檔案信息化概念及開展信息管理的重要性（一）檔案信息化概念。 檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)管理和為公司提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)， 檔案信息資源進(jìn)行處置、 管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變

2、的過程。就中國石油湖北銷售分公司來講，檔案館的建立和完善對(duì)傳承石油文化，承載公司自建立以來的發(fā)展歷程，對(duì)公司的長遠(yuǎn)發(fā)展和科技創(chuàng)新方面， 起著越來越不可替代的作用?，F(xiàn)代（二）開展信息管理的重要性。隨著信息時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)在公司經(jīng)營管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳 輸、電子公文、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序的數(shù)字化等，使得傳統(tǒng) 的檔案管理方式已不能滿足新形勢(shì)的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。分公司檔案的建設(shè)及是檔案工實(shí)現(xiàn)服務(wù)方管理的信息化程度將影響著檔案利用的好壞和保管時(shí)間的長短， 對(duì)檔案信息資源加以管理是傳統(tǒng)檔案管理的必然進(jìn)步， 作的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理的信息化是檔

3、案開發(fā)利用， 便快捷、資源共享的有效渠道。、分公司檔案建設(shè)管理中存在的問題（一）觀念問題1. 各部門檔案管理的意識(shí)薄弱，對(duì)重要文件、資料和憑證的歸檔還沒有引起足夠的重視。 一些部門主任對(duì)本部門檔案工作的 重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理， 而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。一些部門的檔案管理人員對(duì)檔案的分類存放和檔案歸檔的及時(shí)性上認(rèn)識(shí)不足，沒有認(rèn)識(shí)到這是一個(gè)循序漸進(jìn)的工作，而是通常性的進(jìn)行集中辦理。2. 雖然在各部門建立了兼職的檔案管理員制度，也對(duì)相關(guān)建另一方面也可檔、錄入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了講解和培訓(xùn)， 但落實(shí)到具體部門和崗位人員 上，卻是貫徹不力，歸檔意識(shí)淡薄。通過檔案信息化建設(shè)，一方 面

4、可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為分公司檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。（二）技術(shù)層面的問題1. 檔案系統(tǒng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全也是關(guān)系著檔案系統(tǒng)錄入資料的安全性，這些都阻礙了檔案信息化建設(shè)發(fā)展的步伐；2. 標(biāo)準(zhǔn)的制定在檔案系統(tǒng)的應(yīng)用及檔案室的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、 多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字 檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)、 具體檔案室的擺放標(biāo)準(zhǔn)等 還沒有形成規(guī)范；3. 檔案系統(tǒng)的運(yùn)用，使檔案建設(shè)信息化建設(shè)的不斷加強(qiáng)，建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安

5、全問題變得尤為重要。4. 各部門的檔案管理人員僅僅是普通的崗位員工，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)， 只是憑借著幾年的計(jì)算 機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)， 出現(xiàn)問題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人 員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè) 的創(chuàng)新發(fā)展。（三）其他方面的問題1目前，在*分公司，相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施方面的問題尚存在較 大欠缺。隨著公司的不斷發(fā)展，各部門檔案也越來越多，分公司 沒有專門的檔案室，現(xiàn)有的辦公區(qū)域已無法滿足各部門實(shí)物檔案 歸檔存放的需要。2. 檔案存儲(chǔ)之后，利用使用效率較低，投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的 問題。傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的

6、關(guān)注， 但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不 協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問題凸現(xiàn)出來。 它也成為擺在數(shù)字檔案館建（四）探索實(shí)行文檔一體化和歸檔雙軌制。文檔一體化是檔設(shè)面前很難解決的問題。三、相關(guān)策略建議（一）加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和宣貫 。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，通過標(biāo)準(zhǔn)要先行。盡快開展檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和宣貫工作。 調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范， 過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。（二）安全性方面的建議。 數(shù)字化的檔案在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、 檔案信息公開、 上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī) 章制度，形

7、成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音 像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。（三）重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是構(gòu)建一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。 首先，在提高專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度，息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能； 據(jù)檔案室人員具體情況， 吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才， 信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動(dòng)的方式 予以使用，

8、取其所長。加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信 其次要根 對(duì)急需的案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化 的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要 求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔 方面切實(shí)可行的需求。歸檔雙軌制是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過但它的法程中必須堅(jiān)持的原則。 雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸 檔。（五）重視檔案信息建設(shè)實(shí)用原則。 成檔案信息化建設(shè)不僅根據(jù)在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。利用者的需求，將館藏信息資源加工系統(tǒng)的、專題的、有序的信,為利息，有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體，使信息具備"惟用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。四、小結(jié)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作， 不是某一部門的